Файл: Практикум по дисциплине Документационное обеспечение управления предназначен для студентов очной формы обучения по специальностям 38. 02. 01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям).pdf

Форма распоряжения (угловой вариант расположения реквизитов)
Наименование организации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
00.00.0000 №____
Место составления
_______________________
(заголовок к тексту)
Констатирующая часть, в которой излагаются цели, побудившие руководство издать распоряжение. Распорядительная часть начинается со слова
ОБЯЗЫВАЮ (или ПРЕДЛАГАЮ):
1. В пункте указывается содержание поручения, должность и ФИО исполнителя, срок исполнения.
2. Структура последующих пунктов аналогична.
3. В последнем пункте приводится указание о контроле за исполнением:
Контроль за исполнением распоряжения возложить на… (указываются должность и ФИО).
__________________ ____________________
(должность руководителя) (подпись) (И.О. Фамилия)
Визы заинтересованных лиц:
Должность
(подпись) ФИО
00.00.0000

55
Форма протокола
Наименование организации
ПРОТОКОЛ
00.00.0000 №____ заседания _____________________
Председатель:__________________
Секретарь:_____________________
Присутствовали:________________(список прилагается).
ПОВЕСТКА ДНЯ:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
СЛУШАЛИ:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
ВЫСТУПИЛИ:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
В голосовании приняли участие______________________________________
«За» ________________________
«Против» ____________________
«Воздержались» ______________
Председатель (подпись) И.О. Фамилия
Секретарь (подпись) И.О. Фамилия

56
Форма акта
Наименование организации
АКТ
00.00.0000 №___
Место составления
__________________________
(краткое содержание события, факта)
Основание: распорядительный документ, послуживший основанием для составления акта.
Составлен комиссией:
Председатель: должность, ФИО.
Члены комиссии: должности, ФИО.
В тексте приводится описание проведенной работы, фиксация установленных фактов, могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения.
Составлен в ____экземплярах:
1-й – кому (куда);
2-й – кому (куда) и т.д.
Председатель (подпись) И.О. Фамилия
Члены комиссии (подпись) И.О. Фамилия
(подпись) И.О. Фамилия

57
Форма докладной записки
_________________________________
Наименование структурного подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.0000 №____
________________________
(заголовок к тексту)
________________________
________________________
(наименование адресата)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________ ____________________
(должность составителя) (подпись) (И.О. Фамилия)
Форма заявления
_________________________________
Наименование структурного подразделения
ЗАЯВЛЕНИЕ
00.00.0000
________________________
________________________
(наименование адресата)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________ ____________________
(должность составителя) (подпись) (И.О. Фамилия)

58

Форма письма
Наименование организации справочные данные об организации
(почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, ОКПО, ОГРН,
ИНН/КПП)
_____________№__________
На №_______от____________
_________________________
(заголовок к тексту)
______________________
______________________
(наименование адресата)
Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; собственно содержательную часть по какому-либо вопросу; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и т.д.
__________________ ____________________
(должность руководителя) (подпись) (И.О. Фамилия)
Ф
амилия, имя и отчество исполнителя номер его телефона.
(отметка об исполнителе)

59
ГЛОССАРИЙ
Автор документа – организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
Акт – это документ, составленный несколькими лицами, которые подтверждает установленные факты и события.
Аутентичность (электронного документа) – свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Вид письменного документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Включение документа в СЭД – осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Временное хранение документов – хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
Входящий документ; поступивший документ – документ, поступивший в учреждение.
Выписка из документа – копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения
– реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство
– деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Документационное обеспечение управления – деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
Доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому.
Докладная записка – это документ, адресованный руководителю вышестоящей или данной организации и содержащий обстоятельное изложение вопроса с выводами и предложениями.
Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Достоверность (электронного документа) – свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
Заявление – обращение граждан к кому-либо по поводу реализации личных прав и законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов.

60
Документ; документированная информация
– зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документальный фонд
– совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.
Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Индекс дела; номер дела – цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.
Индексация документов – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Инструкция – правой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Исходящий документ; отправляемый документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.
Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов) –процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
Миграция (электронных документов) – перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
Наименование документа – обозначение вида письменного документа.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Нормативно-правовой акт – правовой акт, изданный в установленном порядке уполномоченным на то органом государственной власти, органом местного

61
самоуправления или должностного лица, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.
Носитель документированной информации
– материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или причины какого-либо события, факта, поступка.
Оперативное хранение – хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов – обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
Переменная часть реквизита документа – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.
Письменный документ
– текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Письмо сопроводительное – это часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении ему прилагаемых документов.
Письмо-приглашение содержит приглашение принять участие в каком-либо проводимом мероприятии.
Письмо-просьба – выражает просьбу о выполнении какого-либо действия.
Письмо информационное – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии.
Письмо-извещение – составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос.
Письмо-подтверждение – содержит сообщение о получении какого-либо отправления о том, что ранее составленный документ остается в силе, например, договор, инструкция.
Письмо-напоминание – содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия.
Письмо инициативное – письмо, требующее ответа.
Письмо-ответ – по своему содержанию носят зависимый характер относительно инициативных писем: тема их текста уже задана, и остается изложить характер решения