Файл: Разработка регламента выполнения процесса.pdf

Введение

Документооборот объединяет в себе все документы, которые циркулируют на предприятии. Документооборот разных процессов различается. В данной работе будет рассмотрен документооборот процесса сбыта.

Управление продажами заключает в себе функции подбора торгового персонала, организации торгового персонала, учета, прогнозирования и планирования продаж, идентификации потенциальных клиентов, поддержания информации о клиентах, а также создания и управления графиками продаж.

Деятельность любой фирмы или холдинга (группы компаний) оценивается качеством и количеством продаваемых товаров и услуг. Ведь основной источник прибыли и прогресса кроется в продажах. Но здесь же кроются и основные проблемы.

Управление документооборотом сбыта – это трудоемкая деятельность, которая строится на учете заказов, учете клиентов и учете продаж, умении анализировать полученные данные и принимать на их основе правильные управленческие решения.

Структурным анализом принято называть метод исследования системы, начинающийся с ее общего обзора, который затем детализируется, приобретая иерархическую структуру со все большим числом уровней.

Для таких методов характерно:

• разбиение системы на уровни с ограничением числа элементов;
• ограниченный контекст, включающий лишь существенные на каждом уровне детали;
• использование сторонних формальных правил записей;
• последовательное приближение к конечному результату.

Целью работы является – рассмотреть теоретические аспекты и разработать регламент процесса управления документооборотом.

Задачами работы являются:

• проанализировать средства реализации структурного метода для проектирования ЭИС;
• проанализировать объект автоматизации и рассмотреть процессы «как есть»;
• разработка модели процессов «как будет»;
• анализ входной и результатной информации;
• разработка структуры для хранения необходимых данных.

Структурный метод анализа и проектирования ЭИС

Описание метода

Структурный анализ называется метод исследования системы, который начинается с ее общего обзора с дальнейшей детализацией, таким образом появляется иерархическая структура с все большим числом уровней. Решение трудных проблем разбиением на множество независимых более мелких задач («черных ящиков») и организация задач в древовидные иерархические структуры повышает понимание сложных систем.

---

В инженерии ПО (software engineering), Структурный анализ (Structured Analysis, SA) и одноименное с ним Структурное проектирование (Structured Design, SD) – это методы для анализа и преобразования бизнес-требований в спецификации и, в дальнейшем, в компьютерные программы, конфигурации аппаратного обеспечения и связанные с ними ручные процедуры. [7]

SADT (Structured Analysis and Design Technique) – методология разработки ПО для описания систем в виде иерархии функций (функциональной структуры).

SADT использует два типа диаграмм: 1) модели деятельности; 2) модели данных.

SADT использует стрелки для построения этих диаграмм и имеет следующее графическое представление:

• главный блок (box), где определено название процесса или действия;
• с левой стороны блока – входящие стрелки: входы действия;
• сверху – входящие стрелки: данные, необходимые для действия;
• внизу – входящие стрелки: средства, используемые для действия;
• справа – исходящие стрелки: выход действия.

SADT использует декомпозицию на основе подхода «сверху вниз». Каждый уровень декомпозиции содержит до 6 блоков.

Модель IDEF0 – это графическое описание (информационной) системы или предметной области (subject), которое разрабатывается с определенной целью с выбранной точки зрения. Модель IDEF0 представляет собой набор из одной или более (иерархически связанных) IDEF0-диаграмм, которые описывают функции системы или предметной области (subject area) с помощью графики, текста и глоссария. [2]

Метод моделирования потоков работ IDEF3 (workflow diagramming, WFD), являющийся частью семейства стандартов IDEF, был разработан в конце 1980-х годов для закрытого проекта ВВС США и был предназначен для моделирования таких процессов, в которых необходимо понять последовательность выполнения операций и взаимозависимости между ними.

IDEF3 позволяет описать следующее: последовательность выполнения процессов; условия перехода от одной операции к другой; объекты, участвующие совместно в одном процессе.

