Файл: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования ЮжноУральский государственный университет (национальный исследовательский университет).pdf

Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение
высшего образования «Южно-Уральский государственный университет
(национальный исследовательский университет)»
Высшая школа электроники и компьютерных наук
Кафедра «Информационно-аналитическое обеспечение управления в
социальных и экономических системах»
Система электронного документооборота для телевизионной компании
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
К ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЕ
ЮУрГУ – 09.04.01.2017.032 ПЗ ВКР
Челябинск 2017
РАБОТА ПРОВЕРЕНА
Рецензент,
Директор творческой группы «Апрель».
________________/_Т.Ю. Авдеева /
«_____» _________________2017г.
ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ
Заведующий кафедрой, д.т.н., профессор
/ О.В. Логиновский /
«_____» _________________2017 г.
Руководитель проекта, д.т.н., профессор
/ О.В. Логиновский /
«__»_________________ 2017 г.
Автор проекта,
Студент группы КЭ-269
/ А.В. Щербаков /
«__»_________________ 2017 г.
Нормоконтролер, к.т.н., доцент
/ В.Н. Любицын /
«__»_________________ 2017 г.

5
Реферат
Щербаков
А.В.
Система электронного документооборота для телевизионной компании –
Челябинск: НИУ ЮУрГУ, КЭ-269,
2017. – 98 с., 42 ил., 15 табл., библиогр.список – 40 наим.
Работа посвящена разработке проекта внедрения системы электронного документооборота для творческой группы «Апрель».
Актуальность и практическая значимость работы заключается в снижении трудовых и временных затрат за счет автоматизации управленческих процессов.
Объект исследования – телевизионная компания «Апрель». Предмет исследования – документооборот телевизионной компании «Апрель».
Цель исследования – создать проект внедрения системы электронного документооборота для телевизионной компании «Апрель».
В результате выполнения данной выпускной квалификационной работы были проанализированы информационные процессы компании, выявлены недостатки в организации текущей технологии документооборота, выработаны рекомендации по внедрению системы электронного документооборота.
Для выбора СЭД был проанализирован текущий рынок систем электронного документооборота и осуществлен сравнительный анализ программного обеспечения данного класса, описан проект реализации внедрения системы электронного документооборота для творческой группы
«Апрель».

6
Оглавление
Введение ..................................................................................................... 8
Глава 1 Технико-экономическая характеристика телевизионной компании ............................................................................................................. 11 1.1 Краткая характеристика деятельности предприятия .................... 11 1.2 Организационная структура предприятия .................................... 11 1.3 Информационная и техническая архитектура предприятия ........ 13 1.4 Анализ существующих процессов документооборота ................. 16
Глава 2 Сравнительный анализ современных систем электронного документооборота .............................................................................................. 25 2.1 Понятие, назначение и типовая структура систем электронного документооборота .......................................................................................... 25 2.2 Сравнительный анализ рынка современных систем электронного документооборота .......................................................................................... 40 2.3 Проектирование модели процессов документооборота с применением системы электронного документооборота ............................ 48
Глава 3 Разработка проекта внедрения системы электронного документооборота .............................................................................................. 51 3.1 Техническое задание на внедрение системы электронного документооборота .......................................................................................... 51 3.2 Реализация проекта внедрения системы электронного документооборота .......................................................................................... 55 3.2.1 Информационное обеспечение ............................................... 55 3.2.2 Программное обеспечение ...................................................... 56 3.2.3 Техническое обеспечение ........................................................ 63 3.2.4 Организационное обеспечение ............................................... 64

7 3.2.5 Обеспечение информационной безопасности ........................ 66 3.2.6 Технологическое обеспечение ................................................ 72 3.3 Расчет экономических показателей проекта ................................. 83
Заключение ............................................................................................... 91
Библиографический список ..................................................................... 93
Перечень использованных сокращений и обозначений ......................... 96
Приложение 1. Общие характеристики рассмотренных для реализации проекта СЭД ....................................................................................................... 97

