Файл: Основные функции в системе менеджмента (Понятие управление. Основные функции менеджмента).pdf

Основные средства осуществления предварительного контроля используются на основе определенных правил, процедур и линий поведения. Так, как правила и их элементы направлены на обеспечение выполнения планов, то их непосредственное соблюдение является убедительным фактором для развития в заданном направлении. Формы осуществления предварительного контроля представлены инструкциями, и положениями о структурных подразделениях определяющихся правилами трудового распорядка и т.п.[14]

В рассматриваемом нами предприятии использование предварительного контроля основано на трех ключевых постулатах, - это отношение к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается посредством тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, способных выполнить те или иных должностные обязанности в отборе особо подготовленных и квалифицированных сотрудников.

Важнейшее средство предварительного контроля финансовых ресурсов, - это бюджет (финансовый план предприятия), позволяющий осуществить функцию планирования. Бюджет, - это механизм предварительного контроля дающий перспективную уверенность в деянии предприятия. Кроме того, бюджет является тем предельным значением, который не позволяет тому или иному отделу предприятия или организации исчерпать свой финансовый капитал до конца.[12]

Свойство текущего контроля определяется его деянием непосредственно в ходе проведения работ. Объектом текущего контроля являются подчиненные сотрудники. Контроль над деятельностью продавцов осуществляется непосредственно заведующим магазином, деятельность заведующих магазинами контролируется заместителем коммерческого директора и т.п. Форма проявления текущего контроля определяется выявлением недостач, записями в книге жалоб и замечаний и предложений, неявкой на работу по неуважительной причине и т.д.

В неделю один раз со стороны руководителей функциональных служб представляются отчеты генеральному директору о проделанной работе и полученным результатам.

Не менее важным обстоятельством является плановое еженедельное проведение планерок, куда приглашаются высший управленческий состав предприятия. Планерка проходит непосредственно в кабинете генерального директора, где обсуждаются достигнутые результаты и допущенные ошибки, и дальнейшие направления в перспективе.

После выработки решений генеральным директором необходимых директив для руководителей подразделений определяются виды управленческих решений в форме приказов и рекомендаций.

Приказ представляется чётким сформулированным решением, рассчитанным на конкретное подразделение, который подлежит безукоснительному, обязательному исполнению.

Рекомендации представляются управленческим решением, направленным на конкретное подразделение, рекомендательного порядка в форме информации к размышлению направленное на улучшение работы учреждения.

Заключительный контроль производится сразу же после выполнения работы или после завершения контроля посредством сравнения с соответствующими данными. Сравнивается запланированный объем прибыли с полученной, запланированный уровень производительности труда с реальным уровнем. Выявляется степень текучести кадров, объем продаж, издержки и т.д.

На предприятии ООО «Простор» заключительный контроль представлен проведением анализа по фактическому получению запланированных результатов и оценкой степени реалистичности составленных ими планов. Данной процедурой становится возможным получение информации о возникших проблемах и определение новых планов на фоне избегания этих проблем в будущем. Кроме того, заключительный контроль направлен еще на выявление уровня существующей на предприятии мотивации и в первую очередь заработной платы работников.

Выводы:

1. Разработка планов осуществляется при непосредственном участии практически всего руководящего состава предприятия представляющегося: генеральным директором, начальником отдела кадров, коммерческим директором, главным бухгалтером.

2. Нематериальные формы мотивации на предприятии выражаются слабо. Было бы желательным выносить благодарность персоналу ООО «Простор», за достигнутые успехи определяющиеся объемами продаж и/или отсутствием жалоб со стороны покупателей путем присвоения звания «Лучший работник года».

3. Заключительный контроль производится сразу же после выполнения работы или после завершения контроля посредством сравнения с соответствующими данными. Сравнивается запланированный объем прибыли с полученной, запланированный уровень производительности труда с реальным уровнем. Выявляется степень текучести кадров, объем продаж, издержки и т.д.

Таким образом, в результате рассмотрения основных функций менеджмента на ООО «Простор» можно сделать вывод о том, что «относительно слабыми» из них являются мотивация и планирование.

3. Рекомендации по совершенствованию функций планирования и мотивации в ООО «Простор»

3.1 Совершенствование функции планирования

Выявлено, что процесс, определяющийся краткосрочным и оперативным планированием данного предприятия, находится на достаточно хорошем уровне, однако долгосрочное, стратегическое планирование, как таковое практически отсутствует. Дано обстоятельство подтверждается тем, что в ООО «Простор» не выработана четко выраженная стратегия развития на перспективу, нет четкого стратегического видения, миссия, как таковая фактически отсутствует.

Общеизвестно, что миссии, - это важнейший компонент при переходе предприятия к стратегическому управлению. Миссия, сама по себе определяется глобальной, общей целью, а ее основательная выработка является гарантом дальнейшей перспективности предприятия (организации).

Миссия предприятия (организации) является индикатором по приданию общего представления субъектам внешней среды, по характеристике о предприятия (организация) в общем стремлении, по средствам использования своей деятельности и ее философии. Кроме того, миссия напрямую формирует имидж организации.[2]

Оптимально сформулированная миссия призвана прояснять:

1) Реальное состояние данного предприятия, и каким оно стремится стать в перспективе;

2) Отличительные особенности предприятия от других ему подобных.

