Файл: Особенности коммуникаций в организации (Теоретические основы и характеристика коммуникаций в деятельности предприятия).pdf
Добавлен: 28.03.2023
Просмотров: 76
Скачиваний: 2
Введение
По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».
Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в больших компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.
Целью данной работы является изучение особенностей коммуникаций в организациях.
Для достижения поставленной цели в работе решались следующие задачи:
– изучить коммуникационный процесс;
– рассмотреть виды коммуникаций;
– исследовать коммуникационные барьеры;
– провести эмпирическое исследование особенностей коммуникации в организации. 2.1
Базой исследования данной работы послужило Государственное бюджетное дошкольное образовательное учреждение города Севастополя "Детский сад №126".
В работе были использованы следующие методы исследования:
1. Теоретические – анализ психологической литературы по теме «Особенности коммуникаций в организации»;
2. Эмпирические: наблюдение, опрос, анкетирование;
3. Методы количественной и качественной обработки данных.
Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы.
1. Теоретические основы и характеристика коммуникаций в деятельности предприятия
1.1 Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы
Коммуникации - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.
Информация это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании человека и выступает как средство коммуникации [3, с. 372].
Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми ли некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания. [1, с. 381].
Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.
Коммуникационный процесс — обмен информацией между двумя или более людьми.
Основная цель коммуникации достичь понимания обмениваемой информации, т.е. сообщения. Но сам по себе факт обмена информацией еще не гарантирует, что процесс был успешным. Вам, конечно, доводилось сталкиваться с примерами неэффективных коммуникаций с друзьями, родственниками или коллегами. Чтобы лучше понять суть этого процесса и то, чем определяется его эффективность, необходимо иметь представление о том, из каких этапов он состоит. [2, с. 352].
Процесс коммуникации включает четыре базовых элемента:
- Отправитель лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи.
- Сообщение — собственно информация, закодированная в символы.
- Канал — средство передачи информации.
- Получатель лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.
В ходе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную идею. Это трудно, поскольку на каждом этапе смысл идеи может быть искажен и даже полностью утрачен. Вот эти этапы.
1 ) Генерирование идеи.
2) Кодирование и выбор канала.
З) Передача.
4) Декодирование.
Все эти этапы наглядно представлены на рисунке 1 .
|
Формулирует или отбирает |
Кодирует или выбирает канал |
Передает по каналу |
Декодирует |
|
|
Рисунок 1 — Простая модель процесса коммуникации
Определенные помехи есть всегда, и некоторое искажение смысла происходит на каждом этапе процесса коммуникации. Обычно нам удается преодолеть помехи и передать сообщение. Но если помехи очень сильны, это непременно приведет к сильному искажению смысла и может полностью блокировать попытку информационного обмена. С точки зрения менеджмента это приводит к снижению степени вероятности достижения целей, зависящих от этих коммуникаций.
1.2 Виды коммуникаций
Коммуникации в организации - это сложная система обмена информацией между организационными элементами, осуществляемая по различным каналам связи. [4, с. 240].
Существует множество различных видов коммуникаций в организации. Но, в первую очередь, говорят про распространение информации по иерархии компании.
Виды корпоративных коммуникаций представлены на рис. 2.
Рисунок 2 – Виды коммуникаций
а) нисходящие коммуникации, то есть коммуникации, которые направлены от руководителя к подчиненному;
б) восходящие коммуникации – это коммуникации, которые идут от подчиненного к руководителю; как правило, это отчеты, обратная связь;
в) горизонтальные коммуникации – это коммуникации между сотрудниками, принадлежащими одному уровню организационной системы.
Для каждого вида коммуникации существуют методы повышения ее эффективности. [5, с. 48].
Соответственно:
а) рабочий инструктаж, обратная связь по результатам деятельности, информирование и новости, социальная поддержка;
б) вопросы к сотрудникам, собрания сотрудников, политика открытых дверей, ответственный за разрешение трудовых споров, участие в социальных группах, умение активно слышать;
в) временные и целевые команды, междисциплинарные группы, профессиональные сообщества, «открытый офис», организационные мероприятия, совещания, социальные сети и блоги.
Электронные коммуникации
На сегодняшний день большую роль в процессе коммуникаций играют электронные коммуникации. [6, с. 477].
Электронные коммуникации делятся на несколько видов:
а) электронная почта – отправление электронных сообщений на дальнее расстояние;
б) телекоммуникации – набор различных инструментов передачи сообщений (телефон, компьютер, смартфон, пейджер и т.п.);
в) виртуальные офисы – целый набор различных инструментов коммуникаций полностью автоматизируют работу офиса в той или иной организации; это могут быть не только функции секретаря, функции проектных команд, но и функции управления и даже производства;
г) социальные сети и виртуальные команды – инструменты, при помощи которых люди, находящиеся в разных подразделениях, могут определенным образом общаться между собой, обмениваться информацией; виртуальная команда – это команда, объединенная в рамках временных функций, выполняющая коллективные задания.
