Файл: Моделирование предметной области «Управление документооборотом» с помощью UML (Соответствие требований MoReq2 функциональности DocsVision).pdf

Таблица 3.2. Соответствие требований ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 функциональности DocsVision

Продолжение табл.3.2.

3.2 Описание основных элементов DocsVision

Для упорядоченного хранения объектов и сведений о них в системе DoxsVision используются карточки. С помощью них организованы учёт и обработку больших массивов данных, включая корреспонденцию, архивные записи, юридические документы. Основным применением карточки является хранение документов, что позволяет упорядочить отдельные файлы и избежать беспорядка в делах. Для организации порядка при большом числе карточек хранят в папках, соответствующих типам хранимых данных. Папки могут быть организованы в иерархическую структуру, аналогично папкам файлового менеджера.

Внешний вид карточки непосредственно зависит от разметки - набора элементов управления и их взаимного расположения. Разметка определяет наличие специфических кнопок, вкладок, переключателей и других элементов карточки. На системном уровне элементы разметки связаны с секциями, которые, в свою очередь, содержат набор информационных полей. Таким образом, карточка представляет собой интерфейс для секций и полей, в которых хранятся все сведения о карточке.

Поля карточки можно разделить на 3 вида [18]:

• • поля, имеющие фиксированное значение, хранимое системой в виде строки данных;
  • ссылочные поля — поля, значение которых является ссылкой на другую карточку или на запись в справочнике;
  • поля, которые в зависимости от способа заполнения могут как быть ссылочными, так и нет.

Еще один основной элемент системы это справочник.

«Справочники — это каталоги различного назначения,содержащие сгруппированную по определенным критериям информацию.» [18]

В системе используются базовые типы карточек:

• • • карточка входящего документа
    • карточка внутреннего документа
    • карточка исходящего документа
    • карточка архивного документа
    • универсальная карточка
    • карточка задачи
    • карточка группы задач
    • карточка отчета
    • карточка согласования
    • карточка бизнес-календаря
    • карточка сообщения

Для каждого типа карточки могут быть созданы новые виды карточек со своими настройками (разметка, состояния, роли).

«Карточка документа может содержать: набор основных файлов, для хранения и обработки которых была создана карточка, и набор дополнительных файлов, поясняющих или дополняющих содержание основного файла. Сотрудник по отношению к карточке документа может быть автором, получателем, согласующим и исполнителем.» [18]

Карточки документов могут формироваться в дела.

Задание – объект, с которым работают все пользователи системы, он используется для доставки на рабочие места пользователей информации о необходимости выполнения того или иного действия в рамках налаженного документооборота, а также файлов, карточек и ссылок на внешние по отношению к системе Docsvision объекты. Задание может иметь следующие представления: задание может быть создано с нуля в виде отдельной карточки или задание может быть создано из карточки документа. По отношению к заданию сотрудник может быть автором, исполнителем, ответственным, контролером.

Карточка Бизнес-календарь — специальная карточка, входящая в библиотеку базовых объектов Docsvision 5. Данная карточка предназначена для хранения информации о расписании работы сотрудников (количество рабочих дней, рабочих часов и др.) на определенный период времени. В календаре могут быть указаны рабочие, выходные, праздничные дни, в том числе отгулы, командировки, отпуск или болезнь сотрудника. В том числе, может быть указано нестандартное рабочее/нерабочее время, например, частичная занятость или отсутствие сотрудника в течение дня.

Карточка Согласование — специальная карточка, предназначенная для выполнения сценариев рецензирования, согласования и подписания документов.

«Карточка задания бизнес-процесса автоматически создается системой при выполнении бизнес-процесса, в состав которого входит функция Задание (или несколько таких функций). Поведение карточки в процессе выполнения задания, число вкладок и, частично, их содержание зависят от настроек функции Задание.» [19] Карточка задания, созданная при исполнении бизнес-процесса, рассылается лицам, перечисленным в диалоговом окне Исполнители и делегирование настроек функции Задания.

Организация поиска.

В системе реализованы несколько вариантов поиска:

1. полнотекстовый поиск
2. атрибутивный поиск
3. быстрый поиск по подстроке

Полнотекстовый поиск может быть отключен администратором системы. «Полнотекстовый поиск представляет собой отбор карточек, содержащих определенную строку в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.» [20] При данном виде поиска текст, введенный в строку, ищется в проиндексированных карточках. В настройках моно указать следующие области поиска:

• • текст карточек
  • текст файлов
  • текст карточек и текст, связанных с ними файлов
  • атрибуты карточек

Результаты полнотекстового поиска можно фильтровать по параметрам. Для этого используются маски файлов, дата изменения (или диапазон дат) и размер файла.