8
Введение
Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для решения задач управления документами: хранение и обеспечение доступа, поиск, регистрация, согласование, контроль исполнения и пр. Требования заказчиков к системе в первую очередь зависят от вида деятельности организации: документооборот для государственного органа, банковской организации или архива различаются. Для государственных организаций наиболее важным является регистрация и контроль исполнения поручений по документам, для архивов важны возможности поиска и структурирования информации, для банков – работа с досье клиентов и интеграция с АБС
(автоматизированной банковской системой). Функциональные возможности
СЭД зависят также от размера организации: в небольшой компании один сотрудник регистрирует документы, а также отмечает факт их исполнения, и нет смысла в создании разных рабочих пространств и передачи документа между сотрудниками. В то же время в большой организации одни сотрудники занимаются регистрацией, другие согласованием, третьи исполнением и пр., что требует создания отдельных «рабочих пространств» и решения задачи разграничения доступа к документу. Фактически, одну и ту же реализацию функции «регистрации и контроля» нельзя использовать и в небольшой и в крупной компании: в небольшой потребуется выполнять «слишком много кликов», в крупной – невозможно обеспечить корректный доступ к документу.
С учетом вышесказанного можно говорить о том, что универсальных решений для автоматизации работы с документами на самом деле не существует. Есть
«базовый набор» функций, выполняемых СЭД, но реализация каждой функции будет зависеть от конкретного заказчика (сферы деятельности, размера организации, правил и регламентов и пр.)
В качестве объекта исследования в данной выпускной квалификационной работе рассматривается творческая группа «Апрель» – телевизионная компания, занимающаяся видеосъемкой и монтажом

9 видеороликов и видеоматериалов для различных региональных и федеральных телеканалов. Несмотря на данную специфику деятельности, на текущий момент времени деятельность компании без использования электронного документооборота приводит к снижению эффективности и производительности труда. Исходя из данного факта акцентируется актуальность выбора темы выпускной квалификационной работы.
Объект исследования – творческая группа «Апрель». Предмет исследования – документооборот телевизионной компании «Апрель»
Цель исследования – создать проект внедрения системы электронного документооборота для телевизионной компании «Апрель».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1.
Построить функциональную модель деятельности компании
«Апрель»;
2.
Определить информационные потребности персонала при выполнении их должностных обязанностей.
3.
Выработать набор требований к внедряемой системе электронного документооборота;
4.
Осуществить подбор программных средств для реализации проекта информационной системы автоматизации документооборота;
5.
Разработать мероприятия, связанные с внедрением информационной системы автоматизации документооборота;
6.
Привести основные элементы системы электронного документооборота, разработать варианты взаимодействия СЭД с другими используемыми системами в организации;
7.
Рассчитать основные выгоды от внедрения системы электронного документооборота.
Практическая значимость работы заключается в снижении трудовых и временных затрат за счет автоматизации управленческих процессов.

10
При написании выпускной квалификационной работы использовались научные труды следующих авторов: Аверченков В. И., Белов А.А., Гвоздева
В.А., Комагоров В. П., Корнеев И.К., Машурцов В.А., Кузнецов И.Ф.,
Кузьменко Н.В., Михеев Е.В., Шерыхалина Н.М., Шерыхалин О.И.
Выпускная квалификационная работа состоит из Введения, трех основных глав, Заключения, Списка использованной литературы,
Приложений.

11
Глава 1 Технико-экономическая характеристика
предметной области
1.1 Краткая характеристика деятельности предприятия
Основным видом экономической деятельности телевизионной компании творческая группа (ТГ) «Апрель» является «деятельность в области радиовещания». Также ТГ «Апрель» работает еще по 3 направлениям.
Организация не имеет филиалов.
Телекомпания ТГ «Апрель» работает на телевизионном рынке
Челябинской области с 2002 года. Сначала – в качестве творческой редакции, которая выпускала еженедельную бизнес-программу, а также занималась изготовлением рекламных роликов.
На текущий момент времени основная деятельность компании – выпуск видеороликов, рекламных роликов, съемка новостных и тематических видео сюжетов для компаний телерадиовещания.
1.2 Организационная структура предприятия
Под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Организационной структурой управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

12
Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи
(отношения), уровни и полномочия. Элементами организационной структурой управления могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то, или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности.
В компании «Апрель» реализована функциональная организационная структура управления, то есть выполнение отдельных функций по конкретным вопросам возлагается на специалистов, то есть каждый орган управления
(либо исполнитель) специализирован на выполнении отдельных видов деятельности.
Директор фирмы контролирует деятельность всего предприятия, решает вопросы стратегического характера.
Руководитель отдела маркетинга отвечает за рекламные компании и акции в отношении компании.
Главный бухгалтер является ответственным за ведение бухгалтерского учета в организации.
Руководитель отдела кадров отвечает за работу с кадровым составом фирмы.
Руководитель предприятия
Отдел кадров
Отдел маркетинга
Бухгалтерия
Отдел информационного обеспечения
Технический отдел
Отдел по работе с клиентами
Отдел по делопроизводству
Редакционный отдел
Рисунок 1.1 – Организационная структура управления фирмы
«Апрель»

13
Функциональная структура предприятия подразумевает в наличии функциональные подсистемы управления. В компании «Апрель» выделяются
4 функциональные подсистемы управления:

Функциональная подсистема сбыта.

Функциональная подсистема производства и услуг.

Функциональная подсистема снабжения.

