Файл: Проектирование информационной системы по управлению персоналом (на примере ООО «ИНТЕР ГРУПП»).pdf

1.3. Методы проектирования информационной системы управления персоналом

Любое серьезное внедрение информационных систем начинается с обследования предприятия. Практически все исследования, показывают, что сотрудники кадровой службы, бухгалтерии и отдела нормирования часто дублируют функции друг друга, например, инженеры-нормировщики бывают заняты ведением табельного учёта и расчёта начислений/удержаний для последующего начисления заработной платы, руководители производственных подразделений выполняют функции нормирования работ по нарядам. Другой случай – перегруженность работой одних сотрудников и недостаток загрузки других^[10]. Эти и подобные ситуации свидетельствуют о неэффективной работе структур управления персоналом.

Причины таких ситуаций кроются в неудачном   планировании   служб управления персоналом. На практике зачастую оказывается, что никакого планирования их деятельности предприятием вовсе не проводилось, инструкции для штатных единиц кадровых служб составлялись исходя из обычных требований к той или иной профессии. Следствием этого являются многочисленные нестыковки между различными подразделениями, отвечающими за работу с персоналом, и нештатные ситуации в деятельности предприятия.

Таким образом, на предприятиях со значительной численностью существует реальная проблема создания информационной системы управления персоналом и реорганизации (эффективного планирования) деятельности кадровых служб и бухгалтерии. Решение этих задач необходимо для успешного внедрения автоматизированных систем и входит в список работ консалтинговых компаний.

Фактически эта задача сводится к достаточно сложной, трудоёмкой и до конца неформализованной задаче проектирования информационной системы (ИС). Для автоматизации проектирования ИС обычно используют средства автоматизации проектирования, или CASE-средства.

На первом этапе определяются подразделения обследуемого предприятия, отвечающие за работу с персоналом. Обычно это – отдел Кадров, ОТиЗ, расчетная группа бухгалтерии и подразделения, отвечающие за ведение табельного учета и учета выполненных работ. Сотрудники этих подразделений участвуют в различных бизнес-процессах, таких как: обеспечение потребностей в персонале (human resources), разработка систем мотивации персонала, кадровый учет, расчет заработной платы и другие^[11]. Отвечают за исполнение этих работ сотрудники, подчиняющиеся различным руководителям первого уровня: финансовому директору, директору по персоналу и главному бухгалтеру. В результате очень непросто добиться слаженной работы сотрудников, работающих в одном бизнес-процессе, но подчиняющихся разным руководителям, поэтому очень важно корректно описать существующие бизнес-процессы и проанализировать их.

---

На следующем этапе проектирования информационной системы проводится анкетирование сотрудников, занятых в работе с персоналом. Его цель – получить информацию об их обязанностях и документах, с которыми они работают.

На базе этих сведений строится модель (описание системы) процессов управления персоналом предприятия. Модель предназначается для оценки выполнения отдельных работ с целью их реорганизации и автоматизации.

Для описания деятельности служб управления персоналом с помощью моделей необходимо утвердить список бизнес-процессов, для которых они будут построены, решить, какие работы будут включены в модель, и договориться о необходимом уровне детализации (Рис. 1).

Рисунок 1 – Композиция процедуры приема сотрудника на работу

Существует несколько подходов к построению модели системы. Они связаны с выбором точки зрения на модель. Как правило, их можно свести к двум основным методам моделирования – модели документооборота между рабочими местами и модели процессов управления персоналом.

Модель документооборота представляет собой направленный граф, каждая вершина которого изображает рабочее место (штатную единицу) одной из служб управления персоналом предприятия, а дуги - информационные потоки (документы), движущиеся между рабочими местами. Модель документооборота можно расширить, приписав дугам весовые коэффициенты, отражающие загрузку информационного потока^[12].

Такая модель отвечает на вопросы о количестве рабочих мест служб управления персоналом, о загрузке каждого из них входной информацией, о прохождении документа по рабочим местам служб управления персоналом, но не отвечает на вопрос, как проистекает конкретный управленческий процесс (например, какие действия происходят в отделе кадров при приёме сотрудника на работу). На основании этой модели можно написать должностные инструкции для данной штатной единицы.

Модель процесса управления персоналом представляет собой детальное описание всей совокупности процессов, связанных с управлением персоналом.

Процесс рассматривается как законченное действие, преобразующее входную информацию в выходную, состоящее из нескольких этапов (подпроцессов). Каждый подпроцесс может в свою очередь рассматриваться как состоящий из нескольких подпроцессов, и так далее, до достижения точности, заданной заранее.

Такая модель отвечает на вопросы о порядке действий сотрудников кадровых служб, участвующих в данном процессе, и даёт возможность написать подробную инструкцию о действиях сотрудника кадровой службы в каждой конкретной ситуации^[13]. Также модель процессов можно использовать при написании технического задания на автоматизацию системы управления персоналом. Однако она не позволяет оценить загруженность сотрудника работой.

---

Оба подхода имеют свои преимущества и недостатки. В зависимости от цели моделирования предпочтения могут быть отданы одному из методов. Для построения полновесной многоцелевой модели необходимо применить обе методики. Каждая будет показывать определённые аспекты функционирования системы.

Таким образом, в ходе проектирования ИС управления персоналом будет наглядно представлен перечень всех бизнес-процессов, связанных с управлением персоналом; полное описание каждого рабочего места, включающее перечень функций, список входящих документов и их источник, а также исходящие документы и сотрудников, участвовавших в их подготовке; перечень входящих-исходящих документов по подразделениям.