Методы реализации

Рассмотрим несколько средств для создания методов: CA Erwin + Process Modeler; Silverrun; CASE.Аналитик; Vantage Team Builder (Westmount I-CASE).

CA Process Modeler – ведущий инструмент визуального моделирования бизнес-процессов. Дает возможность наглядно представить любую деятельность или структуру в виде модели, что позволит оптимизировать работу организации, проверить ее на соответствие стандартам ISO9000, спроектировать организационную структуру, снизить издержки, исключить ненужные операции, повысить гибкость и эффективность. Являясь стандартом дефакто, Process Modeler поддерживает сразу три нотации моделирования: IDEF0 (федеральный стандарт США), IDEF3 и DFD.

---

Process Modeler – мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов.[4]

Модель, созданная средствами Process Modeler, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности – действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия – от моделей организации работы в маленьких отделах досложных иерархических структур. При разработке или закупке программного обеспечения модели бизнес-процессов служат прекрасным средством документирования потребностей, помогая обеспечить высокую эффективность инвестиций в сферу IT. В руках же системных аналитиков и разработчиков Process Modeler – это еще и мощное средство моделирования процессов при создании корпоративных информационных систем (КИС).

ERwin - тот продукт в течение последних десяти лет занимает лидирующие позиции среди средств проектирования реляционных баз данных. ERwin не ориентирован на какую-то конкретную СУБД и поддерживает более 20 типов СУБД, включая СУБД всех ведущих производителей серверов баз данных (Oracle, Sybase, Microsoft, IBM, Informix), а также все популярные форматы настольных СУБД (в т. ч. dBase, Clipper, FoxPro, Access, Paradox), кроме, возможно, самых последних версий. ERwin поддерживает обмен моделями с репозитарием Designer/2000 и Microsoft Repository, а также генерацию клиентских приложений для Visual Basic и PowerBuilder.

CASE-средство Silverrun разработано американской фирмой CSA (Сomputer Systems Advisers, Inc.). Silverrun ориентирован на спиральную(циклическую) модель жизненного цикла программного продукта. Предназначено для проектирования и анализа ИС бизнес-класса. Структура Silverrun модульная, где каждый модуль является самостоятельным продуктом , что позволяет использовать модули отдельно друг от друга. Данное CASE-средство состоит из 4 модулей:

1. BPM - Business Process Modeler - модуль построения моделей бизнес-процессов в форме диаграмм потоков данных;
2. ERX - Entity-Relationship eXpert - модуль концептуального моделирования данных;
3. RDM - Relational Data Modeler - модуль реляционного моделирования;
4. WRM - Workgroup Repository Manager - менеджер репозитория рабочей группы. [5]

Достоинство данного CASE-средства в его высокой гибкости, в большом разнообразии изобразительных средств при построении моделей.

Главным недостатком данного CASE-средства является отсутствие жесткого взаимоконтроля компонентов различных моделей между собой.

Пакет CASE.Аналитик является единственной отечественной доведенной до рынка разработкой, которая без всяких натяжек может быть отнесена к CASE первой генерации. В основе пакета лежит методология структурного системного анализа Гейна-Сарсона, применимая к широкому классу систем обработки информации: информационно-вычислительных, АСУ, АСУТП, систем автоматизации делопроизводства, бухгалтерских систем, баз данных, систем автоматизации эксперимента, организационных систем и т.п. [6]

---

Пакет обеспечивает:

• помощь для ясного понимания потребностей пользователя;
• точное взаимодействие между членами бригады разработчиков;
• «принудительный» хороший стиль;
• возможность для пользователя уже с первых шагов разработки «увидеть» и проверить создаваемое программное обеспечение;
• предоставление разработчику машинно-реализованных средств формального описания системы, и, прежде всего, в графической нотации. Эта нотация должна быть понятна также заказчику и пользователю создаваемой системы, вовлекаемых, таким образом, в разработку системы на ее ранней стадии, когда еще можно что-либо менять без особых затрат;
• предоставление доступа к любой части проекта;
• контроль полноты и непротиворечивости каждой части системных требований.

Результат работы в среде пакета - информационно-логическая модель анализируемой системы. Эта модель представляется в виде иерархии диаграмм потоков данных и структурограмм данных. Диаграммы верхних уровней иерархии определяют основные функции/подсистемы системы с внешними входами и выходами и используемыми файлами. Далее эти основные функции/подсистемы детализируются при помощи диаграмм нижнего уровня. Такая функциональная декомпозиция продолжается, создавая таким образом многоуровневую иерархию диаграмм, до тех пор, пока не будет достигнут такой уровень декомпозиции, на котором функциональный процесс становится элементарным, невозможным для дальнейшей детализации. Когда дальнейшая детализация логических функций перестает быть полезной, переходят к выражению внутренней логики процессов при помощи миниспецификаций - алгоритмов преобразования входных потоков в выходные.

Vantage Team Builder ориентирован на каскадную модель жизненного цикла программного продукта, а также на его поддержку.

У Vantage Team Builder существует несколько различных конфигураций. Конфигурация зависит от используемой СУБД (Informix, Sybase, ORACLE, Ingres), а также от средств разработки приложений (Uniface).

Проектирование ИС с помощью Vantage Team Builder состоит из последовательности 4 стадий (фаз) : анализ; архитектура; проектирование; реализация.

При таком проектировании результат каждой стадии передается частично или полностью в новую стадию. После переноса результата в новую фазу, связь с предыдущей фазой заканчивается.

У Vantage Team Builder имеется возможность многопользовательского доступа к репозиторию проекта.

Высокое качество и надежность разрабатываемых продуктов поддерживается благодаря жестоким рамкам в формировании моделей, в структурировании документации. [10]

---

Имеются реализации Vantage Team Builder основных UNIX-платформ (Solaris, SCO UNIX, AIX, HP-UX) и VMS. Имеется возможность интеграции Vantage Team Builder с другими средствами, т.к. структура репозитория и интерфейса открытые.

Анализ предметной области

Описание объекта автоматизации

ООО «Статус» было создано в 2005 году. Основной деятельностью предприятия являются продажа музыкальных инструментов, звукового и светового оборудования, монтаж сценических конструкций и подиумов, аренда звукового и светового оборудования. ООО «Статус» является официальным дилерами фирм: Casio, Invask , ATTrade в России.

Организационно-штатная структура управления ООО «Статус» приведена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационно-штатная структура управления ООО «Статус»

Организационная структура рассматриваемого предприятия является традиционной для коммерческих организаций и включает в себя следующие подразделения: отдел продаж; финансовый отдел; бухгалтерию; отдел закупок; отдел маркетинга; сервисный центр; отдел логистики; инсталляционное бюро; ИТ-отдел.

Руководит деятельностью предприятия генеральный директор, которому подчиняются начальники отделов, а также заместитель генерального директора и главный бухгалтер Кроме того, существует заместитель генерального директора, который в сущности дублирует функции генерального директора и выполняет их в его отсутствие.

Далее рассмотрим основные функции перечисленных выше отделов.

Отдел продаж работает в следующих направлениях: сбор и анализ информации о профильном рынке (информация о клиентах, конкурентах, поставщиках и др.); поиск клиентов; проведение переговоров с клиентами; оформление и заключение контрактов; подготовка тендерной документации, участие в тендерах; развитие отношений с клиентами; получение рекомендаций от клиентов; ведение внутренней отчетности и документации; продвижение услуг компании (реклама и PR); формирование рекламного бюджета.

К функциям отдела отнесены: увеличение стоимости и рентабельности заключенных контрактов; рост числа крупных заказов; расширение и сохранение клиентской базы; формирование личных и доверительных отношений с клиентами; расширение известности компании; создание имиджа компании как надежного делового партнера; качественная подготовка документов; развитие личностных и профессиональных компетенций работников отдела.

---