Файл: Курсовая работа по дисциплине Теория организации Тема.rtf
Добавлен: 03.12.2023
Просмотров: 95
Скачиваний: 5
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Правило 1. Обеспечьте поддержку официальной информации. Важно, чтобы люди получали информацию не в кулуарах, а из официальных источников. Опасно, когда доверие к ним слабее, чем к неформальным каналам коммуникации. В этом случае ситуация становится неуправляемой, ведь не формальные каналы - самый мощный инструмент распространения слухов.
Правило 2. Действуйте проактивно. Персонал имеет право узнавать о том, что происходит в компании, если не раньше, то одновременно с рынком, но не из внешних источников. Два условия - своевременность информации и оперативность корпоративных каналов ее доставки - могут быть соблюдены только в случае, если внутренние коммуникации на шаг опережают внешние. Идти вровень - значит опаздывать.
Правило 3. Используйте авторитет генерального директора. Сотрудников мотивирует общение с генеральным директором, его доступность. Важно, чтобы сотрудники принимали генерального директора, доверяли ему, для этого они должны его узнать.
Правило 4. Определяйте стиль коммуникаций. Разработайте индивидуальные стили общения для ключевых руководителей. Особенно важно это для осуществления письменных коммуникаций. Очень важно, чтобы стиль соответствовал образу человека. Руководителю нужно чувствовать себя комфортно в выбранной роли. В противном случае сотрудники быстро почувствуют неестественность и фальшь. Доверие долго завоевывается, но быстро теряется.
Правило 5. Умейте сообщать плохие новости. Основная задача коммуникации - убеждать. Важно, чтобы на той стороне информация была понята и принята. Сотрудники - это не масса и не толпа, которую нужно к чему-то призывать, зомбировать. Это профессионалы, которые строят организацию, контактируют с клиентами, помогают зарабатывать компании деньги и развивают бизнес. Сначала стоит говорить о достижениях - это радует сотрудников. Но чтобы вовлечь персонал, сделать людей участниками того, что происходит в компании, нужно говорить и о проблемах, о том, что не получается, просить поддержки. Научитесь говорить правду. Сообщать негативные новости, причем так, чтобы энтузиазм не пропал, а вовлеченность повысилась, - верх профессионализма специалистов по управлению внутренними коммуникациями.
Правило 6. Развивайте каналы коммуникаций. Изменения в компании проходят успешно, когда внутренние коммуникации хорошо отлажены. Изучите особенности восприятия сотрудниками каждого канала информации - это даст возможность виртуозно управлять вниманием людей и эффективно доносить до них нужные сведения.
Правило 7. Формируйте корпоративную культуру. Идентификация сотрудника с компанией происходит в несколько этапов. На первом он узнает об особенностях компании, на втором - начинает понимать смысл происходящих в ней событий, третий - период принятия окружающего и четвертый - этап, на котором возникает желание действовать в новых для человека условиях.
Опыт фирмы «Джонсон-энд-Джонсон» в сфере коммуникаций показывает, что сочетание таких средств коммуникаций, как совещания, служебные записки, телефонные переговоры, формальные отчеты, видеоленты и беседы с глазу на глаз, позволили, в конечном счете, охватить многих работников фирмы.
Люди западной культуры обычно сосредотачивают внимание на тактике и выговаривании преимуществ для себя, в то время как японцы больше озабочены тем, чтобы узнать людей, с которыми они собираются иметь дело. Первый ритуальный шаг в любом взаимодействии с деловым японцем – это обмен визитными карточками (мэйси). Визитная карточка широко применятся в международной практике. Она может быть использована для заочного представления ее владельца.
О сильном влиянии коммуникаций на успехи организаций сообщал Артур Вуд, бывший руководитель фирмы «Сирс». Говоря о том, как эта фирма сумела увеличить объем продаж с 5 до 15 млрд. долл./ год, он заявил: «Много лет назад мы поняли, что существует только один способ решить дело - улучшить коммуникации».
Фирма «Инернэшнл Пейпер» разработала программу совершенствования обмена информацией для корпоративного и цехового уровней. В рамках этой программы был создан канал для непосредственной связи цеховых руководителей с рабочими-почасовиками с целью обсуждения с ними общих проблем работы в цехе и безопасности на рабочих местах. После ряда встреч, результаты обсуждения были сообщены высшему руководству, которое в свою очередь отреагировало на полученную информацию, доведя свою реакцию до руководителей менее высоких уровней.
Один из лидеров в области своевременного обнаружения и устранения корпоративных проблем – это компания «Леви Страус» из Сан-Франциско, многие годы отличающаяся повышенной восприимчивостью к нуждам своих работников. В июле 1982 г. этот гигант швейной промышленности начал в своей главной конторе развертывать программы «Говори свободно» для 1700 своих работников. Это программа конфиденциальной двухсторонней письменной связи, которая позволила руководству соприкоснуться с мнениями и установками работников.
Английская фирма «Бритиш Петролеум» раз в квартал выпускает видеогазету под названием «Трубопровод». Эта газета освещает главные события в жизни компании, действующей во многих странах мира, ее рассылают всем филиалам.