Функциональная подсистема финансов.
Схематично основные функциональные подсистемы управления в организации на рисунке 1.2.
Рисунок 1.2 – Функциональные подсистемы управления
Основные задачи управления функциональными подсистемами:

Функциональная подсистема снабжения
– поставка комплектующих и расходных материалов на нужды организации, внедрения новых товаров и услуг.

Функциональная подсистема финансов – учет финансовых потоков предприятия, анализ и планирование, поиск путей повышения прибыли предприятия.
1.3 Информационная и техническая архитектура предприятия
Внутри предприятия организована локальная сеть на 12 рабочих станций. Все они входят в один домен, имеют доступ к сети интернет. В сети расположен контроллер домена под управлением операционной системы

14
Microsoft Windows Server 2008. Для удаленного управления рабочими станциями используется приложение RAdmin.
Контроллер домена
Контроллер домена
Маршрутизатор
Маршрутизатор коммутатор коммутатор коммутатор коммутатор
Интернет
Рисунок 1.3 – Аппаратная архитектура ИС организации.
На всех рабочих станциях сотрудников установлена операционная система Microsoft Windows 7, офисный пакет Microsoft Office 2010, пакет прикладных программ. Антивирусная защита обеспечивается антивирусным приложением Антивирус Касперского. Организация взаимодействия между отделами осуществляется с использованием внутренней электронной почты организации путем пересылки необходимой документации.
Контроллер домена имеет конфигурацию, представленную в таблице
1.1.
Таблица 1.1 – Конфигурация контроллера домена.
Наименование
элемента
Модель
Материнская плата
ASUS Z8PE-D18 ASMB4-IKVM (RTL) Dual
LGA1366 PCI-E+SVGA+2xGbLAN SATA
RAID E-ATX 18DDR-III

15
Наименование
элемента
Модель
Процессор (2 шт.)
CPUIntelXeonX5550 2.66 ГГц/1+8Мб/6.40 ГТ/с
LGA1366
Вентилятор для процессора (2 шт.)
CoolerMaster
RR-DEMZ-20PK-R1
(4пин,
775/1155/1366/AM2/3, 13-30 дБ,600-2000об/мин, тепл.трубки)
Модуль памяти (2 шт.) Patriot PSD38G13332H DDR-III DIMM 8Gb
Жесткий диск(2 шт.)
HDD 1.5 Tb SATA-II WD15EARS 64Mb
Блок питания
Zalman ZM1000HP Plus 1000W ATX
Корпус
Miditower Cooler Master RC-534-KKN2-GP ATX
Рабочие места пользователей имеют конфигурацию, представленную в таблице 1.2.
Таблица 1.2 – Конфигурация рабочих станций пользователей
Наименование
элемента
Модель
Материнская плата
GigaByte GA-B75M-D3H rev1.0 (RTL) LGA1155 2xPCI-E + Dsub + DVI + HDMI + GbLAN SATA
MicroATX 4DDR-III
Процессор
CPU Intel Core i5-3450 3.1 ГГц / SVGA / 1+6Мб / 5
ГТ / с LGA1155
Вентилятор для процессора
Cooler Master RR-H101-30PK-RU
Модуль памяти
Patriot DDR-III DIMM 4Gb
Жесткий диск
HDD 250 Gb SATA Western Digital
Блок питания
Блок питания Zalman ZM500-ST 500W
Корпус
Miditower Cooler Master C-310-OKRK-GP
Видеокарта
1Gb
DDR-3 ASUS ENGT520 GeForce GT520

16
Наименование
элемента
Модель
Монитор
27" MONITOR Acer B273HOymidh
(LCD, Wide, 1920x1080, +DVI, +HDMI)
Колонки
Колонки Dialog Melody AM-12W (2x5W)
Клавиатура
Клавиатура A4-Tech KB-750
Мышь
A4-Tech Optical Wheel Mouse OP-530NU-Black
Для доступа к сети интернет используется маршрутизатор D-LinkDFL
860E Firewall. Компьютеры отделов объединены с помощью коммутаторов D-
LinkSwitch 8 port.
1.4 Анализ существующих процессов документооборота
В ТГ «Апрель» выделяют следующие бизнес-процессы:
1.
Материально-техническое обеспечение (МТО)
Цель – обеспечение запасов продукции от поставщиков, а также необходимого технического обеспечения и запасных частей.
Исполнители бизнес-процесса:

Отдел информационного обеспечения;

Отдел технического обеспечения;
2.
Маркетинг
Целью процесса является прогноз продаж на квартал (по месяцам), год.
Исполнитель бизнес-процесса:

Отдел маркетинга
3.
Сбыт.
Основная цель – реализация продукции потребителям. Кроме того, целью процесса является удовлетворение требований потребителей.
Исполнители бизнес – процесса:

Отдел по работе с клиентами;
5.
Финансы.