Решив задачу построения модели, группа аналитиков, разрабатывающих модель информационной системы, может указать руководству предприятия, заказавшего разработку, на недостатки существующей системы (перегруженность и недозагрузка рабочих мест и потоков документов, дублирование и нехватка функций, избыточная стоимость процессов)^[14].

Сотрудники предприятия могут сформулировать свои требования к новой системе, что даст аналитической группе возможность разработать новую модель, учитывающую эти требования, и приступить к написанию технического задания на автоматизацию информационной системы, написание программных модулей и разработку структуры базы данных.

Таким образом, в заключение стоит отметить, что использование корпоративной информационной системы по управлению персоналом позволяет не просто автоматизировать отдельные элементы существующих бизнес-процессов (таких как расчет зарплаты, кадровый и табельный учет и другие), а существенно их перестроить. Это увеличит достоверность информации и скорость обработки данных, сократит трудоемкость отдельных бизнес-процессов.

ГЛАВА 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ООО «ИНТЕР ГРУПП»

2.1. Общая характеристика деятельности предприятия и его текущего состояния информационной системы

---

Общество с ограниченной ответственностью «ИНТЕР ГРУПП» (корпоративное название – Inter-HR) – лучшее агентство Москвы по соотношению цена/качество, предоставляющее услуги по профессиональному поиску и подбору персонала для бизнеса. Организация тщательно отбирает и показывает своим клиентам резюме, только максимально подходящие под их требования, отобранные по системе многоэтапного отбора.

Основные виды услуг ООО «ИНТЕР ГРУПП»^[15]:

• поиск топ-менеджеров;
• подбор руководителей среднего звена;
• подбор IT-специалистов;
• поиск редких специалистов;
• региональный подбор;
• помощь в закрытии сложных вакансий.

Inter-HR помогает не только оперативно найти нужного сотрудника, но и определиться с кандидатом на финальном этапе. Также технология работы компании позволяет тщательно и последовательно изучить целевой рынок ключевых специалистов, и в рамках проектов по подбору персонала организация предоставляет аналитику рынка труда (по запросу). Inter-HR полностью сопровождает процесс от формирования штатной структуры и составления профиля идеального кандидата до окончания испытательного срока финальных кандидатов.

Адрес организации: 109004 Москва, ул. Николоямская, д. 62, ИНН/КПП: 7709950125/770901001. Генеральный директор – Кузовкина Мария Игоревна. Дата регистрации организации – 24 марта 2014 года^[16].

Организационная структура ООО «ИНТЕР ГРУПП» представляет собой иерархию должностей, как показано на рисунке 2.

Рисунок 2 – Организационная структура предприятия ООО «ИНТЕР ГРУПП»

Директор управляет предприятием в целом, в его подчинении находится начальник отдела подбора персонала, в его подчинении находятся менеджер по персоналу и системный администратор.

Необходимо рассмотреть деятельность службы подбора персонала более подробно.

Начальник отдела подбора персонала осуществляет организацию, контроль работы подразделения по процессам управления персоналом (подбор кадров, кадровое делопроизводство, развитие персонала, оптимизирует численность персонала, анализирует состояние организационно-методической деятельности в структурных подразделениях предприятия, эффективности внедряемых технологий работы с персоналом, подписывает договор с работодателями).

Менеджер по персоналу осуществляет работу по подбору и поиску, адаптации персонала, оценке персонала.

Системный администратор осуществляет работу отдела по обслуживанию компьютерной техники, сети и программного обеспечения.

---

Стоит отметить, что в ООО «ИНТЕР ГРУПП» активно применяются все средства автоматизации. Однако менеджеру по персоналу приходится использовать дополнительное программное обеспечение для того, чтобы просматривать присланные резюме, кроме того менеджер по персоналу распределяет по категориям все присланные резюме, используя встроенные средства операционной системы MS Word и MS Exsel, из-за чего теряется много времени на поиск необходимого резюме (Рис. 3).

Рисунок 3 – Текущее состояние информационной системы в ООО «ИНТЕР ГРУПП»

ООО «ИНТЕР ГРУПП» использует такое программное обеспечение, как «Microsoft Office» и «Консультационный сервис Консультант плюс». Подбор персонала производится в основном при помощи рабочих сайтов Headhunter, Работа 66, Avito, также используются средства массовой информации (СМИ): газеты, бегущая строка на телевизоре и т.д.

Все резюме, анкеты поступают на электронную почту и при личном обращении в компанию. Анкеты, резюме хранятся на бумажных носителях.

К недостаткам существующего бизнес-процесса подбора персонала можно отнести следующие:

• отсутствие единой информационной базы: фиксация информации происходит в бумажных журналах, разрозненных файлах формата MS Excel;
• для просмотра и обработки поступивших резюме используется MS Word;
• большая трудоемкость обработки информации;
• проблемы с актуализацией информации;
• несовершенство отдельных технологических операций обработки данных;
• не всегда понятно, какая информация является актуальной.

Обозначенные проблемы можно решить, используя современные информационные технологии.

Одним из наиболее подходящих вариантов разрешения этих проблем — внедрение информационных систем с использованием современных средств управления базами данных.

С внедрением информационной системы процессы работы отдела подбора персонала будут более эффективными (сократиться время их выполнения, сократится количество ошибок, повыситься качество). Многие действия, которые требовали внимания и отнимали время будут автоматизированы.

Автоматизация позволяет повысить эффективность работы менеджеров за счет снижения времени выполнения рутинных операций: работа с вакансиями, форматирование отобранных резюме, размещения информации на сайте агентств и сайтах о работе.

Перед внедрением автоматизированной информационной системы необходимо провести анализ существующей ИС. Для проведения анализа нужно иметь представление об организации.

---