Файл: Закупочная логистика это процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на.docx

После подписания договора поставки обеими сторонами он вступает в силу.
Приложением к договору поставку является спецификация - двусторонний документ, содержащий перечень поставляемых товаров, в котором указаны их наименование, количество, ассортимент, иные качественные характеристики товара, а в определенных случаях - и цены.


Формирование спецификации на поставку товара происходит только после заключения договора поставки. Документ не является самостоятельным, а служит приложением к договору, являясь его неотъемлемой частью. Спецификации имеют довольно широкое распространение (особенно в торговых компаниях), даже несмотря на то, что они не являются обязательными к применению.



Унифицированной формы спецификации нет, она может быть составлена в произвольной форме или, если в компании есть разработанный и утвержденный шаблон документа – по его образцу. Главное, соблюсти всего два основных условия: по своей структуре она должна отвечать  стандартам делопроизводства, а по содержанию – включать в себя ряд определенных данных.
В преамбулуспецификации следует внести:

• 
  номер и дату заключения договора, к которому она является приложением;
  
• 
  номер спецификации, как приложения;
  
• 
  обозначить название документа.
  
  
  

Вторая часть бланка является основной. Выглядит она практически всегда в виде таблицы, куда включаются следующие сведения:

• 
  наименование товаров или материалов;
  
• 
  единица их измерения;
  
• 
  количество;
  
• 
  цена за штуку;
  
• 
  общая стоимость.
  
  
  

При необходимости таблицу можно дополнить и другими дополнительными данными.


Затем под таблицей необходимо вписать условия оплаты продукции по данной спецификации (они могут соответствовать условиям договора, а могут быть измененными – в зависимости от обстоятельств).
Таким образом, важно запомнить, что этап закупки товаров должен быть оформлен соответствующим образом. Грамотное оформление и составление контрактов, заявок и заказов позволит на следующем этапе избежать неточностей и ошибок.

При оформлении документов на доставку товара оформляется заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения. Приложение 3.

---

Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.
Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:

• 
  стройматериалы,
  
• 
  канцелярские принадлежности,
  
• 
  хозяйственные товары,
  
• 
  мебель,
  
• 
  технику,
  
• 
  оборудование и т.д.
  
  
  

Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста:

1. 
   Для начала представителю заказчика следует связаться с работником компании, осуществляющей поставку, чтобы обговорить детали процесса. В частности надо уточнить наличие товара на складе и если он отсутствует, то срок его прибытия, а также объемы, тип, маркировку, качество и прочие нюансы.
   
   
   
2. 
   Затем следует выяснить, каким именно способом лучше всего передать готовую заявку: по электронным средствам связи или по факсу, после чего можно приступать к оформлению документа.
   
   
   
3. 
   После составления и передачи заявки сотрудник компании-поставщика ее обработает и, в случае вопросов, свяжется с заказчиком для пояснения неточных моментов. Если все нормально и никаких тем для обсуждений у поставщика нет, то заявку нужно будет только подтвердить, после чего она отправится на склад, где на ее основании необходимый товар будет забронирован (если подтверждения не будет, продукцию с брони снимут).
   
   
   

При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.


Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.



Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.
На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы

---

.
При формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.
Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.


В преамбуле указываются:

• 
  название той фирмы, которой она адресована,
  
• 
  название компании–заказчика,
  
• 
  дата, номер и место составления документа,
  
• 
  данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
  
  
  

Основной раздел содержит следующие сведения:

• 
  наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
  
• 
  их количество,
  
• 
  размер,
  
• 
  вес,
  
• 
  тару,
  
• 
  прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).
  
  
  

При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.



Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.
!!!! Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).



Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.


Одним из основных товаросопроводительных документов является счет-фактура. Данный документ является для покупателя товара приходным товарным документом и одновременно выступает основанием для оплаты поступившего товара. Рассмотрим правила оформления счет-фактуры. Приложение 4.



Счет-фактура – документ, служащий для принятия предъявленных сумм НДС к вычету или возмещению.
Обязательные реквизиты документа приводятся в п. 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ:

• 
  порядковый номер и дата составления счета-фактуры;
  
• 
  наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика (налогового агента) и покупателя;
  
• 
  наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
  
• 
  номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);
  
• 
  наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);
  
• 
  количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг), исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);
  
• 
  наименование валюты;
  
• 
  идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии);
  
• 
  цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, с учетом суммы налога;
  
• 
  стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;
  
• 
  сумма акциза по подакцизным товарам;
  
• 
  налоговая ставка;
  
• 
  сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;
  
• 
  стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;
  
• 
  страна происхождения товара;
  
• 
  номер таможенной декларации;
  
• 
  код вида товара в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза. Сведения, предусмотренные настоящим подпунктом, указываются в отношении товаров, вывезенных за пределы территории Российской Федерации на территорию государства - члена Евразийского экономического союза.
  
