Файл: Совершенствование документооборота в муниципальном органе власти.pdf

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации
ФГБОУ ВО «Уральский государственный педагогический университет»
Институт психологии
Кафедра акмеологии и психологии среды
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В МУНИЦИПАЛЬНОМ ОРГАНЕ ВЛАСТИ
Выпускная квалификационная работа
Направление «38.03.04 – Государственное и муниципальное управление»
Квалификационная работа допущена к защите
Зав. кафедрой:
«___»_____________2019г.
_______________________
Исполнитель:
Осинцева Екатерина Владимировна, обучающийся БГ- 51z группы
____________________________
Научный руководитель:
А.Г.Оболенская – канд.эконом. наук, доцент кафедры акмеологии и психологии среды
_____________________________
Екатеринбург 2019

2
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .......................................................................................................... 3
ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В
ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ ......... 7 1.1 Документационное обеспечение управления: сущность, роль в деятельности организации, нормативно-правовая база ............................... 7 1.2 Документооборот, как узловое звено системы документационного обеспечения управления ................................................................................ 13 1.3 Смешанный документооборот в организации ...................................... 23
ГЛАВА 2. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В
АДМИНИСТРАЦИИ КАМЫШЛОВСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА .... 33 2.1Характеристика деятельности администрации Камышловского городского округа и структурного подразделения, занимающегося документооборотом ....................................................................................... 33 2.2 Анализ системы документооборота в муниципальном органе власти
.......................................................................................................................... 42 2.3 План мероприятий по совершенствованию документооборота в администрации Камышловского городского округа.................................. 51
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ................................................................................................. 62
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ................................................................................. 64
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 .............................................................................................. 71

3
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность исследования. Деятельность, касающаяся управления в нашей стране, реализуется непосредственно через документацию, которая в свою очередь есть источник и результат такой деятельности. Работа с документацией имеет тесную связь с главным производственным процессом организации.
Важнейший недостаток классического управления документами – отсутствие возможности централизованного отслеживания передвижения документов учреждения в режиме реального времени. Чтобы это реализовать требуются колоссальные трудозатраты как на подробное ведение журналов и картотек всех подразделений, так и на быстрое централизованное объединение всей информации. Отсутствие эффективно применяемой технологии управления оборотом документов является результатом того, что в случайно выбранный момент трудно сказать наверняка, какие документы находятся в работе, указать стадию проработанности находится интересующего вопроса, над чем именно трудятся исполнители.
В целях повышения качества жизни российских граждан на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий,
Правительством утверждена федеральная программа по развитию информационного общества на 2011-2020 годы [7]. В ее задачи входит: наращивание качества и доступности услуг государственных органов; уменьшение цифрового неравенства, то есть услуги в электронном виде будут доступны всем категориям граждан; выход российского рынка электронных технологий на общемировой конкурентно способный уровень; ощутимое сокращение издержек в экономике за счет введения стандартных процессов обслуживания граждан. Программа является важной и значимой, так как переход учреждений на электронный

4 документационный оборот должен производиться постепенно, чтобы не вызвать неудобств у граждан.
В связи со стремительным развитием электронных технологий появляется необходимость цифровизации документооборота. Это позволит повысить гибкость работы с документами, а также модернизирует процессы в организации.
Актуальность выбранной темы обуславливается цифровизацией оборота документов, развитием информационных технологий и современными требованиями к документационному обеспечению управления в муниципальных органах власти. В организации документооборота в администрации Камышловского городского округа имеются следующие проблемы:

невозможность отследить движение документов из-за отсутствия единой электронной системы;

утеря документов в связи с большим документопотоком и сложной структурой организации (маршрутизаторы устарели);

слишком затянутая процедура согласования, что приводит к нарушению сроков предоставления необходимых документов.
В российских государственных и муниципальных учреждениях, в целом, в связи с постоянно меняющейся нормативной базой возникают такие проблемы:

утеря документации;

невозможность быстро отследить передвижение документов;

невозможность в установленные законом сроки предоставить нужную информацию;

дублирование документации;

отсутствие своевременного контроля.

