Файл: Совершенствование документооборота в муниципальном органе власти.pdf

12 и должностных лиц местного самоуправления устанавливается регламентами органов местного самоуправления городского округа.
Регламент - нормативный правовой акт, регулирующий внутреннюю организацию и порядок деятельности какого-либо государственного органа и его подразделения (парламента, его палаты, правительства, суда и т.д.).
Органами государственной власти РФ издаются нормативные акты и принимаются решения, которые обязательны к исполнению органами местного самоуправления. Кроме того, разрабатываются рекомендации и инстукционные материалы, нужные и полезные для муниципальных властей. Нормативно-правовая база ДОУ - это комплекс законов, нормативных, правовых и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов, в непосредственной деятельности учреждения, а также функционирование делопроизводственной службы [28].
Нормативная база регулирует правила оформления, работы, сохранности документов; порядок их передачи в архив; работу делопроизводственной службы; введение новых технологий при работе с документами; работу с секретными документами; юридические вопросы и прочее. Нормативно- методическая база ДОУ представлена в таблице 1.
Таблица 1
Нормативная база документационного обеспечения
Законодательные и правовые акты в сфере информации и документации:
Законы Российской Федерации;
Постановления и распоряжения
Правительства;
Указы и распоряжения Президента;
Правовые акты федеральных органов исполнительной власти.
Вся эта нормативно-правовая база рекомендуется для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

13
1.2 Документооборот, как узловое звено системы документационного
обеспечения управления
Документооборот служит значимой частью в формировании делопроизводства в организации. Помимо стадий передвижения документов он задает и темп их движения. Делопроизводственный документооборот понимается как информационное оснащение управленческого персонала, применение и сохранность документов, созданных ранее.
Главными правилами формирования документооборота являются:

оперативное передвижение документа с наименьшими затратами времени;

максимальное сокращение инстанций прохождения документа
(каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

план прохождения и ход обработки основных видов документов должны быть похожими.
Следование этим правилам позволяет осуществить главный организационный принцип делопроизводственной службы – вероятность централизационного исполнения похожих технологических операций.
Документ служит основой всякого документооборота. Каждый документ, как бумажный, так и электронный в сочетании обязаны согласовываться методом соблюдения правил предоставления информации на любом носителе.
Организация документооборота – это правила, согласно которым должно происходить движение документов.
Формирование документооборота объединяет весь план перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему,

14 передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело [34].
Для оперативного отслеживания документов следует использовать метод «Канбан». Методология Канбан впервые появилась в Японии. Эта система не требует автоматизации и внедрения специальных информационных технологий, достаточно использовать бумажные карточки и маркеры.
Канбан – это метод, который демонстрирует, что происходит в процессе работы. Благодаря методу Канбан формируется понимание того, какую работу мы выполняем [38]. Канбан концентрирует внимание на управлении обязательствами и равномерном распределении работы, что приводит к повышению гибкости организации. Средством передачи информации в технологической цепи служат специальные карточки на бумажных, цифровых или иных носителях.
В таблице 2 представлены данные по объемам документооборота отдельных документопотоков и группам респондентов.
Таблица 2
Объем документооборота отдельных документопотоков [44]
Документопоток
Объём
документооборота
Изменение, %
Изменен
ие,
единиц
2016 г.
2017 г.
1. Территориальные органы и подведомственные организации
2945725 3533042
>19,94%
587 317 2. Федеральные органы исполнительной власти
1007422 1111402
>10,32%
103 980 3. Органы местного самоуправления / организации
2054234 1518390
<26,08%
(535 844)
4. Обращения граждан
713783 764156
>7,06%
50 373 5. Запросы членов Совета
Федерации РФ, депутатов
Государственной Думы РФ
44641 57161
>28,05%
12 520

