Файл: Эффективная команда проекта как залог успеха проекта ( Понятие проекта и его основные характеристики ).pdf
Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 414
Скачиваний: 2
Отчет о статусе проекта
|
Автор отчета |
Руководитель проекта |
Иванов И.И. |
|
Получатели отчета |
Все участники проекта |
ФИО всех участников проекта |
Информация о проекте
|
Наименование проекта |
Внедрение 1С ERP (Система управления ресурсами компании) |
|
Руководитель Проекта |
Иванов И.И. |
|
Отчетный период |
1 квартал 2021 года |
|
Дата отчета |
15.03.2021 года |
Прохождение контрольных точек проекта
|
НАИМЕНОВАНИЕ ЭТАПА ПРОЕКТА |
КОНТРОЛЬНЫЕ ТОЧКИ ПРОЕКТА |
РЕЗУЛЬТАТ НА 15.03.2021 ГОДА |
|
Организационный Этап |
Приказ об утверждении Руководителя проекта, ключевых сотрудников от каждого отдела и IT специалисты |
1. Утвержден приказом Руководитель проекта; 2. Сформирована команда проекта;3. Выделены IT специалисты |
|
Этап Обследования Предприятия |
Документарно описанные бизнес-процессы компании с рекомендациями по их улучшению |
1. Создан каталог с описанием бизнес-процессов и блок-схем по ним, по каждому направлению |
|
Этап Внедрения блока "Управление закупками" |
Полностью сформированный в системе 1С ERP бизнес-процесс по закупкам, Предоставление Отчета по закупкам за период с учетом осуществления оптимизации закупок по цене и качеству от поставщиков, а также с учетом наличия на складе сырья и ТМЦ |
1. Проведено успешное тестирование всех документов и бизнес-процессов по внедренному блоку закупок; 2. Загружены все документы по операционной деятельности в этом блоке за январьи февраль; 3. успешное Автоматическое формирование объема закупок, исходя из потребности и остатков на складе; 4. Сформирован отчет по блоку закупок для управленческого учета и принятия упр. решений |
|
Этап Внедрения блока "Управление производством" |
Полностью сформированный в системе 1С ERP бизнес-процесс по производству, Предоставление Отчета по управлению и оптимизации производства за период |
1. Проведено успешное тестирование всех документов и бизнес-процессов по внедренному блоку управление производством; 2. Загружены все документы по операционной деятельности в этом блоке за январь и февраль; 3. успешное Автоматическое формирование задание на производство и ведомость по выпуску готовой продукции, исходя из планов продаж; 4. Сформирован отчет по блоку производства для управленческого учета и принятия упр. решений |
Проблемы \ риски проекта и меры по их устранению
|
ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМЫ |
ВОЗМОЖНЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПО ИХ УСТРАНЕНИЮ |
|
По блоку закупки: При формировании заказа на закупку зап.частей для проведеия ТО не происходит сравнения с наличием на складе |
Необходимо проставить на всю номенклатуру на складе цены в себестоимости, система не берет эти зап. части в расчет, так как у нее в запросе критерий количество и цена |
|
По блоку закупки: При формировании документа на закупку сырья, согласно плану производства, подгружается сырье без учета его цвета |
Ввести в системе 1С ERP дополнительную характеристику для сырья - цвет |
|
По блоку производство: При выпуске Готовой продукции необходима ее идентификация в будущем |
Ввести в системе 1С ERP дополнительную характеристику для Готовой продукции - партия. Она будет содержать дату производства, цвет и основные ее характеристики |
Прогноз на следующий отчетный период
В следующем отчетном периоде по проектному календарю внедрение блока «Управление продажами» и блока «Казначейства». Будут привлечены к этим этапам проекта сотрудники отдела продаж и финансового отдела. До начала внедрения блока «Управление продажами» необходимо составить справочники всей готовой продукции с указанием всех необходимых характеристик для загрузки его в систему 1C ERP , а так же справочника всех контрагентов/покупателей и определится с политикой деления покупателей на категории. После внедрения блока «Управление продажами», согласно проектной документации по этому разделу , необходимо провести тестирование всех операционных документов и отчетов по нему. При формировании отчетов, необходимо осуществить проверку на наличие в отчетов по категориям покупателей, на правильное формирование цены продажи в зависимости от категории покупателя и установленному прайс-листу, а так же на правильный расчет валовой маржи по продажам периода.