Формулировка миссия применительно для ООО «Простор», может представиться следующим образом: - ООО «Простор» - это организация, основная цель которой направлена на удовлетворение потребности потенциальных клиентов в продуктах высокого класса в ряду с высококлассным обслуживанием. В сознании каждого сотрудника предприятия покупатель должен представляться в качестве незаменимого и единственного субъекта.

Стратегические цели ООО «Простор» в увязке с финансовым планированием представлены на рисунке 5.

Стратегическое видение,  определяющееся перспективным взглядом в направлении развития деятельности организации, является базовой концепцией направленной на попытку сделать много и достичь многого.

Стратегические и финансовые цели ООО «Простор"

Стратегические цели

Финансовые цели

Расширение сети фирменных магазинов в масштабах Хабаровска и его окрестностей, завоевание репутации лидера в глазах клиентов и конкурентов

Создание более диверсифицированной базы для получения прибыли.

Признание прочного финансового положения фирмы

Снижение издержек производства и реализации по сравнению с основными конкурентами

Увеличение среднего роста продаж продукции до 15% в год.

Повышение качества, разнообразия ассортимента продаваемой продукции

Улучшение обслуживания клиентов

Повышение рентабельности до 30%.

Рисунок 5. Стратегические и финансовые цели ООО «Простор"

Основное назначение стратегического видения необходимо руководству организации для снятия всех сомнений относительно долгосрочных перспектив ее развития. Оптимально обоснованное видение является обязательным условием для обеспечения эффективного стратегического лидерства.

3.2 Совершенствование функции мотивации

Решающим фактором, влияющим на общее развития предприятия ООО «Простор» является совершенствование функции мотивации. Мотивация, как функция призванная повысить общий экономический уровень предприятия достаточно глубоко воздействует на такие элементы, как объем продаж, выручка, прибыль. Мотивация по оптимизации вышеуказанных элементов определяется, прежде всего, стремлением увеличить объем продаж, и, как следствие, выручки и прибыли. Мотивация работников ООО «Простор» должна быть направлена на совершенствование работы с клиентами сопряженная с улучшением качества обслуживания, что непосредственно связано с материальной заинтересованностью рядовых работников (прежде всего продавцов). Грамотно построенная система мотивации, включающая в себя, как материальные, так и нематериальные факторы воздействия может стать одним из основных факторов оптимизации управленческой деятельности предприятия.

В этой связи, на наш взгляд считается необходимым, продавцам помимо основного оклада ввести дополнительные виды выплат определяющиеся:

-индивидуальными комиссионными выплатами с объемов продаж;

-индивидуальной премией за вклад в общую прибыль;

-групповыми комиссионными выплатами от повышения объемов продаж за прошедший год (например, для сотрудников одного магазина);

-групповой системой долевого участия в прибыли.

Подобную схему можно применить и к заведующим магазинами.

Мотивационная схема для руководящего персонала предприятия ООО «Простор», может представиться:

-общей схемой долевого участия в прибыли;

-частью групповой премии (доля от премии подразделения, находящегося в его ведомстве);

-вознаграждением за сверхурочную работу;

-предложением о долевом участии в бизнесе.

Нематериальные формы мотивации, на наш взгляд должны быть выработаны руководящим составом предприятия путем построения собственной организационной культуры и методов стимулирования.

В настоящее время организационная культура, которая существует на предприятии ООО «Простор», основана исключительно на авторитетных началах руководителя.

В рамках реформирования организационной культуры предприятия считается необходимым введение различного рода почетных званий и атрибутов способных оценить достоинство сотрудников предприятия. Примером таких нематериальных форм мотивации может стать присвоение звания «Самый ответственный работник месяца», «Самый достойный работник года», «Отличный руководитель», «Самый справедливый руководитель». Кроме того, можно определить приз, например «покупательских симпатий», исходя из записей сделанных в книге жалоб и предложений или провести опросов посетителей магазинов. Все это закрепить какими-либо символическими подарками от фирмы.

Следует обратить внимание на поддержание корпоративного духа, на совместное проведение праздников, мероприятий, совместные поездки для отдыха в свободное от работы время.

Отсутствие фирменной одежды сотрудников предприятия ООО «Простор» также отрицательно сказывается на общем имидже предприятия.

Основополагаясь на опыт более удачных организаций можно предположить, что широкое внедрение корпоративной символики определяющейся упаковкой готовой продукции представленной в рекламных материалах, внешним оформлением предприятия, транспортными средствами рабочей одеждой, положительно отразиться на отношении персонала к компании и повысит приверженность работников к своей организации и чувство гордости за свое предприятие.

Выводы:

1. Формулировка миссия применительно для ООО «Простор», может представиться следующим образом: - ООО «Простор» - это организация, основная цель которой направлена на удовлетворение потребности потенциальных клиентов в продуктах высокого класса в ряду с высококлассным обслуживанием. В сознании каждого сотрудника предприятия покупатель должен представляться в качестве незаменимого и единственного субъекта.

2. В рамках реформирования организационной культуры предприятия считается необходимым введение различного рода почетных званий и атрибутов способных оценить достоинство сотрудников предприятия. Примером таких нематериальных форм мотивации может стать присвоение звания «Самый ответственный работник месяца», «Самый достойный работник года», «Отличный руководитель», «Самый справедливый руководитель».