Файл: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования ЮжноУральский государственный университет (национальный исследовательский университет).pdf

75
Рисунок 3.17 – Прикрепление файла с информацией к резолюции
В поле «Файлы» указан выбранный ранее файл и нажимаем кнопку
«Записать», чтобы сохранить введенную информацию.
3. Исполнение поручения подготовкой исходящего документа. Если документ пришел по поручению и на него необходимо подготовить ответ (т.е. сделать «свод» информации и в качестве ответа, создать проект документа).
Рисунок 3.18 – Кнопка создания проекта документа
Аналогично пункту 1, вводим отчет об исполнении, проставив дату и указав в текстовом поле необходимую информацию. Далее, создаем регистрационную карточку проекта документа (РКПД) щелкнув по кнопке. В открывшемся окне выбираем группу документов создаваемого проекта. В следующем окне информация о том, что создаваемый проект будет связан с
РК входящего документа, на который мы готовим ответ. Выбираем тип связки
«Во исполнение». Нажимаем кнопку регистрировать и переходим к следующему этапу регистрации. Далее необходимо указать количество листов подготовленного проекта, заполнив поле «Состав», а также заполнить поле

76
«Содержание» коротко указав содержание документа. После чего нажать кнопку «Записать».
Рисунок 3.19 – Первичное окно проекта документа
Откроется окно созданной РКПД, в нем обязательными для заполнения являются разделы «Файлы», «Адресаты», «Подписи», поле «Визы», если документ проходит стадии согласования.
Рисунок 3.20 – Окно проекта документа
Чтобы добавить файл, необходимо нажать на кнопку с пиктограммой в виде скрепки. Далее процесс по добавлению файла аналогичен тому, что рассматривался ранее. Далее добавляем визирующее лицо, которому созданная РКПД пойдет на согласование.

77
Рисунок 3.21 – Направление проекта на визирование
С помощью кнопки добавить, необходимо сформировать список визирующих должностных лиц (ДЛ). Поле «На срок» является обязательным для заполнения и указывает визирующему ДЛ о срочности простановки визы.
После заполнения необходимых полей нажимаем кнопку «Записать».
Аналогично выбирается ДЛ подписывающее документ в разделе «Подписи».
Нажимаем на кнопку добавления адресата. В открывшемся окне выбираем необходимого адресата по типу.
Все созданные проекты находятся в кабинете исполнителя готовившего проект, в папке «Управление проектами». Отслеживать в каком состоянии они находятся можно по столбцу «Состояние».
Рисунок 3.22 – Окно кабинета, папка «Управление проектами»
Если проект подписан, состояние меняется на «подписан». Далее проект необходимо отправить на регистрацию, зайдя в него и нажав на кнопку направить на регистрацию. Состояние изменится на «на регистрации».

78
Рисунок 3.23 – Кнопка направления документа на регистрацию
В случае если проект не подписан, необходимо создать новую версию и отправить его на согласование повторно.
Если необходимо направить документ на исполнение подчиненному должностному лицу (ввести подчиненную резолюцию).
Рисунок 3.24 – Кнопка ввода подчиненной резолюции
Нажимаем на кнопку «Ввести подчиненную резолюцию». Откроется окно ввода резолюции, где необходимо указать автора, текст поручения и исполнителя. Если поручение контрольное, необходимо также указать плановую дату и ДЛ которое будет контролировать ход исполнения. После чего нажать кнопку «Записать», чтобы сохранить сделанные изменения.
Рисунок 3.25 – Окно поручения

79
Если руководителю, либо в другой отдел необходимо предоставить информацию по запросу
Рисунок 3.26 – Входящий запрос на предоставление информации
В данном случае необходимо создать связанную РК, нажав на соответствующую кнопку.
Рисунок 3.27 – Создание связанного документа
В окне выбора группы нового документа выбираем группу «служебные записки» и указываем дату регистрации (по умолчанию текущий день).
В открывшемся окне предоставляется информация о связанном документе и реквизитах которые можно скопировать из карточки входящего документа в РК исходящего.

