Файл: Разработка регламента выполнения процесса.pdf

1

Назначение регламента

Регламент документооборота сбыта

2

Документ обязаны знать и использовать в работе

Менеджер по продажам

3

Цель регламента

Оптимизация документооборота сбыта

4

Владелец регламента

Менеджер по продажам

5

Ответственность владельца регламента

Процесс сбыта продукции

6

Участники регламента

Менеджер по продажам

7

Основные показатели

Количество продаж

8

Отчёты регламента

отчёт о документах по служащему;

отчёт о документах по контрагентах;

отчёт о документах по товару.

9

Документы регламента

карта контрагента;

карта служащего;

карта товара;

заказа;

договор продажи;

акт приёмки.

10

Регламент связан

Код

Название

-

-

-

-

11

Архивирование

Порядок документирования, архивирования документов по бизнес-процессам устанавливается в соответствии с требованиями хранению и архивированию нормативно-методических документов компании.

12

Порядок внесения изменений

Владелец процесса документооборота вносит в регламент изменения после проведения аудита и согласует их с участниками процесса и руководством компании.

№

Действие

Исполнитель

Документ

Инструмент

1

Ведение базы служащих

Менеджер по продажам

Карта служащего

ИС документооборота

2

Ведение базы контрагентов

Менеджер по продажам

Карта контрагента

ИС документооборота

3

Ведение базы товаров

Менеджер по продажам

Карта товара

ИС документооборота

4

Формирование заказа

Менеджер по продажам

Карта заказа

ИС документооборота

5

Формирование договора продажи

Менеджер по продажам

Договор продажи

ИС документооборота

6

Составление акта приёмки

Менеджер по продажам

Акт выдачи

ИС документооборота

7

Формирование отчётов

Менеджер по продажам

-

ИС документооборота

№

Название документа

Карта служащего

1

Назначение документа

Учёт данных служащих

2

Тип документа

Электронный

3

Исполнитель

Менеджер по продажам

4

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

5

Заказчик

Бухгалтер

6

Подразделение заказчика

Бухгалтерия

7

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

Проверяющий

Администрация

Проверка

8

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

-

заказ; договор;

акт приёмки.

9

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

10

Регламент выпуска

Нет

11

Регламент хранения

Нет

12

Регламент уничтожения

Нет

13

Правила, связанные с документом

Нет

14

Порядок заполнения атрибутов

фамилия, имя, отчество;

дата рождения;

дата начала работы; дата увольнения.

15

Дополнительная информация

Нет

№

Название документа

Карта контрагента

1

Назначение документа

Учёт данных контрагентов

2

Тип документа

Электронный

3

Исполнитель

Менеджер по продажам

4

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

5

Заказчик

Бухгалтер

6

Подразделение заказчика

Бухгалтерия

7

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

Управление

Административный

Проверка

8

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

-

заказ;

договор;

акт приёмки.

9

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

10

Регламент выпуска

Нет

11

Регламент хранения

Нет

12

Регламент уничтожения

Нет

13

Правила, связанные с документом

Нет

14

Порядок заполнения атрибутов

полное наименование;

краткое наименование;

контактное лицо;

адрес; телефон; электронная почта;

банк; к/с, р/с;

дата добавления.

15

Дополнительная информация

Нет

№

Название документа

Карта товара

1

Назначение документа

Учёт товаров

2

Тип документа

Электронный

3

Исполнитель

Менеджер по продажам

4

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

5

Заказчик

Менеджер по продажам

6

Подразделение заказчика

Отдел продаж

7

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

-

-

-

8

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

-

заказ;

договор;

акт приёмки.

9

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

10

Регламент выпуска

Нет

11

Регламент хранения

Нет

12

Регламент уничтожения

Нет

13

Правила, связанные с документом

Нет

14

Порядок заполнения атрибутов

название;

артикул.