  
  

---

Организация имеет право ввести в форме счета-фактуры дополнительные реквизиты. При этом доработанная форма должна быть утверждена в приложении к приказу по учетной политике. При этом не должны меняться последовательность расположения и число показателей обязательных реквизитов.
Счета-фактуры не должны иметь подчистки и помарки. Исправления можно вносить только корректурным методом. Корректурный метод заключается в следующем: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. В данном случае есть противоречие: печать на самом счете-фактуре не является обязательным реквизитом, а заверение исправлений в нем печатью – обязательно.


Для оплаты поступивших товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара одновременно с накладной либо в случае предоплаты.
Еще одним документом, аналогичным счет-фактуре является инвойс, который оформляется при оформлении международных сделок. Приложение 5.


Инвойс - английский термин, аналогичный русскому "счет-фактура ", - платежный документ, отвечающий общим требованиям, предъявляемым к финансовым, платежно-расчетным документам, то есть имеющий идентификационные признаки (номер, дата, реквизиты продавца, отправителя, покупателя, получателя), а также содержащий сведения о марке, модели, модификации и идентификационном номере (VIN, если он имеется у данного вида товаров), цене и базисе (условиях) поставки. Инвойс должен быть выставлен на оригинальном бланке организации-производителя, подписан соответствующими лицами и заверен печатями (штампами).



Инвойс оформляется посредством заполнения стандартной формы и выдается продавцом покупателю для расчетов по отдельным операциям; он содержит имя/название и адрес покупателя; наименование товара и его цену; пункт, в который товар был доставлен или отгружен; дату совершения операции (сделки); условия продажи.
Инвойс оформляется после отгрузки товара, до отгрузки товара оформляется проформа-инвойс.

---

Проформа-инвойс (proformainvoice) является предварительным счётом, выставленным за оплату товара поставщиком (экспортёром, продавцом, отправителем). После того, как суммы оплаты полностью согласованы и утверждены, можно выставить счёт-инвойс. Если по условиям, предусмотренным в контракте, покупателю нужно выплатить аванс, то продавец также выписывает проформу-инвойс.
Проформа-инвойс описывает ситуацию, когда товар отправлен получателю на: консигнацию, международные выставки, экспертизы, аукционы, как давальческое сырье на переработку. Проформа-инвойс и сам инвойс, практически идентичные друг другу документы. Разница между ними только в том, что в проформе-инвойсе данные о товарной поставке являются промежуточными, то есть изменения могут коснуться, как суммы, так и некоторых артикулов или моделей каких-либо конкретных товаров.
Данные, которые вписываются в проформу-инвойс:

• 
  реквизиты продавца и покупателя;
  
• 
  детали в описании товаров (модели/артикулы);
  
• 
  количество товара и стоимость его единицы;
  
• 
  сумма НДС, если он начислен; происхождение товара;
  
• 
  общая цена поставки.
  
  
  

Типы инвойсов:

• 
  таможенный
  
• 
  коммерческий
  
  
  

Правила заполнения инвойса



Для того чтобы избежать некоторых проблем с таможенным оформлением, необходимо соблюдать несколько простых правил при заполнении инвойсов:

• 
  В инвойсе необходимо заполнять отдельную строку, для каждого товара. Для каждого товара должна быть определена цена. Недопустимо указание общих формулировок типа «Аксессуары для автомобиля» или «Рекламная продукция». Нужно четко указывать название и описание каждого аксессуара или рекламного продукта, указывать его количество и цену;
  
• 
  Если груз перемещается в соответствии с контрактом, в инвойсе необходимо указывать номер этого контракта. Так же в инвойсе необходимо указывать условия поставки, в соответствии с которыми перемещается груз (условия обозначенные в контракте);
  
• 
  Если груз перемещается не в соответствии с контрактом и безвозмездно, в инвойсе необходимо указывать причину перемещения товара. Например, «Товар не для коммерческих целей. Оплаты не требуется» или «Замена бракованного модуля. Стоимость указана только для целей таможенного оформления»;
  
• 
  Если товар перемещается в соответствии с условиями, подразумевающими оплату транспортировки и страхования отправителем, то стоимость транспортировки и стоимость страхования (размер страхового взноса) необходимо указывать в инвойсе отдельными строками.
  

---