Файл: Литература по теме Тема Оформление управленческой документации.pdf

31
При создании внутренних документов выполняются следующие операции:
 Подготовка проекта внутреннего документа.
 Обеспечение согласования документа.
 Утверждение.
 Регистрации.
 Рассылка по подразделениям.
 Контроль исполнения документа.
Составим маршрут внутреннего документа (рис. 7):
Рис. 7. Маршрут внутреннего документа
Работа с бизнес-логикой.
Каждый документ имеет маршрут движения в соответствии с бизнес-процессом, который он инициирует или в котором он участвует.
Маршрут предполагает определенное число инстанций, в которых исполнители выполняют бизнес-задания: поручения по документу или согласования документов. Маршрут задается контролером или ответственным исполнителем. В автоматизированных системах электронного документооборота маршрут можно задать при регистрации документа.

32
Маршрут можно выбрать из заложенных в систему типовых маршрутов документов или создать необходимый маршрут в Дизайнере маршрутов (рис. 8). Эта операция позволяет сократить время работы с документом.
После создания маршрута все исполнители, задействованные в данном бизнес-процессе, получают уведомления о предназначенных им заданиях. Получив задания, исполнители должны принять их к исполнению, при этом система сообщает контролеру о реакции исполнителя на полученное задание. Эта возможность повышает эффективность распределения работ и контроль их исполнения.
Рис. 8. Дизайнер маршрутов

33
Вопросы для самопроверки:
1. Что такое документооборот?
2. Назовите основные характеристики документооборота?
3. Как подсчитывается объем документооборота?
4. Что такое документопоток?
5. Какие различают документопотоки по направлению?
6. Какие документы составляют входящий документопоток?
7. Чем отличается процедура обработки входящего и исходящего документа?
8. Что включает в себя внутренний документопоток?
9. Назовите основное правило подсчета документов в документообороте?
10. Назовите участников процесса документооборота?
Литература по теме:
1. Алексеева Т.В. Документационное обеспечение управления: учеб. пособие. – М.: Московская финансово-промышленная академия,
2014. – 220 с. – (серия «Непрерывное образование»).
2. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления: учебник / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачёв, О.А. Мухаметшина. – М.:
Юнити-Дана, 2015. – 391 с. – режим доступа http://biblioclub.ru
3. Рогожин М. Ю. Делопроизводство: курс лекций: учебное пособие. – М.: Директ-Медиа, 2014 – режим доступа http://biblioclub.ru

34
Основные понятия:
 Регистрация документа.
 Срок исполнения документа.
 Контроль исполнения документов.
 Текущий контроль.
 Предупредительный контроль.
 Итоговый контроль.
 Дело.
 Номенклатура дел.
 Опись дела.
 Формирование дела.
 Хранение дел.
Вопрос 1. Технология работы с документами.
Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения использования или отправления.
В технологию работы с документами входит:
 прием и первичная обработка документов;
 их предварительное рассмотрение и распределение;
 регистрация;
 контроль исполнения;
 информационно-справочная работа;
 исполнение;
 отправка;
 систематизация (формирование дел) и текущее хранение.
Вопрос 2. Прием и первичная обработка документов.
Работа с документами состоит из ряда последовательных операций. Первая из которых – прием и первичная обработка
документов.
Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение системы документационного обеспечения управления
(СДОУ). В крупных организациях для этого предусматривают создание специализированной службы – экспедиции. В небольших организациях эту операцию осуществляет секретарь.

35
Доставка документов в организацию может проводиться различными способами: почтой, телеграфом, курьером, через компьютерные сети, электронной почтой, через факсимильную связь.
Задача экспедиции – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку и координацию их движения.
Первичная обработка сводиться к следующему:
 проверяется правильность доставки;
 проверяется целостность упаковки, сохранность печатей;
 конверты вскрываются, проверяется комплектность и целостность вложений;
 при поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация;
 все документы учитываются;
 документы сортируются по адресатам.
Затем следует процедура регистрации документа.
Вопрос 3. Регистрация документов.
Регистрация определяется как «запись учетных данных о
документе по установленной форме, фиксирующей факт его
создания, отправления или получения».
Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, карточку), что позволяет создать базу данных о документах учреждения.
Общие правила регистрации документов:
 Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.
 Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.
 Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер.
 Документы должны регистрироваться один раз.
 Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

36
Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью, она дозаполняется после рассмотрения документа руководителем. Такие сведения как ход исполнения и номер дела вносятся в форму по ходу и после исполнения документа.
Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.
Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Например, форма регистрационного журнала для обычных входящих документов может иметь следующие графы (табл. 3):
Таблица 3.
Журнальная форма регистрации документов
Да та пол уч ени я
Рег истрац ион ный ном ер
К
оррес пон дент
Н
омер и да та док умен та
С
оде рж ани е
Рез олю ци я
И
сполни тель
С
рок исп олн ени я
О
тм етка об исп олнени и
Н
омер дел а
1 2
3 4
5 6
7 8
9 10
Карточная система регистрации более удобна и имеет ряд преимуществ перед журнальной. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Пример карточки
РКК
(регистрационно-контрольная карточка) приведен на рисунке 9.

