Файл: Совершенствование документооборота в муниципальном органе власти.pdf

22 почтовое отделение. Документы должны быть переданы на почту в день поступления в канцелярию.
Внутренние документы проходят аналогичные стадии, что и исходящие (кроме отправки), поэтому маршруты на этапе подготовки и исполнения схожи с маршрутами входящих и исходящих документов [18].
Тем не менее, определенные внутренние документы имеют собственные маршруты. Документы распорядительного характера поступают в юридический отдел; для протоколов проект не составляется; справки и записки отправляются напрямую руководителю.
Протоколы и приказы подлежат регистрации в канцелярии, затем копируются и направляются в структурные подразделения.
Письма и обращения граждан рассматриваются отдельно от всей документации учреждения. Ответственность за эту работу несет непосредственно руководитель организации, которому необходимо держать на личном контроле работу с такими документами и способствовать ее улучшению.
Любые документы, поступающие в учреждение от граждан, регистрируются и учитываются на карточках регистрации в день поступления. Личный прием граждан также нуждается в регистрации.
Руководитель принимает решения по всем зарегистрированным документам.
Ответ на гражданские письма основывается на законодательстве, заявлении и причинах, послуживших составлению жалобы. Процедура изучения обращений обязательно контролируется.
В большинстве случаев обращения исполняются в пятнадцатидневный срок со дня поступления. Если же требуется дополнительное изучение документации и обстоятельств, то срок исполнения может быть продлен до 30 дней [31]. Причем, гражданин, подавший жалобу, уведомляется об этом.

23
В результате решения вопроса, заявителю направляются законодательно верно подготовленные ответы.
В случае отрицательного решения, направляется аргументированный ответ, в котором указываются мотивы отказа на основании российского законодательства и компетентных органов.
Весь документооборот учитывается для получения данных, чтобы рассчитать штатную численность службы делопроизводства, а также для регулировки загруженности делопроизводителей и подразделений работой с документами.
Применяются следующие нормативы для операций с документами: времени, численности персонала, управляемости.
Нормирование времени – это степень расхода времени, затраченного на исполнение определенной работы, при конкретных организационно- технических, санитарно-гигиенических условиях труда [29].
В зависимости от того, как организовано делопроизводство в учреждении, проявляется оперативность и надежность управленческого аппарата, а также культура управления.
Системы документооборота нужны для решения определенных задач, поставленных перед учреждением.
Документооборот занимает центральное место каждой делопроизводственной системы, поэтому главной задачей любой организации является рациональное ведение документооборота и наличие компетентной делопроизводственной службы.
1.3 Смешанный документооборот в организации
Условно автоматизацию документооборота можно разделить на четыре вида:

24 а) бумажный документооборот, б) бумажный документооборот с использованием автономных
ПК, в) смешанный документооборот г) безбумажный документооборот или электронный документооборот.
Примерно двадцать лет назад документооборот в бумажном виде был единственным способом ведения делопроизводства. Документы регистрировались в главных книгах или на широкоформатных листах.
Когда истекал срок использования этих книг (листов), их сдавали в архив.
Появление компьютеров привело к возникновению новой формы документооборота – бумажный с использованием компьютеров, не связанных между собой в сеть. Компьютеры используют для подготовки и регистрации документов. В то же время вводится термин «электронный документ» - он представляет собой документ, который хранится только на компьютере. Плюсы документа, созданного в электронном виде, без локальной сети реализовываются лишь в малой степени. Основные действия с документом по-прежнему проводятся в бумажной форме.
При смешанном документообороте передача и подготовка документов происходит через локальную сеть. Однако юридически документ действителен только на бумаге.
При безбумажном документообороте все операции совершаются на компьютере. Такой документ имеет силу, если в нем проставлена электронная цифровая подпись. Она является доказательством того, что автор этого документа именно тот человек, чья подпись в нем значится. То есть документ не менялся в ходе доставки [22].
На сегодняшний день компьютерные технологии развиты на достаточно высоком уровне и поэтому большее число документов создаются в электронном виде.

