Файл: Организация работы с бухгалтерскими документами.docx

С латинского слово «документ» переводится как «доказательство». На самом деле, первичный документ бухгалтерского учета должен с большой точностью являться доказательством совершения того или иного события.

В итоге следует отметить, что в современных экономических условиях деятельность каждого экономического субъекта является предметом внимания обширного круга участников рыночных отношений (организаций и физических лиц), заинтересованных в результатах его функционирования. На основе доступной им отчетно- учетной информации указанные лица стремятся оценить финансовое положение предприятия. Основным инструментом для этого служит финансово-экономический анализ, построенный на данных отчетности, сформированной на основе систематического ежедневного учета при помощи первичного учета, являющегося базой для построения аналитических данных. В виду этого грамотное построение первичного учета оказывает существенное влияние на финансово-хозяйственную деятельность организации.

---

1.2 Требования законодательства к разработке системы первичного учета

В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» приводится перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа, в состав которого входят следующие (рисунок 1.1):

1) наименование документа и дата его формирования;

2) наименование предприятия, составившего тот документ, а именно его полное или сокращенное наименование;

3) содержание хозяйственного факта деятельности, а именно его операция или событие, отражаемое в учете;

4) измерение в стоимостном или натуральном выражении в рублях, штуках, упаковках и так далее;

5) должности работников, которые совершили операцию, или же ответственных лиц за ее оформление, их Ф.И.О., подписи, а также прочие данные⁴.

В каждом документе должно быть указано ответственное лицо (должность, подпись, расшифровка). Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Однако это, на первый взгляд, простое правило на практике вызывает массу вопросов. Согласно пункту 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ обязательным реквизитом первичного учетного документа является дата его составления. При этом в Законе № 402-ФЗ не содержится требований о дате подписания документа. Однако экономический субъект, составивший документ, имеет право предусмотреть такой реквизит (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Рисунок 1.1 Обязательные реквизиты первичных учетных документов

Первичные документы - это основная и наиболее важная составляющая в бухгалтерском документообороте. К первичным документам относятся товарные накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ по форме КС-2 и КС-3, кассовые приходные и расходные ордера, банковские чеки, платежные поручения и прочие. Данные о хозяйственной операции, ее параметрах и содержании

---

фиксируются оформлением первичных учетных документов, затем на их основании делаются проводки, заносятся записи в бухгалтерские регистры. На базе этих документов и ведется бухгалтерский учет.⁵

Группировка первичных учетных документов ведется по назначению, способам их составления и месту составления (рисунок 1.2).


Рисунок 1.2 Признаки классификации первичных учетных документов

Бухгалтерия самостоятельно занимается разработкой первичных документов, подтверждающих факт совершения того или иного события в деятельности организации. Их утверждением занимается руководитель организации, который несет ответственность за процесс организации бухгалтерского учета на предприятии. В отношении документов, подписываемых предприятием с партнером, допускается свободная форма оформления первичного документа. В противном случае вероятно возникновение ситуации, при которой в документ необходимо будет внести поправки согласно требованиям партнера.

Ранее оформление документов проводилось по унифицированным формам, разработанным Госкомстатом России, однако, на сегодняшний день допускается не обязательное их применение. Тем не менее, в большинстве ситуаций целесообразно использовать именно эти формы как основы с целью составления собственных бланков. Так, примером служит оформление товарной накладной в двух экземплярах в случае продажи продавцом товарных ценностей. Тем не менее, некоторые первичные документы, как и раньше, следует составлять по унифицированным формам (например, приходный и расходный кассовый ордер, платежная ведомость, платежное поручение, кассовая книга и иные документы расчетного характера).⁶

Оптимальным является утверждение формы первичных учетных документов, фактически повторяющие унифицированные. В учетной политике или ином внутреннем документе при этом, фиксирующем решение руководителя об утверждении форм первичных документов не должно быть прямых отсылок к унифицированным формам или соответствующим постановлениям Госкомстата (Росстата), как определяющим обязательные к применению формы документов. Речь должна идти о «собственных» формах, несмотря на то что их вид и структура вполне могут быть позаимствованы из старых унифицированных форм.

---

Требование использования «унифицированных» форм первичных учетных документов сохраняется только для организаций государственного сектора, где они устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. Учитывая это, в закон введена норма, согласно которой «формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета». А значит, в учетную политику хозяйствующих субъектов необходимо будет внести дополнения – дополнительный раздел, в котором следует привести (включить) образцы форм первичной учетной документации, применяемых в данной организации.

Таким образом, следует отметить, что первичные учетные документы несут, с одной стороны, экономическую информацию через группировку и обобщение цифровых показателей фактов хозяйственной деятельности организации, с другой стороны, юридическую информацию путем оформления в установленном порядке совершенных хозяйственных операций, а также имеют практическое, контрольно-аналитическое и организационно-управленческое значение в системе бухгалтерского учета.

---

1.3 Особенности организации документооборота на предприятиях

По мнению Вахрушиной М.А. документооборот - это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления»⁷.

Систему документооборота на любом предприятие можно разделить на три составляющие (рисунок 1.3).


Рисунок 1.3 Система документооборота предприятия

Каждый из данных потоков отвечает за свой участок в деятельности организации, но при этом они тесно взаимосвязаны и взаимозависимы. Все три данных потока позволяют функционировать предприятию. Наиболее успешной организацией системы документа оборота, является линейная система, с минимальным количеством ответвлений, где процесс движется прямолинейно, и ответственные сотрудники проверяют и контролируют непосредственно свой участок системы.

При совершении факта хозяйственной жизни данные вносятся в первичные документы, что является первым шагом ведения бухгалтерского учета на предприятии. Далее эти данные в результате прохождения процессов накопления, обработки, анализа и т.д. превращаются в учетную информацию, которая предоставляется пользователям системы бухгалтерского учета. Модель (рис. 1.4) показывает, что бухгалтерский документооборот можно рассматривать в качестве отдельной системы, что позволяет использовать методы системного подхода для повышения эффективности управления ею.



Рисунок 1.4 Этапы бизнес-процесса «бухгалтерский документооборот»

Правила документооборота установлены Законами о бухгалтерском учете, об электронной цифровой подпи­си, об информации, информационных технологиях и о защите информации, об архивном деле Российской Федерации, Налоговым кодексом РФ, Положением по ве­дению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Кроме того, они могут быть установлены внутренним распорядком организации.

Правила документооборота должны быть утверж­дены в составе учетной политики организации по бух­галтерскому учету. Организации целесообразно разработать схему до­кументооборота. Например, определить основные бло­ки системы документооборота и по каждому блоку раз­работать правила работы с документами.

---