Файл: Автоматизированная информационная система управления качеством (на примере ооо Конгресс Отель).pdf

30
Рисунок 2.20 – Заполнение документа «Документ Заселения»
При заполнении документа используются справочники «Клиенты»,
«Номера», «Типы номеров». До заполнения этого документа должен быть заполнен документ «Ввод информации по доступным номерам»
(рисунок 2.21).
Рисунок 2.21 – Заполнение документа «Доступность номеров»
Пример заполнения документа «Временная недоступность номеров» в программе представлен на рисунке 2.22.

31
Рисунок 2.22 – Заполнение документа «Временная недоступность»
Номер также может быть закрыт. Пример заполнения документа
«Закрытие номера» в программе представлен на рисунке 2.23.
Рисунок 2.23 – Заполнение документа «Закрытие номера»

32
Для типов номеров необходимо задать стоимость. Пример заполнения документа «Установка стоимости номеров» в программе представлен на рисунке 2.24.
Рисунок 2.24 – Заполнение документа «Установка стоимости номеров»
В программе имеется возможность построения х следующих отчетов:
«Ожидаемый заезд» (рисунок 2.25);
«Отчет по выезжающим» (рисунок 2.27);
«Отчет по оплатам» (рисунок 2.29);
«Отчет по стоимости номеров» (рисунок 2.31);
«Структура номеров» (рисунок 2.33).

33
Рисунок 2.25 – Отчет «Ожидаемый заезд»
Запрос на выборку данных для формирования отчета представлен на рисунке 2.26.
Рисунок 2.26 – Запрос для формирования отчета «Ожидаемый заезд»

34
Рисунок 2.27 – Отчет «Отчет по выезжающим»
Запрос на выборку данных для формирования отчета представлен на рисунке 2.28.
Рисунок 2.28 – Запрос для формирования отчета по выезжающим

35
Рисунок 2.29 – Отчет «Отчет по оплатам»
Запрос на выборку данных для формирования отчета представлен на рисунке 2.30.
Рисунок 2.30 – Запрос для формирования отчета по оплатам

36
Рисунок 2.31 – Отчет «Отчет по стоимости номеров»
Запрос на выборку данных для формирования отчета представлен на рисунке 2.32.
Рисунок 2.32 – Запрос для формирования отчета по стоимости номеров

37
Рисунок 2.33 – Отчет «Структура номеров»
Запрос на выборку данных для формирования отчета представлен на рисунке 2.34.
Рисунок 2.34 – Запрос для формирования отчета по структуре номеров

38
Таким образом, разработанное программное средство обеспечивает выполнение всех заявленных функций, является простым и удобным в использовании.
2.2.4.
Схема
взаимосвязи
программных
модулей
и
информационных файлов
На основе модели функционирования информационной системы были выделены такие подсистемы: «Заселение», «Номерной фонд», «Отчеты».
Каждая подсистема реализуется отдельными подсистемами (программными модулями). На рисунке 2.35 приведена схема меню системы.
Главная форма
Меню
Меню
Заселение
Номерной фонд
Отчеты
Заселение
Документы заселения
Клиенты
Номерной фонд
Типы номеров
Номера
Отчеты
Ожидаемый заезд
Выезжающие
Оплаты
Стоимость номеров
Структура номеров
Вход в систему
Авторизация
Рисунок 2.35. Схема меню

39
На основе этой схемы меню и разработано приложение пользователя автоматизированной информационной системы.
2.3. Технологическое обеспечение задачи
Технологический процесс
– совокупность взаимосвязанных технологических операций. Схемы технологических процессов представлены на рисунках 2.36 – 2.38.
Начало
Авторизация
Отображение справочников
Справочник
Клиенты
Справочник
Номера
Справочник
Типы номеров
Отображение документов
1
Документ
Заселения
Документ
«Доступность номеров»
Документ
«Стоимость номеров»
Документ
«Недоступность номеров»
Документ
«Закрытие номеров»
Рисунок 2.36 – Схема технологического процесса сбора информации

40
Стоит отметить, что необходимо предусмотреть удобные и простые способы заполнения и отображения данных справочников и документов. Для этого все справочники должны иметь единый интерфейс и работать по одной технологии.
Заполнение справочников
1
Заполнение документов
2
Справочник
Клиенты
Справочник
Номера
Справочник
Типы номеров
Документ
Заселения
Документ
«Доступность номеров»
Документ
«Стоимость номеров»
Документ
«Недоступность номеров»
Документ
«Закрытие номеров»
Рисунок 2.37 – Схема технологического процесса обработки информации
Стоит отметить, что заполнение справочников может выполняться как до начала заполнения документов, так и в ходе их заполнения. При

41 выполнении документооборота не решается никаких вычислительных задач, поэтому задачами обработки являются поиск и редактирование данных.
2
Печать документов
Печать отчетов
Документы
Отчет «Ожидаемый заезд»
Отчет
«Выезжающие»
Конец
Документ
Заселения
Документ
«Доступность номеров»
Документ
«Стоимость номеров»
Документ
«Недоступность номеров»
Документ
«Закрытие номеров»
Отчет по оплатам
Отчет по стоимости номеров
Отчет по структуре номеров
Рисунок 2.38 – Схема технологического процесса выдачи результатной информации в ИС
Данные технологические схемы служат основой для разработки программного средства.