Для того, чтобы пользователи могли использовать атрибутивный поиск администратору необходимо заранее сформировать поисковые запросы, в которых указывается тип карточек, поля для отбора, условия поиска и папки, в которых осуществляется поиск (область поиска). Также администратор определяет расположение параметров запроса на диалоговом окне.

Пользователь открывает уже созданный запрос и ищет карточки по значениям их полей (например, по датам).

Поиск по подстроке используется при заполнении полей окон. После нескольких введенных символов (их количество настраивается администратором) система выдает несколько вариантов (значения берутся из справочников и словарей, например, Ф.И.О. сотрудников или способ доставки корреспонденции) из которых можно выбрать.

На основе полученной информации построены структурные модели Docsvision. На рисунке 3.1. отражена организация прав доступа. Пользователь совершает действия с карточкой согласно его прав доступа. Права доступа назначаются пользователю в соответствии с его ролью. В качестве примера роли можно привести бухгалтера и менеджера.

На рисунке 3.2. структура, описанная выше, показана виде графического представления.

Область системы, связанная с делопроизводством, выделена в отдельную схему (рис. 3.3.). Также в виде отдельных схем представлена работа с входящими (рис. 3.4.) и исходящими документами (рис. 3.5.).

Схемы можно использовать для анализа системы и выработки рекомендаций по внедрению и использованию системы. Чтение схем осуществляется согласно нотации UML. Например, для модели работы с исходящими документами (рис 3.5.): проект исходящего документа подписывается пользователями согласно сценарию согласования, который содержится в карточке согласования.

Рис. 3.1. Организация прав доступа

Рис. 3.2. Структура DocsVision

Рис. 3.3. Модель DocsVision в части делопроизводства

Рис. 3.4. Модель работы со входящими в DocsVision

Рис. 3.5. Модель работы с исходящими в DocsVision

3.3 Обоснование применимости системы DocsVision

Анализ и сравнение моделей и самой системы показали, что система DocsVision применима для использования организациями в качестве системы управления электронными документами:

• Согласно общей модели (рис.3.3.) в качестве формы регистрации документов используются карточки, что соответствует стандарту по делопроизводству и отражено на схеме регистрации.
• На основе модели (рис.3.3.) можно сделать вывод, что система позволяет регистрировать документы с одинаковым содержанием под разными названиями. Поэтому данная СЭД может быть рекомендована для внедрения организациям, в которых может возникнуть такая ситуация.
• В системе, как показано на схеме(рис.3.2.), отражена иерархическая связь сотрудников руководитель-заместитель, поэтому DocsVision может быть рекомендована для внедрения организациям, в которых частью обязанностей заместителей является выполнение части работ руководителей.
• В организацию входящие документы могут поступать не только в электронном, но и в бумажном виде, в таких случаях, как отражено на рис.3.3, в систему заносятся электронные копии бумажных документов.
• В организациях часто используются шаблоны документов. Система DoscVision предоставляет возможность синхронизации шаблона документа с данными, содержащимися в карточке (рис. 3.3.). Такая реализация экономит время на заполнение полей.
• Для учета места нахождения бумажных входящих документов в системе предусмотрен инструмент «журнал приёма-передачи», которым рекомендуется пользоваться сотрудникам организации для фиксации случаев передачи входящих бумажных документов. Как показано на схеме (рис.3.4.) в журнале отмечается не только передача оригинала документа, но и его копий.
• Система может быть рекомендована организациям, которые хотят автоматизировать процессы документооборота. Например, система

позволяет создавать сценарии подписания, согласования и рецензирования документов (рис.3.3.) .

• В системе DocsVision реализован механизм, в котором документу может быть назначен гриф секретности, а пользователю права доступа (рис.3.3.), поэтому система может быть рекомендована для внедрения организациям, которым необходимо обеспечить разграничение доступа в целях безопасности.
• В организациях может возникнуть ситуация, когда автор документа делегирует создание документа другому лицу. На основе схемы (рис.3.5.) можно сделать вывод, что система позволяет это реализовать, так как подготовителем и автором документа могут являться разные пользователи. То же верно и для резолюций.
• Согласно стандарту у резолюции могут быть 2 типа исполнителей: ответственный и не ответственный, что отражено на модели. Система DocsVision соответствует данному стандарту, что отражено на схеме (рис.3.4.).
• Согласно стандарту, документу должны соответствовать метаданные (рис.3.3.) На схеме показано, что метаданные документа обязательно связаны с его карточкой в системе.
• Если при ознакомлении с входящим документом было принято решение, что его должен получить не только адресат, то в этом случаем в системе Docsvision предусмотрено разделение пользователей на