Файл: Эффективная команда проекта как залог успеха проекта ( Понятие проекта и его основные характеристики ).pdf

• 1. Понятие команды проекта

На проект, с точки зрения его успешной реализации, существенное влияние оказывает внутренняя среда проекта. Степень ее влияния на проект очень велика, так как именно внутри нее находятся те механизмы, которые двигают проект к его успешному завершению. Кратко внутреннюю среду можно писать следующими основными блоками:

• стиль руководства проектом определяет психологический климат и атмосферу в команде проекта, влияет на её творческую активность и работоспособность;
• специфическая организация проекта определяет взаимоотношения между основными участниками проекта, распределение прав, ответственности и обязанностей;
• участники проекта реализуют свои различные интересы в процессе осуществления проекта, формируют требования в соответствии с их целями и мотивацией и оказывают влияние на проект в соответствии с собственными интересами, компетенцией и степенью участия в проекте;
• команда проекта является «мозговым центром», мотором и исполнительным органом проекта, от которого во многом зависит прогресс и успех проекта;
• методы и средства коммуникации определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между участниками проекта. По существу, это «нервная система проекта», от степени совершенства которой зависит во многом его успех.

Суть команды заключается в общем для всех ее членов обязательстве, определяемом наличием некоего назначения, в которое верят все члены команды, — ее миссии, которая для проекта заключается в эффективной его реализации. Существует отличие целей команды от ее назначения (миссии): цели команды позволяют следить за своим продвижением по пути к успеху, а миссия как более глобальное по своей сути понятие придает всем конкретным целям смысл и энергию.

Для команды проекта необходимо наличие у ее членов комбинации взаимодополняющих навыков, составляющих три категории:

1. технические и/или функциональные, т. е. профессиональные навыки;

2. навыки по решению проблем и принятию решений;

3. навыки межличностного общения (принятие риска, полезная критика активное слушание и т. д.).

Деловые отношения в команде проекта должны включать такие понятия, как чувство локтя, дух партнерства и товарищества.

Она обладает такими существенными признаками, как:

- внутренняя организация, которая состоит из органов управления контроля и санкций;

- групповые ценности, на основе которых формируется чувство общности в команде и создается общественное мнение;

- собственный принцип обособления, отличающий ее от других команд;

- групповое давление, то есть воздействие на поведение членов команды общими целями и задачами деятельности;

- стремление к устойчивости благодаря механизму отношений, возникающих между людьми в ходе решения общих задач;

- закрепление определенных традиций.

Иначе говоря, команда — это самостоятельный субъект деятельности, который может быть рассмотрен с точки зрения свойств, процессов, параметров, характерных для социальной группы.

Глава 2. Эффективность команды проекта

2.1. Устав Проекта

Информация о проекте:

Описание проекта.

Причины инициации проекта

На предприятии используются несколько автоматизированных систем учета и управления. Бухгалтерский учет ведется в системе 1С:Бухгалтерия, Кадровый учет и расчет заработной платы ведется в системе 1С:Зарплата и кадры , складской учет в разработанной своими силами системе на базе складских программ, производственный учет ведется в системе 1С: Управление производственным предприятием, управленческий учет и отчеты для руководства и Топ-менеджмента ведется в Excel. Вручную ведутся множество операций, которые могут быть автоматизированы. Данная структура приводит к несопоставимости данных в системах, а отсутствие их синхронизации к потере информации. Составление Планов по закупке материалов в производство, запчастей для ТО , производственных планов и планов продаж составляются в смешанном виде, информация берется из разных баз данных и обрабатывается в ручную, что приводит к неэффективном закупкам, производству и продажам, а порой и к ошибкам, основанным на человеческом факторе. Ошибки возникают как при вводе данных, так и на выходе. Это приводит к тому, что компания вынуждена принимать управленческие решения основываясь на неверных или неполных данных, теряя денежные средства и ухудшая свою эффективность и манёвренность. Таким образом, назрела необходимость внедрения единой системы , которая не только позволит создать единое пространство для всех операционных блоков (финансы, бухгалтерия, кадры , склад, производство, продажи и маркетинг), но и создаст бизнес-процессы внутри, которые смогут эффективно управлять ресурсами компании.

Содержание проекта

Проект внедрения 1С ERP включает в себя следующие крупные блоки:

- Казначейство

- Управленческий и бухгалтерский учет и отчетность

- Управление производством

-Управление закупками

-Управление продажами

- Заработная плата и Кадры

-Планирование и Бюджетирование

Цели проекта

Стратегические:

- Повышение качества итоговой информации при принятии управленческих решений через создание единой системы обработки и анализа данных;

- Повышение эффективности управления материальными и человеческим ресурсами компании через настроенные бизнес-процессы системы.

Операционные:

- Повышение скорости и качества получения запрашиваемой информации

- Уход от человеческого фактора при формировании плана закупок материалов в производство и запчастей для ТО, исключение ошибок и повышение эффективности закупок с учетом остатков на складе, плана производства и продаж.

