Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Автор документа, как правило, наделяет его какой-то функцией, объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется.

В управленческой деятельности очень важно уметь владеть письменной речью, которая отражается в служебных документах. Служебные документы официально используются в процессе организации управления производственно-служебной деятельностью. Совокупность служебных документов, применяемых в определенной сфере деятельности и отражающих ее специфику систему служебной документации. Использование служебной документации и образует одну из основных форм организаторской деятельности.

Основным элементом служебной документации в управлении деятельностью практически любой организации является письменный документ, закрепляющий информацию средствами письменного языкового общения в соответствии с лексическими и грамматическими нормами государственного языка, государственных стандартов, ведомственных инструкций, а так же сложившимися традициями и установленным порядком делопроизводства в той или иной организации.

Итак, служебные документы являются важным элементом в управленческой деятельности. Для сотрудника, работающего в сфере делопроизводства очень важно знать особенности и функции служебных документов. Не зная особенностей и функций, процесс составления служебных документов может занять много времени.

1.1. Язык

Начнём с термина язык. Не потому, что он является наиболее простым. Напротив, это одно из сложнейших лингвистических понятий. Однако оно является центральным, вокруг него строятся остальные.

Обратим внимание на важные моменты в этом определении. Во-первых, отмечается самостоятельный характер языка: исторически сложившаяся система. Заметим: самостоятельно сложившаяся. Любой естественный язык создаётся стихийно. Человек не в силах управлять его развитием. Нельзя предложить и внедрить: уберём такой-то падеж, вернём из древней речи какое-нибудь слово, сделаем твёрдые звуки (например, ж и ш) мягкими и пр. Это абсурдно, невозможно. Эти изменения происходят в языке сами собой: исчез звательный падеж

---

, ушли слова выя, шуйца, вотще, отвердели когда-то мягкие ж и ш. О том, как был устроен язык в разные периоды его существования, знают историки языка, изучающие памятники письменности.

Языковая система сложилась исторически и продолжает исторически меняться. Сама собой. Человек пытается воздействовать на язык, но задача это непростая. Например, включили в словари слово мáркетинг с ударением на первом слоге (как в языке-источнике заимствования — английском) — не прижилось, неудобно по-русски. И через 20 лет словарную норму изменили: маркéтинг. Ещё один актуальный пример попытки изменить языковую норму извне. В русском языке есть предлоги в и на, они обозначают пространственные отношения, в ряде употреблений они синонимичны — указывают направление, место действия. Мы говорим: пошёл в магазин, в аптеку, в дом, в прокуратуру, в полицию и под., но: на почту, на вокзал, на станцию, на улицу, на площадь, на стадион и др.

В среде учёных также звучали разные мнения. Все понимали, что претензии украинской стороны надуманны, но какие аргументы весомее — языковые или политические? Высказывали, например, мнение, что не стоит ссориться из-за предлога и лучше пойти украинской стороне на уступки¹.

Не мало важно понимать, что единицы языка организованы в систему и подсистемы. Достаточно ощутима системность в грамматике. Например, в морфологии русский язык располагает системой шести падежей и стремится склонять, т. е. изменять по падежам все части речи, относящиеся к группе имён: имена существительные, имена прилагательные, имена числительные, местоимения. Если имена ещё изменяются по числам, то легко подсчитать, что, например, типичное существительное в русском языке имеет 12 форм. Так сложилось в истории языка. Точнее, в таком виде дошло существительное до наших дней (в древнерусском языке этих форм было больше). Значительно сложнее увидеть системные закономерности в лексике. Но ими пронизан весь язык. Например, языковая система не любит дублетов — абсолютных синонимов, т. е. слов, которые имеют разный внешний вид, но ни в значении, ни стилистически ничем не отличаются.

ГЛАВА 2. Виды стилей современного русского языка

Особенность языка и стиля официальных бумаг - использование устойчивых (шаблонных, стаңдартизированных) языковых оборотов, позволяющих с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющие ситуации делового общения. Эти языковые формулы были выработаны многолетней практикой деловой переписки. Основные требования к языковому оформлению документов:

---

• 
  соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;
  
• 
  однозначность используемых слов и терминов;
  
• 
  нейтральный тон изложения
  

Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

• 
  Научный стиль - функциональный стиль речи литературного языка, которому присущ ряд особенностей: предварительно обдумывание высказывания, монологический характер, строгий отбор языковых средств, тяготения к нормативной речи. Научный стиль характеризуется логической последовательностью изложения, упорядоченной системой связи между частями высказывания, стремлением авторов к точности, сжатости, однозначности при сохранении и насыщенности содержания. Логичность- это, по возможности, наличие смысловых связей между последовательными единицами (блоками) текста. Последовательностью обладает только такой текст, в котором выводы вытекают из содержания, они непротиворечивы, текст разбит на отдельные смысловые отрезки, отражающие движение мысли от частного к общему или от общего к частному. Ясность, как качество научной речи, предполагает понятность, доступность.
  
