Файл: Эффективная команда проекта как залог успеха проекта ( Понятие проекта и его основные характеристики ).pdf
Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 412
Скачиваний: 2
План управления коммуникациями проекта
- Все документы проекта должны быть доведены до сведения всех участников проекта путем рассылки утвержденных и подписанных вариантов по электронной почте с обязательным получением от них обратной связи об ознакомлении.
- Любые изменения/дополнения в документах проекта должны быть доведены до сведения всех участников так же по электронной почте с пометкой «изменения» или «дополнения».
- Собрания по проекту должны проходить либо очно, либо посредством конференции с видеосвязью.
- Решения по результатам проведенных собраний отражаются в регламенте действий с указанием кода проекта, этапа проекта, сроков и ответственных исполнителей.
- Проверки выполнения принятых на собраниях регламентов действий проходят в виде переписки в электронной почте с фиксацией полноты исполнения.
-В случае невыполнения одним или несколькими участниками своих задач в срок и в отсутствие на то объективных причин, данному/ным участнику/кам объявляется выговор , при повторном невыполнении назначается денежных штраф (издается приказ) за невыполнение.
- Коммуникации между отделами в рамках внедрения и тестирования по возникающим вопросам, кроме личного контакта, происходят с фиксацией, всех вопросов, предложений и разъяснений, по почте.
- Фиксация полноты и сроков выполнения каждого этапа происходит по электронной почте всех участников проекта, информирование Генерального директора и Акционеров посредством Служебной записки.
- Запрос на выделение бюджета для каждого этапа подается в виде Служебной записки с указанием кода проекта и наименования этапа проекта, с перечнем участников конкретного этапа проекта.
- В случае обнаружения любым участником проекта отклонений от проекта по процессам, по полноте, качеству или срокам этапа проекта, информация подается в виде информационного письма Руководителю проекта с копией собственного Руководителя по электронной почте.
- В случае обнаружения любым участником проекта конфликтной ситуации внутри проекта, информация подается в виде информационного письма Руководителю проекта с копией собственного Руководителя по электронной почте.
Реестр рисков проекта
|
№ |
Риск |
Возможные последствия |
Потенциальные действия по реагированию |
|
1 |
Технические Риски, Нехватка Технических , Системных ресурсов |
Остановка внедрения проекта из-за недостаточности технической базы |
Срочное выделение денежных средств для расширения технической базы |
|
2 |
Организационные риски: Недостаточная компетенция участников проекта внутри компании |
Потеря качества внедрения проекта, возможная задержка по внедрению проекта |
Дополнительное усиление еще сотрудником/ками внутри компании, в отсутствие внутреннего ресурса, привлечения аутсорсинга на конкретную задачу. |
|
3 |
Организационные риски: Недостаточное финансирование проекта со стороны акционеров |
Задержки в исполнении этапов проекта, отказ от выполнения проекта |
Предварительно одобрить получение кредита в банке, в случае наступления этого риска, взять кредит |
|
4 |
Организационные риски: Возникновение параллельно других проектов на которые отвлекаются участники проекта |
Срыв сроков внедрения этапов проекта |
Определить приоритеты внутри компании, строго разграничить участников и их время, уделяемое проектам |
|
5 |
Риски управления проектом: Недостаточный контроль внутри проекта |
Потеря качества внедрения проекта, возможная задержка по внедрению проекта |
Усиления контроля внутри компании, введения двойного или тройного контроля для определенных этапом или всех. В случае недостаточности, смена Руководителя проекта. |
|
6 |
Риски управления проектом: Плохие коммуникации внутри проекта |
Потеря качества внедрения проекта, возможная задержка по внедрению проекта |
Создание внутренней группы для налаживания эффективных коммуникаций внутри проекта |
|
7 |
Внешние риски: Некачественный подрядчик, который внедряет систему |
Потеря качества внедрения проекта, задержка по внедрению проекта |
До начала проекта провести тендер и выбрать одного или двух запасных подрядчиков |
|
8 |
Внешние риски: Некачественный продукт, который внедряется |
Увеличение бюджета для доработки продукта, который внедряется |
Предусмотреть дополнительный бюджет на такие доработки, в случае их реальной необходимости |
План управления рисками проекта
-Все технические риски должны быть должным образом оценены в начале проекта, в крайнем случае к ним еще раз нужно вернуться через месяц после старта проекта , после окончания обследования и оценить их еще раз.
- Организационные риски , касающиеся финансирования, должны оцениваться либо 1 раз в месяц, либо по окончании каждого этапа, так как целесообразнее выделять бюджет отдельно для каждого этапа , для поступательной реализации проекта и фактической оценки его использования.
- Остальные организационные риски нужно пересматривать и оценивать либо в начале каждого этапа, либо по мере необходимости.
- Управленческие риски необходимо оценивать раз в месяц, либо раз в неделю на собраниях, на которых обсуждается динамика внедрения.