25
Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме [36]. Электронный документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в электронно-цифровой форме. При этом работа с документами возможна в двух вариантах: а) Проект документа создают в электронном виде, затем его распечатывают на принтере, и дальнейший его жизненный цикл проходит в бумажном виде. б) Прохождение всего жизненного цикла исключительно в электронном виде.
Внедрение системы электронного документооборота в организации выводит её на новый уровень управления и даёт значительный экономический эффект. Электронный документ позволяет получить ключевые преимущества:

рост производительности труда сотрудников на 25-50%;

сокращение времени на создание и обработку документов до 75%;

уменьшение расходов на хранение документов до 80%.
Ввод электронного документооборота в подразделениях организации позволит значительно увеличить экономический эффект, ускорить процесс обработки документов и облегчить работу службе делопроизводства.
Степень такого эффекта определяется с помощью качественных и количественных показателей.
Количественные показатели выражаются в стоимостной и трудовой оценке и имеют определенные числовые значения. Анализ таких показателей позволяет понять, на сколько правильно и сбалансировано ведется документооборот в учреждении. С их помощью можно оценить:

Сокращение непроизводственных, временных затрат связанных с обработкой документов;

26

Ускорение информационных потоков;

Экономия стоимости ресурсов и материалов (минимизация затрат на канцелярию, расходные материалы, сокращение затрат на хранение документов);

Улучшение продуктивности работы сотрудников;

Снижение рисков (исключается потеря документов);

Изменение корпоративной культуры (введение единого высокого стандарта работы, возрастание качества исполнения управленческих решений, сближение структурных подразделений организации, повышение лояльности сотрудников).
На сегодняшний день в российских государственных организациях происходит постепенное сокращение значения бумажных документов, которые заменяются документами в электронном формате. На диаграмме 1 показано количество распечатываемых на бумаге документов.
Диаграмма 1. Количество распечатываемых документов [56]
Умеренно
сократилось
(44%
организаций)
Осталось без
изменений
(32%
организаций)
Умеренно
увеличилось
(10%
организаций)
Существенно
увеличилось
(6%
организаций)
Существенно
сократилось
(8%
организаций)
Оборот бумажных документов

27
Представленная диаграмма показывает, что более чем в половине организаций (44% + 8% = 52%) сократилось количество распечатываемых документов. В 32% организаций – осталось без изменений, но это не говорит о том, что они не планируют перехода на электронный оборот документов. Просто этот процесс в таких организациях идет постепенно.
Низкий процент увеличившихся документов на бумаге (10% + 6% = 16%) говорит о том, что бумажный документооборот теряет свою актуальность.
Окончательно это конечно произойдет не скоро, но, тем не менее, электронные документы будут преобладать над бумажными.
Больше всего инвестиций в программное обеспечение управления контентом внесли промышленное производство, государственный и финансовый сектор. В государственном секторе ПО внедрили во внешний и внутренний документооборот, а именно:

развитие межведомственного документооборота;

расширение сети МФЦ и дополнительных государственных услуг;

комплексная информационная система судов общей юрисдикции.
Процент инвестиций в ПО от разных сфер деятельности представлен на диаграмме 2.

28
Диаграмма 2. Рынок ПО управления контентом [56]
Диаграмма показывает, что на сегодняшний день основными пользователями электронных технологий являются промышленные предприятия и предприятия государственного сектора. Безусловно, цифровизация оборота документов облегчает и ускоряет работу с ними.
Сравнение трудоемкости выполнения операций приведено в таблице 3.
Таблица 3
Сравнение ключевых операций бумажного и электронного
документооборота
Выполняемая операция
Среднее время
обработки бумажного
документа
Среднее время
обработки электронного
документа
Регистрация документа
3 мин.
1 мин.
Тиражирование документа
5 мин.
1 мин.
Поиск документа от 7 мин.
2 мин.
Доставка до исполнителя от 10 мин. до 2 дней
2 мин.
Подготовка отчета от 30 мин.
10 мин.
Согласование документа от 4 часов
30 мин.
Из таблицы видно, что время обработки электронного документа значительно сокращается по сравнению с обработкой бумажного документа. Так, поиск документа производится в среднем на 5 минут быстрее, подготовка отчета происходит на 20 минут быстрее, согласование
Промышленно
сть (25%)
Финансы (16%)
Государственн
ый сектор
(23%)
Другие (36%)

