В современных организациях жизненный цикл закупок делится на 6 последовательных шагов:

Шаг 1. Требования и сбор информации. Процесс закупки начинается со сбора информации о товаре и его количестве. Затем для получения необходимых продуктов и услуг необходимо искать поставщиков, которые могут удовлетворить требования.

Шаг 2. Связаться с поставщиком. После сбора требований, ищутся поставщики, которые могут выполнить эти требования. Исходя из этого, запросы предложений или информации отправляются поставщикам или с ними напрямую связываются.

Шаг 3. Фоновый обзор. Как только поставщик известен, проверяется качество товаров, работ или услуг и исследуются любые потребности в таких услугах, как параметры установки, гарантии и обслуживания. Некоторые образцы продукции могут быть получены для проверки качества.

Шаг 4. Переговоры. Проводятся некоторые переговоры с поставщиками относительно цены, доступности и графика поставки товаров, работ или услуг. После этого подписывается договор, который является обязательным юридическим документом между поставщиком и заказчиком. Контракт будет включать всю необходимую информацию, такую ​​как цена и количество материала, дата поставки и так далее.

Шаг 5. Выполнение заказа. Заказанный материал отгружается, доставляется заказчику, и поставщику оплачивается соответственно. Обучение и установка продукта или услуг также могут быть включены.

Шаг 6. Расход, техническое обслуживание и утилизация. Поскольку товары, работы или услуги потребляются, оценивается эффективность продуктов или услуг и анализируется любая последующая сервисная поддержка, если требуется.

Шаг 7. Продление контракта. Как только продукты или услуги потребляются, или истекает срок действия контракта и его необходимо продлевать, или продукт или услугу необходимо переупорядочивать, опыт работы с поставщиками и поставщиками услуг пересматривается. Если товары или услуги должны быть переупорядочены, компания решает, следует ли заказать у предыдущего поставщика или подумать о новых поставщиках.

При этом выделяют следующие основные закупочные мероприятия:

1. 
   Определение требования – это логическое подразделение, где определяется, какие материалы или услуги требуются, и какой поставщик может выполнить требования.
   
2. 
   Создание заявки – это этап, на котором отдел закупок информируется о потребности в товарах или услугах. Заявка является внутренним документом.
   
3. 
   Создание заказа на поставку – это фаза, когда заказ создается из заявки, и он утверждается и присваивается поставщику.
   
4. 
   Поступление товара / Полученный счет – это фаза получения материала компанией и проверки его состояния и качества. На этом этапе счет поступает от продавца.
   
5. 
   Подтверждение счета / Оплата Поставщиком – это фаза, на которой продавцу платят от компании, и выполняется сверка счета-фактуры и заказа на поставку.
   

---

3.2 Цикл бизнес-процессов закупок на предприятии ООО «Schaeffler RUS»

1 . Составляется список требований и создаются заявка на закупки (Purchase Requisition) в SAP. Заявка на закупку – это запрос, направляемый закупающей организации на закупку определенного списка материалов. Это внутренний документ и остается в организации. Чтобы найти транзакцию Create Purchase Requisition, необходимо зайти в каталог Purchase Requisition, который также включает еще три похожие по смыслу транзакции (Change Purchase Requisition, Display Purchase Requisition, Service Entry Sheet):


Рисунок 3.1 Каталог Purchase Requisition



Для создания PR используется транзакция ME51N. При использовании транзакции откроется следующее окно:

Рисунок 3.2 Транзакция для создания заявок на закупки



В первую очередь, необходимо заполнить окно Texts. Там необходимо кратко описать, что и для чего заказывается. Ниже, в следующем окошке, нас интересуют несколько столбцов:

• 
  Столбец A. В нем мы указываем тип затрат (кост-центр или инвестиция). На предприятии ООО «Schaeffler RUS» в нем всегда ставится значение
  1   2   3

---

K (Cost Center).

Столбец I. Тип заказа. Используется только для заказа услуг. Для заказа услуг необходимо поставить значение D (Service).

Столбец Short Text. Краткое описание заказываемого товара или услуги.

Столбец Quantity. Заполняется только при заказе товаров. Указывается необходимое количество товара.

Столбец Unit. Заполняется только при заказе товаров. Указывается единица измерения.

Столбец Val. Price. Заполняется только при заказе товаров. Указывается стоимость товара за единицу без НДС.

Столбец Delivery Date. Указывается приблизительная дата поставки товара или исполнения услуги. Чаще всего не меньше двух недель. В случае периодических или годовых услуг, указывается последний день месяца предполагаемого полного оказания услуги.

Столбец Matl Group. Указывается тип товара в соответствие с таблицей предприятия.

Столбец PGr. Указывается принадлежность используемого товара для определения закупочной группы и ответственного сотрудника закупок.

Столбец Plant. Указывается площадка. 0381 – Ульяновск (ООО «Schaeffler RUS»).

Столбец Requisitioner. Указывается логин сотрудника, сделавшего запрос на заказ товара или услуги.

