Файл: ЮжноУральский государственный университет (национальный исследовательский университет) Высшая школа экономики и управления Кафедра Экономическая теория, региональная экономика,.pdf

2) к Первому заместителю Главы Администрации города - референтура Первого заместителя Главы Администрации города
3) к заместителям Главы Администрации города, начальнику Управления социального развития - начальник отдела писем и приема граждан
4) к иным должностным лицам Администрации города - уполномоченные работники соответствующих структурных подразделений аппарата, органов Администрации города.
117. Поручения руководителей Администрации города, данные вовремя личного приема граждан, ставятся на контроль. Переданные наличном приеме письменные заявления учитываются и рассматриваются наравне с иными письменными обращениями граждан. На каждое обращение гражданина, поступившее наличном приеме, заводится электронная регистрационная карточка.
118. В случае если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию Администрации города, обращения направляются в течение семи дней со дня их регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
119. Обращения, поступившие в форме электронного документа, подлежат рассмотрению в порядке установленном настоящим Регламентом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество последнее при наличии, адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
120. Обращения граждан считаются исполненными, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, разрешены либо по ним даны подробные разъяснения.

121. Ответственность за своевременное и правильное разрешение вопросов, поставленных в обращениях граждан, несут заместители Главы Администрации города, иные уполномоченные должностные лица Администрации города в соответствии сих компетенцией.
122. Письменный ответ заявителям вместе с материалами рассмотрения обращений граждан из соответствующего структурного подразделения аппарата, органа Администрации города передается в отдел писем и приема граждан для снятия с контроля.
123. Документы по приему и рассмотрению обращений граждан группируются вдела и хранятся в отделе писем и приема граждан в соответствии с номенклатурой дел.
124. Отдел писем и приема граждан организует учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан, обобщает результаты работы с обращениями граждан и представляет соответствующую информацию руководителям Администрации города.

ПРИЛОЖЕНИЕ В Администрация города Челябинска Управление делами ПОЛОЖЕНИЕ об отделе по работе с обращениями граждан и организаций
______________№______________ УТВЕРЖДАЮ Начальник Управления делами Администрации города АИ. Зайков
«___»_________2014 г.
I. Общие положения
1. Отдел по работе с обращениями граждан и организаций (далее – отдел) является структурным подразделением Управления делами Администрации города.
2. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом города Челябинска, Регламентом Администрации города Челябинска, Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Челябинска и настоящим Положением.
3. Положение об отделе утверждается начальником Управления делами Администрации города.
4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности заместителем Главы Администрации города, руководителем аппарата Администрации по представлению начальника Управления делами Администрации города. Квалификационные требования к стажу работы по специальности устанавливаются законодательством Челябинской области, муниципальными правовыми актами города Челябинска.
5. Специалисты отдела назначаются и освобождаются от должности распоряжением заместителем Главы Администрации города, руководителем аппарата Администрации.
6. Контроль за деятельностью отдела осуществляет заместитель Главы Администрации города, руководитель аппарата Администрации.
7. Оперативное руководство отделом осуществляет начальник Управления делами Администрации города.

II. Задачи отдела
8. Основными задачами отдела являются
1) обеспечение права граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, на беспрепятственное обращение к Главе Администрации города, его заместителям с предложениями, заявлениями, жалобами по публичными частным вопросам, в том числе за защитой своих конституционных прав, свобод и охраняемых законом интересов, или прав и свобод других лиц, коллективно, индивидуально, лично, либо по информационным системам общего пользования
2) обеспечение своевременного и качественного рассмотрения письменных и устных обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц далее – обращения.
III. Функции отдела
9. В целях обеспечения своевременного и качественного рассмотрения обращений отдел
1) обеспечивает централизованный учет обращений
2) обрабатывает персональные данные в соответствии с действующим законодательством
3) формирует на базе обращений информационный фонд и представляет необходимые сведения должностным лицами структурным подразделениям Администрации города
4) участвует в подготовке приема граждан поличным вопросам Главой Администрации города, Первым заместителем Главы Администрации города
5) организует прием граждан заместителями Главы Администрации города и начальниками управлений
6) обеспечивает контроль за своевременными полным выполнением поручений должностных лиц Администрации города, исполнением принятых по ним решений совместно с референтами должностных лиц Администрации города, специалистами управлений извещает граждан о результатах рассмотрения обращений.

