Файл: Моделирование предметной области «Управление документооборотом» с помощью UML (Соответствие требований MoReq2 функциональности DocsVision).pdf

«Текст документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде сочетания данных структур. Если текст содержит несколько решений, то его разделяют на разделы, пункты и подпункты». [14] Связанный текст может составляться произвольно или на основе трафарета, который содержит неменяющуюся информацию и пробелы для внесения переменной информации. Использование трафаретов текста ускоряет процесс составления документов, при этом исключаются стадии редактирования и перепечатки.

Для стандартизации в организации создаётся инструкция по документированию управленческой деятельности. В ней регламентируются привила, приёмы и процессы создания документов, организация и порядок работы с ними [15]. Для аналогичных управленческих ситуаций устанавливается единый комплекс видов документов, разрабатываются единые формы, оформление, создаются трафаретные тексты. Перечень установленных к применению унифицированных форм документов фиксируется в табеле унифицированных форм документов, а указания по их заполнению содержатся в альбоме унифицированных форм документов.

«Можно выделить три группы документов: внутренние, получаемые извне (входящие) и отправляемые (исходящие). Входящие документы, поступившие в организацию, могут требовать создания исходящих документов в определенные сроки» [15]. Часть исходящих документов создаётся в ответ на входящие, а часть готовиться на основании внутренних документов организации. Внутренние документы используются для обеспечения деятельности организации и не покидают её пределов, они способствуют целенаправленному решению управленческих задач.

Входящие документы поступают на предварительное рассмотрение секретарём, дальше происходит регистрация и извещение руководителя о полученных документах. Руководитель принимает решение о последующих действиях:

• направление документа на рассмотрение;
• исполнение документа;
• контроль исполнения документа;
• формирование документа в дело;

использование документа в справочно-информационной работе.

«В соответствии с правилами, установленными в организации, и законодательными нормами РФ определяется срок хранения документа, передача в архив, дальнейшее использование и уничтожение» [16].

Все документы обязательно должны быть зарегистрированы с присвоением регистрационного номера, при этом, фиксируется факт создания, отправления или получения документа. Для этого используют журнал регистрации документов либо регистрационные карточки, возможно использование электронной системы. Каждый документ может быть зарегистрирован только один раз.

Документация отражает формы управленческой деятельности. В разных организациях соотношение разных видов документов и их важность неодинакова. Можно выделить следующие виды документации [16]:

• организационно-распорядительная;
• плановая;
• отчетно-статистическая;
• кадровая;
• бухгалтерская;
• договорная;
• налоговая;
• другая документация, специфичная для некоторых организаций.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) используется в сфере управления. ОРД разделяется на распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления, решения), организационные (уставы, учредительные документы, положения, штатные расписания) и информационно-справочные (акты, протоколы, справки, докладные записки) [15].

Документ может содержать резолюцию, которая представляет собой надпись на документе. Надпись делается должностным лицом и содержит принятое им решение. Обязательно указывается исполнитель, поручение и срок исполнения. Исполнителей может быть несколько, в таком случае первый из перечисленных лиц назначается ответственным за выполнение поручения [12].

Некоторые документы подлежат исполнению, также они требуют контроля. Существует два вида срока исполнения документа – типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа устанавливается для группы документов определенного типа. Индивидуальный срок исполнения документа может быть установлен поступившим документом, поручением или резолюцией. Исполненные документы подшиваются в дело для хранения и использования в справочных целях.

Построение моделей предметной области «делопроизводство»

На основе стандарта ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [12] разработана модель предметной области «делопроизводство». В стандарте представлены определения основных понятий делопроизводства и архивного дела. Это позволяет понимать термины однозначно и исключать неопределенность, связанную с возможным использованием синонимов. Определения представлены в виде списка, и при прочтении сложно выявлять связи между ними, и не существует отдельного стандарта, определяющего структуру области делопроизводства. Модели визуализируют отношения между объектами системы. Одна большая модель разбита на логические блоки, связанные с объектом «документ», для удобства восприятия. Общая модель представлена в приложении.

Центральным понятием в структуре является документ, который обладает неким правовым статусом. Для каждого документа в системе сохраняются метаданные, которые однозначно его определяют и описывают (связь 1-1). Одному и тому же статусу могут удовлетворять несколько документов, однако у одного документа может быть только один правовой статус (связь *-1). Это показано на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Связь документа с метаданными

Через обобщения показывается, что некоторые объекты обладают некими общими свойствами и поведением и также имеют свойственную только им часть. Например, наглядно показано, что подпись может ставить как должностное, так и физическое лицо, а визу может ставить только должностное лицо. Реализация показана на рисунке 2.2.

