Файл: Проектирование информационной системы по управлению персоналом (на примере ООО «ИНТЕР ГРУПП»).pdf

SWOT-анализ – это оценочная методика, выявляющая и структурирующая внешние и внутренние факторы, которые влияют на развитие компании или, что позволяет изыскать новые возможности развития и определить основные риски^[17].

Используя метод SWOT-анализа, можно определить:

• преимущества бизнеса или проекта, пригодные для использования в стратегии развития;
• уязвимые места, которые можно скорректировать для успешной конкурентной борьбы;
• выгодные перспективы для дальнейшего развития;
• главные риски и максимально эффективные способы защиты от них.

В качестве стратегии дальнейшего развития предприятия предлагается внедрение в ООО «ИНТЕР ГРУПП» нового ПО для подбора кадров.

Проанализируем бизнес-процесс организации до внедрения информационной системы (Табл. 1).

Таким образом, исходя из результатов анализа, приведенного в таблице, можно сделать предположения, что после внедрения ИС в ООО «ИНТЕР ГРУПП» работа значительно улучшиться за счет сокращения времени на поиск кандидатов, формирования отчетности, более качественного подбора кандидатов на вакансии.

Таблица 1

Анализ бизнес-процесса компании до внедрения системы

Внешняя среда	Сильные стороны	Слабые стороны
	Возможности	Угрозы
	- Изменение стандартных форм документов происходит не часто. - Использование новейших программных и технических средств. - Сокращение времени на работу, связанную с обработкой первичной информации.	- Появление у конкурентов программного продукта по учету и контролю оказанных услуг, что влечет отток клиентов. - Доступность личной контактной информации людям, не имеющим отношение к деятельности подбора персонала. - Высокий процент ошибок. - Недостатки в процессах сбора, занесения, хранения, передачи и использования информации.
Внутренняя среда	Преимущества Внутренняя среда	Недостатки
	- Адаптировано под нужды предприятия. - Техническое оснащение.	- Использование устаревших методов работы (ручная обработка бумажных документов, неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии). - Несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю и т.д. - Постоянный рост бумажных и электронных документов.

---

2.2. Рекомендации по совершенствованию информационной системы ООО «ИНТЕР ГРУПП»

Проанализировав текущее состояние информационной системы ООО «ИНТЕР ГРУПП», необходимо выделить основные недостатки, подлежащие устранению:

• работа обычно происходит при помощи журнала, что очень сильно сказывается на времени;
• использование средства MS Word и MS Excel для просмотра и обработки, поступивших резюме;
• большая трудоемкость обработки информации;
• несовершенство отдельных технологических операций обработки данных;
• не всегда понятно, какая информация является актуальной.

На основе этого можно сделать вывод о рекомендации по совершенствованию информационной системы: для автоматизации деятельности отдела подбора персонала необходим специализированный программный продукт, который будет отвечать требованиям заказчика.

Основные требования к продукту заключаются в обеспечении:

• ведения учета соискателей и вакансий;
• осуществления быстрого подбора персонала;
• хранения данных по клиентам;
• импорта и экспорта данных в другие программные продукты;
• формирования отчетности.

Автоматизированная информационная система (АИС) должна быть оснащена системой защиты информации.

Ответственный за защиту информации системный администратор, который:

• проводит регулярные работы по сопровождению ПО (обновления, профилактические работы, ликвидация сбоев и т.д.);
• осуществляет администрирование пользователей ИС;
• осуществляет поддержку пользователей и т.д.

Необходимо также учитывать тот факт, что растущие потребности предприятия в будущем могут расширяться в функционале информационной системы, поэтому важно, чтобы программа имела дополнительные отделы применения.

Далее необходимо провести анализ аналогичных ИС^[18] (Табл. 2).

Для этого будет использована 5-ти бальная шкала оценивания, где 5 — удовлетворяет, а 0 — не удовлетворяет требованиям.

Таблица 2

Анализ выбранных информационных систем

Критерии	Программы
	«E-Staff Рекрутер»	«Учет клиентов: Кадровое агентство»	«Резюмакс»
Стоимость	3	5	0
Возможности	0	5	3
Наличие сопроводительной документации	4	5	2
Настройка рабочей среды	1	5	4
Отрасли применения	3	5	4
Итого:	11	25	13

---

Проведя анализ представленных информационных систем, по количеству набранных баллов можно сделать вывод, что программа «Учет Клиентов: Кадровое агентство» полностью удовлетворяет всем потребностям заказчика, имеет все возможности автоматизирования процессов. Она поможет руководителю решить все возможные задачи по стандартизации процесса учета данных и подбора кадров.

Таким образом, основными возможностями данной информационной системы являются следующие:

1. Учет работодателей и их данных.

2. Ведение базы данных соискателей со всей необходимой информацией о них в соответствии с требованиями к вакансии работодателей.

3. Регистрация и учет заявок и договоров на подбор персонала для компаний-заказчиков.

4. Ведение базы данных вакансий со всей информацией.

5. Регистрация и учет запланированных и результатов прошедших собеседований, а также других событий.

6. Учет результатов деятельности. Формирование отчетов.

7. Регистрация и учет сделок и договоров на услуги по подбору персонала.

8. Формирование счетов на оплату услуг по подбору персонала для работодателей.

9. Хранение информации о сотрудниках, настройка персональных прав доступа.

