Файл: Совершенствование документооборота в муниципальном органе власти.pdf

50 полном объеме. Остальные входящие и исходящие документы проходят через книги регистрации. В связи с этим возникают проблемы утери, дублирования и невозможность своевременно осуществлять контроль документов.
Контроль исполнения документов не соответствует установленным требованиям, потому что итоги выполнения не отмечаются в документе, как это требуется, а отмечаются только в базах регистрации. Еще одним недостатком является то, что база данных не ведется для контроля, а составляется только в процессе регистрации, в связи с этим происходит дублирование информации. Анализ документооборота проводится с целью исключения возврата, потери и задержки документации, а следовательно и улучшения качества и увеличения скорости исполнения определенного документа.
По итогам анализа документооборота администрации
Камышловского городского округа, выявлены следующие проблемы:
1. Увеличение общего числа документооборота в связи с:

увеличением нормативно-правовой базы областного и федерального уровня;

вхождением Камышловского городского округа в целевые областные и федеральные программы по развитию территории;
2. Невозможность отследить движение документов из-за отсутствия единой электронной системы;
3. Утеря документов в связи с большим документопотоком и сложной структурой организации;
4. Дублирование документов т.к. регистрация производится через книги входящей корреспонденции.
5. Невозможность надлежащего контроля исполнения документов по причине, что регистрация проводится в разных системах в приемной главы

51 администрации, а ставятся документы на контроль в административно- правовом отделе;
6. Недостаточный профессионализм служащих при работе с ПК;
7. Слишком затянутая процедура согласования, что приводит к нарушению сроков предоставления необходимых документов.
8. Нарушение трудового законодательства на 8 часовой рабочий день, в связи с большим документопотоком и очень сокращенным временем предоставления информации или оказания муниципальной услуги сотрудникам приходится оставаться после окончания рабочего времени для изготовления необходимых документов.
Главной проблемой в организации документооборота в администрации Камышлова является отсутствие современной системы электронного документооборота. Существующая СЭД «LotusDomino» устарела и охватывает не все подразделения организации, она нуждается в обновлении.
Мероприятия, направленные на совершенствование документооборота в администрации Камышловского городского округа, представлены в пункте 2.3.
2.3. План мероприятий по совершенствованию документооборота в
администрации Камышловского городского округа
Среди огромного множества документов организационно- распорядительная документация является основным видом в обороте документов организации. Такие документы разделяют на три группы:

Организационные документы;

Распорядительные документы;

Справочно-информационные документы.

52
Вся деятельность администрации Камышловского городского округа регулируется правовыми документами. В первую очередь - это организационные документы, которые создаются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции муниципалитета, его структуру, организацию работы, права, обязанности и ответственность главы администрации и заместителей, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав Камышловского городского округа и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.
Вторая группа - распорядительные документы. К ним относятся приказы, указания, постановления, решения, распоряжения, которые издаются руководителем (главой администрации, города) для решения основных задач на вверенной ему территории.
Третья группа - справочно-информационные документы - включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.
Деятельность органа муниципальной власти регламентирована.
Администрация в рамках своей компетенции самостоятельно разрабатывает регламенты для осуществления своей деятельности.
Процедура работы с документами в Камышловском городском округе осуществляется в соответствии со следующими нормативными актами:
- "Общие требования к документам и службам информационного обеспечения Государственной системы документационного обеспечения управления" (ГСДОУ);
- "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" (УСОРД), государственный стандарт УСОРД;
- инструкции по делопроизводству, издаваемые с учетом этих актов.
Пакет общегосударственных нормативно-методических документов имеется в каждой делопроизводственной службе как справочный материал

