Учитывая различия в специфике компаний, особенностях производства и предоставления услуг, необходимо придерживаться ряду стандартных принципов, которым это описание должно соответствовать:

• 
  принцип завершенности – должен быть определен конечный результат;
  
• 
  принцип краткости – должна соблюдаться четкость структуры;
  
• 
  принцип доступности потребителю – должно быть понятно любому;
  
• 
  принцип использования типовых нотаций – должны быть применены общепринятые международные стандарты и обозначения.
  

При этом необходимо соблюдать некоторый порядок действий. Сначала выполняется моделирование схем. Оно всегда отвечает уровням детализации: операции (мельчайшие единицы деятельности), действия (ряд операций), процедуры (ряд последовательных действий), бизнес-процессы базового уровня (цикл связанных друг с другом процедур) и направления деятельности (ряд групп бизнес процессов). Уже затем описываются сформированные на предприятии бизнес-процессы. Это позволяет решать сразу три задачи:

• 
  упрощать сложности за счёт схематического пошагового изображения всех этапов бизнес-процессов;
  
• 
  изучить работу изнутри благодаря графическому изображению бизнес-процессов компании в виде схем;
  
• 
  наглядно демонстрировать все операции – если на схеме изображать все действия внутри компании, становится проще замечать недоработки ещё на этапе обсуждения и оперативно вносить изменения.
  

Описание и анализ бизнес-процессов проходит в 11 шагов:

Шаг 1. Определяем цель описания. На данном этапе необходимо понять и сформулировать, зачем нам описывать конкретный бизнес-процесс. Это может быть автоматизация приема заказов, оптимизация или снижение себестоимости.

Шаг 2. Определяем цели бизнес-процесса. Здесь требуется четко прописать ожидаемый результат. Он бывает не один, в этом случае нужно обозначить каждый возможный итог.

Шаг 3. Подключаем руководителей отделов. Когда задачи поставлены, необходимо обговорить особенности конкретного процесса бизнеса с руководителями отделов, а также с руководством компании.

Шаг 4. Разговариваем с сотрудниками. Привлекаются лучшие сотрудники отделов, которые смогут выполнять работу наиболее эффективно. Во время общения с ними нужно сформировать максимально полную и ясную картину бизнес-процесса.

---

Шаг 5. Выделяем приоритетные задачи. В процессе общения с компетентными специалистами и их руководителями необходимо четко сформулировать приоритетные задачи.

Шаг 6. Фиксируем начало и конец бизнес-процесса. На основании полученной информации необходимо определить начало бизнес-процесса и его конец. В отличие от финалов, которых может быть несколько, отправная точка у бизнес-процесса всегда одна.

Шаг 7. Определяем ключевые точки бизнес-процесса. Зная особенности работы сотрудников на каждом из этапов и представляя весь цикл, следует сформулировать и описать ключевые точки, действия при которых определяют результат.

Шаг 8. Составляем предварительное описание. На этом этапе ведется плотная работа по описанию бизнес-процесса. Информация должна быть интуитивно понятна и наглядно представлена.

Шаг 9. Согласуем детали с компетентными специалистами и руководителями. В ходе обсуждения предварительного варианта стоит обратить внимание на комментарии, замечания, дополнения со стороны сотрудников, задействованных в реализации бизнес-процесса, а также руководителей этих отделов.

Шаг 10. Демонстрируем финальный вариант. После внесения всех корректировок важно согласовать конечный вариант описания. На этом этапе нужно получить утверждение от каждого заинтересованного лица.

Шаг 11. Оформляем описание. Финальный этап – оформление готового документа. К текстовому описанию и графической нотации прилагаются модели, планы и другие документы.


1.4 Оптимизация и совершенствование бизнес-процессов предприятия

Через некоторое время после создания и внедрения бизнес-процессов в компанию требуется их целенаправленная оптимизация, так как необходимо усовершенствовать алгоритм так, чтобы разные процессы в компании увязались друг с другом и выполнялись четко, слаженно, без обрывов и перерасхода любых ресурсов.

Совершенствование – это закономерное, качественное изменение какого-либо объекта, направленное на улучшение его состояния и на придание ему новых свойств, необходимых для более полного соответствия целям его функционирования и окружающим условиям.

Совершенствование бизнес-процессов – это специальная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования организации, повышение качества продукта организации и реализации ее конкурентных преимуществ на рынке за счет оптимизации управленческих процессов внутри организации и оптимизации выполнения трудовой функции каждым сотрудником.