15
Анализ показывает увеличение документооборота во всех государственных органах. Рост документооборота, прежде всего, связан с возможностью обращения в органы государственной власти через компьютерные сети, изменением действующего законодательства
(принятием новых законов). Вследствие этого увеличивается число согласительных процедур по проектам новых законодательных актов.
Сокращение объемов документооборота в органах местного самоуправления связано с ужесточением контроля исполнения документов на местах, переходом на электронный оборот документов и унификацией форм документов.
Документооборот служит значимой составной частью делопроизводства. Рационально выстроенный документооборот ускоряет процесс движения документов внутри организации. Преобладающие организационные принципы документооборота представлены на рисунке 4[15]:
Рис. 4. Принципы документооборота
В связи с вышесказанным, ключевая задача организации документационного обеспечения – исключение повторного попадания документов в обработку. Все документы условно можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние документы.
Основными характеристиками потоков, учитываемых при организации документооборота, считаются:
Принципы
Оперативность прохождения документов
Устранение возврата документов
Единообразие процедуры прохождения и процессов обработки основных видов документов

16

размер потока, который определяется количеством документов, попадающих в канцелярию (секретарю-референту) за год, полугодие или квартал;

структура потока, определяемая разнообразием документов, авторством и другими классификационными отличиями;

режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).
Для улучшения качества маршрутов перемещения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), создаются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Руководство по документационному обеспечению управления в качестве обязательного приложения.
Различают три главные формы ведения работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная[25, с. 63].
Централизованная система – это когда операции, которые связаны с документационным обеспечением концентрируются в одном месте либо у секретаря, что помогает намного улучшить качество их обработки.
Децентрализованная система – это когда вся работа с документами проводится напрямую в структурных подразделениях организации, то есть, ведется автономно в каждом подразделении [24].
Смешанная система представляет собой систему, где одни операции
(прием, отправка) исполняются в одной из служб, а иные – в остальных активных подразделениях.
Поступивший в организацию документ, изначально подлежит регистрации. В первую очередь происходит присвоение собственного регистрационного номера, который заносят в журнал либо в картотеку совместно со сведениями о документе. Далее документ движется по органу власти. На любой стадии передвижения может произойти списание

17 документа в дело за его невостребованностью, что подобающим образом подлежит регистрации делопроизводителем.
Если должностной инструкцией по делопроизводству предусмотрена передача в архив, списанного документа, то это производится, или же он уничтожается по правилам архивного хранения.
Являясь технологическим процессом, документооборот подразделяется на ряд частей, называемых потоками. С их помощью происходит связь в управлении. Из потоков входящих, исходящих и внутренних документов и складывается документооборот.
Входящим называют документ, который поступил в организацию.
Большинство входящих документов приводят к созданию исходящих, в требуемые сроки. Такие сроки устанавливаются нормативными документами, предполагающими определенное время ответа на входящий документ, или же устанавливаются напрямую в этом документе.
Исходящим называют документ, отсылаемый из организации. В основном такие документы – это ответ учреждения на входящие документы. Основой некоторых исходящих документов является внутренняя документация учреждения.
Внутренние документы – это документы, которые не выходят за границы учреждения, в котором они подготовлены. Такие документы используют в организационных целях учреждения.
Документы, составляющие документопоток входящих документов представлены на рисунке 5 [23, с. 107]:

18
Рис. 5. Документопоток входящих документов
Процесс движения входящих документов подразумевает следующие операции [13]:

прием входящих документов;

предварительная (экспедиционная) обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация;

рассмотрение документов руководством;

исполнение резолюций;

отправка ответных документов.
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.
Любая корреспонденция, попадающая в организацию, независимо от адресата должна быть обработана в канцелярии [35].
Цель первоначальной обработки входящей документации - проверка правильности доставки и целостности вложений, так же необходимо принимать во внимание поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Получатель убеждается в невредимости конвертов – все конверты, за исключением личной корреспонденции, распечатываются, документация извлекается и производится сверка
Входящие документы
Документы вышестоящих организаций, органов власти
Документы подведомственны х организаций
Документы прочих организаций
Жалобы и заявления граждан