10. Набор стандартных отчетов с возможностью создания новых.

В итоге, стоит выделить то, что с программой могут работать несколько ков: директор, начальник отдела подбора персонала, менеджер по подбору, системный администратор.

2.3. Проектирование информационной системы управления персонала в организации ООО «ИНТЕР ГРУПП»

При подробном изучении данной предметной области можно прийти к выводу, что информационная система значительно улучшит деятельность ООО «ИНТЕР ГРУПП», упростит работу сотрудников отдела кадров. С созданием данной системы многие функции практически полностью автоматизируются, значительно упрощаются, и уменьшается вероятность случайных ошибок, возникающих в силу влияния человеческого фактора.

В настоящее время ООО «ИНТЕР ГРУПП» не использует информационную систему, которая позволяла бы вносить данные по соискателям, клиентам, вакансиям, отследить платежи по счетам.

Выбранная программа для внедрения — «Учет клиентов: Кадровое агентство» является самым оптимальным решением. Удовлетворяя всем требованиям заказчика. Имеет полный пакет нужного функционала.

---

На данный момент с выбранной системой будет работать 4 пользователя. Директор, начальник отдела подбора персонала, менеджер по подбору, системный администратор.

Диаграмма потоков данных (DFD) является основным средством моделирования функциональных требований к внедряемой информационной системе (Рис. 4).

Рисунок 4 – Диаграмма потоков данных ИС «Учет клиентов: Кадровое Агентство»

В процессе подбора кадров происходит следующее^[19]:

• внесение данных по вакансиям, сотрудникам, клиентам;
• запросы по задачам;
• формирование отчетов и т.п.

Все это сопровождается формированием необходимой документации.

Функциональная модель позволяет идентифицировать все информационные объекты, которыми оперирует ООО «ИНТЕР ГРУПП» в своей деятельности. Далее изображена контекстная диаграмма разрабатываемой модели (Рис. 5).

Рисунок 5 – Контекстная диаграмма

Детализация процесса подбора кадров представлена на рисунке 6.

Рисунок 6 – Детализация процесса подбора кадров

После внедрения программного обеспечения «Учет клиентов: Кадровое агентство» информационная система станет представлять несколько иную структуру. Ниже представлена информационная система после внедрения информационных технологий (Рис. 7).

.

Рисунок 7 – Информационная система ООО «ИНТЕР ГРУПП» после внедрения программы «Учет клиентов: Кадровое Агентство»

В службе подбора персонала появляется более четкая работа, при которой сотрудники вводят в систему конкретные записи. Быстрый поиск данных по подбору персонала, ведение документации в одной базе сокращает время на выполнения заявок от клиентов, упрощает работу организации.

Благодаря снижению трудозатрат операций понизится нагрузка на работающий персонал. Время, освободившееся в итоге автоматизации части процессов, позволит увеличить качество работы по подбору кадров.

Использование информационной системы в процессе поиска претендентов позволит увеличить степень компьютерной грамотности персонала. Ещё одним важным моментом станет замена бумажных носителей, применяемых на этот момент.

Стоит отметить, что внедрение информационных систем — это комплекс специфических задач, выполнение которых позволяет добиться реальной эксплуатации программного решения в организации.

---

Собственно, процесс внедрения состоит из:

• подготовительных работ технического и административного плана;
• опытной эксплуатации;
• промышленной эксплуатации.

Опытная эксплуатация системы включает в себя работу с реальными данными, но при этом параллельно используется прежняя старая система, те электронные таблицы, в которых ООО «ИНТЕР ГРУПП» до настоящего момента осуществляло свою работу. Этот этап необходим для того, чтобы можно было сопоставить результаты работы в новой системе с результатами, которые получены были прежним способом (вручную и с применением старых программных продуктов или электронных таблиц).

Промышленная эксплуатация системы подразумевает переход ООО «ИНТЕР ГРУПП» на новый программный продукт и отказ от всех альтернативных способов работы за рамками данной системы. Этап промышленной эксплуатации системы подразумевает организацию службы технической поддержки системы либо получение данных услуг от сторонних организаций.

Внедрение информационной системы начинается с информационного обследования и описания бизнес-процессов организации.

Внедрение информационной системы «Учет клиентов: Кадровое агентство» производилось при помощи метода «Точный бросок», выбранного на этапе анализа методологий внедрения.

При внедрении программного продукта «Учет клиентов: Кадровое агентство» были реализованы все ключевые этапы внедрения (Табл. 3).

Таблица 3

Порядок внедрения систем

№	Внедрение системы
1.	Уточнение требований к ПО
2.	Установка ИС «Учет клиентов: Кадровое агентство»
3.	Установка системы
4.	Импорт, экспорт информации
5.	Тестирование и опытная эксплуатация системы, обучение пользователей
6.	Оценка результатов внедрения
7.	Подписание акта внедрения

Первый этап внедрения — уточнение требований к ПО и определение пользователей ИС, их функционала.

Второй этап — установка ИС «Учет клиентов: Кадровое агентство» в компании.

Третий этап — настройка системы. Настройка системы включает в себя заполнение в программе всех справочников системы, настройка всех алгоритмов расчета, форм ввода и отчетных форм, ввод пользователей системы и настройка прав доступа, их интерфейсов и т.п. Продолжительность данного этапа напрямую зависит от квалификации специалистов и от уровня сложности поставленной задачи.

---