Файл: Организация работы с бухгалтерскими документами.docx

Таким образом, бухгалтерский учет начинается с заполнения документа, который является носителем информации и представляет собой форму её существования. В системе экономической информации предприятия особое место занимает первичная информация, проходящая определенную стадию обработки и поступающая для дальнейшего использования. Стадия информационного процесса переработки первичной учетной информации представляет собой первичный учет, основной целью которого является сбор и систематизация оперативной достоверной информации о произошедших фактах хозяйственной жизни, о состоянии и движении активов и обязательств экономического субъекта за установленный период времени. Результатом первичного учета является создание первичных учетных документов.

2. Анализ состояния организации работы с документами в ПАО «Нефтемаркет»

2.1 Организационно-экономическая характеристика деятельности ПАО «Нефтемаркет»

ПАО «Нефтемаркет» образовано от 17 ноября 1992 года. Сегодня география поставок этой организации распространяется по всей территории Забайкальского края. Опыт работы предприятия заслужил самой высокой оценки и доверия деловых партнеров.

ПАО «Нефтемаркет» – крупнейшая нефтесбытовая компания Забайкальского края. Предприятие обладает мощной производственной базой. В его состав входят 79 автозаправочных станций и 5 нефтебаз, которые осуществляют хранение, розничную и оптовую торговлю нефтепродуктами по всему Забайкальскому краю. Все объекты нефтепродуктообеспечения круглосуточно ведут обслуживание предприятий, организаций, а также десятков тысяч автомобилей края.

Основными видами деятельности компании, являются:

1. 
   Реализация через АЗС нефтепродуктов.
   
2. 
   Обеспечение нефтепродуктами юридических и физических лиц.
   
3. 
   Продажа через магазины при АЗС масел, смазок, автомобильных принадлежностей, сопутствующих товаров.
   
4. 
   Перевозка нефтепродуктов.
   
5. 
   Усовершенствование систем контроля качества выпускаемой продукции.
   
6. 
   Координация и управление транспортировкой нефтепродуктов.
   

---

В ПАО «Нефтемаркет» уже несколько лет успешно эксплуатируется и функционально развивается централизованная, территориально-распределенная, информационная система учета розничной и оптовой торговли нефтепродуктами и сопутствующими товарами. Она базируется на основе использования современных технологий распределенных баз данных, унифицированного системного и прикладного программного обеспечения, компьютерного и сетевого оборудования.

Динамику финансовых результатов деятельности ПАО «Нефтемаркет» в соответствии с бухгалтерской отчетностью отражают рисунки 2.1, 2.2.



Рисунок 2.1 Динамика выручки от реализации продукции ПАО «Нефтемаркет» в 2008 – 2021 гг., млрд. руб.


Рисунок 2.2 Динамика прибыли ПАО «Нефтемаркет» в 2008 – 2021 гг., млн. руб.

В 2021 году наблюдаются проблемы с рентабельностью в организации. Это произошло в следствии снижения объема реализации продаж продукции, увеличения коммерческих расходов, что в свою очередь негативно отразилось на чистой прибыли.

В целом организация платежеспособна, то есть может отвечать по своим обязательствам. Но необходимо скорректировать финансовую стратегию и определить финансовую политику организации, активизировать финансовое планирование.

---

2.2 Анализ состояния работы с документами в хозяйственной деятельности ПАО «Нефтемаркет»

Правила и порядок организации документооборота, технология обработки первичных учетных документов регламентируется документом «Положение о системе документооборота». На предприятии применяются унифицированные формы учета первичной бухгалтерской документации, утвержденные Госкомстатом России. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Приложением к учетной политике является график документооборота, рабочий пан счетов, внутренняя отчетность организации, план проведения инвентаризации.

Банковские расчеты (движение средств через расчетные счета организации) также являются подсистемой документооборота организации. Движение документов, относящихся к операциям, осуществляемым при помощи банка, связано с осуществлением безналичных расчетов, обналичиваем денежных средств для выдачи заработной платы и выдачи указанных средств в подотчет сотрудникам организации, получением кредитов и прочих услуг.

В связи с тем, что осуществление операций коммерческих банков регулируется Банком России и внутри банковскими правилами, документооборот организации по учету банковских операций во многом определяется данными стандартами. Более того, формы документов, которые используются при осуществлении банковских операций типичны. Самыми распространенными являются расчеты платежными поручениями.