53 и используется при создании Положения о службе ДОУ, должностных инструкций работников и инструкции по делопроизводству.
На основе проведенного анализа документооборота администрации
Камышловского городского округа и выявленных проблем предложен план мероприятий для совершенствования документооборота рассматриваемого муниципального учреждения. План разработан в связи с тем, что это процедура последовательных действий для достижения главной цели организации в ближайшей перспективе. Главной целью для решения проблемы совершенствования документооборота в администрации Камышловского городского округа является внедрение системы электронного документооборота (СЭД), которая решит наибольшее количество возникших проблем описанных в параграфе 2.2.
Отметим, что для внедрения СЭД необходимы ряд подготовительных мероприятий, которые описаны в таблице 10.
Обучение сотрудников работе с новой СЭД является неотъемлемой частью перехода на электронный оборот документов. Обучение может осуществляться как в очной форме, так и в форме дистанционного обучения [37]. В таблице 9 представлен расчет стоимости обучения для сотрудников администрации города Камышлова.
Таблица 9
Расходы на обучение сотрудников
Форма обучения
Стоимость
обучения, руб.
Количество
человек
Итого, руб.
1.Очное обучение
8300 37 307100 2.Дистанционное обучение
6000 37 222000
Необходимо обратить внимание, что процедура внедрения электронного документооборота это достаточно дорогостоящая процедура, а администрация Камышловского городского округа является бюджетным учреждением, в котором весь бюджет на следующий год планируется и

54 утверждается решением Думы Камышловского городского округа в конце текущего года, в связи с этим план мероприятий поделен по годам.
Таблица 10
План мероприятий по совершенствованию документооборота
в администрации Камышловского городского округа
Мероприятия
Ответственный
Срок
реализац
ии
Затраты
Планируемый
результат
1 2
3 4
5 1.Разработать новую инструкцию по делопроизводству в соответствии с НПА
Свердловской области
Заведующий административно- правовым отделом
1 квартал
2019 года
Оклад 14000 руб.
Унификация документов, что приведет к сокращению рабочего времени на изготовление утвержденных форм
2.Утвердить распоряжение главы
Камышловского городского округа о назначении ответственного лица за осуществлением контроля исполнения документов и обязательном обучении по качественному пользованию ПК в структурных подразделениях администрации
Заведующий административно- правовым отделом
1 квартал
2019 года
Ввод новой должности повлечет за собой расходы на зарплату сотруднику
(средние показатели):
20500 руб./мес.
Увеличение исполнительской дисциплины, быстрое и качественное изготовление документов
3.Введение в структуру специалиста по информационным технологиям и связи администрации
Камышловского городского округа
Заведующий административно- правовым отделом
2019 год
Оклад 14000 руб. + премии
Выполнение обязанностей по обслуживанию ПО в администрации
4.Изучение рынка электронного документооборота
Специалист по информационным технологиям и связи администрации
Камышловского городского округа
-
Выбор
СЭД удовлетворяющей требования администрации по объему выполняемых задач и ценовому сегменту

55
Всего на реализацию мероприятий будет затрачено: 774 000 рублей. В соответствии с п. п. 1, п. 3, ст. 21 Бюджетного кодекса РФ и разделом
«Общегосударственные вопросы» бюджета Камышловского городского округа, на реализацию мероприятий будут выделены требуемые средства.
Рассмотрим каждое мероприятие конкретно:
1) Разработать новую инструкцию по делопроизводству, которая будет отвечать требованиям современного законодательства. Старая инструкция по делопроизводству, утвержденная распоряжением главы Камышлова от 18.12.2006 г. № 195-Р потеряла свою актуальность в связи с меняющейся нормативно-правовой базой.
Утверждение новой инструкции приведет к единому оформлению документов, что сократит время создания документов и ускорит документопоток.
Окончание таблицы 10
Мероприятия
Ответственный
Срок
реализаци
и
Затраты
Планируемый
результат
5.При формировании бюджета
Камышловского городского округа на
2019 год запланировать финансовые средства для внедрения системы электронного документооборота
Заведующий административн о-правовым отделом
-
Планирование на 2019 год финансовых средств для внедрения
СЭД
6.Внедрение системы электронного документооборота
Заведующий административн о-правовым отделом, специалист по информационны м технологиям и связи
2 квартал
2019 года
Стоимость лицензии в среднем составляет:
498500 руб.
Удобный и упрощенный документооборот
7.Обучение сотрудников в новой системе СЭД
Заведующий административн о-правовым отделом
2019 год
Дистанционн ое обучение:
222000 руб.
(см. таблицу
8)
Повышение компьютерной грамотности сотрудников
8.Внесение имеющейся базы документов в новую СЭД
Все сотрудники администрации
1-2 месяца
2019 года
-
Создание современной электронной базы документов.