42
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание
Рассмотрим процесс оформления заезда клиента «Макаров Олег
Петрович». В первую очередь вводим данные клиента (рисунок 2.39).
Рисунок 2.39 – Ввод данных о клиенте
Клиент заселяется 10.05 и выезжает 11.05, проводит оплату наличными сразу же при заселении (10.05). Он заселяется в номер 102. Заполнение документа «Заселение» представлено на рисунке 2.40.

43
Рисунок 2.40 – Ввод данных о заселении
Новый документ заселения отражается в общем списке (рисунок 2.41).
Рисунок 2.41 – Документы заселения

44
Построим отчет о заселении (рисунок 2.42).
Рисунок 2.42 – Отчет по заселению
Построим отчет по оплатам (рисунок 2.43).
Рисунок 2.43 – Отчет по оплате

45
Таким образом, быстро и качественно выполняются все необходимые функции, отсутствуют ошибки и неточности, формируются необходимые документы и отчеты.
Выводы по главе 2
Для предметной области разработана информационная модель, представлены схемы данных, проанализирована входная и выходная информация. В разрабатываемой базе данных выделены справочники:
«Клиенты», «Типы номеров», «Номера», документы «Заселение номера»,
«Доступность номеров», «Стоимость номеров», отчеты: «Ожидаемый заезд»,
«Выезд клиента из номера», «Оплата номеров клиентами».
В главе обоснован выбор клиент-серверной системы, описана функциональная система проектируемой информационной системы, разработаны справочники, документы и отчеты информационной системы в системе «1С: Предприятие 8.3».
В работе описана схема взаимосвязей программных модулей, описано технологическое обеспечение задачи, представлен контрольный пример оформления клиента в гостинице.

46
Глава 3. Оценка и обоснование экономической эффективности
информационной системы
3.1. Выбор и обоснование методики расчета экономической
эффективности
Экономическая эффективность – базовая категория теории и практики принятия управленческих решений об инвестировании средств в развитие производства. Окупаемость капитальных вложений, один из показателей эффективности капитальных вложений, отношение капитальных вложений к экономическому эффекту, получаемому благодаря этим вложениям.
Период окупаемости рассчитывается по формуле:
А
OK
М
КЗ
T
Э
(1) где T
ОК
– период окупаемости (месяцев);
КЗ
А
– капитальные затраты автоматизации;
Э
М
– месячная экономия.
Капитальные затраты автоматизации рассчитываются следующим образом:
А
ПО
ТЕХ
РМ
ПР
Н
КЗ
Ц
К
К
К
К
(2) где Ц
ПО
– капитальные затраты на покупку программного обеспечения;
К
ТЕХ
– капитальные затраты на покупку технического обеспечения;
К
РМ
– капитальные затраты на создание рабочего места пользователя;
К
ПР
– капитальные затраты на приобретение и установку программы;
К
Н
– капитальные затраты на настройку программы.
(
)
(
)
М
АВТ ДО
АВТ ПОСЛЕ
Э
З
З
(3)
На основе представленных показателей будет выполняться расчет экономической эффективности проекта внедрения разработанной

47 информационной системы автоматизации управления качеством услуг гостиницы.
3.2. Расчет показателей экономической эффективности проекта
Для нашего случая слагаемые в формуле (2) будут выглядеть следующим образом:
1) Ц
ПО
=0. Будет использоваться уже существующее ПО. На клиентах, где уже установлена система Windows, ее стоимость в состав программного обеспечения для информационной системы входить не будет, т.к. эти затраты являются обязательными для других целей и учитываются в других местах.
2) К
ТЕХ
=20000 рублей. Для работы информационной системы необходимо купить один компьютер средней мощности, который будет выполнять роль сервера для СУБД.
3) К
РМ
=0. Места для пользователей уже существуют и оборудованы согласно представленным требованиям.
4) К
ПР
=25000. Такую сумму планирует вложить организация в написание данной программы.
5) К
Н
=0. Затраты на первичную настройку оборудования и системы включены в затраты на приобретение и установку программы.
Таким образом, формула (2) примет следующий вид
0 20000 0 25000 0 45000
А
КЗ
рублей.
Следует заметить, что основой расчет для экономии служит заработная плата работников в отделе за счет увеличения производительности с сохранением нагрузки на отдел.
Сама нагрузка постоянно увеличивается за счет увеличения клиентов.
Поэтому следующее увеличение численности отдела после внедрения информационной системы потребует приема меньшего количества человек и распределения части работы между имеющимся штатом.

