Файл: Практикум Для студентов вузов Кемерово 2013 4 удк 004 (076) ббк 32. 81я7 И74.pdf

4. Система управления базами данных Access
171
4.3. Типы данных в Access 2007
В СУБД Access предусмотрены следующие типы полей:

Числовой. Числовые поля могут иметь разные форматы – целочисленные, вещественные, денежные и др., аналогично фор- матам чисел в электронных таблицах Excel.

Текстовый (символьный) – текстовая строка. Число символов (длина строки) задается при создании таблицы и не может быть более 255.

Дата/время.

Логический тип (да/нет или true/false).

«Memo» (примечание) – текст большой длины (до 65 536 символов). Memo-поля хранятся отдельно от таблицы, а в само поле стандартной длины заносится адрес 1-го байта сохраняемо- го текста (указатель).

Счетчик – поле автоматической нумерации записей. В
Access это поле нужно создавать принудительно (хотя потом оно управляется автоматически). Значение счетчика увеличива- ется на единицу для каждой новой записи и закрепляется за за- писью. При удалении записи соответствующее значение счетчи- ка тоже удаляется и не присваивается никакой другой записи.
Обычно поле счетчика является первичным ключом таблицы.

OLE – внедренный объект, созданный в другой про- грамме (рисунки, видео- и аудиофайлы; в этом случае в поле таблицы также заносится только указатель на 1-й байт файла объекта).

Гиперссылка на объект интернета.

Подстановка – набор стандартных значений любого вышеперечисленного типа (кроме счетчика), выбираемых из готового списка. Подстановки используют, если возможные значения поля образуют относительно небольшое дискретное множество. Применение подстановок позволяет уменьшить ве- роятность случайных опечаток при заполнении таблицы.

4. Система управления базами данных Access
172
4.4. Проектирование базы данных
В предлагаемых далее лабораторных работах будет созда- на БД, моделирующая электронный каталог библиотеки вуза.
Рассмотрим проектирование этой БД.
Разработка БД начинается с определения перечня различ-
ных множеств объектов, сведения о которых будут храниться в
БД. Для каждого множества определяется набор атрибутов, опи- сываемый базой. Если возможно, для атрибута определяется множество допустимых значений. Оно называется дом ном ат- рибута, а условия, его определяющие – ограничениями домена.
Определение домена атрибута позволяет при вводе и кор- ректировке данных контролировать вводимые значения, снижая вероятность случайных опечаток.
Затем составляется схема данных. После этого можно приступать к созданию и заполнению таблиц.
В простейшем случае наша БД должна описывать два множества объектов и связи между ними – множество книг, хранящихся в библиотеке, и множество студентов-читателей.
Рассмотрим множество книг. Естественные атрибуты лю- бой книги – Ф.И.О. авторов, название книги, издательство, год издания, количество страниц, дата поступления в библиотеку.
Учтем также цену книги на момент поступления в библиотеку
(для определения размера компенсации при утере). Ни одно из этих полей не может однозначно определить запись о книге (т.к. в библиотеку может одновременно поступить несколько одина- ковых экземпляров книги), поэтому для различения записей введем дополнительное ключевое поле типа «счетчик» (значе- ние счетчика одновременно будет определять инвентарный но- мер книги).
Кроме того, для облегчения поиска литературы по опре- деленным читательским запросам следует учитывать тематику книг. В бумажных каталогах (картотеках) библиотек тематика учитывается в отдельном тематическом каталоге, который со- ставляется по иерархическому (уровневому) принципу, напри- мер, так, как показано в табл. 4.1.