Кроме этого, с точки зрения каналов распространения информации, выделяются формальные коммуникации, которые используют санкционировано-официальные источники информации, и неформальные коммуникации – используют неофициальные каналы взаимодействия.
Большую роль в неформальной коммуникации играют слухи. Слухи могут не только позитивным образом воздействовать на деятельность организации, но и чаще всего негативным.
Существует даже статистика, согласно которой 75% информации, передающейся через слухи, является правдой, и поэтому очень часто то, что подается в виде слуха, оказывается простейшей провокацией.
Существует несколько стандартных действий, которые позволяют предотвратить негативные эффекты от распространения слухов: [8, с. 384].
1) нужно предоставлять совершенно точные факты, ссылаясь на достоверные источники;
2) не следует пересказывать слух при его опровержении;
3) если слух уже серьезно повлиял на поведение сотрудников, стоит обратиться за поддержкой к неформальным лидерам, к лидерам мнений в организации, которые своим влиянием могут предотвратить дальнейшее распространение этого ложного слуха;
4) следует устранять причины появления слухов;
5) противодействовать слухам как можно раньше;
6) руководитель должен доносить правильные факты.
Большую роль в коммуникациях в организации играют невербальные коммуникации, под ними понимают не «язык слов», а «язык тела»: жесты, мимика, поза, походка.
Существует множество тренингов, технологий, при помощи которых можно распознать невербальное сообщение, демонстрируемое сотрудниками.
Для того, чтобы построить эффективную систему коммуникации в организации, обычно проводят диагностику проблем в коммуникации.
Исследование проблем в коммуникации проводится в различных формах, таких, как: опрос сотрудников (один из самых эффективных способов), индивидуальные беседы с сотрудниками и проведение фокус-групп (один из основных методов, когда сотрудники одного или нескольких подразделений собираются и отвечают на вопросы). [9, с. 160].
В первую очередь, говорят о том, что сбои в процессе коммуникации, могут быть вызваны личностными факторами или факторами, связанными с личностными характеристиками коммуницирующих людей (психологические комплексы, патологии, антипатии и т.п.).
Очень часто причиной барьера коммуникации являются физические факторы, например, фоновый шум. Еще один серьезный фактор – это семантический фактор. Возникает он тогда, когда люди придают тем или иным сообщениям неправильный смысл, не тот смысл, который в него изначально вкладывал человек, пытающийся это сообщение передать.
Существуют организационные факторы. Это одна из типичных проблем в организации, когда в этой организации плохие каналы коммуникации, слишком бюрократические процедуры, неправильно построены бизнес-процессы. [10, с. 125].
Также, можно выделить такие интересные факторы, как: различия в статусе (сотрудники с более высоким статусом не готовы слушать сотрудников с более низким), культурные сотрудники в силу различий в культуре не в состоянии понять друг друга), временные (на коммуникацию не хватает времени), коммуникативные перегрузки (слишком большие потоки информации, и, наконец, нежелание делиться информацией из-за каких-то личных интересов.
1.3 Коммуникационные барьеры
Исследования показывают, что существует ограниченное количество проблем, коммуникационных барьеров, снижающих эффективность коммуникации на уровне отдельного сотрудника. Наиболее существенными межличностными коммуникационными барьерами на организационном уровне являются:
- преграды, обусловленные восприятием;
- семантические барьеры;
- невербальные барьеры;
- неэффективная обратная связь;
- неэффективное слушание;
Остановимся подробнее на каждом из них.
Преграды, обусловленные восприятием. Менеджер обязан понимать суть восприятия, поскольку именно оно определяет «реальность для индивидуума». Люди реагируют не на то, что действительно происходит в их среде, а на то, как они это воспринимают. Разобравшись в факторах, влияющих на восприятие, и учитывая их в процессе коммуникации, можно преодолеть многие барьеры, обусловленные восприятием и препятствующие эффективным коммуникациям.
Один из таких барьеров возникает из-за конфликта между сферами деятельности отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного ими опыта. Например, в компании розничной торговли менеджеры и торговый персонал, как правило, по-разному смотрят на проблему освобождения торговых площадей от товаров. В производственной организации специалисты по маркетингу обычно считают, что активизация сбыта за счет расширения ассортимента важнее, чем снижение издержек производства в результате повышенной стандартизации; а производственный персонал при этом может высказывать противоположную точку зрения.