- Уменьшение трудоемкости ряда полу-ручных процессов и высвобождение людей.

- Повышение технической надежности системы.

Результат проекта

Единое использование одной программы всеми сотрудниками компании. Повышение эффективности блоков закупки, производство, продажи. Получение качественных управленческих отчетов с разным уровнем аналитики.

Продукт проекта

Внедренная автоматизированная система 1С ERP, настроенная на все бизнес-процессы компании.

Структура продукта проекта

- Методическое обеспечение (нормативно-справочная информация)

- Техническое обеспечение (сервер, сети, рабочие места пользователей)

- Программное обеспечение

- Обученный персонал

- Документационное обеспечение (описание АРМ автоматизированных рабочих мест, инструкции пользователей)

Ограничения и допущения проекта

Время выполнения проекта – 1 год

Затраты по проекту – 30 млн руб ± 10%

Руководитель проекта тратит 100% времени на проект

Руководители отделов, если внедряется блок относящийся к их отделу, тратят не больше 60% времени. В других случаях не больше 20%.

Сотрудники отделов, если внедряется блок относящийся к их отделу , тратят не больше 80% времени. В других случаях не больше 30%.

УТВЕРЖДЕНО:

Генеральный Директор 15.11.2020 г. Подпись

Руководитель проекта 15.11.2020 г. Подпись

Описание содержания проекта

Информация о документе:

Информация о заказчике проекта

Описание содержания проекта

Проект содержит процессы внедрения основных крупных блоков операционной работы компании. Внедрения операционных блоков будет происходить последовательно, а именно:

-Управление закупками

- Управление производством

-Управление продажами

- Казначейство

- Заработная плата и Кадры

- Управленческий и бухгалтерский учет и отчетность

-Планирование и Бюджетирование

На каждый блок должна быть разработана отдельная документация, в которую входит:

- Методическое обеспечение, нормативно-справочная информация по разделу/блоку;

- Документационное обеспечение, описание всех АРМ (автоматизированных рабочих мест) предусмотренных данным разделом.

Критерии достижения целей проекта

- Успешное внедрение и согласованная работа всех блоков системы к 15.11.2021 году;

- Формирование управленческой, бухгалтерской отчетности и всех управленческих отчетов за 2021 год из 1С ERP;

- Выполнения бюджета проекта без превышения;

- Через 6 месяцев после внедрения повышение эффективности бизнес-процессов и рентабельности бизнеса.

Задачи и результаты проекта

Границы проекта

Данный проект покрывает следующие бизнес-процессы компании:

-Управление закупками

-Управление продажами

- Управление производством

- Казначейство

- Управленческий и бухгалтерский учет и отчетность

-Планирование и Бюджетирование

В данный проект не входят следующие процессы:

- Документооборот компании как внутренний, так и внешний (согласование договоров, авансовых отчетов, служебных записок)

- HR документация, приемка и увольнение сотрудников

Ограничения проекта

Время выполнения проекта – 1 год с 15.11.2020г. по 15.11.2021г.

Внутри этого периода каждый блок внедряется от одного до трех месяцев в зависимости от сложности и объема блока.

Затраты по проекту – 30 млн. рублей

Руководитель проекта тратит 100% времени на проект

Руководители отделов должны тратить на проект от 20% своего времени до 60% в зависимости от фазы внедрения

Каждый отдел должен выделить не менее двух сотрудников занятых в проекте.

Сотрудники отделов должны тратить на проект от 30% своего времени до 80% в зависимости от фазы внедрения

Допущения проекта

Допускается параллельное внедрение двух и даже трех блоков в случае , но только в случае если их стадии внедрения не являются взаимозависимой – это когда требуемая информация по внедрению второго блока зависит от еще не внедренной информации первого. В этом случае обязательно соблюдать последовательность внедрения.

Допускается изменение стоимости проекта как в меньшую, так и в большую сторону на 10%.

Идентифицированные риски проекта

-Выход из бюджета свыше 10%

-Недостаток финансовых ресурсов во время внедрения проекта

-Недостаток квалифицированное персонала внутри компании для внедрения и последующего использования системы

-Саботаж пользователей при внедрении

-Неполучение ожидаемой эффективности бизнес-процесс

-Неполучение повышения рентабельности проекта

- Недостаточная компетентность членов команды проекта

- Выход за временные рамки проекта

УТВЕРЖДАЮ:

Генеральный Директор 15.11.2020 г. Подпись

СОГЛАСОВАНО:

Руководитель проекта 15.11.2020 г. Подпись

Финансовый директор 15.11.2020 г. Подпись

Директор по Продажам 15.11.2020 г. Подпись

Директор Производства 15.11.2020 г. Подпись

Директор по Закупкам 15.11.2020 г. Подпись

План управления проектом

Информация о документе: