На 1 января 2021 года на учете архива состоит 152 фонда, объемом 50813 единиц хранения, в том числе 23094 единиц хранения управленческой документации, 27717 единиц хранения по личному составу, 2 единицы хранения фотодокументов (портреты Почетных граждан района и жанровые фотографии, представляемые для публикации в Энциклопедию «Челябинская область»).

Информационное обеспечение пользователей архивным отделом предусматривает выявление запрашиваемой информации по архивным документам, подготовку и предоставление соответствующих информационных документов в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке. Запросы в архивный отдел поступают как от юридических лиц, так и от физических лиц.

Большой вклад в организацию архивного дела в Красноармейском районе и формированию фондов архива внесли работавшие здесь в разные годы сотрудники: Р. А. Осколкова, Л. С. Кубасова, В. Д. Бердникова, Т. П. Мурсалимова, В. И. Ермакова, Т. П. Петрова, Е. И. Левинская, Г. М. Васильчик. Приобретенные в архиве профессиональные навыки и опыт работы с документами пригодился и в общественной жизни. Специалисты районного архива являлись заседателями народного суда, выполняли поручения по учету населения и т.д.

В настоящее время в архивном отделе трудится 3 человек. Начальник архивного отдела Зиновьева Ольга Олеговна.

Тема 3. Методика и практика архивоведения

1.Составить характеристику списка источников комплектования одного из федеральных, государственных или муниципальных архивов субъекта Российской Федерации

Список предприятий, учреждений, организаций – источников

комплектования архивного отдела администрации Красноармейского муниципального района на 01.01.2020 года

№№ п/п	Полное наименование организации
Предприятия и организации, отнесенные к государственной собственности
1	Областное казенное учреждение Центр занятости населения Красноармейского района
2	Челябинское областное бюджетное учреждение «Красноармейский лесничество»
Органы местного самоуправления муниципальных образований Челябинской области, предприятия и организации, отнесенные к муниципальной собственности
3	Собрание депутатов Красноармейского муниципального района
4	Совет депутатов Алабугского сельского поселения Красноармейского муниципального района
5	Совет депутатов Баландинского сельского поселения Красноармейского муниципального района
6	Совет депутатов Березовского сельского поселения Красноармейского муниципального района
7	Совет депутатов Бродокалмакского сельского поселения Красноармейского муниципального района
8	Совет депутатов Дубровского сельского поселения Красноармейского муниципального района
9	Совет депутатов Канашевского сельского поселения Красноармейского муниципального района
10	Совет депутатов Козыревского сельского поселения Красноармейского муниципального района
11	Совет депутатов Лазурненского сельского поселения Красноармейского муниципального района
12	Совет депутатов Луговского сельского поселения Красноармейского муниципального района
13	Совет депутатов Миасского сельского поселения Красноармейского муниципального района
14	Совет депутатов Озерного сельского поселения Красноармейского муниципального района
15	Совет депутатов Русско-Теченского сельского поселения Красноармейского муниципального района
16	Совет депутатов Сугоякского сельского поселения Красноармейского муниципального района
17	Совет депутатов Теренкульского сельского поселения Красноармейского муниципального района
18	Совет депутатов Шумовского сельского поселения Красноармейского муниципального района
19	Администрация Красноармейского муниципального района
20	Администрация Алабугского сельского поселения Красноармейского муниципального района
21	Администрация Баландинского сельского поселения Красноармейского муниципального района
22	Администрация Березовского сельского поселения Красноармейского муниципального района
23	Администрация Бродокалмакского сельского поселения Красноармейского муниципального района
24	Администрация Дубровского сельского поселения Красноармейского муниципального района
25	Администрация Канашевского сельского поселения Красноармейского муниципального района
26	Администрация Козыревского сельского поселения Красноармейского муниципального района
27	Администрация Лазурненского сельского поселения Красноармейского муниципального района
28	Администрация Луговского сельского поселения Красноармейского муниципального района
29	Администрация Миасского сельского поселения Красноармейского муниципального района
30	Администрация Озерного сельского поселения Красноармейского муниципального района
31	Администрация Русско-Теченского сельского поселения Красноармейского муниципального района
32	Администрация Сугоякского сельского поселения Красноармейского муниципального района
33	Администрация Теренкульского сельского поселения Красноармейского муниципального района
34	Администрация Шумовского сельского поселения Красноармейского муниципального района
35	Контрольно-счетная палата Красноармейского муниципального района
36	Муниципальное учреждение «Красноармейская центральная районная больница»
37	Управление социальной защиты населения администрации Красноармейского муниципального района
38	Муниципальное казенное учреждение «Управление культуры Красноармейского муниципального района»
39	Управление образования администрации Красноармейского муниципального района
40	Отдел архитектуры и градостроительства администрации Красноармейского муниципального района
41	Управление сельского хозяйства и продовольствия администрации Красноармейского муниципального района
42	Финансовое управление администрации Красноармейского муниципального района
43	Управление экономического прогнозирования администрации Красноармейского муниципального района
44	Комитет по управлению имуществом и земельным отношениям администрации Красноармейского муниципального района
Предприятия и организации, отнесенные к негосударственной собственности
47	Автономная некоммерческая организация «Редакция газеты «Маяк»»

---

2. Составить в правильной последовательности перечень работ при упорядочении документов. Дать объяснение, что такое «экспертиза ценности», «описание документов», «виды описей»

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертизе ценности подлежат все документы исполнительного органа независимо от видов носителей и способа записи.

Описание документов – это раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов.

Опись дел, документов - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.

Описи бывают трех видов:

• 
  внутренняя опись;
  
• 
  опись структурного подразделения (сдаточная);
  
• 
  сводная опись на дела фонда;
  

Внутренняя опись предназначена для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации(особо ценные, личные, судебный и т.д.), а так же для дел, состоящих из таких разновидностей документов, заголовки которых не содержат информации об их содержании.

Описи структурных подразделений(сдаточные) и сводные описи составляются по одной методике. Они составляются для описания следующих видов дел:

- временного хранения(5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет);

- по личному составу;

Экспертиза ценности документов осуществляется в несколько этапов, начиная с текущего делопроизводства организации и заканчивая архивом.

На первом этапе осуществляют работу по составлению номенклатуры дел, которая предопределяет сроки необходимые для хранения создаваемых документов.

На втором этапе осуществляется подготовка документов для их дальнейшей сдачи в архив.

---

На третьем этапе проводят уточнение ценности документов для осуществления их передачи на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.

На основании экспертизы ценности документов проводится отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации. Решение вопросов, связанных с включением в состав Архивного фонда Российской Федерации документов находится в ведении экспертно-проверочных комиссий федеральных государственных архивов, а также уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

В крупных организациях со сложной организационно-функциональной структурой действуют центральные экспертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются: рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства (централизованного и децентрализованного);

Процедура подготовки и оформления документов является традиционной для отечественной практики: в начале каждого календарного года сотрудники структурных подразделений, ответственные за работу с документной информацией, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения или уничтожения. Члены экспертных комиссий обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и полностью проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает сомнения.

Конкретные сроки, связанные с хранением документальной информации, определяются путем применения специально разработанных и научно обоснованных перечней документов.

В типовых перечнях документом устанавливаются сроки хранения документов, которые в большинстве случаев являются характерными для многих организаций и способны отобразить организационно-функциональные вопросы, имеющие отношение к практической деятельности организации (вопросы, связанные с руководством, планированием, учетом, контролем, отчетностью, финансированием, организацией трудового, материально-технического обеспечения и т.п.).

---

Оформление дел не может проводиться без уточнения сроков их хранения. Дела с постоянным или долговременным сроками хранения необходимо подготавливать к сдаче в архив организации – создателя и получателя документальной информации.

Дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению. Для этого необходимо составлять акт, форма которого содержится в «Основных правилах работы государственных архивов».

Акт рассматривают и рекомендуют на утверждение во время заседания экспертной комиссии организации, затем его утверждает экспертная комиссия соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, перечисленные в акте - уничтожаются.

Фактически формирование дела завершается в конце года, после того как в него подшиты последние документы окончившегося года, затем дела как минимум год хранятся в структурном подразделении организации.

После проведения экспертизы ценности документов и дифференциации массивов постоянного и долговременного хранения приступают к оформлению дела.

Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится систематизация и сдача в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются.

Дела с постоянным, временным (более 10 лет) сроком хранения, а также дела, связанные с личным составом организации необходимо полностью оформлять. Полное оформление дела состоит из: подшивки (переплета) дела, нумерации листов, а также оформления всех реквизитов, указанных на обложке дела.

Для подшивки дел (после удаления металлических и пластмассовых скреплений) в его конце вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя (для соответствующей записи), дело подшивается в твердую обложку (в четыре прокола) и переплетается.

Листы дела нумеруются черным графическим карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу. Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей нумерации составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914—72 «Обложки дел длительного пользования».

3. Дать определение терминам «информационная деятельность архива», «использование архивных документов», «учетный документ», «архивный справочник»

---

Раздел 3 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» содержит следующие определения:

Подпункт 149) Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

Подпункт 150) Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Подпункт 104) опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

Подпункт 163) Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

Тема 4. Обеспечение сохранности документов

1. Перечислить основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов

Нормативно-правовая база, регламентирующая обеспечение сохранности архивных документов, включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Уголовный кодекс Российской Федерации (по состоянию на 01 марта 2012 года), регулирует утрату документов, содержащих государственную тайну, приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей, подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, штампов, печатей, бланков и ответственности за хранение использование документов.

Кодекс об административных правонарушений (по состоянию на 02 апреля 2012 года), регулирует нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных), нарушение правил защиты информации, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, нарушение требований законодательства о хранении документов.

---

Смотрите также файлы

• 1. Культура мышления. Художественная рефлексия.docx

• Анализ по проведению профориентации обучающихся ( в том числе и обучающихся с овз) в 20212022 год.pdf

• Положением об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях.ppt

• Наименование медицинской организации Наименование структурного подразделения.docx

• Теория и практика реализации Социальной.docx