По блоку «Казначейство», до начала внедрения необходимо подготовить справочники по всем контрагентам с банковскими реквизитами для загрузки в систему 1C ERP, информацию по уже имеющимся обязательствам по платежам в будущем для загрузки для формирования платежного календаря. После внедрения блока «Казначейство» , согласно проектной документации по этому разделу , необходимо провести тестирование всех операционных документов и отчетов по нему. Обратить особое внимание на правильность формирования в системе платежных поручений, согласно утвержденному платежному-календарю, для выгрузки в банк-клиент, а также корректное формирование платежного календаря периода с учетом всех обязательств компании и планируемых доходов, согласно плану продаж.
Изменение в Плане управления проектом
В предстоящем отчетном периоде изменений не предполагается, предыдущие этапы внедрения прошли в установленные проектным календарем сроки и начало внедрения следующих этапов начинается вовремя.
Отчет по завершении проекта
Информация о проекте
|
Шифр проекта |
2020-ERP-ВД |
|
Наименование проекта |
Внедрение 1С ERP (Система управления ресурсами компании) |
|
Автор Документа |
Руководитель Проекта |
|
Дата создания |
15.11.2021 года |
Отчет о выполненных работах (1 часть)
|
НАИМЕНОВАНИЕ ЭТАПА ПРОЕКТА |
ИЗМЕНЕНИЯ В ПРОЕКТЕ |
ОТКЛОНЕНИЯ В БЮДЖЕТЕ |
СРОКИ ПРОЕКТА |
|
Организационный Этап |
Изменений в содержании данного этапа не было. |
отклонений по бюджету не было |
этап был осуществлен в установленные сроки |
|
Этап Обследования Предприятия |
Кроме описания всех бизнес-процессов в уже имеющихся программах, возникла необходимость описать процессы , которые делались в excel для переноса их в систему |
отклонений по бюджету не было |
этап был осуществлен в установленные сроки |
|
Этап Внедрения блока "Управление закупками" |
Изменений в содержании данного этапа не было. |
отклонений по бюджету не было |
этап был осуществлен в установленные сроки |
|
Этап Внедрения блока "Управление производством" |
В данный блок возникла необходимость добавить блок ИТР (Инженерно- технические работы) в течение которых производственные машины стоят на профилактических работах, им делают ТО |
произошло удорожание на + 500 тыс. руб |
этап был осуществлен в установленные сроки |
|
Этап Внедрения блока "Управление продажами " |
Изменений в содержании данного этапа не было. |
отклонений по бюджету не было |
этап был осуществлен в установленные сроки |
|
Этап Внедрения блока "Казначейство" |
Возникла необходимость доработать платежный календарь введя понятие , кроме дня , месяца и года, еще период неделя, так как это было необходимо исходя из процесса компании |
отклонений по бюджету не было |
сроки были превышены на + 2 недели |
|
Этап Внедрения блока "Заработная плата и Кадры" |
Изменений в содержании данного этапа не было. |
на данном этапе удалось сэкономить бюджет на - 500 тыс. руб |
сроки удалось сократить на - 2 недели |
|
Этап Внедрения блока "Управленческий и бухгалтерский учет и отчетность" |
Изменений в содержании данного этапа не было. |
отклонений по бюджету не было |
этап был осуществлен в установленные сроки |
|
Этап Внедрения блока "Планирование и Бюджетирование" |
Изменений в содержании данного этапа не было. |
отклонений по бюджету не было |
этап был осуществлен в установленные сроки |
|
Этап Запуска Автоматизированной системы 1С ERP в эксплуатацию |
Изменений в содержании данного этапа не было. |
отклонений по бюджету не было |
этап был осуществлен в установленные сроки, недостающие инструкции на 15.11.2021 года, будут доработаны в ближайшее время |
Отчет о выполненных работах (2 часть)
|
НАИМЕНОВАНИЕ ЭТАПА ПРОЕКТА |
РИСКИ ЭТАПА |
МЕРЫ РЕАГИРОВАНИЯ |
|
Организационный Этап |
На данном этапе проекта рисков не возникло |
необходимости реагирования не возникло |
|
Этап Обследования Предприятия |
Возник риск превышения сроков по данному этапу, из-за дополнительной работы внутри этапа |
были подключены дополнительные люди со стороны подрядчика, без превышения бюджета этапа, с помощью которых удалось уложиться в сроки |