48
Также следует заметить, что разница в выполнении дневной нормы работы в производственном отделе до и после внедрения информационной системы, которая составляет 0,5 часа, является минимальной, т.к. в некоторых случаях она может достигать 1-2 часов в зависимости от типа работы.
Данные для расчета месячной экономии представлены в таблице 3.1.
Таблица 3.1. Месячные затраты на производственный процесс до и после внедрения информационной системы
Показатель
Затраты до
Затраты после
1) Заработная плата в отделе:
А) Количество человек, необходимое для выполнения нагрузки
Б) Количество часов в день, необходимое для выполнения дневной нормы по стандарту (из расчета 8 часов в день)
В) Сумма заработной платы на человека
200 000 20 8
10 000 187 500 20 7,5 10 000 2) Амортизация оборудования для работы ИС
0 560 3) Затраты на доплату администратору БД за обслуживание ИС (в мес.)
0 1000 4) Затраты начальника производственного отдела на расчет нагрузки по подразделениям
А) Количество дней для расчета
Б) Стоимость дня просчета
1000 2
500 250 0,5 500
ИТОГО:
201 000 189 310

49
Амортизация оборудования была рассчитана из условий, что стоимость оборудования составляет 20 000 рублей, а полезный срок эксплуатации – 3 года (36 месяцев). Итого месячная экономия получается согласно формуле
(3) получается
201000 189310 11690
М
Э
рублей.
Период окупаемости по формуле (1) получается
45 000 4
11690
OK
T
месяца.
Следуем отметить, что это достаточно небольшой срок окупаемости, и для организации должно быть очень выгодно введение такой информационной системыв действие, требующее минимальных вложений и дающее эффект уже через 4 месяца.
Помимо денежной экономии информационная система имеет ряд преимуществ, которые носят больше качественную оценку, чем стоимостную:
– Отсутствие затрат на бумажные носители, а также физическое место для их хранения.
– Быстрота поиска информации и надежность хранения.
– Освобождение работников отдела от перевода информации с бумажного носителя в электронный вид, что влечет за собой увеличение творческой составляющей в производственном процессе.
– Систематичность хранимой информации. Вся информация хранится в одной систематизированной форме.
– Отслеживание всех процессов со своего рабочего места в реальном времени, что не требует лишних телефонных звонков и перемещений.
– Наличие автоматизированных отчетов, экономящих время на анализ данных.

50
Выводы по главе 3
Капитальные затраты на разработку информационной системы составят 45 000 рублей. Месячная экономия составляет 11690 рублей.
Период окупаемости проекта составляет 4 месяца, это достаточно небольшой срок окупаемости. Помимо денежной экономии информационная система имеет также ряд качественных преимуществ, привносимых при использовании информационной системы.

51
Заключение
Процесс обслуживания клиентов определяет качество сервиса гостиницы. При анализе процесса были выявлены определенные недостатки, справиться с которыми может внедрение информационной системы управления деятельностью гостиницы.
В результате анализа деятельности компании, модели потоков данных компании, существующих проблем обработки данных была выполнена постановка задачи, определена потребность разработки информационной системы и разработаны требования к проектируемой информационной подсистеме.
Также в бакалаврской работе была произведена оценка существующих программных средств, которые могли бы использоваться для разработки информационной системы. На основании анализа был сделан вывод о необходимости собственной разработки. Разработка информационной системы велась средствами системы 1С.
В результате была разработана конфигурация информационной системы. Эта конфигурация выполняет все необходимые функции, обозначенные в техническом задании: обеспечивает учет бронирования номеров, работу с номерным фондом, оформление заезда и выезда клиентов, учет оплаты и подготовку необходимых отчетов. Эта система проста в установке и настройке, обладает удобным интерфейсом. Система легко интегрируется с уже имеющимися в организации подсистемами «1С:
Бухгалтерия» и «1С: Зарплата и управление персоналом», что обеспечивает создание единой информационной системы управления деятельностью гостиницы.
Период окупаемости проекта составляет 4 месяца, это достаточно небольшой срок окупаемости. Помимо денежной экономии информационная система имеет также ряд качественных преимуществ, привносимых при использовании информационной системы.