16. Как часто у Вас происходит общение с руководством организации?

• 
  один раз в неделю
  
• 
  один раз в две недели
  
• 
  один раз в месяц
  
• 
  по мере необходимости
  

Большая часть общения происходит по мере необходимости, т.е. по мере возникновения проблем или предложений. Однако бессистемность в коммуникационном процессе приводит к отвлечению работников от их обязанностей и неготовности, в некоторых случаях, к общению с руководством.

17. Какие межличностные барьеры мешают Вам правильно воспринимать информацию?

• 
  восприятие
  
• 
  семантика
  
• 
  обмен невербальной информацией
  
• 
  некачественная обратная связь
  
• 
  плохое слушание
  

Рисунок 2.10 – Существующие барьеры в межличностных коммуникациях
Значение обратной связи для процесса коммуникации часто недооценивают. Без обратной связи у отправителя сообщения отсутствует какая-либо возможность узнать, состоялся ли процесс коммуникации. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя сторонам подавлять шум.

18. Какие преграды в организационных коммуникациях существуют в компании?

• 
  искажение сообщений
  
• 
  неудовлетворительная структура организации
  
• 
  информационные перегрузки
  
• 
  нет преград
  

Рисунок 2.11 – Преграды организационных коммуникаций
Искажение сообщений в данной организации существует, на мой взгляд, из-за таких временно-пространственных факторов как: стихийный обмен информацией между офисом и магазинами, использование одного канала коммуникаций, проблемы в обратной связи. Исходя из этого, руководству организации следует провести кропотливую работу по построению эффективного коммуникационного процесса, а также скорректировать структуру организации так

---

, чтобы информация не могла блокироваться на каком-либо участке или искажаться.

19. Достаточно ли информации предоставляется Вам для успешного выполнения своих задач?

• 
  я получаю достаточное количество информации в нужное время
  
• 
  я получаю необходимую информацию, но с опозданием
  
• 
  я не получаю достаточно информации и вынужден искать ее самостоятельно
  
• 
  я получаю так много информации постоянно, что не успеваю ее обрабатывать
  

Нисходящие коммуникации функционируют очень хорошо. В целом информация поступает оперативно и в полном объеме. С должностными инструкциями в организации проблем нет.

20. Каков стиль управления Вашего руководства в области предоставления информации подчиненным?

• 
  полная открытость
  
• 
  избирательное информирование
  
• 
  блокировка доступа к информации
  

Многие подчиненные ( присваивают руководству стиль избирательного информирования. Это говорит о незнании руководителями информационных потребностей подчиненных или неспособности эффективно донести до них информацию. Это приводит к ситуации, когда руководитель спокоен за работу с подчиненными, а подчиненные испытывают неудовлетворенность информацией, как следствие, невысокая лояльность работников по отношению к руководству.

21. Каков процент вашего доверия информации, поступающей от руководства организации?

10, 20, 30, 40, 50, 60, 70, 80, 90, 100 %

Средний процент доверия – 80. Достаточно высокий показатель. Этот показатель мог бы быть еще выше, если руководство привлекло своих подчиненных к решению проблем, предоставляло больше информации и более эффективно строило с ними коммуникации. Высокий процент доверия к информации, предоставляемой руководством ведет к ее исполнению и ускоряет процесс реализации решения.

22. Существует ли возможность донести в Вашей организации предложение до руководства?

• 
  да, это легко сделать в письменной форме
  
• 
  да, но это очень сложно
  
• 
  нет, такое у нас не предусмотрено
  

То, что сотрудники имеют возможность донести свои идеи до руководства, говорит о существовании обратной связи. Однако, создание постоянно действующих ящиков предложений, усилит эту сторону коммуникаций и повысит эффективность деятельности организации в целом.

Таким образом, при проведении анализа эффективности коммуникаций в ООО «МАС» были выявлены следующие проблемы:

• 
  в организации используется ограниченное число видов коммуникаций;
  
• 
  недостаточное понимание важности коммуникаций в эффективности организации со стороны руководителей и подчиненных;
  
• 
  недостаточно технически оснащены рабочие места;
  
• 
  образование некоторых сотрудников не соответствует занимаемой должности;
  
• 
  невысокий уровень морально-психологической обстановки в коллективе;
  
• 
  совещания и телефонные переговоры носят стихийный характер, происходят по необходимости, что снижает эффективность восходящих коммуникаций;
  
• 
  руководители не должным образом готовятся к предстоящим совещаниям, что снижает эффективность нисходящих коммуникаций;
  
• 
  имеет место несвоевременная доставка информации;
  
• 
  случаются задержки на рабочем месте;
  
• 
  недостаточно развита обратная связь.
  

---

Для устранения или снижения отрицательного влияния указанных проблем на деятельность организации необходимо разработать направления по совершенствованию коммуникаций.
Глава 3. Совершенствование коммуникационного процесса в ООО «МАС»
3.1 Рекомендации по построению эффективных коммуникаций в ООО «МАС» на основе проведенного исследования
Для снижения негативного влияния выявленных в процессе исследования в ООО «МАС» проблем необходимо:

1. Обеспечить каждую торговую точку персональным компьютером с подключением к сети Интернет и закрепить именные электронные почтовые ящики. Это сократит время доставки необходимой информации, не отрывая при этом от работы торговый персонал, что увеличит культуру обслуживания, и, следовательно, привлечёт дополнительных клиентов.

2. Использовать короткие текстовые сообщения (SMS), отсылаемые на мобильные телефоны. Способ послания сообщения можно выбирать либо через телефон, либо с использованием сайта телекоммуникационной компании. Использование этого способа информирования увеличит скорость доставки информации до конкретного адресата, разгрузит персонал. Он возможен для информирования о времени и дате очередного совещания, необходимости связаться с руководством и других случаях, не требующих особых пояснений со стороны отравителя.

Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, персонал рассылают и получают. Электронная почта даёт работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того, электронная почта - эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных офисах, разных городах и даже в разных странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку отправить несколько сообщений разным людям, а потом позвонить и получить ответы на исходные сообщения.

3. Пройти курсы повышения квалификации, семинары или тренинги руководящему составу и специалистам по вопросам коммуникаций для эффективного информационного обеспечения организации. После обучения части работников на дорогостоящих курсах можно устраивать лекции для передачи полученных знаний другим сотрудникам и их закрепления. Для высшего руководства возможно обучение по программам менеджмента (например, МВА).

---

4. Нанять бизнес-консультанта по вопросам организации эффективного коммуникационного процесса и дальнейшего обучения работников основным принципам работы с информацией.

Совместное обучение сотрудников позволит улучшить также микроклимат в коллективе. Формирование благоприятного морально-психологического климата трудового коллектива является одним из важнейших условий роста производительности труда и качества обслуживания. Морально-психологический климат является показателем уровня социального развития коллектива и его психологических резервов, способных к более полной реализации. А это, в свою очередь, связано с перспективой возрастания социальных факторов в структуре компании. От уровня оптимальности психологического климата каждого отдельного трудового коллектива во многом зависит и общая социально-политическая, идеологическая атмосфера общества, страны в целом. Морально-психологический климат определяет систему отношений членов коллектива друг к другу, к труду, к окружающим событиям и к организации в целом на основании индивидуальных, личностных ценностей, ориентаций.

Эффективность совместного обучения во многом зависит от оптимальной реализации личностных и групповых возможностей. Благоприятная атмосфера в группе не только продуктивно влияет на результаты, но и перестраивает человека, формирует его новые возможности и проявляет потенциальные.

5. Возместить работникам часть расходов по их обучению (на основе ученических договоров). Это позволит усилить приверженность сотрудников к данной организации.

6. Организовать еженедельные собрания офисных работников (например, по понедельникам). Это позволит и руководителям, и специалистам качественно готовится к предстоящим совместным обсуждениям деятельности и направлений компании.

7. Определить время для общения торгового персонала с менеджерами, для чего нужно установить систему видеоконференций в магазинах и офисе. Например, можно организовывать видео общение два раза в день (утром и вечером) в четко отведенное время (9.00 и 17.00), что позволит планомерно осуществлять совещания «офис-магазины» для повышения производительности труда. Это также улучшить обратную связь. Интернет – это отличный способ добиться интеграции между отделами.

8. Организовать еженедельные отчеты и ящик предложений, который может быть размещен на сайте компании, для регулирования эффективной обратной связи.

9. Укрепить связи «офис-магазины» посредством совместных корпоративных мероприятий (спортклуб, театр, походы и т.п.).

---

Например, в РR отделе компании «Филипп Морис Ижора» сочли, что для этого можно использовать сразу несколько инструментов [23, С. 22]. Два раза в год было решено устраивать специальные информационные сессии для сотрудников.

Это мероприятия, рассчитанные на относительно узкую целевую аудиторию руководство фабрики, непосредственных руководителей, ключевых специалистов - всего около 100 человек. Основное содержание встреч - презентация новых проектов и ответы на вопросы.

Два раза в месяц было решено выпускать корпоративный журнал «ИнФорМ-Ижора». Шестнадцати полосное полноцветное издание. Интернет-ресурс - предмет особой гордости PR-отдела «Филип Морис Ижора». Это комплексный бизнес-инструмент, содержащий базы данных, планы, отчеты, проекты компании. Здесь же есть общая информация (продукт, бизнес, рынок компании), новости отделов, форум с частными объявлениями и внутренняя поисковая система.

Видеоновости - еще один инновационный PR-инструмент, который решили использовать в компании. Для этого в столовой и комнате отдыха на производстве были оборудованы две плазменные панели. Основное время здесь транслируется Philip Morris TV.

Помимо традиционных «ящиков для вопросов и предложений» и опросов мнения сотрудников в компании был введен так называемый информационный комитет. Задача комитета - рассматривать вопросы, адресованные непосредственно его членам или направленные через ящики для вопросов и предложений.

Одним из самых важных моментов проекта по улучшению внутренних коммуникаций в этой компании оказалась его комплексность. Благодаря применению сразу нескольких инструментов работы с информацией эффективность каждого отдельного инструмента выросла.

Системы обратной связи успешно действуют на заводе «КампоМос». Расположенные в разных участках производства ящики стали инструментом сообщения между сотрудниками, работа которых не связана с компьютером и у которых нет электронной почты (а на производственном предприятии их большинство), и руководством компании. Ящики были размещены в укромных местах офиса, чтобы сотрудники не стеснялись опускать записки. Для продвижения этого вида связи с руководством был проведен конкурс на изменение названия корпоративной газеты, а ответы сотрудников попросили опускать в ящики предложений. Это позволило не только поддержать интерес к газете, но и изменить отношение к ящикам предложений.

Для повышения эффективности коммуникаций предлагаются следующие принципы:

---

Смотрите также файлы

• Сценарий мероприятия Блокада Ленинграда.docx

• 1. Экскурс в историю электронной криптографии 1 Основные задачи криптографии.docx

• Возникновение ислама. Арабский халифат и его распад Какое животное являлось кораблём пустыни для арабских кочевых племен.docx

• 1. Соответствуют ли действия помощника прокурора Федеральному закону О прокуратуре рф.docx

• Помощь студентам, готовые работы для Вуза.pdf