5
Устранение обозначенных проблем даст возможность для более эффективного ведения документооборота, правильно распоряжаться информационными ресурсами учреждений и минимизирует утрату (порчу) документации, что в свою очередь положительно отразится на скорости работы с документами, а вследствие этого произойдет ускорение оказания услуг гражданам.
Противоречие: между необходимостью совершенствовать процесс документооборота в соответствии с меняющейся нормативно-правовой базой и сложившейся деятельностью по ведению документооборота в администрации Камышловского городского округа.
Проблема
данной работы состоит в необходимости совершенствования процесса документооборота в администрации муниципального образования.
Цель: систематизация опыта и разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в администрации муниципального образования.
Объект работы: цифровизация организации документооборота в администрации муниципального образования.
Предметом работы являетсявнедрение системы электронного документооборота в администрации муниципального образования.
Для достижения цели данной работы необходимо решить ряд задач:
1) рассмотреть содержание понятия «Документационное обеспечение управления» его сущность, роль в деятельности организации и нормативно-правовую базу;
2) изучить особенности смешанного документооборота в муниципальной организации в современных условиях;
3) дать характеристику деятельности администрации Камышловского городского округа;
4) проанализировать систему документооборота в муниципальном

6 органе власти;
5) разработать и обосновать мероприятия по совершенствованию документооборота администрации Камышловского городского округа.
В данной работе были использованы следующие методы исследования:
1) теоретические – изучение экономической и управленческой литературы, сравнение, описание;
2) эмпирические – это сбор и анализ информации посредством изучения документов администрации Камышловского городского округа;
3) экономико-математические
– расчеты абсолютных и относительных показателей;
4) комплексные – определение проблем и способов их решения.
Тема работы рассматривалась в 2017 году Жильниковым А. Ю. и
Михайловой О. С. В работе были освещены проблемы внедрения электронного документооборота (его достоинства и недостатки), сделаны выводы о необходимости его внедрения.
Также тема рассматривалась в 2018 году доктором экономических наук А. М. Могзоевым. В его работе дан анализ состояния дел в организации делопроизводства на примере администрации города Бийска, сделаны выводы о текущем состоянии электронного оборота документов, предложены рекомендации по выбору СЭД.
Работа состоит из введения, раскрывающего актуальность темы дипломной работы; двух глав: первая глава «Особенности организации документооборота в государственных и муниципальных организациях», вторая глава
«Пути совершенствования документооборота в администрации Камышловского городского округа»; заключения, содержащего основные выводы. Работа содержит: 10 таблиц, 11 рисунков,
4 диаграммы,1 приложение и список литературы, состоящий из 57 источников.

7
ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И
МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
1.1Документационное обеспечение управления: сущность, роль в
деятельности организации, нормативно-правовая база
Гарантией обоснованного и эффективного управленческого решения, плодотворной и рациональной деятельности является - своевременность получения и полнота информации. По оценке экспертов, объем информации в мире каждые три года удваивается, что объясняет высокие темпы развития человеческого сообщества во всех направлениях. В нашей стране ежегодно возникает множество новых предприятий разных форм собственности, каждое из которых создано с собственной целью, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации.
Следует отметить, что важность правильного ведения документооборота велика и с каждым днем возрастает. Главным товаром является информация. В достаточно жестких конкурентных условиях выигрывает тот, кто умеет вовремя получить нужную информацию и правильно ей распорядиться. Документ помогает закрепить информацию и подтвердить факт ее наличия. Работа по составлению и оформлению документов – документационное обеспечение управления (ДОУ).
Документ - закрепленная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее распознать [21, с. 4]. Для каждой конкретной управленческой ситуации разрабатывается множество различных видов документов. Признаки, по которым подразделяются документы, представлены на рисунке 1.

