Файл: Основные функции в системе менеджмента (Понятие управление. Основные функции менеджмента).pdf

На предприятии работает 52 человека из которых 30 - продавцы работающие по 10 дней в месяц. Торговые точки работают с 9. 00 до 18. 00.

Заготовка товаров производится непосредственно у производителей и на оптовых базах города Москва. Помещения для торговых точек арендуются. В собственности фирмы находится грузовик емкостью до 2000 кг. и микроавтобус, которые используются для закупки и развоза продукции по магазинам. Практически все магазины оборудованы подсобными, складскими помещениями, однако в случае необходимости производится дополнительное арендование складских помещений.

Система управления торгово-закупочного предприятия ООО «Простор» представлена в приложении А.

2.2.1. Планирование

Планирование является основной функцией управления. Планирование, - это вид деятельности по формированию средств влияния, обеспечивающих достижение поставленных целей. Планирование применяется к важным решениям, которые определяют дальнейшее развитие фирмы. Суть планирования проявляется в конкретизации целей развития фирмы и каждой единицы отдельно в течение определенного периода времени: определение экономических задач, способов их достижения, сроки и последовательность реализации, идентификация материала трудовые и финансовые ресурсы для решения намеченных задач.[15]

В зависимости от содержания целей и задач можно различать следующие формы планирования:

Формы планирования:

- перспективный план;

-среднесрочный план;

- текущий (бюджетный, оперативный) план.[15]

Основной целью планирования является определение главных направлений деятельности предприятия ориентированных на определение намечаемых конечных результатов. [16]

Основная цель деятельности, рассматриваемого нами предприятия определена получением прибыли в результате удовлетворения потребителей в определенных товарах или услугах.

Данная цель может быть разбита на несколько составляющих определяющихся:

1. Планированием роста прибыли.

2. Планированием издержек предприятия и, как следствие, их уменьшением.

3. Повышением доли рынка. Повышением доли продаж.

4. Улучшением социальной политики предприятия.

Структурная схема планирования на предприятии представлена на рисунке 2.

Сальдо доходной и расходной частей всех планов предприятия включены в бюджет, то есть основным ориентиром планов расходов и доходов является сохранение уровня платежеспособности предприятия.

План предприятия

Исполнители плана

Сроки исполнения

Предмет планирования

Ресурсы

Рисунок 2. Планирование деятельности предприятия

Составление отдельных планов осуществляются исключительно на базе количественных показателей, расчет финансовых показателей производится лишь после их взаимной увязки.

Разработка планов осуществляется при непосредственном участии практически всего руководящего состава предприятия представляющегося: генеральным директором, начальником отдела кадров, коммерческим директором, главным бухгалтером.

В связи с этим необходимо отметить факт отсутствия в ООО «Простор» долгосрочного планирования, являющегося непременным условием стратегического планирования, который необходим для выживания в условиях рынка.

2.2.2 Организация

Организационную структуру ООО «Простор», можно представить следующим образом (рис. 3)

Зам. Директора по качеству

Служба управления качеством

Зам. Директора по ВЭС

Служба ВЭС

Юрист

Инспектор по кадрам

Зам. директора

Служба маркетинга и опыта

Отдел проектирования по разработке ПО

Служба системного администратора

Дежурный диспетчер

Зам. Директора по безопасности

Секретарь

Служба обеспечения

Исполнительный директор

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Д И Р Е К Т О Р

Рисунок 3. Организационная структура ООО «Простор

Для четкой реализации плана представляется необходимым изыскание эффективного способа сочетания планов на фоне оптимизации результатов деятельности.

Для полноценной реализации намеченных целей в координации с намеченными задачами необходимо построение грамотной организационной структуры.

Из рисунка видно, что организационная структура ООО «Простор» построена по линейно-функциональному типу.

Функции начальника охраны определяются координированием работы с сотрудниками охраны в количестве 7 человек по охране складских помещений и непосредственно торговых точек.

Функции коммерческого директора определены решением проблем связанных со снабжением, сбытом и координацией деятельности работы магазинов. Подчиненные коммерческого директора представлены начальником отдела снабжения, который занимается закупкой товаров, а также непосредственным заместителем, в обязанности которого входит управление магазинами и складами через заведующих этими объектами.

Функции заведующих магазинами и складами заключаются выполнением текущих вопросов связанных с деятельность своих структурных подразделений предприятия. Кроме того, обязанности коммерческого директора определены еще и отслеживанием изменений происходящих на рынке сбыта, поиском новых товаров, повышенного спроса, поиском новых маркетинговых ниш на рынке, а также отслеживанием действий конкурентов. Подобные функции, как правило, выполняются отделами маркетинга, существующими на крупных предприятиях. В нашем случае за неимением такового эти функции возложены на руководящий персонал предприятия и в большей степени на коммерческого директора.

Уровень требований предъявляемых к персоналу определен тарифно-квалификационными справочниками, положениями об отделах и структурных подразделениях, а также должностными и рабочими инструкциями.

Проведенный анализ по выявлению функций работников коммерческой службы ООО «Простор», позволяет сделать вывод о том, что существующее функциональное разделение труда полностью соответствует должностным обязанностям исполнителей.