4. Система управления базами данных Access
173
Таблица 4.1
Раздел
Тема
Математика
Математический анализ
Прикладная математика
Информатика
Программирование
Офисные программы
Базы данных
Физика
Механика
Теплофизика
Естественные науки
Химия
Биология
Общественные науки
История
Философия
Технические науки
Машиностроение
Химическая и пищевая технология
Строительство
В нашей БД мы будем учитывать только эти два уровня иерархии. Верхний (более общий) уровень назовем «Раздел», нижний (детальный) – «Тема».
Если указать в таблице тему книги, то это автоматически определит раздел, к которому она относится, так что эти атрибу- ты функционально связаны. Т.к. поля этих атрибутов не будут ключевыми в таблице «Список книг», они не могут находиться в одной таблице, ибо это нарушит требования 3НФ. Для хранения данных об иерархии разделов и тем необходимо создать отдель- ную таблицу «Тематика», включающую только два поля – «Тема»
(ключевое) и «Раздел». В таблицу «Список книг» включается поле
«Тема», которое будет внешним ключом для связывания этих двух таблиц.
Наконец, в таблице «Список книг» надо отразить данные о том, какому читателю выдана книга. Для этого необходим список читателей, для которого создадим соответствующую таблицу.
Необходимый набор данных о читателях-студентах вклю- чает фамилию студента, код учебной группы и название фа- культета, № студенческого/читательского билета (это поле явля- ется первичным ключом таблицы «Список читателей» и в нашей учебной БД тоже будет введено как счетчик записей). При этом код группы и название факультета также функционально связа-

4. Система управления базами данных Access
174 ны (код группы определяет факультет) и включение их в одну таблицу нарушит требования 3НФ. Поэтому надо ввести от- дельную таблицу «Учебные группы» с записями из двух полей:
«Группа» (ключевое) и «Факультет». В таблицу «Список чита- телей» включается только поле «Группа», которое будет внеш- ним ключом для связи с таблицей «Учебные группы».
В таблицу «Список книг» в качестве внешнего ключа для связи с таблицей «Список читателей» вводится поле «Чита- тель», в котором будет записываться номер читательского биле- та студента, которому выдана книга. Для описания ситуации, когда книга никому не выдана, в таблицу «Список читателей» введем фиктивного читателя – «Хранилище».
Итак, наша база должна включать 4 таблицы: «Список книг», «Тематика», «Список читателей», «Учебные группы». Их описание приведено ниже в табл. 4.2–4.5.
Таблица 4.2
Структура таблицы «Список книг»
Имя поля
Содержание поля
Тип поля и ограничения домена
№
Инвентарный номер
Счетчик (ключевое поле)
Авторы
Авторы книги (в случае большого количества авторов указывается главный редактор книги)
Текстовый, длина 100 символов
Название
Название книги
Текстовый, длина 200
Место издания
Город, в котором издана книга (для крупнейших городов сокращенно: М.,
СПб.) и название изда- тельства
Текстовый, длина 50
Год
Год издания
Числовой, формат – фикси- рованный, число десятич- ных знаков – 0 (т.е. целое число); значение не может превышать текущий год на момент заноса в таблицу
Страницы
Количество страниц
Числовой (целое число)

4. Система управления базами данных Access
175
Окончание табл. 4.2
Цена
Цена книги
Числовой, формат
– денежный
Поступила
Дата регистрации книги в каталоге
Дата, формат – краткий формат даты; значение не может превышать текущую дату на момент заноса в таблицу
Тема
Основная тематика книги
Текстовый, длина 50; значе- ния должны принадлежать к множеству значений поля
«Тема» из таблицы «Тема- тика»
Читатель
№ читательского билета
Числовой (целый); значения берутся из списка номеров читательских билетов в таб- лице «Список читателей»
Таблица 4.3
Структура таблицы «Тематика»
Имя поля
Содержание поля
Тип поля и ограничения домена
Тема
Тема книги
(ключевое поле)
Текстовый, длина 50
Раздел
Тематический раздел книги
Текстовый, длина 50; значе- ния берутся из списка раз- делов, приведенного выше в табл. 4.1
Таблица 4.4
Структура таблицы «Список читателей»
Имя поля
Содержание поля
Тип поля и ограничения домена
№ билета
№ читательского билета
Счетчик (ключевое поле)
Фамилия
Фамилия студента
Текстовый, длина 25