15

Дополнительная информация

Нет

№

Название документа

Заказ

1

Назначение документа

Учёт заказов клиентов

2

Тип документа

Электронный

3

Исполнитель

Менеджер по продажам

4

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

5

Заказчик

Менеджер по продажам

6

Подразделение заказчика

Отдел продаж

7

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

Планирование

Финансовый отдел

Проверка и планирование

8

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

карта контрагента;

карта служащего;

карта товара.

Договор продажи

9

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

10

Регламент выпуска

Нет

11

Регламент хранения

Нет

12

Регламент уничтожения

Нет

13

Правила, связанные с документом

Нет

14

Порядок заполнения атрибутов

тип документа;

статус документа;

служащий;

контрагент;

номер документа;

дата создания;

общая сумма заказа;

НДС;

сумма с НДС.

15

Дополнительная информация

Нет

№

Название документа

Договор продажи

1

Назначение документа

Ведение продаж

2

Тип документа

Электронный

3

Исполнитель

Менеджер по продажам

4

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

5

Заказчик

Контрагент

6

Подразделение заказчика

Отдел снабжения

7

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

Ведение учёта

Бухгалтерия

Проверка и обработка

8

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

Заказ

Акт приёмки

9

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

10

Регламент выпуска

Нет

11

Регламент хранения

Нет

12

Регламент уничтожения

Нет

13

Правила, связанные с документом

Нет

14

Порядок заполнения атрибутов

тип документа;

статус документа;

служащий;

контрагент;

номер документа;

дата создания;

общая сумма договора;

НДС;

сумма с НДС.

15

Дополнительная информация

Нет

№

Название документа

Акт приёмки

1

Назначение документа

Контроль завершения заказа

2

Тип документа

Электронный

3

Исполнитель

Менеджер по продажам

4

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

5

Заказчик

Контрагент

6

Подразделение заказчика

Отдел снабжения

7

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

Проверяющий

Администрация

Проверка

8

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

Договор продаж

-

9

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

10

Регламент выпуска

Нет

11

Регламент хранения

Нет

12

Регламент уничтожения

Нет

13

Правила, связанные с документом

Нет

14

Порядок заполнения атрибутов

тип документа;

статус документа;

служащий;

контрагент;

номер документа;

дата создания;

общая сумма продажи;

НДС;

сумма с НДС.

15

Дополнительная информация

Нет

1

Название документа

Отчёт о движении товара

2

Назначение документа

Проверка деятельности

3

Тип документа

Электронный

4

Исполнитель

Менеджер по продажам

5

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

6

Заказчик

Руководство

7

Подразделение заказчика

Администрация

8

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

-

-

-

9

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

договор;

карта контрагента;

карта служащего;

карта товара.

-

10

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

11

Регламент выпуска

Нет

12

Регламент хранения

Нет

13

Регламент уничтожения

Нет

14

Правила, связанные с документом

Нет

15

Порядок заполнения атрибутов

тип товара;

дата продажи;

поставлено;

продано;

количество в наличии.

16

Дополнительная информация

Нет

1

Название документа

Отчёт о продажах

2

Назначение документа

Проверка деятельности

3

Тип документа

Электронный

4

Исполнитель

Менеджер по продажам

5

Подразделение исполнителя

Отдел продаж

6

Заказчик

Руководство

7

Подразделение заказчика

Администрация

8

Прочие роли и подразделения, имеющие доступ к документу

Роль

Подразделение

Действия с документом

-

-

-

9

Связь документа с другими документами

Сформирован на основе

Используется для

договор;

карта контрагента;

карта служащего;

карта товара.

-

10

Жизненный цикл

Формирование->Печать->Выдача

11

Регламент выпуска

Нет

12

Регламент хранения

Нет

13

Регламент уничтожения

Нет

14

Правила, связанные с документом

Нет

15

Порядок заполнения атрибутов

тип товара;

контрагент;

дата продажи;

количество;

акции;

скидка;

итог.

16

Дополнительная информация

Нет