Столбец Vendor. Указывается номер поставщика. Номер конкретного вендора можно уточнить у отдела закупок.

После заполнения всех необходимых столбцов надо нажать на Enter. Данная заявка на закупку отправляется в SAPе указанному поставщику и должна вернуться одобренной. Далее документ импортируется из программы на компьютер сотруднику, печатается и относится на подпись к начальнику отдела, а от него – к высшему руководству, где рассматривается некоторое время.

2. Далее данная заявка на закупку, если она одобрена закупочной организацией и высшим руководством, превращается в заказ на закупку с помощью работы бухгалтера в SAPе. Для создания официального заказа на закупку используется транзакция ME21N – Vendor / SupplyingPlantKnown:




Рисунок 3.3 Каталог Logistics: Vendor / Supplying Plant Known



При использовании транзакции откроется следующее окно:

---

Рисунок 3.4 Транзакция для создания заказов на закупки


Далее необходимо заполнить данные:

• 
  имя поставщика;
  
• 
  закупочная организация;
  
• 
  группа закупок;
  
• 
  балансовая единица;
  
• 
  данные материала (номер, цена и валюта).
  

Рисунок 3.5 Сохраненный заказ на закупку
Нажать на Save. Новый заказ на закупку будет создан:

3. После обработки заказа на закупку поставщик доставляет материал заказчику, и этот процесс называется поступлением материала. Это фаза получения материала заказчиком, его состояние и качество проверяются. Как только материал проверен на соответствие заранее заданному качеству, поступает товарный чек. Поступление материала может быть проведено с помощью транзакции MIGO – GoodsMovement:


Рисунок 3.6 Каталог Logistics: Goods Movement


Далее необходимо заполнить данные:

• 
  вид движения;
  
• 
  название материала;
  
• 
  полученное количество;
  
• 
  детали места хранения.
  

Нажать на Save. Поступление материала теперь оприходовано и размещено:


Рисунок 3.7 Поступление материала




Рисунок 3.8 Каталог Logistics: Enter Invoice
4. После оприходования материалов проводят полученный счет, то есть счет-фактура поступает от поставщика, которая проверяется заказчиком. На этом этапе продавец получает оплату от компании, и выполняется сверка счета-фактуры и заказа на поставку. Счет можно провести с помощью транзакции MIRO – Enter Invoice:

Далее необходимо заполнить данные:

• 
  дата счета;
  
• 
  сумма, выплачиваемая продавцу;
  
• 
  количество, за которое уплачена сумма.
  

Нажать на Save. Счет выставлен для поступления материала. Он оплачивается по реквизитам поставщика в платежные дни банком предприятия.

---

3.3 Оптимизационная модель закупок на предприятии ООО «Schaeffler RUS»

Проанализировав всю цепочку основных и вспомогательных процессов закупочной деятельности предприятия ООО «Schaeffler RUS», мною был выделен один недостаток: долгое и затратное время ожидания письменного одобрения заявки на закупку высшим руководством.

Для решения этой проблемы была усовершенствована модель бизнес-процесса создания заявки на закупки посредством закрепления за каждым сотрудником и начальником своего кост-центра в SAPе. То есть привязка в программе кост-центра просителя и кост-центр держателя кост-центра просителя. Каждый вышестоящий сотрудник будет видеть заявки на закупки и сразу ставить зеленую галочку, если одобряет, или ставить красный крестик в противном случае.

Как это работает:

1. Также заходим в каталог Purchase Requisition и выбираем транзакцию ME51N (пример транзакции на рисунке 3.2). Далее заполняем все необходимые столбцы так же, как и ранее. После заполнения всех необходимых столбцов нажимаем на Enter.

2. Но далее:

Рисунок 3.9 Создание заявки для заказа товаров

• 
  если необходимо заказать товары – при заказе товаров появится следующее окно внизу с открытой вкладкой Account Assignment:
  

Здесь важны строки: Cost Center (указывается кост-центр просителя), Rq/ApCC (указывается кост-центр держателя кост-центра просителя), Requested by (указывается логин сотрудника, создававший PR).

• 
  если необходимо заказать услуги: при заказе услуг появится следующее окно внизу с открытой вкладкой Services:
  

Рисунок 3.10 Создание заявки для заказа услуг




Рисунок 3.11 Заполнение вкладки Services
Здесь важны строки: Short text (указывается краткое описание услуги), Quantity (если услуга оказывается единовременно или если услуга периодическая, но имеет фиксированную стоимость, то указывается количество оказываемых услуг; если услуга периодическая с неизвестной точно стоимостью, то указывается предполагаемая стоимость всех возможных услуг), UN (указывается единица измерения – чаще всего это AU),

---

Смотрите также файлы

• Рабочая программа Группы продленного дня 1 для учащихся 1 класса.docx

• Сценарий торжественной линейки 1 Сентября 2022 2023 учебный год Звучат песни о школе.doc

• Лекция систематическое, последовательное изложение учебного материала, какоголибо вопроса, темы, раздела, предмета, методов науки.docx

• 1.docx

• Вопросы для допкаста Базовые вопросы.docx