Между отделами коммерческой службы действуют функциональные связи (между работниками отделов осуществляется обменная информация по составлению документальной отчетности с доведением ее до специалистов отделов. Кроме того, осуществляется линейная связь, при котором заместителем директора по коммерции координируются и контролируются действия специалистов на базе представленной отчетности.

Проблемами, связанными с управлением персонала занимается отдел кадров во главе с начальником отдела кадров.

Функции управления на предприятии ООО «Простор» представлены на рисунке 4.

Функции управления на предприятии

подбор и расстановка кадров

составление плана потребности в персонале

оформление приема, перевода и увольнения работников

оформление документации для награждения, рассмотрение писем, жалоб, заявлений

ведение учета личных дел

осуществление контроля знад правильным использованием персонала

Рисунок 4. Функции управления на предприятии ООО «Простор»

Функции определяющиеся профессиональным обучением, профессионально-квалификационным продвижением, изучением причин текучести кадров, анализом профессионального, возрастного, образовательного состава персонала и т.д. на предприятии отсутствуют, что негативно сказывается на экономическую эффективность его работы.

Функции главного бухгалтера (его заместителей) и в целом финансовой службы заключаются в решении проблем связанных с финансовыми операциями предприятия и составлением текущих финансовых планов.

Итак, организационная структура ООО «Простор», в целом находится в соответствии с ее целями и задачами. Данное положение свидетельствует о эффективной работе предприятия. Однако предприятие, как и любая другая организация основанная на линейно-функциональной системе управления имеет ряд недостатков представляющихся:

-негибкой структурой организации;

-нечетким определением задач для структурных подразделений;

-существованием иерархической системы контроля;

-командным типом коммуникаций, - сверху вниз;

-отсутствием отдела маркетинга.

2.2.3 Мотивация

Мотивация - это процесс побуждение действий для достижения личных целей и целей организации.[2]

Наиболее общая форма процесса мотивации представляется, реализацией человеком задач и возможных вознаграждений за их решение, соотношением информации с потребностями и возможностями, приспособлением к определенному поведению и выполнению действий, ведущих к достижению целей организации. Теории мотивации рассматривает потребность, как правило, в аспекте удовлетворения. Мотив характеризуется внутренними побудительными действиями человека. Самым ценным для себя, человек считает вознаграждение.[9]

Предприятие ООО «Простор» характеризуется достаточно упрощенной системой заработной платы.

Заработная плата рядовых работников (продавцов магазинов, работников складских помещений, младшего обслуживающего персонала, охраны) характеризуется строго фиксированным окладом, не зависящим от их личного вклада в деятельность организации. Кроме того определение премий на предприятии основано на общем результате работы предприятия в целом. Такая же схема оплаты труда применяется к работникам бухгалтерии и отдела кадров.

Заведующим магазинами определен фиксированный оклад плюс премия по результатам деятельности их подразделения, плюс премия по результатам деятельности предприятия в целом.

Руководители служб. представленные коммерческим директором и его заместителем, главным бухгалтером, начальником отдела кадров, начальником отдела охраны, кроме должностного оклада имеют долю и от прибыли.

Из всего этого выходит, что непосредственно материально заинтересованными в улучшении показателей работы ООО «Простор», являются руководящие работники, зависимость же уровня заработной платы других работников от эффективности его личного вклада в деятельность организации явно недостаточна.

Реализация экономической ответственности работников ООО «Простор», находится в прямой зависимости от снижения (увеличения) заработной платы.

Нематериальные формы мотивации на предприятии выражаются слабо. Было бы желательным выносить благодарность персоналу ООО «Простор», за достигнутые успехи определяющиеся объемами продаж и/или отсутствием жалоб со стороны покупателей путем присвоения звания «Лучший работник года».

Все это свидетельствует о слабом выражении мотивационной функции в деятельности предприятия, сопровождающейся высокой текучестью работников ООО «Простор».

2.2.4 Контроль и анализ

Анализ и контроль, - это две взаимосвязанные функции, поэтому на данном предприятии по нашему мнению было бы целесообразным рассматривать эти функции в комплексе. В этой связи необходимо заметить, что именно в процессе контроля осуществляется анализ основных показателей результативности работы предприятия и внедрения имеющихся ресурсов, а также разработка перспективных планов.[13]

Контроль, представляется процессом, обеспечивающим достижение целей организации. Необходимость контроля обусловлена обнаружением и разрешением возможных проблем, которые могут стать серьезными в перспективе. Кроме того, контроль в силу своей специфичности может рассматриваться в качестве стимула для успешной деятельности.[15]

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающих в себя финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.[10]

В ООО «Простор», используются две формы контроля: финансовый и административный.

Реализация финансового контроля осуществляется на основе сравнивания финансового плана предприятия с достигнутыми результатами. Контроль осуществляется на основании полученных данных финансовой отчетности непосредственно от каждого хозяйственного подразделения по основным экономическим показателям деятельности предприятия ООО «Простор».

Административному контролю присуще проведение соответствия реальных показателей хозяйствования с запланированными в текущем бюджете данными. [1] Осуществляется сравнение объемов фактических и планируемых продаж. Производится анализ изменения доли присутствия предприятия на рынке сбыта, как в целом, так и по отдельному товару и сегментам рынка. Рассмотренные, нами выше функции планирования и организации реально способствуют осуществлению предварительного контроля.[10]