Файл: Организация работы с бухгалтерскими документами.docx

С документацией связана деятельность всех работников от технических до руководителей. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи руководствуются этими документами и на их основе принимают решения. Делопроизводство на предприятии ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировки их в дела.

В ПАО «Нефтемаркет» используются следующие документы:

1. 
   Организационные документы:
   

• 
  Устав.
  
• 
  Учетная политика.
  
• 
  Положение о персонале.
  
• 
  Положение о структурном подразделении.
  
• 
  Правила внутреннего трудового распорядка.
  
• 
  Структура и штатная численность.
  
• 
  Должностные инструкции.
  
• 
  Штатное расписание.
  

2. 
   Распорядительные документы:
   

• 
  Постановления.
  
• 
  Решения.
  
• 
  Распоряжения.
  
• 
  Приказы по основной деятельности.
  
• 
  Указания.
  
• 
  Извещения.
  

3. 
   Информационно-справочные документы:
   

• 
  Докладные, объяснительные, служебные записки.
  
• 
  Справки по производственным вопросам.
  
• 
  Акты.
  
• 
  Протоколы полные и краткие.
  

4. 
   Документы по личному составу:
   

• 
  Приказы по личному составу.
  
• 
  Заявления.
  
• 
  Характеристики.
  
• 
  Автобиографии.
  
• 
  Личные карточки.
  
• 
  Справки.
  
• 
  Резюме.
  
• 
  Расписки.
  
• 
  Доверенности.
  
• 
  Контракты (договоры).
  

5. 
   Деловая переписка.
   

Документооборот в ПАО «Нефтемаркет» является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Он исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Детально график документооборота ПАО «Нефтемаркет» отражен в Приложении 1.

Упорядочивание документооборота начинается с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив.

---

Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Схема документооборота в ПАО «Нефтемаркет» представлена рисунке 2.3.

На предприятии различают три основных потока документации:

• 
  входящие документы, поступающие из других организаций;
  
• 
  исходящие документы, отправляемые в другие организации;
  
• 
  внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.
  

Прием и проверка первичного документа




Ввод информации в программу «1С: Бухгалтерия»


Вывод информации из программы ««1С: Бухгалтерия»

в электронном виде



Автоматизированная обработка информации в электронном виде






Вывод информации




На экран

В электронный файл

На печать


Рисунок 2.3 Схема документооборота в ПАО «Нефтемаркет»

Все документы, поступающие на предприятие, проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Бухгалтерия ПАО «Нефтемаркет» принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте. В противном случае документы возвращаются, где объясняется причина возврата.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником бухгалтерии с целью распределения поступивших документов на:

• 
  направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
  
• 
  направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
  

---

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ПАО «Нефтемаркет». Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 11, протокол № 9, акт № 305.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы.

Работа с документами имеет настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Не имеет значения каким образом ведется делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

В итоге следует отметить, что, обобщив данные по внутреннему и внешнему поступлению документов, главный бухгалтер разработал график документооборота для контроля за общим потоком документов в организации. Система нахождения и использования нужных документов организована удобно. Для этого документы упорядочены по наименованиям контрагентов, участкам учета или периодам, составлены реестры по каждому контрагенту с детализацией по датам, операциям и расчетам.

При составлении первичных учетных документов в ПАО «Нефтемаркет» довольно часто совершаются ошибки. Самыми распространенными ошибками при работе с первичными учетными документами являются:

---

• 
  использование форм первичных учетных документов, не утвержденных в приказе по учетной политике;
  
• 
  не заполнение обязательных реквизитов;
  
• 
  наличие записей карандашом;
  
• 
  отсутствие прочерков в пустых строках;
  
• 
  наличие арифметических ошибок.
  

---

2.3 Разработка рекомендаций по совершенствованию организации работы с документами в ПАО «Нефтемаркет»

В настоящее время бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности. Продуктом труда работников бухгалтерии являются многочисленные виды документов это - финансовые, расчетно-денежные, первичные учетные, отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и ведение документооборота в этом подразделении.

Повышение эффективности работы с документами в ПАО «Нефтемаркет» непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций и повышении ее конкурентоспособности на рынке. В последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами.

Информационная система «1С Битрикс: Корпоративный портал» позволяет быстро и эффективно автоматизировать электронный документооборот для небольших и средних по численности работников предприятий. «1С Битрикс: Корпоративный портал» соответствует большинству рекомендаций ГОСТа, имеет центральный репозитарий документов, что позволяет поддерживать их в актуальном состоянии и обеспечивать коммуникацию между пользователями системы.

Система отчетов позволяет использовать шаблоны Microsoft Office и Openoffice. Программный продукт «1С Битрикс: Корпоративный портал» работает на платформе «1С: Предприятие 8» и может использоваться как отдельное приложение или интегрироваться в типовые конфигурации «1С: Предприятие 8».

Большая часть сотрудников ПАО «Нефтемаркет» в своей работе использует множество документов. В ходе наблюдения было выявлено, что в среднем в день сотрудники тратят на поиск документов, согласование и подписание около 20 минут рабочего времени. Использование систем электронного документооборота позволяют экономить это время и сократить его до 5 минут. Рассчитаем эффект от применения системы электронного документооборота.

Таблица 2.3 Расчет экономии от внедрения электронного документооборота в ПАО «Нефтемаркет»

В расчете на	1 сотрудник			100 сотрудников
	Минут	Дней	Руб.		Дней	Руб.
1 день	15,00	0,03	20,85		3,12	2 085,00
1 месяц	315,00	0,66	437,85		65,60	43 785,00
1 год	3 780,00	7,88	5 254,20		787,50	525 420,00

---