---

У оптимизации есть свои правила, выработанные годами практического опыта. Они помогают компании избежать ошибок и через набор конкретных процедур подсказывают, в каком направлении двигаться. Существуют четыре основных принципа:

• 
  локализация проблем – необходимо прописать список основных операций, происходящих в компании, далее необходимо указать основные параметры (сроки выполнения, задействованный персонал и результаты), что поможет выделить существующие преимущества и недостатки и создать стратегию решения конкретных проблем;
  
• 
  движение от общего к частному – необходимо начинать с небольших задач, последовательно изменяя каждую ступень, что поможет видеть улучшения в реальном времени, избежать недовольства работников и выявить неочевидные проблемы, прежде чем они окажут негативный эффект на производство;
  
• 
  рассмотрение проблем комплексно – необходимо проанализировать, как новые мероприятия повлияют на остальные, прежде чем запускать их в одном секторе: если изменение значительно снизит продуктивность отдельного участка работ, лучше поискать другое решение;
  
• 
  ориентироваться на цифры, а не мнения – в дальнейших действиях следует доверять цифрам, а не словам.
  

Кроме этого, совершенствование бизнес-процессов – это методология, разработанная для проведения пошаговых усовершенствований административных и вспомогательных процессов при помощи различных подходов.

Методов, с помощью которых проводится оптимизация, существует множество. Хотя решение проблем строго индивидуально, обычно выделяют 5 основных подходов для оптимизации предприятия:

1. Методика быстрого анализа решения ­– FAST. Внимание концентрируется на определенном процессе в ходе однодневного совещания группы совершенствования процесса для определения способов улучшения в течение последующих 90 дней. В основе лежат интуитивные методы принятия решения: коллективная экспертная оценка и коллективная генерация идей. Преимуществами данного метода является быстрота выработки решения, минимальные затраты для реализации методики, а также ориентация на заказчика. К важнейшему недостатку можно отнести относительную локальность исследования, которое проводится без учета взаимосвязи и взаимозависимости с другими бизнес-процессами организации. Данная методика имеет широкую область применения в разных организациях, даже в тех, которые не стремятся к радикальным изменениям общеорганизационного характера.

---

2. Бенчмаркинг процесса (от английского benchmark) – критерий, ориентир. Основан на сравнительном анализе хозяйственных процессов некоторой организации с «эталонными» процессами другой организации, выполняющей схожие процессы, но лучше работающие. Целью является определение причин лучшего функционирования бизнес-процессов и предотвращение нежелательных расхождений. Основными преимуществами этого метода можно считать незначительное время проведения и относительно небольшие затраты и усилия. К существенному недостатку можно отнести перенос проблем или ошибок, возникающих в процессе построения и функционирования бизнес-процессов «эталонной» организации. Бенчмаркинг применим для локальных и интеграционных процессов организации, но иногда требует большей степени радикальности в изменении организационной деятельности.

3. Перепроектирование процесса – концентрированное улучшение. Применяют к тем процессам, которые успешно работают и в настоящий момент, но требуют коррекции в связи с изменившимися требованиями и потребностями клиента или потребителя. Привлекательность данного метода обусловлена тем, что он позволяет уменьшать затраты, сокращать длительность цикла процесса и снижать количество ошибок на 40 процентов. Недостатки связаны с тем, что метод ориентирован на совершенствование бизнес-процессов, обеспечивающих те или иные функции управления, поэтому он укрепляет позиции традиционных функционально-иерархических структур, не изменяя их содержания. В практике управления перепроектирование процессов часто воспринимают как реинжиниринг, в результате которого в большинстве организаций не происходит радикальных изменений.

4. Инжиниринг процесса (от английского engineering) – проектировать, изобретать, придумывать. Его можно считать методом проектирования и совершенствования бизнес-процессов вновь создаваемых организаций или новых видов бизнеса в существующих с учетом опыта и принципа оптимальности. Потому что если инжиниринг процесса в рамках действующей компании создает процессы новых видов деятельности, то это, учитывая взаимосвязанность и взаимодействие всех процессов, в конечном счете может привести к различным изменениям в существующей бизнес-системе. Если изменения стимулируют результативность организации, то их можно считать направленными на совершенствование. С этой точки зрения инжиниринг процесса можно косвенно относить к методам совершенствования бизнес-процессов деятельности.

---

5. Реинжиниринг бизнес-процессов – Business Process Reengineering, BPR – наиболее радикальный из приведенных выше методов совершенствования бизнес-процессов, который обеспечивает свежий взгляд на сущность и содержание процесса и полностью игнорирует существующий процесс и структуру организации. Реализация реинжиниринга бизнеса предполагает несколько этапов: разработка образа будущей организации; анализ существующего бизнеса; разработка нового бизнеса; внедрение нового бизнеса. В случае правильного проведения реинжиниринга процесса снижаются затраты, длительность цикла сокращается на 75 процентов, а уровень ошибок на 45 процентов.

---

Смотрите также файлы

• Рабочая программа Группы продленного дня 1 для учащихся 1 класса.docx

• Сценарий торжественной линейки 1 Сентября 2022 2023 учебный год Звучат песни о школе.doc

• Лекция систематическое, последовательное изложение учебного материала, какоголибо вопроса, темы, раздела, предмета, методов науки.docx

• 1.docx

• Вопросы для допкаста Базовые вопросы.docx