|
Этап Внедрения блока "Управление закупками" |
Возник риск превышения бюджета, в связи с дополнительными доработками |
Были подключены собственные программисты для данных доработок, в рамках бюджета |
|
Этап Внедрения блока "Управление производством" |
Возник риск превышения бюджета, в связи с дополнительными доработками |
Не смотря на подключение собственных программистов, их квалификации не хватило, риск сработал |
|
Этап Внедрения блока "Управление продажами " |
На данном этапе проекта рисков не возникло |
необходимости реагирования не возникло |
|
Этап Внедрения блока "Казначейство" |
Возник риск превышения бюджета и сроков , в связи с дополнительными доработками |
Договорились с подрядчиком об осуществлении доработок внутри выделенного бюджета, но риск превышения сроков сработал |
|
Этап Внедрения блока "Заработная плата и Кадры" |
На данном этапе проекта рисков не возникло |
необходимости реагирования не возникло |
|
Этап Внедрения блока "Управленческий и бухгалтерский учет и отчетность" |
На данном этапе проекта рисков не возникло |
необходимости реагирования не возникло |
|
Этап Внедрения блока "Планирование и Бюджетирование" |
На данном этапе проекта рисков не возникло |
необходимости реагирования не возникло |
|
Этап Запуска Автоматизированной системы 1С ERP в эксплуатацию |
На данном этапе проекта рисков не возникло |
необходимости реагирования не возникло |
Взаимодействие с подрядчиком по внедрению 1C ERP и поставщиками IT-оборудования
- Поставка IT оборудования, согласно перечню, состоялась вовремя, вся IT инфраструктура была установлена в необходимые сроки. Бюджет не превышен.
- Подрядчик, осуществляющий внедрение 1C ERP внедрил все этапы в целом вовремя, несмотря на ряд возникший изменений в проекта, с учетом тестирования каждого этапа. Исключение составил только последний этап «Этап Запуска Автоматизированной системы 1С ERP в эксплуатацию», который подразумевает под собой обучение всех пользователей и разработка инструкций по работе в автоматизированной системе 1С ERP. По состоянию на 15.11.2021 года все пользователи обучены и работают во внедренной системе, но не все инструкции для пользователей написаны еще написаны, остались к написанию следующие инструкции:
- Инструкция для АРМ казначея;
- Инструкция для АРМ финансового директора, в блоке казначейство;
- Инструкция для АРМ кадрового работника, не до конца описан раздел по приему сотрудников на работу.
Бюджет внедрения, в целом, не превышен, но произошло перераспределение внутри этапов по стоимости.
Управление коммуникациями
- Коммуникации в виде информации по проекту по e-mail рассылке, которая подлежала ознакомлению с обратной связью об ознакомлении каждого участника проекта, показала высокую эффективность;
- Проведение очных собраний с обсуждением ближайших совместных действий по проекту и выработкой алгоритма, установление ответственных за каждый процесс и сроки с фиксацией этого в протоколе, тоже показала высокую эффективность.
Управление качеством
Внедренный проект охватывает все бизнес-процессы компании в блоках, которые были внедрены, часть из которых до этого момента делалась вручную и с помощью Excel. Автоматизация этих процессов повысила их качество и прозрачность, а также позволила определить слабые места по ряду существующих бизнес-процессов компании, которые были успешно устранены в ходе внедрения. Внедренный продукт, получился с высоким качеством по всем блокам и процессам. Внедренная автоматизированная система 1С ERP позволит компании повысить свою эффективность и рентабельность в будущем и не даст больше терять или замораживать деньги и ресурсы компании.
Извлеченные уроки проекта и рекомендации
Один из уроков проекта стало то, что привлекаемые в начале сотрудники из разных отделов не были готовы качественно и эффективно коммуницировать друг с другом для достижения поставленных целей, приходилось очень много времени уделять выстраиванию межличностных и профессиональных коммуникаций, а порой и менять внутри отдела ранее привлеченных сотрудников на других из этого же отдела.