• 
  Литературно-художественный - главной чертой стилистически художественной речи становится поиск специфики художественного текста, творческое самовыражения художника слова. Особенности языка художественной литературы в целом определяются несколькими факторами. Ему присуща широкая метафоричность, образность языковых единиц почти всех уровней, наблюдается использование синонимов всех типов, многозначности, разных стилевых пластов лексики. В художественном стиле (по сравнению с другими функциональными стилями) существуют свои законы восприятия слова. Значение слова в большей степени определяется целевой установкой автора, жанровыми и композиционными особенностями того художественного произведения, элементом которого является это слово: во-первых, оно в контексте данного литературного произведения может приобретать художественную многозначность, не зафиксированную в словарях. Во-вторых, сохраняет свою связь с идейно-эстетической системой этого произведения и оценивается нами как прекрасное или безобразное, возвышенное или низменное, трагическое или комическое.
  
• 
  Официально - деловой стиль - это арсенал лексических - словесных и грамматических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. Выбор слова и его формы, построение предложения - все эти приемы, с помощью которых автор теста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на получение сообщения. Он охватывает международные отношения, юриспруденцию, военную отрасль.
  

---

Официально- деловой стиль применяется в таких документах как:

• 
  Справка
  
• 
  Объяснительная записка
  
• 
  Заявление
  
• 
  Указ
  
• 
  Инструкция
  
• 
  Постановление
  
• 
  Устав
  
• 
  Доверенность
  
• 
  Законодательный акт
  
• 
  Приказ
  

Многие черты в официально-деловом стиле, такие как, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему консервативный характер. Отличительной чертой является наличие в нем многочисленных речевых стандартов- клише.

Публицистический стиль - это функциональный стиль речи, который используется в жанрах: статья, очерк, репортаж, интервью и др.

Публицистический стиль служит для воздействия на людей через СМИ (газеты, журналы, афиша, буклеты). Он характеризует наличием общественно-политической лексики, логичностью, эмоциональностью, оценочностью, призывностью.

В нём широко используется, помимо нейтральной, высокая, торжественная лексика и фразеология, эмоционально окрашенные слова, употребление коротких предложений, рубленая проза, безглагольные фразы, риторические вопросы, восклицания, повторы и другие. На языковых особенностях данного стиля сказывается широта тематики: возникает необходимость включения специальной лексики, требующей пояснений. С другой стороны, ряд таких тем находится в центре общественного внимания, и лексика, относящаяся к этим темам, приобретает публицистическую окраску.
Разговорный стиль - это функциональный стиль речи, который служит для неформального общения, когда автор делится с окружающими своими мыслями или чувствами, обменивается информацией по бытовым вопросам в неофициальной обстановке. В нем часто используется разговорная и просторечная лексика.

В разговорном стиле большую роль играют жесты, мимика, окружающая обстановка. Большую свободу в выборе эмоциональных слов и выражений обуславливает непринужденная обстановка общения.

2.1 Отличительные черты современного делового стиля языка, используемого для написания служебных документов

Основные особенности официально-делового стиля - это точность, исключающая возможность каких-бы то ни было инотолкований и неясностей; сужение диапазона используемых речевых средств; языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, применение для этого готовых языковых формул-клише.

При составлении служебных документов большую роль играет правильный выбор слов, точно передающий смысл информации. Выбор слова и его формы, построения предложение - все это приемы, с помощью которых автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о его важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

---

Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа — предельно чётко отразить сведения, имеющие правовую силу.

Термины - слова или сочетания слов, значение которых строго обусловлено в пределах данной специальности.

Обычно термины закреплены за одной специальностью. Однако они могут переходить из одной отрасли знания в другую, сохраняя свое первоначальное значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. Термины, нашедшие широкое употребление в разных областях знания, теряют свой узкоспециальный характер. Нередко они переходят в разряд "книжных" слов, которые закреплены за какой-либо узкой сферой употребления или каким-либо отдельным видом письменной речи. В официально-деловых текстах нельзя употреблять архаичные канцеляризмы типа на ваше благоусмотрение, прилагаю при сем, по получении таковых. Неуместных в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью "узаконенных" терминов.

Очень важно грамотно использовать термины - слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности. Если вы будете сомневаться в том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана расшифровка. Выполняя расшифровку, необходимо воспользоваться словарем (например: толковым, терминологическим, иностранных слов и другие). Если вы не воспользуетесь словарем ваше, токование может оказаться неточным. Например, « в договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Употребляя термины в деловой документации, необходимо предусматривать, что термин должен быть понятен и автору, и адресату, и при необходимости нужно раскрывать содержание термина, что можно сделать несколькими способами:

• 
  Расшифровать;
  
• 
  Дать официальное определение термина;
  
• 
  Заменить термин общепонятным словом или выражением
  

2.2. Редактирование служебных документов

Редактирование - (это проверка и исправление текста) - одна из важнейших этапов работы над документом.

Приступая к редактированию текста, немаловажно четко понимать, какие цели перед вами поставлены. Правка может быть как чисто стилистической, так и смысловой. В первом случае от редактора требуется в первую очередь безупречная грамотность, ювелирное ощущение грамотности. Во втором - наравне с данным

---

Смотрите также файлы

• Применение тестов как средства диагностики знаний и умений по русскому языку Содержание.docx

• Контрольная работа по дисциплине Сравнительное правоведение.docx

• Активные методы обучения как способ повышения эффективности образовательного процесса Методы обучения.pptx

• Проект на тему Индуизм Ученик 5 класса Жилков Иван Проверила.docx

• Системные требования Autocad 2022.docx