Банки осуществляют операции по перечислению денежных средств с одного расчетного счета на другой на основании расчетных документов, которые оформляются организацией – владельцем расчетного счета. В соответствии с действующим законодательством расчетные документы для осуществления банковских операций должны оформляться на бумажных носителях.

Данное требование законодателя является необходимым, даже если в организации используется электронный документооборот, аналогичный расчетный документ, оформленный на бумажном носителе, является подтверждением совершения операции (если конечно на нем имеется соответствующая отметка банка).

---

Самыми распространенными расчетными документами в практике хозяйственной деятельности ПАО «Нефтемаркет» являются платежные поручения. Платежные поручения оформляются организацией самостоятельно и направляются в банк. Как правило, момент составления платежного поручения в организации привязан к сроку наступления платежа.

Как правило, в ПАО «Нефтемаркет» стадии создания и проверки расчетных документов совмещены, что значительно сокращает срок нахождения документа внутри организации. После составления и проверки расчетных документов их направляют в банк.

Помимо собственных документов, которые составляет ПАО «Нефтемаркет» при осуществлении расчетов с использованием банка, в организацию поступают входящие документы, составляемые самим банком, а также расчетные документы (а точнее их экземпляры), оформленные контрагентами хозяйствующего субъекта. Данные документы также проходят стадии документооборота, за исключением стадии создания. В организации организовано отдельное хранение документов, созданных на стороне, а также документов, созданных самой организацией. При этом входящие банковские документы также подобраны в хронологическом порядке и переплетены, как и документы, связанные с осуществлением банковских расчетов, созданные самой организацией.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии ПАО «Нефтемаркет» контролю по существу операций (законность операции) и правильности их оформления (наличие необходимых реквизитов, в том числе полноты проставленных в документах шифров).

Своевременность поступления документов от поставщиков оформлено соответствующим распоряжением с назначением ответственных лиц. Например, установлено по каждому контрагенту свой график прихода документов в соответствии со спецификой работы с ним (таблица 2.1).

Таблица 2.1 Распоряжение о назначении ответст­венного лица отслеживающее поступление документов от поставщиков

Отдел	Контрагент	Ответствен-ный	Сроки	Документы	Отметка о выполнении (заполняется бухгалтерией)
Отдел маркетинга	ОАО «Мобильные телесистемы»	Лушко Н. Ф.	До 15-го числа каждого месяца	Акт о выполненных работах

---

В каждом отделе назначено ответст­венное лицо, отслеживающее поступление документов по графику (таблица 2.2).

Таблица 2.2 Ответст­венное лицо отслеживающее поступление документов по графику

Отдел	Ответственный	Наличие документа в соответствии с регистром бухгалтерского учета
Отдел сбыта	Макарьян В. Ф.	Накладная № 341 от 15.03.21 на 154000 руб. - (отметка) Счет-фактура № 564 от 15.03.21 на 154000 руб. - (отметка)

При обработке первичных документов на первых экземплярах бухгалтерией ПАО «Нефтемаркет» проставляются учетные шифры видов операции, поставщика и др., а затем эти документы группируются по видам операций, источникам поступления или направлениям отпуска (расхода) материалов (по корреспондирующим счетам). Выявленные суммы записываются в соответствующие регистры синтетического учета.

В ПАО «Нефтемаркет» издан приказ для подразделений со сроками предоставления доку­ментов в бухгалтерию. Например, предоставлять в бухгалтерию накладные, акты, счета-­фактуры необходимо каждый понедельник по актам прие­ма­-передачи, в случае отсутствия оказания услуг предоставлять в бухгалтерию письмо ответствен­ного лица отдела об отсутствии реализации.

Хранение документов, поступающих в бухгалтерскую службу, генерируемых в ней и имеющих различное целевое назначение, осуществляется в соответствии с нормами ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», правилами Налогового кодекса РФ.

По окончании сроков хранения документов бухгалтерского учета они передаются в архив. За организацию их хранения в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ ответственность несет руководитель организации, а за организацию работ по их сохранности, соответствующему оформлению, передаче в архив - главный бухгалтер. Сроки хранения учетных документов, сданных в архив, начинаются с 1 января года, следующего за годом их оформления.

Выделив соответствующие блоки в системе документооборота, легче контролировать выполнение каждого этапа в создании, движении и хранении документов. Четко отлаженная схема работы с документами в свою очередь поможет оптимизировать весь процесс управления компанией.

---