Файл: Практикум по дисциплине Документационное обеспечение управления предназначен для студентов очной формы обучения по специальностям 38. 02. 01 Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям).pdf

62
поставленного в инициативном письме вопроса - принятие или отказ от предложения либо от выполнения просьбы.
Плотность документопотока – количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.
Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверности его происхождения.
Подписание (документа) – заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.
Постоянное хранение документов – вечное хранение документов без права их уничтожения.
Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Правила внутреннего трудового распорядка
– это правовой акт, регламентирующий организацию работы предприятия, взаимные обязательства работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников и другие вопросы.
Предварительное рассмотрение документов
– изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
Пригодность для использования (электронного документа) – свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителями организаций, действующими на основе единоначалия. Приказы подразделяются на две группы – по основной деятельности и по личному составу.
Приказ по личному составу – это правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиального органа.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов
Российской
Федерации, субъектов
Российской
Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом, нормативно-правовыми актами. Распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов. Распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, руководителями организаций, учреждений и предприятий по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления, а также по производственным, хозяйственным и административным вопросам.
Регистрационно-учетная форма – документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

63
Регистрационный индекс документа – регистрационный номер документа: цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое возложены возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
Служебные письма – это обобщенное название большой группы различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом передачи текста (по почте, телеграфу, факсу), которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Согласование документа; визирование – оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Срок хранения документов – период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
Табель унифицированных форм документов – перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.
Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Унифицированная система документации; УСД – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа; УФД – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Управление документами – деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
Устав организации – это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.
Утверждение документа – способ придания документу правового статуса.

64
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
Целостность (электронного документа) – состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
Юридическая значимость документа – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.
Электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме.
Электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
Электронное дело – электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
Электронный документооборот
– документооборот с использованием автоматизированной информационной системы
(системы электронного документооборота).

65

66