19 наличия приложений. В случае выявления повреждения документа или его отсутствия, об этом уведомляется отправитель.
Все, без исключения, документы, поступившие в организацию, отмечают регистрационным штампом, на котором указано время поступления документа. Штамп и дата ставятся непосредственно в день получения документа. На начальной стадии обработки документы распределяются по подразделениям учреждения.
Документы, предназначенные руководству, направляются в канцелярию или же секретарю руководителя. Документы для структурных подразделений распределяются по наименованиям, после чего их получают секретари этих подразделений. Регистрируемая документация передается для регистрации, а нерегистрируемая – раскладывается по структурным подразделениям, после чего доставляется адресату [19].
Размещение входящих документов определяется прямоточностью их перемещения. Первичной обработкой входящих документов в малых учреждениях занимается секретарь. Следует отметить, что на сегодняшний день документы можно получить как по почте, так и по электронной почте или по факсу. Служба делопроизводства обязана контролировать перемещение этих документов.
На начальном этапе поступившие документы подлежат рассмотрению в канцелярии. Это выполняется с целью отбора документов для руководства. Такие документы подвергаются детальному анализу, для того, чтобы руководитель получил только нужную информацию, для решения того или иного вопроса. Эти документы составляют 15% от всей документации учреждения.
Документы, предназначенные для структурного подразделения, или напрямую для исполнителя, отмечаются кодом структурного подразделения, местом направления или фамилией исполнителя.
Начальный этап рассмотрения предполагает так же выяснение того,

20 необходимо ли по поступившему документу подобрать прошлую документацию или нормативные акты по предлагаемому вопросу.
К рассмотрению документы передаются непосредственно в день получения. Документы, имеющие пометку «срочно», а также телеграммы, передаются первыми и рассматриваются по мере поступления. Простые документы рассматриваются обычно в тот же день, когда были получены.
По итогам рассмотрения документов руководитель составляет резолюцию.
При ознакомлении с полученным документом, руководитель организации обязан обозначить четкие указания для его исполнения.
Исполнитель получает документ с резолюцией руководителя. Если исполнителей несколько, документ передают всем по очереди. Чтобы работать с документом единовременно, делаются копии этого документа согласно количеству исполнителей. Оригинал документа получает ответственный исполнитель (обычно его указывают первым в резолюции).
Резолюция руководителя отражается в карточках регистрации.
Каждое передвижение документа в организации происходит без расписок, но отмечается в карточке регистрации.
Резолюцию исполняют: ответственный исполнитель и лица, которые в ней обозначены. Процесс исполнения документа отмечается на обратной стороне карточки регистрации, если это необходимо. Документ до того, как его исполнят, непрерывно находится в папке исполнителя.
Когда ответный документ передается на подпись, обязательно прилагаются материалы, на основании которых он подготавливался.
Благодаря этому, работа руководителя упрощается. Документ и прилагающийся к нему материал направляются в дело тогда, когда ответный документ полностью готов. Подшивка в дело осуществляется в канцелярии.
Прохождение исходящих и внутренних документов[18].

21
Исходящими документами считаются ответные письма, выражающие мнение по содержащемуся во входящем письме вопросу, а также инициативные письма, на которые требуется ответ адресата.
Исходящий документ проходит несколько этапов, они представлены на рисунке 6 [14]:
Рис. 6. Прохождение исходящего документа
Согласование и заверение документа, возможно, ускорить, если направить копии заинтересованным лицам. Аргументированные замечания лиц принимаются к сведению и в документ вносятся поправки. Готовый проект предоставляется секретарю, который проверяет правильность оформления и наличие приложений. Кроме того, могут проверяться материалы, которые положены в основу подготовки документа. Если документ оформлен неверно, он передается назад исполнителю. После исправления проект документа отправляется на подпись руководства.
Подписанные документы подлежат регистрации, после чего передаются для отправки в канцелярию или экспедицию. Далее документы распределяются по адресам, формируются конверты, в отдельных случаях указывается стоимость отправлений. Заказными письмами их передают в
1.Составляется и распечатывается проект документа
2.Проект согласовывается и заверяется
3.Документ подписывается
4.Документ регистрируется и отправляется