Файл: Правила оформления документов Документы по наименованию, содержанию и форме, как правило, должны соответствовать государственному стандарту Российской Федерации гост р 302003.docx

Скачать файл
Заказать решение

ВУЗ: Не указан

Категория: Не указан

Дисциплина: Не указана

Добавлен: 30.11.2023

Просмотров: 46

Скачиваний: 1

ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.

  1. Правила оформления документов


    1. Документы по наименованию, содержанию и форме, как правило, должны соответствовать государственному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Исполнители, подготовившие документы, и должностные лица, их подпи­савшие, несут ответственность за содержание и правильность оформления документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документ должен содержать реквизиты, обязательные для данного вида документа: наименование организации, автора, название вида документа (кроме писем), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись.

    1. Документы должны оформляться в редакторе "Microsoft Word" или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman, размером № 14, через 1 интервал. Контрастность печати должна обеспечивать качественное последующее воспроизведение средствами копировально-множительной техники.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, дол­жен иметь поля не менее:

2,75 см - левое;

1,25 см - правое;

2 см - верхнее;

2 см - нижнее.

Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте документа не допускается разрыв дат, знака № и самого номера, фамилии и инициалов и перенос их на другую строку текста.

    1. Документы, направляемые в другие организации (письма) составляются на соответствующем бланке (Приложение № 1).

    2. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

    3. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

    4. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «О чем?» - «О выделении ...», «Об изменении ...» и т.д.

Заголовок печатается от границы левого поля документа строчными буквами (кроме заглавной) через один межстрочный интервал. Точку в конце заголовка не ставят. В середине заголовка знаки препинания сохраняются.


Заголовок к тексту сопроводительных писем, телефонограмм, извещений и документам формата А5 не составляется.

    1. Название вида документа (уведомление, протокол, акт и т.д.) указывается на всех документах, кроме письма.

    2. Текст документа. Текст документа отделяется от заголовка 2 меж­строчными интервалами. Текст письма излагается от первого лица во множест­венном числе (информируем, направляем и т.п.) или в единственном числе (сообщаю, прошу и т.п.).

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый Иван Федорович!

    1. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание составления документа, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки документа. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Если необходимо выделить суть документа, то можно начинать текст с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса (просьбы, предложения), а затем подкреплять их обоснованием.

Текст может состоять только из заключительной части. Например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без по­яснения причин; справки, докладные записки - только оценку фактов, выводы.

    1. Дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ, либо работником канцелярии, регистрирующим данный документ.

Дату документа оформляют цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами.

Например, дату 1 марта 2015 г. следует оформлять 01.03.2015.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 01 марта 2005 г.

    1. Подпись документа. Документы, направляемые в адрес других организаций, учреждений подписываются директором или, по его поручению, заместителем директора. Подпись располагается через 2-3 межстрочных интервала после окончания текста документа.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).


Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющие разные организации, подписи располагают на одном уров­не, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, ниже указывается дата, например:

Директор ГБУ Руководитель ООО «Ветер»

«Безопасность дорожного

движения»

подпись /инициалы, фамилия подпись /инициалы, фамилия

дата дата

Если документ оформляется не на бланке (например, служебная записка), то в подписи указываются полное наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия:

Начальник отдела кадров

ГБУ «Безопасность дорожного движения» подпись инициалы, фамилия.

Финансовые документы - доверенности, материальные заявки и другие документы, как правило, заверяются двумя подписями: директора учреждения, главного бухгалтера и гербовой печатью.

    1. Адресование документа. Документы направляют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Адресат печатается на одном уровне реквизита «наименование организации» в правой верхней части бланка письма. Составные части реквизита печатаются флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы распо­ложения реквизита «Адресат»).

Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например: Аппарат Кабинета Министров

Республики Татарстан

Правовое управление

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.


Например: Управление ГИБДД МВД по Республике Татарстан

Начальнику отдела дорожной инспекции и организации дорожного движения

Р.Х. Идрисову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например: Заместителю руководителя

Управления Федеральной антимонопольной службы России по Республике Татарстан

Р.Г. Биктимирову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Республики Татарстан

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. Каждый экземпляр должен быть подписан. При большем числе адресатов исполнитель составляет указатель рассылки, подписывает его у начальника отдела или его заместителя.

Указатель рассылки хранится у работника, ответственного за делопроизводство. В нем делается отметка о дате отправки документов.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес (при отправке посредством ЕМСД не обязателен). Элементы почтового адреса указывают в следующей последовательности: 420059, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Оренбургский тракт, д.5.

Почтовый адрес печатается под адресатом, шрифт - 12.

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, например, в Управление ГИБДД МВД по РТ или подведомственным ему территориальным органам, адрес не указывается.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Прониной В.Н.

420059, Республика Татарстан,

г. Казань, ул. Лесная, д.5 кв.65

6.13 Согласование документа. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования проекта документа.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем), начальником отдела, подготовившим проект документа, начальником и ответственным специалистом (корректором) организационно-правового отдела, заместителем директора, курирующим отдел.

Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фами­лия) и дату; при необходимости - должность визирующего документ.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, остающегося в ГБУ «БДД».

Приказы визируются в соответствии с разделом 7 настоящей Инструкции.


Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.

Служебные записки директору Учреждения, начальникам отделов и др., визируются на оборотной стороне документа.

В случае, когда в проекте документа затрагиваются интересы других организаций, осуществляется внешнее согласование документа.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Независимой

профсоюзной организации

РГУ «Безопасность дорожного движения»

_________/ Тимофеева А.В.

«10» февраля 2015 года

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «листе согласова­ния», если содержание документа затрагивает несколько организаций.

6.14 Утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ГБУ «Безопасность

дорожного движения»

подпись, инициалы, фамилия

дата

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Учреждения:

УТВЕРЖДЕНО

приказом ГБУ «Безопасность дорожного движения»

от 17.03.2015 № 16

6.15 Резолюция. В резолюции указываются: фамилия исполнителя (ис­полнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставля­ется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручение в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Резолюция проставляется в правом верхнем углу над текстом первого листа документа, между реквизитами «Адресат» и «Текст». Если на документе больше одной резолюции, то вторая и все последующие располагаются на лю­бом свободном месте лицевой стороны документа.

Резолюция может оформляться на отдельном листке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, либо в электронной форме в ЕМСЭД.

6.16 Отметка об исполнителе.

Смотрите также файлы