56 2) Утвердить распоряжение главы Камышловского городского округа о назначении ответственного лица за осуществлением контроля исполнения документов и обязательном обучении по качественному пользованию ПК в структурных подразделениях администрации.
Автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические привилегии:

Физическое освобождение пространства

Минимизация издержек на копирование

Уменьшение издержек на доставку информации в бумажном виде

Сокращение издержек на ресурсы: люди и оборудование

Снижение издержек на бумагу

Улучшение продуктивности работы: увеличение скорости выполнения работ, общего количества выполняемых работ, совершенствование работы с данными/ электронными записями
(документами, имеющими правовые обязательства), вероятность выполнения новых видов работ или выполнения работ иным способом.
Экономическую эффективность от внедрения системы электронного документооборота можно рассмотреть с разных сторон.
Существует возможность подсчета тех средств, которые могут быть переведены в реальную прибыль и потенциальные возможности для развития организации.
Подсчитаем, что в организации 37 сотрудников, их среднемесячная зарплата составляет 26262 руб.
При работе с документами «по старинке» сотрудник в среднем тратит 30 % рабочего времени.
37*26262*30% = 291508 руб. в месяц

57
Работая с документами в системе электронного документооборота, сотрудник затрачивает около 10 % рабочего времени.
37*26262*10% = 97169 руб. в мес.
Экономическая эффективность использования электронного документооборота в организации численностью 37 сотрудников.
В месяц – 194339 руб.
В год – 194339 * 12 мес. = 2332068 руб.
Это та сумма, которая высвобождается из валовых затрат при использовании электронного документооборота и направляется в развитие предприятия.
Для представления возможного экономического эффекта, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами, основанными на оценке труда служащего при работе с документами по традиционной бумажной технологии:

"Средний" сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов

Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты

В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ

В случае если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно

Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу

Средняя годовая зарплата 315144 в год (26262 руб. в месяц)

Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%
Ниже дан расчет экономии:
(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х 630288
Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается 28888 руб. экономии в год в расчете на одного сотрудника.

58
В администрации работает 37 сотрудников, и все они работают с документами, то есть экономия составит 1068863 руб. в год.
Экономия времени на различные операции:

20 % – поиск и ожидание поступления документов;

20 % – согласование и утверждение документов;

10% – передача документов между подразделениями;

10% – подготовка стандартных отчетов о перемещениях документов.
Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД – более 60%. Расчеты носят экспертный характер, не претендующий на истину в последней инстанции.
Вместе с развитием электронных технологий и введением автоматизированных управленческих систем, вопрос рентабельности документационного обеспечения становится насущным. Электронный документооборот упрощает работу с документами, а именно: уменьшает потоки информации, гарантирует снижение затрат на работу с этой информацией.
Совершенствовать документооборот можно следующими способами: улучшение технологии оборота документов и снижение объема документооборота. Снижение объема оборота документов имеет два главных аспекта – уменьшение числа создаваемых документов и снижение расходов ресурсов для их создания.
Администрация Камышловского городского округа является муниципальным органом власти, в деятельности которого осуществление таких видов взаимодействий наиболее значимо, принимая во внимание масштаб его деятельности и значимость для города и его населения решаемых администрацией задач. Несмотря на это проблемы остаются.
Одна из наиболее актуальных проблем - внедрение системы электронного документооборота.

59
Соответственно, автоматизация управления документами необходима:

для формирования целостной картины деятельности организации;

повышения эффективности работы сотрудников
(автоматизации рутинных операций);

координирования работ структурных подразделений в рамках единого управленческого процесса;

мониторинга движения документов;

оперативной обработки информации, поддержки ее актуальности, достоверности и непротиворечивости;

коллективной работы с документами;

контроля исполнения;

организации поиска, хранения и архивирования документов.
Решение этих задач благодаря внедрению системы электронного документооборота возможно и необходимо. Однако для этого нужно провести большую предварительную подготовительную работу, которая должна проводиться вместе с изменением нормативно-правовой базы деятельности администрации и административно-правового отдела
(сектора по работе со служебной документацией) и организационными изменениями.
На сегодняшний день улучшение нормативной базы по обороту документов вызывает огромный интерес. Для регулирования вопросов электронного документооборота приняты законы: №149-ФЗ «Об информации» [10] и №63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» [12].
Кроме того, на улучшение работы органов местного самоуправления имеет влияние человеческий фактор. В учреждениях присутствуют сотрудники, которые недостаточно грамотны при работе с компьютером, поэтому