Файл: Моделирование предметной области «Управление документооборотом» с помощью UML (Соответствие требований MoReq2 функциональности DocsVision).pdf

Для большинства компаний работа с документами не является деятельностью, приносящей прибыль, то есть, не добавляет ценности продукту. Значит, компаниям выгодно сокращать время, затрачиваемое на данный вид деятельности. Это можно сделать двумя путями: уменьшить объём документооборота и/или изменить процессы, убрав потери времени из-за поиска документов, задержки при согласовании документов, ненужных перемещений, оформлении.

Объём документооборота в компании зависит от нескольких факторов, таких как общая численность персонала, объём производства, численность управленческого персонала, количество контрагентов, организация системы управления. Если сделать допущение, что в компании, работает оптимальное количество сотрудников при данном объёме производства, то повлиять на объём документооборота и время, затрачиваемое на работу с документами, можно только изменив методы и формы организации управления, например, заменив бумажную систему документооборота электронной.

На подготовительном этапе внедрения электронного оборота необходимо провести аналитическую работу для того, чтобы в результате получилась система, удовлетворяющая потребностям организации. Для начала стоит выявить всех участников документооборота, информацию, которую они заносят в систему, и информацию, которую они должны получать, права ни использование той или иной информации. Качество работы персонала зависит от своевременного и полного доступа к необходимой для работы информации. Разграничение прав доступа помогает повысить информационную безопасность и оградить сотрудников от лишнего объёма знаний, который может замедлить их работу. Далее определяются процессы, связанные с жизненным циклом документа: схемы согласования и распространения, процедуры разработки и утверждения, правила хранения. Здесь есть возможность пересмотреть существующий процессы документооборота, внести улучшения. При автоматизации систем и переводе их в электронный [14] вид процессы ускоряются.

При внедрении электронного документооборота может возникнуть ситуация, когда объём документооборота не уменьшается, создаются 2 документооборота: электронный и традиционный бумажный, что увеличивает трудозатраты персонала на работу с документами.[7] Причиной этого может служить не полное использование возможностей СЭД, необходимость соблюдения требований о собственной ручной подписи документа, если СЭД не поддерживает электронную цифровую подпись, нежелание сотрудников отказываться от привычного хода вещей, непродуманность процессов. Использование СЭД изменяет понятие «перемещение документа», что раньше означало физическое перемещение документов по вертикали и горизонтали системы управления, что порождало появление копий, справок, выписок, листов согласования. Однако, при использовании информационных систем создаётся один файл, к которому поочередно или одновременно (при совместном редактировании) предоставляется доступ участникам электронного документооборота. [8]

Избавить от дублирования информации на бумажных носителях может СЭД, поддерживающая электронную подпись. Согласно федеральному закону РФ №63-ФЗ [9] электронный документ, подписанный электронной подписью, может считаться равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью при соблюдении условий, описанных в ст. 6. Это позволяет организовать безбумажный юридически значимый электронный документооборот в компании и избавиться от проблем с взаимодействием между структурными подразделениями компании: сложностями с отслеживанием этапов согласования документа и контроля исполнения, утратой документов, копированием и регистрацией документов, отсутствием единого реестра. Ещё один неоспоримый плюс системы электронного документооборота это предотвращение использования устаревших документов. В зависимости от этапа жизненного цикла и от состояния объекта параметры доступа к нему могут изменяться.

Электронная система документооборота позволяет работать с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренней документацией (организационные, распорядительные, информационно-справочные документы), включая маршрутизацию документов и контроль исполнительской дисциплины.

Препятствием к внедрению СЕД могут служить постоянные структурные изменения в организации и слабая формализация бизнес- процессов.

В связи с развитием информационных технологий, увеличивающимся потоком информации кроме управления документами от создания до архивирования, исполнения по ним резолюций становится востребованным создание хранилища знаний.

Для руководителя, прежде всего, важен экономический эффект от совершения действий. При анализе того, стоит ли внедрять СЕД, можно учитывать плюсы. То, что сразу можно заметить, это снижение затрат на бумагу, печать и хранение, высвобождение капитала, который раньше находился в виде материальных ресурсов для бумажного документооборота. Также сокращается время обработки документов и выполнения бизнес-процессов, что влияет на скорость принятия управленческих решений и скорость исполнения резолюций. СЭД позволяет учитывать время, затраченное, на работу с документами, а значит, делает этот процесс более управляемым. Это, в свою очередь, позволяет повысить исполнительскую дисциплину. В компании повышается культура взаимодействия. К положительным эффектам можно отнести и сокращение потерь документов, сокращение операционных ошибок.

Финансовые расходы обычно уходят на сам продукт, дополнительные модули или приложения, кастомизацию, внедрение и поддержку.

Функционирование систем электронного документооборота

Для того чтобы обеспечить управление документами в информационной системе используются метаданные. Метаданные описывают контекст, содержание документа и его структуру, могут включать дату создания и историю изменений, идентификационные данные. Метаданные сохраняются для каждого документа, они могут добавляться пользователем или извлекаться СЭД автоматически из текста документа. Внесенные данные должны проходить проверку на целостность, возможные ошибки, заполнение обязательных полей.

Одним из важных аспектов системы управления электронного документооборота является возможность взаимодействия с другими приложениями. Например, распространена передача информации между СЭД и электронной почтой или офисными пакетами. Возможна синхронизация справочной информации между системами, например, списка наименований юридических лиц. Документы в компанию могут поступать в бумажном виде или в виде отсканированных копий. Обработка таких документов производится с помощью программы оптического распознавания символов, которая преобразовывает цифровые изображения в распознаваемый компьютером текст, это позволяет включить документы в информационную систему.