37
Рис. 9. Регистрационно-контрольная карточка
Сегодня ручная карточная система регистрации заменяется наиболее рациональной регистрацией на компьютере. В этом случае на экран выводится регистрационная форма. Принцип работы электронной картотеки (базы данных) – в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже в различных базах данных.
Регистрационные карточки документов в разных документопотоках имеют свои особенности, связанные со спецификой регистрируемых документов.
На рисунке
10 представлена регистрационная карточка для входящих документов.

38
Рис. 10. Регистрационная карточка входящих документов
Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вносятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер), и поля, сведения в которые вносятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:
 Вид документа.
 Автор резолюции.
 Структурное подразделение.
 Исполнители.
 Номер дела.
 Связанные документы.
 Корреспондент-Организация.
Например, в поле Корреспондент-Организация можно ввести информацию, выбрав ее из списка (рис. 11):

39
Рис. 11. Заполнение поля с помощью списка организаций партнеров
Заполнение карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.
Документ в системе электронного документооборота можно зарегистрировать различными способами (рис. 12).
Рис. 12. Выбор способа регистрации документа
Можно зарегистрировать новый документ или произвести регистрацию на основе уже существующего документа. Во втором случае происходит автоматическое заполнение полей регистрационной карточки по аналогии с выбранным документом. Это позволяет значительно сократить время регистрации документа.
Регистрируемый документ присоединяется к карточке. Это может быть созданный документ, документ, полученный по электронной почте, отсканированный образ документа. В любой момент, присоединенный документ может быть просмотрен с помощью встроенного модуля просмотра и печати.
Система электронного документооборота позволяет распечатать регистрационную карточку и присоединенный к карточке файл документа.

40
Вопрос 4. Исполнение и контроль за исполнением документов.
Принятые и зарегистрированные документы передается на рассмотрение руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. В больших организациях руководителю передаются только важные документы, остальные направляются в подразделения и конкретным исполнителям в соответствие с распределением обязанностей внутри организации.
После рассмотрения руководителем ответственный исполнитель вносится в регистрационную карточку. Также заполняются поля
«резолюция», «автор резолюции», и «срок исполнения». Документ копируется и передается в структурное подразделение, где может быть переадресован другому сотруднику – непосредственному исполнителю.
Исполнение документа – это подготовка проекта ответного
документа, его согласование с соисполнителями.
Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов.
Соисполнители предоставляют свои предложения и замечания по подготовке документа ответственному исполнителю. Проект документа согласуется с соисполнителями и авторами резолюций. Подписывает документ тот руководитель, которому был адресован поступивший документ.
Документы с резолюциями, поступившие в адрес исполнителя и имеющие сроки исполнения, подлежат постановке на контроль.
Контроль за исполнением задания – одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос, его осуществляет руководитель или специально уполномоченное лицо.
Контроль
за
сроками исполнения ведет служба документационного обеспечения управления или секретарь.
Основными видами срокового контроля является текущий, предупредительный и итоговый.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. В ходе
предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2–3 дня.

41
Итоговый контроль представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Он проводится службой, отвечающей за контроль исполнения еженедельно, ежемесячно, ежеквартально.
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа. Результат исполнения должен быть записан в регистрационной карточке.
Формой контроля является периодическое составление обобщенной отчетности по документам организации.
Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения.
Это может быть ручная сроковая картотека или автоматизированная система контроля исполнения документов.
Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. 31 разделитель – это числа месяца. За 32 разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последние дни месяца эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.
Наиболее рациональным является
автоматизированный
контроль, который ведет секретарь или ответственное лицо на персональном компьютере. При этом постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «срок исполнения» в регистрационной карточке.
В систему электронного документооборота заложены функции текущего и предупредительного контроля. Она контролирует время выполнения работ, сообщая исполнителям о наступлении контрольного срока, повышая, таким образом, исполнительскую дисциплину.
При ведении текущего контроля ежедневно выводится на экран список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Его можно распечатать, а также по электронной почте оповестить исполнителей.
Кроме текущего и предупредительного контроля технология работы с документами предусматривает проведение итогового контроля, который является аналитическим обобщением документооборота компании и исполнительской дисциплины. Для ведения итогового контроля, например, в системе Е1-Евфрат имеется мощный встроенный
Менеджер отчетов, который позволяет смоделировать необходимый отчет.