10. В целях информационно-аналитического и методического обеспечения деятельности Администрации города по рассмотрению обращений отдел
1) проводит изучение и анализ вопросов, которые ставят граждане в письменных обращениях и наличном приеме
2) готовит оперативные и периодические информации Главе Администрации города, его заместителям о количестве и характере обращений, поступивших в Администрацию города, социальном составе заявителей, результатах рассмотрения вопросов, которые ставят граждане
3) ежеквартально представляет утвержденные Главой Администрации города графики приема граждан поличным вопросам для размещения на официальном сайте Администрации города в сети Интернет ив официальной печати
4) изучает опыт работы с обращениями граждан, оказывает методическую помощь специалистам, организующим работу с обращениями.
IV. Права
11. Для обеспечения своей деятельности отдел имеет право
1) самостоятельно направлять на рассмотрение в соответствующие структурные подразделения аппарата и органы Администрации города, организациям письменные обращения, касающиеся их деятельности, а также материалы справочного и разъяснительного характера с получением в необходимых случаях ответов
2) запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от структурных подразделений Администрации города, должностных лиц
3) осуществлять доступ к персональным данными их обработку в пределах функций и полномочий отдела
4) по согласованию с начальником Управления делами Администрации города привлекать в установленном порядке, в том числе на договорной основе, сторонние организации и отдельных специалистов для выполнения задач, возложенных на отдел

5) определять сроки и формы контроля в соответствии с действующим законодательством и учетом характера вопросов, поставленных в обращениях, при отсутствии указания срока исполнения поручений руководителем
6) вносить должностным лицам Администрации города предложения по привлечению к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством лиц, виновных в нарушении установленного порядка и сроков рассмотрения обращений
7) проводить проверки организации работы с обращениями в структурных подразделениях аппарата и органах Администрации города, муниципальных предприятиях по поручению должностных лиц Администрации города
8) участвовать в совещаниях Главы Администрации города, его заместителей, начальников управлений при обсуждении вопросов, относящихся к компетенции отдела.
V. Ответственность
12. Отдел (в лице начальника отдела) несет ответственность
1) за невыполнение или ненадлежащее исполнение функций и полномочий, предусмотренных настоящим Положением в порядке, установленном действующим законодательством
2) за достоверность и объективность представляемой информации
3) за сохранность и обеспечение передачи в архив документов в установленном порядке по утвержденной номенклатуре
4) за сохранение втайне служебной и иной конфиденциальной информации, персональных данных.
VI. Взаимоотношения
13. Отдел для выполнения возложенных на него задачи функций взаимодействует со всеми структурными подразделениями аппарата и органами управления Администрации города, Челябинской городской Думы, а также со всеми организациями, осуществляющими свою деятельность на территории города.

ПРИЛОЖЕНИЕ Г Администрация города Челябинска
УТВЕРЖДАЮ
должностная инструкция
Начальник Управления делами
_________________№_________ Администрации города Главного специалиста отдела по работе с АИ. Зайков обращениями граждан и организаций
«___»_____________2014 г.
I. Общие положения
1. Главный специалист отдела по работе с обращениями граждан и организаций (далее по тексту - специалист) осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением об отделе по работе с обращениями граждан и организаций.
2. Главный специалист назначается на должность и освобождается от нее распоряжением заместителя Главы Администрации города, руководителя аппарата по представлению начальника отдела и начальника Управления делами.
3. Квалификационные требования к уровню профессионального образования, стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, профессиональным знаниями навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей, устанавливаются законодательством Челябинской области, муниципальными правовыми актами города Челябинска.
4. Главный специалист в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством Российской Федерации, Челябинской области, нормативными правовыми актами органов государственной власти и местного самоуправления, Уставом города Челябинска, Регламентом Администрации города Челябинска, Положением об отделе по работе с обращениями граждан и организаций, настоящей инструкцией.
5. Главный специалист в своей работе должен знать законодательные и нормативные правовые акты, касающиеся организации работы с обращениями граждан организацию делопроизводства в Администрации города Челябинска порядок рассмотрения обращений граждан правила внутреннего трудового распорядка этику делового общения правила и нормы охраны труда, техники

безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты правила пользования персональным компьютером и другой организационной техникой.
6. Главный специалист подчиняется непосредственно начальнику отдела по работе с обращениями граждан и организаций.
7. В период временного отсутствия главного специалиста его обязанности выполняет работник, назначаемый начальником отдела по работе с обращениями граждан и организаций.
II. Функции
8. Главный специалист обеспечивает соблюдение порядка рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в Администрации города, установленного Регламентом Администрации города Челябинска и Инструкцией по делопроизводству.
III. Должностные обязанности
9. Главный специалист отдела обязан
1) принимать письменные обращения граждан, изучать и регистрировать поступающие обращения в системе электронного документооборота в соответствии с закрепленным участком работы
2) направлять электронную регистрационно-контрольную карточку обращения в системе электронного документооборота для рассмотрения должностному лицу Администрации города по компетенции вопросов, поставленных в обращении
3) после рассмотрения руководителем производить отправку необходимых документов (письмо, уведомление, справки и т.д.) с резолюцией руководителя по назначению в двухдневный срок, совершая необходимые действия в электронной регистрационно-контрольной карточке обращения в системе электронного документооборота, и уведомлять автора (авторов) обращений в письменной форме о ходе и результатах рассмотрения
4) при отсутствии указания срока исполнения руководителем может определять сроки контроля

5) осуществлять контроль за своевременным предоставлением ответов, как на письменные, таки устные обращения, направлять напоминания исполнителям за
3 дня до установленного срока
6) просматривать ответы, полученные от исполнителей, проверять их полноту и качество
7) возвращать исполнителям недоработанные или оформленные ненадлежащим образом документы (справки, акты, проекты ответов и т.п.). Предоставлять руководителю, который рассматривал обращение или осуществлял личный прием, материалы, оформленные вдела (по необходимости. Если поручения выполнены и руководитель снял обращение с контроля, или дано дополнительное поручение, то вводить в электронную регистрационно- контрольную карточку обращения в системе электронного документооборота соответствующую информацию
8) получать от структурных подразделений аппарата, отраслевых, территориальных органов Администрации города необходимую информацию о рассмотрении обращений граждан
9) принимать участие в проверках организации работы с обращениями граждан в подразделениях Администрации города, вносить предложения по улучшению и совершенствованию этой деятельности
10) строго соблюдать установленные законодательством требования по работе с персональными данными
11) проводить отбор обращений по территориям, темам вопросов для аналитических записок и информации
12) формировать контрольные формы (предупреждение, анализ) по исполнителями закрепленному участку работы
13) принимать участие в подготовке ответов на запросы надзорных органов, органов государственной власти, местного самоуправления и должностных лиц по вопросам компетенции отделав соответствии с закрепленным участком работы

14) еженедельно представлять отчет о результатах рассмотрения обращений, поступивших в Администрацию города из Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, и принятых по ним мерах на портале ССТУ.РФ в сети Интернет в соответствии с закрепленным участком работы
15) давать разъяснения специалистам структурных подразделений аппарата, органов Администрации города и должностным лицам по интересующим их вопросами порядку рассмотрения обращений в Администрации города
16) принимать меры к сокращению служебной переписки по вопросам, не требующим рассмотрения руководством Администрации города, которые могут быть решены путем устного разъяснения
17) обеспечивать правильное оформление, хранение, передачу дел в архив
18) проходить инструктаж по охране труда, обучение безопасным методами приемам выполнения работ
19) соблюдать требования охраны труда, пожарной безопасности и электробезопасности.
III. Права
10. Главный специалист имеет право
1) рассматривать письма справочного, информационного характера, определять порядок разрешения вопросов
2) вносить предложения по улучшению и совершенствованию работы с обращениями граждан в Администрации города, в том числе по совершенствованию системы электронного документооборота
3) от имени руководства отдела, Управления делами получать от структурных подразделений Администрации города информацию и материалы, необходимые для работы
4) на доступ и обработку персональных данных в пределах функций и полномочий отделана повышение квалификации в соответствии с полномочиями по занимаемой должности