80
Рисунок 3.28 – Информация о связанном документе и копируемых реквизитах
Далее нажимаем кнопку «Регистрировать». Открывается окно РК документа для внесения первичных данных.
Рисунок 3.29 – Первичное окно РК документа

81
Рисунок 3.30 – Окно РК документа
Для того чтобы перейти к заполнению поля «Адресат», необходимо нажать на кнопку адресаты. В открывшемся окне добавляем подразделение/должностное лицо, которому направляется информация.
Выбираем тип адресата «Подразделения», для перехода к справочнику подразделений и выбору необходимого должностного лица. Выбираем должностное лицо при помощи строки контекстного поиска, либо в ручном режиме указываем подразделение в котором находиться данное ДЛ. После нажимаем кнопку выбрать для добавления ДЛ в список адресатов.
Далее необходимо осуществить отправку по выбранным адресатам проставив «Отметку об отправке». Поле дата заполниться информацией о том, когда документ был направлен адресату. После чего необходимо нажать на кнопку «Сохранить».
Все поручения попадают в папку кабинета «На контроле» ДЛ, которое было указано в поле «Контроль».

82
Рисунок 3.31 – Окно кабинета, папка на «Контроле»
Для снятия поручения с контроля необходимо открыть поручение, щелкнув по тексту и в открывшемся окне перейти в раздел «Контроль исполнения».
Рисунок 3.32 – Окно Поручения
В открывшемся окне необходимо проставить фактическую дату исполнения. После простановки фактической даты, нажимаем кнопку
«Записать», после чего с поручения будет снят контроль.

83
3.3 Расчет экономических показателей проекта
Экономическая эффективность отображает соотношение затрат и результатов функционирования системы. К основным показателям экономической эффективности относят экономический эффект, коэффициент экономической окупаемости капитальных вложений, а также период окупаемости проекта.
Под экономическим эффектом подразумевается результат внедрения проекта, выражаемый в стоимостных показателях получаемой экономии после внедрения этого проекта. При автоматизации определенного вида деятельности к основным источникам экономии относят:
- улучшение показателей деятельности компании, получаемое за счет использования автоматизированного варианта деятельности;
- снижение временных затрат на обработку документации и выполнение задач;
- повышение общего уровня качества выполняемых работ и снижение количества допускаемых ошибок;
- повышение трудоспособности персонала;
- повышение коэффициента использования вычислительной техники;
- снижение числа персонала;
- понижение уровня трудоемкости выполнения работ;
- снижение затрат на эксплуатацию системы [25].
Коэффициент экономической эффективности от капитальных вложений отображает показатель прироста прибыли за один год, получаемый в результате использования автоматизированного варианта выполнения рабочего процесса.
Период окупаемости характеризует период времени, в по истечении которого затраты на внедрение автоматизированного варианта выполнения рабочего процесса окупятся.

84
Основные показатель экономической эффективности корпоративной информационной системы определяются:
- экономической оценкой результатов влияния программного изделия на конечный результат их использования является основным направление анализа и расчета показателей эффективности – для прикладных программных изделий;
- экономической оценкой результатов влияния на технологические процессы подготовки, передачи, переработки данных в вычислительных систем является основным направление анализа и расчета показателей эффективности.
,для программного изделия организации вычислительных процессов и эксплуатации средств вычислительной техники и программных изделий, расширяющих функции операционных систем;
- экономической оценкой результатов влияния программного изделия на технологический процесс создания новых программных изделий является основным направление анализа и расчета показателей эффективности, для инструментально-технологических средств разработки и производства программного обеспечения.
Любая внедряемая вычислительная система или сеть подразумевает улучшение экономической эффективности, иначе теряется смысл такой автоматизации.
Эффект для любой вычислительной системы можно разделить на две составляющие:
- прямой эффект, связанный с уменьшением затрат на материалы, использование программных продуктов, трудозатраты;
- косвенный эффект, связан с теми нововведениями и функциональными возможностями, которые предоставляет внедряемая система [10].
Если расчет прямого эффекта, достаточно прост, то применяется простые арифметические действия, оценка и статистический расчет

