Файл: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования ЮжноУральский государственный университет (национальный исследовательский университет).pdf

27

Не просто организовать традиционное делопроизводство
(электронный архив), но интегрировать его с бизнес — процессом;

Внедрить полную автоматизацию в электронный документооборот предприятия, обеспечить полный жизненный цикл в работе с документами всех видов (управление документооборотом, систематизация, создание и редактирование, утверждение и поиск и т.д.);

Создается прозрачная и понятная система ответственности и выполнения порученных работ на предприятии;

Осуществляется оперативный контроль за сроками и другими параметрами выполнения задач и проектов в целом;

Выполняется комплексная поддержка всей системы менеджмента качества, с созданием объемной базы знаний (корпоративное хранилище процедур и регламентов);

Реализуется оперативная работа коллектива с задачами и документами, причем с гибким разграничением прав доступа к управлению информацией;

Выполняется автоматизация бизнес-процесса (схема бизнес- процесса) и согласование документации (маршруты документов);

Снижаются временные и стоимостные издержки, возникающие во время передачи информации в ходе работы по выполнению бизнес-процессов;

Сокращается время на принятие решений, благодаря описанию четких и понятных инструкций;

Значительно уменьшается время на обучение персонала: работник получает четкое описание своих обязанностей в виде разработанной должностной инструкции;

Дается полная гарантия на завершение инициированных в системе бизнес-процессов — система сама автоматически следит за появлением задержек и сообщает об этом в виде отчета или уведомления;

28

За счет снижения времени, затраченного на передачу информации в ходе бизнес-процесса и управления информационными ресурсами, повышается производительность труда сотрудников, работающих в офисе;

Улучшается реакция предприятия на внешние события;

Путем простого, но тем не менее качественного внесения изменении в текущий бизнес-процесс, организация становится более гибкой;

Обеспечивается безопасное и надежное хранение информационных материалов, тем самым можно снизить риск в допуске к управлению информационными ресурсами постороннего человека;

Снижается влияние "человеческого фактора" на бизнес и дальнейшее развитие организации.
Автоматизация документооборота и бизнес процессов путем внедрения системы управления, существенно повышает управляемость в движении и хранении практически любого типа информации Вашей организации
(особенно если имеются в наличии территориально удаленные подразделения). Благодаря автоматизации, обеспечивается не только полная управляемость бизнес-процессами и прозрачность компании, но и удается вывести на новый качественный уровень контроль их выполнения работниками.
Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций.
С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.
Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и

29 виртуальным, в зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.
Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по управлению документацией и данными.
Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота. Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы. Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.
Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.
Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного документооборота.
С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.
Модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных источников: бумажных документов, сканеров, почты, online –

30 форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных.
Модуль индексирования.
Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью система электронного документооборота может организовать хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей.
Модуль обработки документов. После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает распределение информации и документов по заданным правилам.
Модуль управления доступом. За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.
Модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.
Модуль системной интеграции. Как правило, системы электронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления
(например, CRM, ERP, OLAP системами). Модуль системной интеграции обеспечивает передачу данных между такими системами.
Модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.
Системы электронного документооборота могут отличаться по видам применяемых технологи, степени интеграции и области применения.
В зависимости от применяемых технологий работы можно выделить четыре вида систем электронного документооборота:

31

Клиент-серверные системы. В данном виде систем основные модули управления документацией и данными размещаются на выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимуществом данного вида систем является их быстрота и надежность.

Системы на основе баз данных. Эти системы, как правило, интегрированы с базами данным типа SQL или Oracle . Вся информация хранится в этих базах данных. Для обработки информации применяются отдельные модули. Преимуществом таких систем является возможность хранения большого объема информации.

Системы на основе web технологий. Эти системы обеспечивают работу на основе удаленного доступа к серверу. Преимуществом этой технологии является возможность отказаться от клиентских приложений.
Доступ к системе документооборота с рабочих мест пользователей может осуществляться посредством web браузеров.

Системы на основе «облачных» технологий. Данные системы похожи по своей сути на системы с web технологиями. Отличие заключается только в том, что в качестве сервера системы электронного документооборота используется сервер хостинг-провайдера.
В зависимости от степени интеграции, системы электронного документооборота можно разделить на следующие виды:

Универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы). Это независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией.
Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы.

Системы управления групповой работой. Эти системы обеспечивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение – обеспечить совместную работу.

32
Поэтому, системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS системы.

Встроенные модули в составе информационных систем управления. Такие модули имеют все ERP системы. Данные модули также имеют ограниченный функционал (в сравнении с EDMS системами) и, как правило, без внедрения базового функционала ERP системы не работают.
Еще одним направлением, по которому можно структурировать системы электронного документооборота, является область применения. Существуют системы электронного документооборота, которые ориентированы на специальные виды документации или сферы деятельности. Например, PDM системы, системы поддержки разработки ПО, системы типа HelpDesk, системы поддержки медицинской документации, и пр.
Критерии выбора системы электронного документооборота во многом зависят от потребностей и возможностей организации. Детальный состав критериев должен определяться непосредственно на основании бизнес целей и технических целей процессов документооборота.
Помимо детальных критериев, организация должна использовать и обобщенные критерии, которые связаны с видами систем электронного документооборота и применяемыми технологиями.
К таким обобщенным критериям относятся:

«зрелость» системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень «зрелости» выбираемой системы. Такая оценка позволит понять, как долго система существует на рынке, какое количество организаций применяет эту систему, существуют ли обновления системы. Если система новая, и только вышла на рынок, то существует большая вероятность ошибок в работе системы. Это может привести к проблемам в ходе эксплуатации системы электронного документооборота.