План управления контрактами и поставками
|
№ |
суть контракта |
дата заключения |
дата окончания |
|
1 |
Контракт на покупку технического оборудования (сервер и др) |
01.10.2020 |
15.11.2020 |
|
2 |
Контракт с интегратором/ подрядчиком, который внедряет 1С ERP |
15.11.2020 |
15.11.2021 |
План коммуникаций проекта
|
№ |
Название документа/ мероприятия |
Формат и способ представления |
Автор/ организатор |
Получатели/ Участники |
Периодичность |
|
1 |
Устав проекта |
e-mail рассылка |
Руководитель проекта |
все участники проекта и акционеры |
Однократно |
|
2 |
Общие Собрания по проекту |
очно |
Руководитель проекта |
все участники проекта |
Еженедельно |
|
3 |
Собрания по конкретному этапу проекта |
очно |
Руководитель проекта |
Участники конкретного этапа проекта |
Еженедельно |
|
4 |
Протокол собрания по проекту |
e-mail рассылка |
Руководитель проекта |
участники собрания + Генеральный директор |
Еженедельно |
|
5 |
Информационное письмо о начале конкретного этапа с указанием участников |
e-mail рассылка |
Руководитель проекта |
Участники конкретного этапа проекта |
при наступлении события |
План управления изменениями
- При подаче Заявления на Изменения происходит фиксация данного факта;
-Затем необходим анализ предложенных изменений, собирается рабочая группа, компетентная в данных вопросах и решает необходимость внесения предложенных изменений.
УТВЕРЖДАЮ:
Руководитель проекта 15.11.2020 г. Подпись
СОГЛАСОВАНО:
Финансовый директор 15.11.2020 г. Подпись
Директор по Продажам 15.11.2020 г. Подпись
Директор Производства 15.11.2020 г. Подпись
Директор по Закупкам 15.11.2020 г. Подпись
Запрос на изменение
ИНФОРМАЦИЯ О ПРОЕКТЕ
|
Наименование проекта |
Внедрение 1С ERP (Система управления ресурсами компании) |
|
Шифр проекта |
2020-ERP-ВД |
|
Руководитель проекта |
Иванов И.И. |
ИНФОРМАЦИЯ О ЗАПРОСЕ НА ИЗМЕНЕНИЯ
|
Автор запроса |
Директор Производства |
|
Дата запроса |
25.01.2021 года |
|
Приоритет запроса |
Высокий |
|
Требуемая дата решения |
30.01.2021 года |
НАИМЕНОВАНИЕ ИЗМЕНЯЕМОГО ДОКУМЕНТА
|
Наименование документа |
Дата утверждения предыдущей версии |
|
Регламент внедрения Блока «Производство» |
20.12.2020 года |
Описание предлагаемого изменения
Предлагается внести следующие изменения : В блоке «Производство» предлагается добавить блок ИТР (Инженерно- технические работы) в течение которых производственные машины стоят на профилактических работах, им делают ТО . В этот период программа не должна планировать производство на этих машинах и не должна выдавать «Задание на производство».
Влияние изменения на проект при принятии и непринятии
В случае принятия данного изменения , производственная программа будет распределяться более правильно в периоде на все работающие в данных момент машины , не будет задержки с выпуском готовой продукции .
В случае непринятия данного изменения , программа будет распределять производственный план на все машины, в том числе и на неработающие, при выгрузке данного «Задания на производство» Начальнику Цеха потребуется время, чтобы в ручном режиме перераспределить объем производства с неработающих машин на работающие, что вызовет задержку во времени, а также возможны ошибки при принятии решения.
Альтернативные действия
Работы по ТО для оборудования проводятся 2 раза в год, поэтому альтернативой внесению данных изменений в регламент по внедрению может стать обработка выгруженной некорректной информации по Производственной программе в Excel и ее обработка там для доведения до правильного Производственного плана с учетом неработающих машин.
Экспертиза руководителя проекта
Данное изменение , по мнению Руководителя проекта, необходимо внести, что позволит получать автоматизировано более качественный План производства , без искажений. Несмотря на то, что ТО проводятся всего 2 раза в год для каждой машины , количество машин достаточно большое, поэтому каждый месяц одна или две машины находятся на плановом ТО.