Фирма «Ай Би Эм» также использует видеоленты. Обычно они сопровождают печатные материалы. Видеолента позволяет работникам фирмы составить собственное суждение о стиле и особенностях руководителей, возглавляющих компанию.
Данные зарубежных исследований показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90 %, вертикальных - 20-25 %, (т.е. такое количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации. Недостаточную эффективность вертикальных как восходящих, так и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а управляющий цехом - около 40%. Коммуникации снизу вверх ещё более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о существующих неиспользованных резервах в организации коммуникаций, возможностях их качественного улучшения.
Таким образом, обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты, визитные карточки и т.п., циркулирующие внутри организации и вне ее, необходимы для повышения уровня коммуникаций в организации.
3.2 Организация коммуникаций на основе последовательности их целей
В процессе коммуникаций люди получают знания о взглядах или намерениях других. Коммуникация – это двусторонний процесс: информацию, которую мы хотим сообщить другим не всегда идентична воспринятой информации. Таким образом, передавая информацию, следует тщательно взвесить, как и в каком объеме ее воспримет аудитория. При получении информации лучше отдать предпочтение тому каналу ее передачи или форме обучения, которые позволяют легко и в полном объеме осознать полученное. В частности, качество коммуникации можно улучшить, обеспечив понимание информации.
Организация внутренней коммуникации зависит от принятой в компании стратегии коммуникации. Один из путей выявления стратегии коммуникации предусматривает анализ требований к сотрудникам компании и целей коммуникации. Б. Куирк проиллюстрировал последовательность различных целей коммуникации – от осведомленности до приверженности, – которая определяется в зависимости от масштаба изменений и степени требуемого вовлечения сотрудников (рисунок 3.1).
Рисунок 3.1 - Последовательность целей коммуникации
Таким образом, последовательное развитие сотрудников, характеризующееся увеличением изменений и усилением вовлечения, определяет цели коммуникации.
Все цели коммуникации связаны с потребностями развития и обучения. В таблице 3.1 описаны основные характеристики различных видов коммуникационных стратегий.
Таблица 3.1 – Коммуникационные стратегии
| Цели коммуника- ции | Ожидаемое влияние на цели компании | Средства коммуника- ции | Методы создания каналов коммуникаций | Методы проверки эффективности коммуникаций | Потребности в обучении |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Осведомленность | Информирование об основных стратегических целях | Корпоративное единство, доски объявлений, рассылка ме-морандумов, проведение корпоративных мероприятий, ежегодные отчеты | Электронные и почтовые рассылки, доски объявлений, видеоконференции | Проверка факта получе-ния информа-ции и ее пра-вильного по-нимания. Ан-кетирование | Навыки обу-чения, твор-ческой работы, составления деловых писем, эффективного распространения информации |
| Понимание | Мышление с пози-ций управления, уточнение обязан-ностей, осознание общественных интересов, чест-ность в решениях | Активная обратная связь | Личные контакты, конференции – представление аргументов и получение обратной связи | Обеспечение обратной связи и уве-ренность в ее правильном восприятии информации | Информирова-ние и презен-тации, круглые столы |
| Поддержка | Понимание целей, приоритет личных контактов, умение слушать, ставить и достигать цели, правильное вос-приятие информа-ции | Общение, фокус на образовании, привлечение внешних консультантов | Семинары, тренинги, выступления приглашенных консультантов, обмен опытом, дискуссии | Анкетирование с целью оценить восприятие коллективом информации, степень поддержки и риска | Развитие навы-ков межлич-ностного общения, эф-фективного лидерства, при-нятия управ-ленческих ре-шений |
| Вовлечение персонала | Формирование коллектива единомышленни-ков, расширение сети коммуника-ций, создание возможностей для исследований, постановка целей, расширение лич-ных контактов, обратной связи, сотрудничества в коллективе, углуб-ление восприятия действительности | Развитие диалога, накопление опыта, сотруд-ничества между под-разделениями | Совещания с последующим принятием решений, собра-ния коллектива с целью дове-дения мнений сотрудников до руководства, интерактивные конференции | Контроль за выполнением принятых на собраниях решений, чувство при-частности коллектива и оценка уров-ня участия каждого сот-рудника в об-щем деле | Командное лидерство, навыки ведения собраний и со-вещаний, руко-водство рабо-той группы |
| Приверженность | Гордость за свою компанию и чувство патри-отизма, раскрытие потенциала каж-дого сотрудника, постановка целей и чувство собствен-ника | Участие в разработке стратегии компании, общение, анализ сценариев развития событий, гибкость и адаптация | Выездные совещания, дни творчества, неформальные встречи топ-менеджеров с коллективом, распространение информации между подраз-делениями | Исследования распределе-ния прав соб-ственности и приверженности сотрудни-ков | Формирование конструктив-ных взаимо-отношений, чувства доверия и взаимной поддержки |
Данная таблица показывает, что разработка стратегии коммуникаций требует учета целей, информации, отношения и ресурсов, в частности, ресурсов времени, энергии, активности, знаний и способностей к обучению сотрудников организации.