Файл: Организация работы с бухгалтерскими документами.docx

Итак, экономия времени составляет 15 минут в день на одного сотрудника ПАО «Нефтемаркет» и 788 часов в год по компании. Экономия фонда зарплаты составит 525,4 тыс. руб. за год. Годовой экономический эффект от внедрения электронного документооборота составит 352,2 тыс. руб. Он рассчитывается как разница между экономией̆ фонда заработной платы и затратами на внедрение электронного документооборота.

Годовой эффект = 525 420 – (73 732 + 99 500) = 352 188,2 руб.

Внедрение данной программы в течение 5 месяцев позволит ПАО «Нефтемаркет» автоматизировать такие бизнес-процедуры, как командировки, отгулы, отпуска, приказы, служебные записки и заявки. Данная выборка бизнес-процедур обусловлена спецификой деятельности группы компаний. В дальнейшем возможен перевод в электронную форму и других групп документов.

Заключение

Бухгалтерский учет в организациях ведется в разрезе учетных процессов, первым из которых является первичное наблюдение, данный этап можно охарактеризовать высокой вероятностью возникновения ошибок. Факты хозяйственной жизни отражаются в учете на основании первичных учетных документов, формы которых определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Бухгалтерский учет в ПАО «Нефтемаркет» организован с применением компьютерного учета на основе утвержденной в установленном порядке системы автоматизированных рабочих мест бухгалтеров и других специалистов. Учет полностью автоматизирован, и осуществляется при помощи прикладной программы 1С: «Бухгалтерия», для ведения учета расчетов с персоналом по оплате труда применяется также 1С: «Зарплата и кадры».

Анализ составленного графика документооборота, наглядно демонстрирующего алгоритмы создания и маршруты движения документов, позволил сделать вывод о том, что часть документов характеризуется большим числом подписаний, согласований и утверждений. В связи с этим необходимым становится пересмотр маршрутов движения документов в целях снижения периода их создания и вступления в юридическую силу. Одним из возможных путей решения данных проблем становится внедрение электронного документооборота.

---

Но, прежде чем переходить на данный способ документооборота следует рассмотреть плюсы и минусы электронного оформления. Внедрение в ПАО «Нефтемаркет» электронного формата формирования и представления документов имеет следующие преимущества: уменьшает финансовые, трудовые затраты на изготовление и хранение бумажных документов, позволяет быстро найти нужный документ в электронной базе данных, т.е. дает возможность оперативно работать с документами, экономит рабочее время сотрудников всех секторов компании, сокращает время на отправку документов, так как срок доставки документов в таком виде меньше, чем отправка почтой, имеется любой сертификат электронной подписи, который признает Федеральная налоговая служба, т.е. используется для сдачи отчетности в электронном виде, в электронном варианте документов количество подписей в несколько раз меньше.

В числе недостатков данного оформления документов можно отметить следующие моменты: затраты на создание электронных баз данных, системы электронного документооборота, а также на обучение и наем персонала, возможные сбои, задержки в работе компании, зависание системы, затраты, касающиеся обучения сотрудников принципам электронного документооборота, необходимость перевода бумажных документов в электронный формат, «дистанционный» обмен будет возможен далеко не со всеми контрагентами, а это означает, что придется осуществлять двойной контроль за документами: отдельно – за бумажными, отдельно – за электронными документами.

Оценка экономической эффективности позволяет сделать вывод о том, что проект внедрения электронного документооборота экономически выгоден. В случае дальнейшей работы над внедрением электронного документооборота, ПАО «Нефтемаркет» может столкнуться с необходимостью создания электронных подписей в соответствии с законодательством. С точки зрения программного обеспечения имеющееся техническое оснащение компании позволяет в полной мере пользоваться программным продуктом «1С Битрикс: Корпоративный портал», вполне удовлетворяющим требованиям организации.

---

---

Список использованных источников

1. 
   Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 05.12.2022) «О бухгалтерском учете»(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2023)
   
2. 
   Приказ Минфина РФ от 11.03.2009 № 22н «О внесении изменения в Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008)»(Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.04.2009 N 13688)
   
3. 
   ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст).
   
4. 
   Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. - 2-е изд. - М.: Питер, 2017. – 224 с.
   
5. 
   Буткова О.В. Бухгалтерский учет и анализ: Учебное пособие / О.В. Буткова., Н.С. Гужвина. в 2-х частях. Часть I. – Зерноград: ФГОУ ВПО АЧГАА, 2019. - 138 с.
   
6. 
   Быкова Т. Делопроизводство: Учебник. – М.: МЦФЭР, 2018. - 560 с.
   
7. 
   Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. и пер. / М.А. Вахрушина. – М.: Омега-Л; Высш. шк., 2020. – 528 с.
   