УТВЕРЖДАЮ:
Руководитель проекта 25.01.2021 г. Подпись
СОГЛАСОВАНО:
Генеральный Директор 25.01.2021 г. Подпись
Директор Производства 25.01.2021 г. Подпись
Протокол совещания
|
Составитель протокола |
Руководитель проекта |
Иванов И.И. |
|
Получатели протокола |
Все участники Этапа внедрения «Управление Продажами» |
Петров П.П. Ерофеева С.К. Крылов А.А. Фролов В.А. Симоненко Е.П. Краснов И.И. Мягков В.В. Ирощенко Е.А. |
ИНФОРМАЦИЯ О СОВЕЩАНИИ
|
Название проекта |
Внедрение 1С ERP (Система управления ресурсами компании), Блок «Управление Продажами» |
|
Дата совещания |
15.03.2021 года |
|
Участники совещания |
Все участники Этапа внедрения «Управление Продажами» |
ПОВЕСТКА ДНЯ
|
№ |
Вопрос повестки |
Докладчик |
|
1 |
Загрузка плана продаж по каждому покупателю на ежемесячной основе , возникновение ошибок в этом процессе |
Менеджер по продажам Ерофеева С.К. |
|
2 |
Присвоение всем покупателям категорий в системе (А,В,С) , автоматизированное распределение готовой продукции по категориям, в случае ее дефицита. Возможные Ошибки/ Исправления |
Руководитель Департамента Продаж Петров П.П. |
|
3 |
Следующие этапы внедрения Блока «Управления продажами» , сроки тестирования |
Руководитель внутренней IT службы Симоненко Е.П. Специалист по интеграции бизнес-процессов внешний Ирощенко Е.А. |
СОВЕЩАНИЕ ПОСТАНОВИЛО
По вопросу № 1
|
№ |
Содержание |
Ответственный |
Срок |
|
1 |
Устранить ошибки при загрузке из формата Excel |
Программист 1С со стороны компании-исполнителя Мягков В.В. |
18.03.2021 |
По вопросу № 2
|
№ |
Содержание |
Ответственный |
Срок |
|
1 |
Откорректировать более корректно распределение текущего списка покупателей на категории |
Руководитель внутренней IT службы Симоненко Е.П. |
20.03.2021 |
Комментарии
Данные исправления не повлияют на дальнейшее внедрение других этапов блока «Управление Продажами», поэтому принято решение двигаться дальше.
УТВЕРЖДАЮ:
Руководитель проекта 15.03.2021 г. Подпись
СОГЛАСОВАНО:
Директор по Продажам 15.03.2020 г. Подпись
Руководитель IT службы 15.03.2020 г. Подпись
- Реестр рисков
ИНФОРМАЦИЯ О ДОКУМЕНТЕ
|
Шифр проекта |
2020-ERP-ВД |
|
Наименование проекта |
Внедрение 1С ERP (Система управления ресурсами компании) |
|
Автор документа |
Руководитель Проекта |
|
Дата создания |
30.11.2020 года |
|
№ версии |
1 |
|
Риск |
Потенциальное воздействие |
Вероятность наступления (1-5) |
Влияние риска (1-5) |
Уровень риска |
Способы смягчения риска |
Условия наступления |
|
Технические Риски, Нехватка Технических , Системных ресурсов |
Остановка внедрения проекта из-за недостаточности технической базы |
1 |
5 |
Средний, так как вероятность наступления низкая |
1. Если есть возможность : Срочное выделение денежных средств для расширения технической базы; 2. Взятие временно в аренду сервер и прочие технические атрибуты |
в случае недостаточности уже имеющейся технической базы |
|
Организационные риски: Недостаточная компетенция участников проекта внутри компании |
Потеря качества внедрения проекта, возможная задержка по внедрению проекта |
4 |
4 |
Высокий |
Дополнительное усиление еще сотрудником/ками внутри компании, в отсутствие внутреннего ресурса, привлечения аутсорсинга на конкретную задачу |
В случае, если поставленная перед сотрудником задача окажется для него невыполнимой |
|
Организационные риски: Недостаточное финансирование проекта со стороны акционеров |
Задержки в исполнении этапов проекта, отказ от выполнения проекта |
2 |
5 |
Средний |
Предварительно одобрить получение кредита в банке, в случае наступления этого риска, взять кредит |
В случае, если бюджет проекта будет существенно превышен |
|
Организационные риски: Возникновение параллельно других проектов на которые отвлекаются участники проекта |
Срыв сроков внедрения этапов проекта |
2 |
2 |
Низкий |
Определить приоритеты внутри компании, строго разграничить участников и их время, уделяемое проектам |
в случае, если возникнут параллельно такие же значимые проекты |
|
Риски управления проектом: Недостаточный контроль внутри проекта |
Потеря качества внедрения проекта, возможная задержка по внедрению проекта |
1 |
4 |
Средний |
Усиления контроля внутри компании, введения двойного или тройного контроля для определенных этапом или всех. |
В случае недостаточности компетенций Руководителя проекта |
|
Риски управления проектом: Плохие коммуникации внутри проекта |
Потеря качества внедрения проекта, возможная задержка по внедрению проекта |
2 |
3 |
Низкий |
Создание внутренней группы для налаживания эффективных коммуникаций внутри проекта |
В случае саботажа по проекту внутри компании |
|
Внешние риски: Некачественный подрядчик, который внедряет систему |
Потеря качества внедрения проекта, задержка по внедрению проекта |
5 |
5 |
Высокий |
До начала проекта провести тендер и выбрать одного или двух запасных подрядчиков |
В случае большого количества ошибок подрядчика при внедрении |
|
Внешние риски: Некачественный продукт, который внедряется |
Увеличение бюджета для доработки продукта, который внедряется |
1 |
3 |
Средний |
Предусмотреть дополнительный бюджет на такие доработки, в случае их реальной необходимости |
В случае, если внедряемый бизнес-процесс охватывает не все процессы компании в этом блоке |