4. Система управления базами данных Access
177
Лабораторная работа № 1
Создание таблиц базы данных
Цель работы: освоение приемов создания таблиц БД и ввода данных в таблицы.
Задания для самостоятельной работы
1. Создать БД, сохранив ее в собственной папке, разме- щенной в папке «Мои документы».
2. Создать таблицу «Тематика» со структурой, показан- ной в таблице 4.3. Создать список подстановок для поля «Раз- дел». Заполнить таблицу данными в соответствии с табл. 4.1.
3. Создать таблицу «Учебные группы» со структурой, по- казанной в табл. 4.5. Создать список подстановок для поля «Фа- культет». Заполнить таблицу, указав в ней шифры шести раз- личных групп трех разных факультетов.
4. Создать таблицу «Список читателей» со структурой, показанной в табл. 4.4. Для поля «Группа» создать список под- становок на основе поля «Группа» из таблицы «Учебные груп- пы». Заполнить таблицу фамилиями не менее чем десяти чита- телей путем импорта данных из таблицы Excel. Указать для чи- тателей группы, соответствующие трем разным факультетам.
5. Создать таблицу «Список книг» со структурой, пока- занной в табл. 4.2. Для поля «Тема» создать список подстановок на основе поля «Тема» из таблицы «Тематика». Для поля «Чита- тель» создать список подстановок на основе поля «№ билета» из таблицы «Список читателей». Заполнить таблицу данными о кни- гах из табл. 4.6 согласно индивидуальному варианту (табл. 4.7).
Номера читательских билетов указать произвольно, используя созданный список подстановок.
Порядок выполнения работы
Создание базы данных
1. Запустить СУБД Access (двойным щелчком по ярлыку на рабочем столе, или через главное меню: [Пуск] – «Програм- мы» – «Microsoft Office 2007» – «Microsoft Access 2007»). На экране возникает окно приложения, показанное на рис. 4.1.

4. Система управления базами данных Access
178
Рис. 4.1. Создание базы данных
Справа в окне можно видеть список БД, с которыми про- изводилась работа в последнее время. В центральной части окна находится предложение пользователю создать новую БД.
2. Щелкнуть по кнопке [Новая база данных]. Справа поя- вится окно ввода «Имя файла» для указания имени создаваемой
БД. Под окном показан предлагаемый по умолчанию маршрут для файла БД.
3. Щелкнуть кнопку с изображением открытой папки справа от окна ввода «Имя файла». Она служит для выбора рас- положения создаваемой БД. После щелчка открывается обычное окно сохранения документа, в котором необходимо указать имя
БД и выбрать для ее размещения собственную папку, затем щелкнуть клавишу [Создать].
После создания БД в окне документа появляются две па- нели. Левая называется областью переходов. В ней отобража- ются заголовки элементов БД – таблиц, форм, запросов и др.
Область переходов можно свернуть, щелкнув кнопку [<<] в ее заголовке; также можно перетаскивать ее границу мышью. Для

4. Система управления базами данных Access
179 открытия доступа ко всем элементам БД надо щелкнуть значок списка в заголовке области переходов и выбрать пункт «Все объекты Access».
Правая панель отображает элемент БД, с которым произ- водится работа («активный»). Если открыть сразу несколько до- кументов БД, в верхней части панели появятся закладки этих документов.
Рис. 4.2. Начало создания таблицы
В начале работы по созданию БД в правой части возника- ет начальный шаблон первой таблицы (рис. 4.2). Он отображает режим таблицы. В этом режиме можно создавать поля, устанав- ливать типы данных, заполнять записи данными.
Однако создавать таблицы мы будем в режиме Конструк- тора, а режим таблицы использовать для их заполнения.
Создание и заполнение таблицы «Тематика»
4. Для перехода в режим Конструктора щелкнуть заголо- вок «Таблица 1» правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать «Конструктор». В появившемся окне сохранения ука- зать имя создаваемой таблицы («Тематика») и сохранить таблицу.
Окно Access принимает вид, показанный на рис. 4.3.

4. Система управления базами данных Access
180
Рис. 4.3. Конструктор таблиц
В области переходов перечислены имеющиеся в БД таб- лицы (пока имеется только таблица «Тематика»). Не выходя из режима Конструктора, можно открыть любую таблицу и изме- нить ее структуру. Справа виден перечень полей открытой таб- лицы. Первое поле по умолчанию предполагается ключевым (об этом говорит символ ключа слева от имени поля). Если поле не должно быть ключевым, надо установить курсор в ячейку с его именем и щелкнуть на вкладке «Конструктор» клавишу [Ключе- вое поле] – символ ключа исчезает. Таким же образом можно при необходимости назначить поле ключевым.
5. Оставить первое поле ключевым, а в окно имени поля ввести имя «Тема». В окне «Тип данных» из предлагаемого спи- ска типов выбрать «Текстовый».
В нижней части окна Конструктора приводится список свойств создаваемого поля. Для поля «Тема» назначить размер
50. Из прочих свойств назначить (вариант выбирается из предла-