Рис. 2.2. Визирование документа

Связь композиция (стрелка с ромбом на одном конце) определяет части составного объекта - дела на этой схеме (рисунок 2.3.), то есть то, из чего оно состоит. Как можно понять, в дело входят документы, лист- заверитель дела и внутренняя опись. В номенклатуре систематизировано собраны заголовки дел и сроки их хранения.

Рис. 2.3. Формирование документа в дело

Документ состоит из реквизитов, которые определяются формуляром документа, который в свою очередь зависит от вида документа. Данная связь продемонстрирована на рисунке 2.4. Имя реквизита в модели отображается в качестве атрибута сущности «Реквизит». Перечень всех используемых реквизитов продемонстрирован в сущности DataType:Тип Имени. «Реквизит» является метаклассом, то есть, его экземпляры сами являются классами (например, виза).

Рис. 2.4. Реквизиты документа

Важной частью области делопроизводства является регистрация (схема представлена на рисунку 2.5.). Документы идентифицируются с помощью регистрационного номера, уникального для каждого документа. Регистрационный номер присваивается в соответствии с правилами, установленными в организации, это показано на схеме в виде зависимости (штриховая стрелка). Связь композиция показывает, что регистрационный номер включается в регистрационную запись.

Рис. 2.5. Регистрация документа

Некоторые виды документов подлежат хранению, их список устанавливается в профиле архива. Документы выходят из стадии активного использования и переходят в статус архивных, которые в течение определенного срока содержатся в архиве. Схема взаимосвязи документа и архива представлена на рисунке 2.6.

Рис. 2.6. Архив

Следующий блок (рисунок 2.7.) отражает виды бланков, на которых может быть изготовлен документ. Если речь идёт о системе электронного документооборота, то бланки могут быть представлены в электронном виде (файл на компьютере).

Рис. 2.7. Бланки документа

В последнем блоке схемы (рисунок 2.8.) отображены понятия, связанные с экземплярами документа

Рис. 2.8. Экземпляры документа

Для построения моделей по работе с исходящими (рисунок 2.9.) и входящими (рисунок 2.10.) документами были использованы «правила делопроизводства в федеральных органах законодательной власти» от 2009 года.

Рис. 2.9. Работа с исходящими документами

Рис. 2.10. Работа с входящими документами

Анализ системы электронного документооборота «DOCSVISION»

Функциональность системы DocsVision

В данной главе рассматривается СЭД DocsVision. Для того чтобы заказчик мог испробовать продукт до покупки, предоставляется демонстрационный стенд с развернутой системой, который установлен на виртуальной машине. Он предоставляет возможность для пробного пользования СЭД под разными пользователями. В системе имитируется деятельность организации, введены основные словари, заведены карточки сотрудников, зарегистрированы документы. Также настроены типовые роли, такие как администратор, делопроизводитель, менеджер с разными правами доступа. Например, администратор может редактировать словари, создавать новые типы документов. К демонстрационному стенду прилагается инструкция, в которой описан типовой сценарий обработки корреспонденции, в ходе выполнения которого пользователь ознакамливается с работой системы.

К недостаткам такого подхода можно отнести высокие требования к конфигурации компьютера для работы со стендом, а именно наличие оперативной памяти не менее 3 гигабайтов и свободного места на жестком диске не менее 40 гигабайтов.

В ходе эксплуатации системы были выявления некоторые особенности:

• Возможность регистрации карточки документа без приложения файла самого документа. Это может быть удобно при регистрации нераспечатанной корреспонденции.
• Возможность прерывания заполнения данных карточки документа. При этом уже введенные данные сохраняются в системе, а самому объекту присваивается статус «редактируется». Это означает, что в таком виде к объекту имеет доступ только автор для возможности дальнейшего редактирования, т.е. Исключается возможность непреднамеренного использования пользователями неполных/недостоверных данных.
• Неоднозначное использование терминов. Например, к документу могут создаваться задачи и сообщения. Задача отличается возможностью контроля сроков исполнения, делегирования, приёмки. Однако, в форме для сообщения присутствует поле «задача».

Одним из убедительных аргументов для покупки ПО является соответствие его стандартам. Для области управления документациями существуют 2 стандарта: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами [17]. Общие требования» и европейская спецификация MoReq 2008 “Типовые требования к управлению электронными документами» [3]. Результаты сравнения требований, содержащихся в стандартах, и СЭД DocsVision представлены в таблицах 3.1. и 3.2. соответственно.

Таблица 3.1. Соответствие требований MoReq2 функциональности DocsVision

Продолжение табл.3.1.