8. 
   Галахов В. В. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. 2-е изд. – М.: Проспект, 2017. – 456 с.
   
9. 
   Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник / А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачёв, О.А. Мухаметшина. - Москва : Юнити-Дана, 2018. - 391 с..
   
10. 
    Дмитриев В. В. Правовые аспекты развития межведомственного электронного документооборота / В. В. Дмитриев // Арбитражный и гражданский процесс. - 2017. - № 9. - С. 23–26.
    
11. 
    Досмухамедов, Б. Р. Математическое моделирование процесса документооборота в организации / Б. Р. Досмухамедов, С. В. Белов // Сб. трудов XXVI Междунар. науч. конф. «Математические методы в технике и технологиях – ММТТ-26» в 10 т. Т.9 Секции 11 / под общ. Ред. А. А. Большакова. – Нижний Новгород :Нижегород. гос. техн. ун-т, 2018. – С. 46–49.
    
12. 
    Дубенко А.Ю. Первичные документы бухгалтерского учета в 2018 году // Развитие бухгалтерского учета, анализа и аудита в современных концепциях управления. - 2018. - С. 270-271.
    
13. 
    Захарова М. Системы электронного документооборота. Что нового / М. Захарова // Просто для бизнеса. - 2018. - № 5-6. - С. 53–54.
    
14. 
    Каморджанова Н.А. Бухгалтерский учет. - 5-е изд. – М.: Питер, 2017. – 312 с.
    
15. 
    Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2017. - 681 с.
    
16. 
    Миславская, Н.А. Бухгалтерский учет : учебник / Н.А. Миславская, С.Н. Поленова. - Москва : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2018. - 591 с.
    
17. 
    Никифорова О.В. Первичные документы – основа бухгалтерского учета // Современные тенденции в экономике и управлении: новый взгляд. - 2018. - № 33. - С. 119-123.
    
18. 
    Полковский, А.Л. Бухгалтерское дело : учебник / А.Л. Полковский ; под ред. Л.М. Полковского. - Москва : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2017. - 288 с.
    
19. 
    Ровенских В.А., Слабинская И.А. Бухгалтерская финансовая отчетность: учебник. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Кº», 2017. - 364 с.
    
20. 
    Рукицкая А.В. Значение первичных учетных документов в системе бухгалтерского учета // Регулирование экономической деятельности и деловая среда: проблемы, перспективы и решения. - 2017. - С. 223-228.
    
21. 
    Румынина Л. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М.: Феникс, 2019. – 224 c.
    
22. 
    Совершенствование учетной политики предприятия : монография / А.Б. Тлисов, И.А. Рябова, Н.А. Ножкина и др. - Москва ; Берлин : Директ-Медиа, 2018. - 101 с. : ил., схем., табл. - Библиогр.: с. 89-97.
    
23. 
    Тимофеева П.В. Аудит первичного учета // Учет, анализ и аудит: проблемы теории и практики. - 2019. - №8. - С. 93-97.
    
24. 
    Фельдман, И.А. Бухгалтерский учет: учебник для вузов / И.А. Фельдман. – М.: Издательство Юрайт, 2019. – 287 с.
    

---

Приложение 1

График документооборота ПАО «Нефтемаркет»

Наименование разделов, по которым составляется график документооборота	№ форм	Должностные лица, ответственные за составление	Должностные лица, ответственные за подписание или ведение	Срок составления и представления в бухгалтерию. Сроки сдачи внешней отчетности бухгалтерией.
1	2	3	4	5
1. Регистры бухгалтерского учета из пакета прикладных программ 1С:Бухгалтерия		Главный бухгалтер	Главный бухгалтер	Не позднее 25 числа каждого месяца
2. Учет материально-производственных запасов	М-4 М-11	Менеджер по продажам, главный бухгалтер	Генеральный директор	По мере фактического прихода-расхода МПЗ
3. Акт о приемке-передачи объекта основных средств	ОС-1, ОС-1а, ОС-1б	Менеджер по продажам, генеральный директор, главный бухгалтер	Генеральный директор, главный бухгалтер	По мере фактического поступления основных средств
4. Акт о списании объекта основных средств	ОС-4, ОС-4а,ОС-4б	Менеджер по продажам, генеральный директор, главный бухгалтер	Генеральный директор, главный бухгалтер	По мере фактического списания основных средств
5. Учет начисления заработной платы	Т-51,Т-53 Расчетно-платежная ведомость	Главный бухгалтер	Генеральный директор	Последний день месяца. Выплата за истекший месяц (окончательный расчет) - не позднее 10 числа месяца, следующего за расчетным.
6. Табель учета использования рабочего времени	Т-13	Главный бухгалтер	Генеральный директор, главный бухгалтер	Последний день месяца

---