Особое внимание в СЭД уделяется информационной безопасности. Могут отслеживаться не только даты создания и изменения документов, но и события копирования, просмотра документов, а также пользователи, совершающие данные действия. Существуют 2 метода организации доступа к документам дискреционный и мандатный [10]. При использовании мандатного метода объектам присваивается уровень доступа, а пользователям уровни допуска. Соответственно, пользователем разрешается работать с документами своего уровня допуска и ниже. В случае дискреционного механизма для объектов назначается список пользователей, которые имеют к нему доступ с разными правами, права могут настраиваться на уровне отдельных полей или всего документа. В зависимости от жизненного цикла документа доступные действия для различных пользователей могут изменяться. Как в объектно- ориентированном подходе поддерживается наследование прав от родительских объектов к дочерним. Разновидность дискреционного подхода – использование ролей, т. е создается типовой профиль пользователя с определёнными правами, и не требуется настраивать права доступа для каждого отдельного человека, что позволяет реже настраивать систему. Один и тот же сотрудник может пользоваться несколькими ролями. При работе с документами права могут распространяться на полный доступ, внесение данных, изменение данных, удаление, чтение, копирование, создание дочерних объектов, удаление дочерних объектов, просмотр прав доступа, изменение прав доступа для других пользователей и другие. Подлинность и неизменность документов для подтверждения юридической значимости обеспечиваются электронной цифровой подписью.

Возможность совместного редактирования позволяет нескольким пользователям одновременно просматривать и изменять документ в то время, пока он закрыт от не участвующих в процессе пользователей, Для всеобщего просмотра документ доступен только в конечном виде. Сохраняются изменения и дополнения, сделанные отдельными пользователями. Для документов, которые изменяются в течение времени, обновляются, существует возможность просматривать предыдущие версии. В СЭД осуществляется автоматизация обработки сбоев, таких как нарушение целостности документа, отсутствие оповещений. Сбои записываются в журнал сбоев.

Некоторые системы управления электронными документами имеют встроенный модуль WorkFlow – модуль для управления бизнес-процессами. Рабочий процесс состоит из организованных и повторяющихся процессов в результате которых преобразуются материалы, оказываются услуги или обрабатывается информация. Процесс может быть представлен в виде последовательность операций, выполняемых отдельными лицами или группами лиц. Документооборот может рассматриваться как выполнение реальной работы, к потоку документов можно относиться как к продукту, проходящему через разные стадии. Во время планирования строится логически необходимое описание частично упорядоченного множества мероприятий, необходимых для достижения определённой цели при заданных начальных условиях. Рабочий процесс реализует механизмы, необходимые для выполнения действий по одной и той же схеме неоднократно. WorkFlow применяет концепцию управления потоком к рабочим процессам. WorkFlof осуществляет динамический контроль скорости потока, объёма потока непосредственно во время работы. Для измерения систем используются такие понятия, как пропускная способность, время обработки и другие метрики.

Это позволяет создать правила, по которым циркулирует поток документов организации. К WorkFlow относят системы, которые содержат средства описания процессов в виде последовательности этапов. В виде средства описания используются графические схемы и диаграммы или таблицы состояний с описанием переходов между ними. Такая система позволяет пользователям разработать исполняемый процесс, не имея специальных знаний в области программирования. Рабочий процесс обычно можно описать, используя формальные или неформальные методы потока диаграмм, показывая направленных потоков между этапами обработки. Отдельные шаги обработки или компонентов процесса могут быть определены тремя параметрами: описанием входов, выходов и алгоритмов преобразования.

Процесс может быть смоделирован и проанализирован с использованием диаграмм. Автоматизированные методы анализа рабочего процесса могут помочь проверить определённые свойства потока до его выполнения.

WorkFlow системы используются для решения различных задач, но не всегда для управления процессами целесообразно использовать именно их. Системы класса WorkFlow можно применять, если процессы обладают некоторыми характеристиками:

1. Высокая изменчивость. Например, когда процессы зависят от организационной структуры, номенклатуры, периодически требуется их модификация.
2. «Большое количество процессов. Не рационально внедрять систему для автоматизации нескольких процессов, потому что в таком случае выгоды от использования не покроют расходов на внедрение» [11].
3. Активность процессов. WorkFlow система активизируется при запуске процесса или совершении действия. Есть основания использовать данный подход, например, если имеется необходимость автоматически информировать пользователей о наступлении какого-либо события.
4. Использование ролей. Во время реализации процесса пользователь может быть ответственен за разные функции, т.е. выполнять разные роли, например, в одном случае быть автором документа, а в другом случае осуществлять визирование.
5. «Необходимость интеграции функций процесса обработки документов с функциями уже имеющихся в организации приложений» [11].Интеграция возможна с электронной почтой или ERP системой.
6. Необходимость сохранения в структурированном виде информации о ходе бизнес-процессов для дальнейшего анализа и оценки качества.

Предметная область «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»

Краткий обзор делопроизводства

Каждый документ в организации обязательно должен содержать реквизиты. Реквизит документа – это элемент оформления, который позволяет идентифицировать зафиксированную на носителе информацию. Согласно стандарту ГОСТ Р 7.0.8.-2013 [12] к реквизитам относятся дата документа, подпись, виза, гриф согласования, гриф утверждения, гриф ограничения доступа к документу, место составления (издания) документа, резолюция, адресат, отметка о наличии приложения, отметка о поступлении документа, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и отправлении его в дело. Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются в соответствии с требованиями, установленными законодательством РФ и стандартами, например, в ГОСТ Р 3.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» [13]. В стандарте определены 30 реквизитов, используемых в ОРД, которые отражают процессы создания документа, обеспечения его юридической силы, отметки, возникающие в процессе его подготовке и последующей обработке в делопроизводстве. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности называют формуляром документа.