Соответствие стандартам отрасли. В различных видах деятельности существуют свои стандарты, прямо или косвенно влияющие на

33 документооборот организации. При выборе системы необходимо обращать внимание, каким образом требования этих стандартов учитываются в системе электронного документооборота.

Соответствие целям и критическим факторам успеха. При выборе системы необходимо учитывать степень соответствия целям организации.
Важно, чтобы система максимально соответствовала целям и ключевым требованиям организации. Если система не соответствует требованиям, то необходимо изменить выбор системы, но не менять ключевые требования и цели. Организация может изменить часть требований под конкретную систему документооборота, но только если эти требования не являются критическими для процессов организации.

Уровень технической поддержки. Этот критерий относится к выбору поставщика системы электронного документооборота. Необходимо оценить уровень технической поддержки системы, как во время внедрения, так и во время эксплуатации системы.

Масштабируемость системы. Этот критерий выбора важен с точки зрения расширения деятельности организации. При увеличении объемов работ и расширении базы пользователей системы она должна позволять организации масштабировать решения.

Доступность системной документации. Помимо пользовательской документации для организации может быть важным иметь доступ к документации по администрированию или изменению настроек системы.

Защита системы.
При выборе системы электронного документооборота необходимо обращать внимание на применяемые меры обеспечения безопасности в системе. У организации могут существовать свои требования по политике безопасности и конфиденциальности данных.
Выбираемая система должна позволять настраивать доступ к информации и документам в соответствии с политикой безопасности организации.

34

Отказоустойчивость системы. Для некоторых организаций время простоя системы электронного документооборота может быть критическим фактором. При выборе системы необходимо обращать внимание, сколько времени может потребоваться на восстановление системы в минимальной рабочей конфигурации.

Стоимость владения. При выборе системы необходимо учесть общую стоимость владения системой: стоимость покупки лицензий, стоимость администрирования, стоимость расширения системы, стоимость технической поддержки и обновления, стоимость аппаратного обеспечения и пр.
Данные критерии включают в себя наиболее общие аспекты выбора системы электронного документооборота. Для разработки полного состава критериев необходимо привлекать многие подразделения организации: руководство, юридическую службу, ИТ подразделения, технических специалистов, специалистов по документообороту и пр.
Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.
1.
Разработка технического задания.
2.
Выбор IT-решения.
3.
Описание бизнес-процессов.
4.
Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
5.
Внедрение электронного документооборота.
6.
Тестирование программы.
7.
Запуск СЭД в эксплуатацию.
8.
Контроль использования системы.
В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД

35 или даже к полному срыву внедрения системы. Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

консервативность сотрудников;

недостаточная компьютерная грамотность работников;

отсутствие регламентов на основные процессы;

слабое техническое оснащение;

отсутствие четкого управления проектом.
Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.
В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT- индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.
Современные тенденции и скорость развития информационных технологий, — позволяют утверждать, что уже сейчас эффективность роста каждого предприятия определяется уровнем его обеспеченности информационными системами управления бизнес-процессами.
Автоматизация бизнеса — это возможность: удержания лидирующих позиций на рынке, кадрового расширения, получения руководством достоверных данных, оперативного контроля над деятельностью организации,

36 максимальная степень защиты конфиденциальной информации, высокая конкурентоспособность. Для конкретного пользователя — сотрудника предприятия, — автоматизация производства — это повышение производительности труда, высокая точность расчетов, возможность планирования на большой период времени, гарантия информационной безопасности.
Самыми востребованными IT комплексами управления бизнесом являются системы:
‒ организации и управления работы с клиентской базой;
‒ планирования ресурсов;
‒ управления персоналом;
‒ электронного документооборота.
Требуется строгое контролирование документооборота для увеличения эффективности ведения и безупречности организации финансовой отчетности, управленческого учета. Автоматизированное делопроизводство является инструментом, позволяющим максимально точно и профессионально организовать решение вопросов, связанных с движением документов. [1].
От успешности предприятия зависят репутация, рейтинг, конкурентоспособность, уровень зарплаты сотрудников. Работа с документами — неотъемлемая составляющая любого из существующих видов бизнеса. Даже в самой маленькой организации поток ежедневно поступающей информационной документации достаточно велик. Он требует постоянной срочной обработки, систематизации, своевременного реагирования.
Благодаря организации системы электронного документооборота у ответственного персонала есть возможность быстро справляться с большими объемами документации (письма, договоры, архивы, сведения из различных баз данных), а руководство может легко контролировать этот процесс даже на удаленном расстоянии.
СЭД позволяют автоматизировать:
1.
Процесс регистрации принятой и отправленной корреспонденции;