29 документа ускоряется на 3 часа 30 минут. Преимущества использования электронной системы оборота документов очевидны и очень значительны, они представлены на рисунке 7.
Несмотря на то, что эффективность электронного документооборота высоко оценена, на сегодняшний день в нашей стране по-прежнему встречаются все виды оборота документов. Однако число организаций, ведущих полностью автоматизированное делопроизводство, с каждым годом увеличивается. В недалеком будущем электронные технологии должны охватить все организации и учреждения.
Стоит отметить, что для соблюдения законодательных норм бумажные документы всё так же остаются необходимыми. Одна из главных задач документа – подтверждение конкретных фактов. Многие годы документ на бумаге был основным способом подтверждения фактов, то есть являлся юридически значимым. Недостаток таких документов – невозможность их редактирования, однако это являлось в какой-то степени
Автоматизированный документооборот позволяет:
1.В сфере подготовки и оформления документов:
- унифицировать формы документов;
-улучшить качество и оперативность подготовки документов.
2.В сфере организации документооборота и исполнения документов:
-упростить регистрацию документа; снизить вероятность потери документа;
-получать достоверную и актуальную информацию о документах на исполнении.
3.В сфере организации контроля исполнения документов:
-оперативно получать информацию о местонахождении документов и состоянии исполнения;
-контролировать исполнение документов в целом по организации.
4.В сфере организации хранения документов:
-создать централизованное хранилище документов в электронном виде;
-обеспечить быстрый поиск отдельных документов, делать подборки документов по тематическому признаку.
Рис. 7. Достоинства электронного документооборота

30 и достоинством, так как исключалась подделка документа. Актуальной для такого случая является поговорка: «Что напишет писака, не слижет и собака».
Принятый в марте 2011 года Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» [12] дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не требующего дублирования бумажной копией. Электронная цифровая подпись является аналогом обычной подписи, которая применяется для придания юридической значимости документам.
Минкомсвязи ведет работы по развитию электронного документооборота на территории РФ, осуществляет реализацию пилотных проектов по обмену электронными документами, подписанными электронной подписью. Успешно отработанные механизмы обмена документами в электронном виде позволили Минкомсвязи разработать
Проект Постановления Правительства РФ «Об утверждении порядка обмена электронными документами при организации информационного взаимодействия государственных органов и организаций». Кроме того,
Минкомсвязь разработала приказ от 2.09.2011 № 221 «Об утверждении требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти». Министерством связи подведены итоги работы портала Госуслуги за 2018 год [49]. Данные приведены в таблице 4.

31
Таблица 4
Отчетные цифры работы портала Госуслуг
Наименование
показателя
2016 год
2017 год
2018 год
Отклонения
Абсолютное
(2018 к 2016)
Относительное
(2018 к 2016)
1.Число пользователей
40 млн.
65 млн.
86 млн.
46 млн.
115%
2.Кол-во заказанных услуг
12,8 млн.
38,5 млн.
60 млн.
47,2 млн.
368,7%
3.Объем платежей, руб.
8,1 млрд.
30,3 млрд. 52,6 млрд.
44,5 млрд.
549%
Приведенные в таблице цифры свидетельствуют о том, что на протяжении анализируемого периода (2016-2018 гг.) происходит рост указанных показателей. Число пользователей увеличилось на 46 млн. в сравнении с 2016 годом, количество заказанных услуг возросло на 47,2 млн. Такой прирост показывает, что граждане готовы взаимодействовать с государственными органами в электронном виде. Таким образом, можно сделать вывод, что электронный документооборот стремительными темпами охватывает всех граждан РФ. По прогнозам в 2019 году сохранится тенденция роста показателей портала Госуслуг.
Государственные учреждения начали переход на электронный документооборот в 2011 году, тогда же начали получать первые электронные подписи должностные лица. Электронная технология позволяет без труда идентифицировать документ (выяснить, кто его подписал). Преимуществами электронной подписи можно считать:

упрощение и ускорение обмена документами;

снижение расходов на документооборот;

высокий уровень безопасности для информации.
Несмотря на значительные преимущества электронных систем, еще далеко не все организации отказались от смешанного документооборота, но работа в этом направлении продолжает вестись.

32
Документы в электронном виде ускоряют прохождение определенных этапов бумажного делопроизводства. Однако в ближайшее время окончательного отказа от документов на бумаге не произойдет, потому что необходимо получить уверенность в том, что использование электронного документооборота является безопасным и ему не грозит утечка конфиденциальной информации организации. Для этого требуется создать специальные службы информационно-технологической безопасности.
Кроме того смешанный документооборот актуален во многих учреждениях и предприятиях РФ в связи с передачей на архивное хранение, определенной номенклатуры дел на бумажных носителях.
Проблема совершенствования документооборота существует и в органах местного самоуправления. Исследование по одному из муниципалитетов представлено ниже.