Файл: Моделирование предметной области «Управление документооборотом» с помощью UML (Соответствие требований MoReq2 функциональности DocsVision).pdf

«адресатов» и «получателей», причем, как показано на схеме (рис.3.4.), получателей одного и того же письма может быть несколько.

• Организациям, которым необходимо настроить действия, которые могут совершать сотрудники на определенной стадии жизненного цикла документа, рекомендуется использовать «состояния» в системе Docsvision, от которых зависят права пользователей, что показано на схеме (рис.3.3.).
• Для повышения управляемости процессов в системе Docsvision имеется возможность ставить выполнения заданий на контроль, т.е. выбирать ответственного сотрудника, который будет принимать задание и следить за сроками его выполнения. Для этого назначается контролер (рис.3.5.).
  • Карточки связаны между собой (рис.3.2), что соответствует стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 . Поэтому организациям, которые выбирают СЭД соответствующую стандартам, можно рекомендовать Docsvision.

Эффект от реализации проекта и риски

При внедрении СЭД создаётся технико-экономическое обоснование проекта, которое проводится на этапе инициации. От его качества зависит успешность проекта и эффективность дальнейшего использования системы. Поясним. При выборе СЭД организации ориентируются на следующие критерии: наличие требуемой функциональности, соответствие СЭД принятым стандартам, совместимость со структурой процессов организации. Если структура системы не совпадает со структурой процессов предприятия и это не выявлено и не приняты меры по изменению системы или изменению процессов организации, то могут возникнуть проблемы при эксплуатации. На этапе внедрения некоторые несоответствия могут сгладиться, но они всё равно проявятся в процессе дальнейшего эксплуатирования системы. Хорошее обоснование поможет избежать дальнейших проблем при внедрении и эксплуатации. Что означает исключение затрат на доработку и изменение системы, и в крайних случаях от повторения всего процесса заново (выбор, внедрение, обучение). Использование структурных моделей, разработанных в данном проекте, повысит качество технико-экономического обоснования. Анализ моделей позволит сравнить структуру процессов компании и структуру СЭД, а также сравнить их с основными стандартами в области делопроизводства.

После внедрения СЭД основные нематериальные выгоды, которые получит компания, является повышение управляемости процессов, регламентированности действий сотрудников, сокращение потерь документов. Организация, внедрившая СЭД, снизит затраты за счет: сокращения расходных материалов (бумага, картриджи принтеров), экономии пространства для хранения документов, сокращение времени на работу с документами.

Внедрение СЭД проводится в несколько этапов (этапы представлены в таблице 4.3), причем, кроме финансовых ресурсов организация тратит трудовые ресурсы и терпит издержки, связанные со снижением эффективности работы во время проекта.

Таблица 4.4. Ожидаемые этапы проведения внедрения

Любой проект подвержен рискам, особенно инновационный. В данном проекте факторы риска можно разделить на организационные и инновационные. Организационным риском является недооценка сложности проекта. Для его снижения рекомендуется определить необходимый уровень детализации планирования, определить регламенты взаимодействия и распределение ответственности участников проекта, а также обеспечить эффективное участи всех заинтересованных сторон [21]. В результате воздействия организационных рисков на проект могут увеличиться длительность проекта и снизиться качество результата.

Из инновационных рисков стоит отметить возможный неверный выбор программных средств или методов моделирования, отсутствие примеров для ориентира. Негативное влияние данных рисков на проект может выразиться в низком качестве результатов (несоответствии ожиданиям заказчика), невозможности дальнейшего использования результатов работ проекта. Для снижения инновационных рисков рекомендуется провести работы по сбору и исследованию исходных данных, а также провести тщательное обоснование выбора технологий для реализации.

Заключение

В данной работе были проанализированы стандарты по делопроизводству и на их основе составлены структурные модели предметной области, работы с входящими документами и работы с исходящими документами. То есть, описание предметной области «делопроизводство» выполнено в виде графического представления. Для построения схем использовался язык моделирования UML 2.0, диаграммы классов, которые отображают основные понятия и связи между ними. На основе разработанных схем можно проводить сравнительный анализ структуры процессов организации по работе с документами, а также делать выводы о соответствии стандартам понятийной базы СЭД.

Разработаны модели, отображающие объектную структуру, лежащую в основе СЭД DocsVision, где показаны основные типы объектов и связи между ними. Проведено обоснование применимости системы электронного документооборота DocsVision в компании.

Функциональность системы DocsVision продемонстрирована на примере типового процесса работы с входящими и исходящими документами, который включает регистрацию входящего документа, его рассмотрение и подготовку исходящего документа в ответ.

Дополнительно было проведено сравнение функциональности СЭД DocsVision с требованиями, содержащимся в европейской спецификации MoReq 2008 “Типовые требования к управлению электронными документами» и в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Список литературы

1. Чернышева К. А., Баженов Р.И. Выбор системы электронного документооборота с помощью программы mpriority // Science Time – 2014-№10(10) с. 410
2. Пахомов Е.В. Анализ систем электронного документооборота в

органах муниципального управления // Известия южного федерального университета. Технические науки – 2012 -№8/том 133 с.1 94

1. Европейская спецификация MoReq 2008 “Типовые требования к управления электронными документами»
2. Фаулер M. UML. Основы, 3е издание.– Пер. с англ. – СПб: СимволПлюс, 2008. – 192 с.,
3. Ларин М.В. Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях // Делопроизводство - 2012 - №2 с. 29
4. Бобылева М. П. развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию // Делопроизводство – 2009 - №4 с. 32
5. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) "Об электронной подписи"
6. http://www.interface.ru/home.asp?artId=16926 Опыт практической реализации комплексной WorkFlow системы на базе платформы DocsVision. Ознакомл. 18.05.2019
7. РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
8. ГОСТ Р 6.30-2003. "Требования к оформлению документов"
9. Демин Ю.Делопроизводство. Подготовка служебных документов Спб: Питер 2009 с. 3
10. Смирнова Е.П. - Делопроизводство для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации (Секретарское дело) - Спб: Питер - 2009 с. 49
11. Ларин М.В. Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях // Делопроизводство - 2012 - №2 с. 29
12. Бобылева М. П. развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию // Делопроизводство – 2009 - №4 с. 32
13. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) "Об электронной подписи"
14. http://www.interface.ru/home.asp?artId=16926 Опыт практической реализации комплексной WorkFlow системы на базе платформы DocsVision. Ознакомл. 18.05.2019
15. РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
16. ГОСТ Р 6.30-2003. "Требования к оформлению документов"
17. Демин Ю.Делопроизводство. Подготовка служебных документов Спб: Питер 2009 с. 3
18. Смирнова Е.П. - Делопроизводство для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации (Секретарское дело) - Спб: Питер - 2009 с. 49
19. Шишин И.О. Корпоративный документооборот учебное пособие .- СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, - 2008.-80 с.
20. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»
21. http://erpandcrm.ru/docsvision_online_help.ru/platformtext/4_cards/1.0_cint r.html OnlineHelp. Ознакомл. 18.05.2019
22. http://erpandcrm.ru/docsvision_online_help.ru/takeofficetext/15_jobcard/1.0