8
Рис. 1. Классификация документов
Делопроизводство – область деятельности человека по разработке и оформлению документов организации, их движения, учета и хранения.
Изначально этот термин появился в устной речи (предположительно в
XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела, «дело производить» – решать вопрос [28, с. 7]. В процессе решения возникла неизбежность фиксации результата, к примеру, полученного соглашения.
Для чего издавна и создавались документы, потому что устная речь недолговременна и забывается, либо искажается при передаче.
Современное делопроизводство содержит:

гарантию своевременного и правильного создания документов;

организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Одновременно с понятием «делопроизводство» в настоящее время используется понятие «документационное обеспечение управления»
(ДОУ). Оно возникло в связи с вводом в управление компьютерных технологий и их организационным, программным и информационным обеспечением для подведения к терминологии, применяемой в компьютерной литературе. Сейчас понятия «делопроизводство» и
«документационное обеспечение управления» - это синонимы, которые используют для обозначения одинаковой деятельности.
Документы делятся по:
Содержанию информации
(основные функции управления)
Происхожден ию
(служебные, личные)
Месту составления
(внешние, внутренние)
Способу изготовления
(рукописные, машинописн ые)
Форме изложения
(типовые, индивидуа льные)
Количеству вопросов
(простые, сложные)

9
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления, включающая в себя вопросы документирования и организации работы с документами в ходе осуществления им управленческих функций [21, с. 4].
Рассмотрим составляющие ДОУ:
1.Часть делопроизводства, напрямую связанная с созданием документов называется документированием.
2. Вопросы движения и учета документов связаны с термином
«документооборот». Документооборот — это процесс движения документов со времени их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело [21].
Различают три главных вида документации:

документы, попадающие из других организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

документы, созданные в организации и используемые ее работниками в управленческом процессе (внутренние).
Стадии обработки входящих документов представлены на рисунке 2.
Рис. 2. Стадии обработки входящих документов
3. Работа по организации хранения документов относится к архивному делу. Архивное дело - направление деятельности,
Первичная обработка
Предварительное рассмотрение
Регистрация
Рассмотрение руководством
Передача на исполнение

10 обеспечивающее организацию хранения и использования архивных документов.
Структура документационного обеспечения управления представлена на рисунке 3.
Рис. 3. Структура документационного обеспечения управления
Документационное обеспечение управления служит корневой технологией управления, главная цель которого – снабжение руководителей сведениями о положении дел в организации для принятия рациональных решений и всеобъемлющем контроле исполнения этих решений.
Для того чтобы рассмотреть роль ДОУ в управлении и деятельности организации рассмотрим понятие «Управление организацией».
Управление организацией - это постоянный процесс влияния на эффективность работника, группы или организации в целом для предпочтительных результатов с позиций достижения поставленной цели
[27, с. 427]. Файоль описывал процесс управления так: «Управлять» -
значит, вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов".
ДОУ
Создание и оформление документов
(документирование)
Организация работы с документами
Организация движения и учёта документов
(документооборот)
Хранение документов
(архивное дело)

11
Управленческая деятельность, безусловно, свойственна любому учреждению или организации. В ходе контроля обрабатывается множество информации, которая передается дальше в организации. Качество управленческих решений зависит от подлинности и оперативности получаемой информации, которая непосредственно фиксируется документально. В законодательно-нормативных актах закреплены случаи, в которых документирование информации неизбежно. В процесс управления входят следующие документируемые операции [27]:

сбор и обработку документной информации;

подготовку решения;

принятие и документирование решения;

доведение решений до исполнителей;

исполнение решения;

контроль исполнения;

сбор информации об исполнении;

передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

хранение и поиск информации.
Управленческий штат исполняет свои обязанности с помощью всеобъемлющих, компетентных организационно-распорядительных документов, которые создаются и двигаются независимо от особенности деятельности во всех областях управления и народного хозяйства. Иные формы деятельности управления находят отражение в других документах.
К примеру: учет показывают в бухгалтерских документах, снабжение – в актах, договорах и прочем.
Рассматривая тему работы необходимо отметить, что порядок подготовки и принятия правовых актов органов местного самоуправления