85 показателей, которые были до внедрения системы и после, а так же их статистическая оценка.
Расчет косвенных показателей немного затруднителен, так как надо найти тот показатель или группу показателей, которые будут всесторонне отражать всю динамику данного процесса. К косвенным показателям можно отнести:
- доступность информации;
- более быстрое и качественное принятие решений;
- повышение уровня контроля директором и так далее;
Отсюда можно сделать вывод, что косвенный эффект это дополнительный доход, который может получить предприятие в результате внедрения данного проекта.
Прямой эффект от внедрения проекта характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей:
Показатель абсолютного снижения трудовых затрат DТ вычисляется по
формуле (1):
DТ = Т
0
– Т
1
(1) где Т
0
– трудовые затраты на обработку информации до внедрения, а Т
1
- трудовые затраты на обработку информации после внедрения.
Коэффициент относительного снижения трудовых затрат К
Т
вычисляется по формуле (2):
К
Т
=DТ / T
0
* 100% (2)
где DТ - показатель абсолютного снижения трудовых затрат, Т
0
– трудовые затраты на обработку информации до внедрения
Индекс снижения трудовых затрат Y
T
находится по формуле (3):
Y
T
= T
0
/ T
1
(3) где Т
0
– трудовые затраты на обработку информации до внедрения, а Т
1
- трудовые затраты на обработку информации после внедрения.
Абсолютное снижение стоимостных затрат DC находится по формуле
(4):
DC= С
0
– С
1
(4)

86 где С
0
– затраты на выполнение операции до внедрения, С
1
– затраты на выполнение операции после внедрения.
Коэффициент относительного снижения стоимостных затрат К
С находится по формуле (5):
К
С
=DС / С
0
* 100% (5)
где DC - абсолютное снижение стоимостных затрат, С
0
– затраты на выполнение операции до внедрения.
Индекс снижения стоимостных затрат Y
С
находится по формуле (6):
Y
С
= С
0
/ С
1
(6) где С
0
– затраты на выполнение операции до внедрения, С
1
– затраты на выполнение операции после внедрения.
В таблицах 3.5, 3.6 приведены значения объемов потоков информации исходных и результативных документов.
Описано количество документов каждого типа, число строк и символов в каждом документе, а также количество операций по каждому документу в год.
Таблица 3.5 – Объемы потоков информации исходных документов
№ п/п
Наименова ние документа
Число документос трок в одном документе
Число символо в в одной докумен тостроке
Число операций в одной документ остроке
Количест во документ ов в год
Количе ство докуме нтостро к в год количеств о символов в год
Количе ство операц ий в год
1
Заявление
12 30 5
1200 14400 432000 72000 2
Сопроводит ельная документац ия
40 30 3
280 11200 336000 33600

Итого
1480
25600
768000 105600

87
Таблица 3.6 – Объемы потоков информации результатных документов
№ п/п
Наименова ние документа
Число документ острок в одном документ е
Число символов в одной документо строке
Число операц ий в одной докуме нтостро ке
Количеств о документо в в год
Количест во документ острок в год
Количеств о символов в год
Количест во операций в год
1
Справка
12 30 5
80 960 28800 4800 2
Ответ на запрос
60 25 1
300 18000 450000 18000
Итого
380
18960
478800
22800
Таблицы 3.7, 3.8 содержат расчеты трудовых и стоимостных затрат на обработку информации в базовом и автоматизированном вариантах.
Таблица 3.7 – Расчет трудовых стоимостных затрат в базовом варианте
№П/П
Наименов ание операций технологи ческого процесса решения комплекса задач
Обору дован ие
Ед.Изм
Объем работ ы в год
Норма вырабо тки/про изводит ельснот ь устройс тв
ЭВМ(о пер/в час.)
Трудоем кость
Средня я- часовая зарпала та специал иста(ру б.)
Часовая норма амортиз ации(ру б. за час)/ст.
1 маш.ча са(руб)
Часовая стоимо сть накладн ых расходо в(руб.)
Стоимос тные затраты для ручных операций
(руб.)
1
Прием,кон троль и регистрац ия первичны х документо в
КВМ
Докумен тостроки
44560 700 63,6 250 0,1 100 23850 2
Запись информац ии
------ Символы
12468 00 16200 76,96 250
---------
100 26936 3
Обработка
(умножен ие)инфор мации
КВМ
Операци и
12840 0
480 267,5 250 0,1 100 73562,5 4
Анализ выпуска результат ной информац ии
-----
Докумен
-ты
1860 10 186 250
--------
100 65100
Итого
597,06
189448,5

88
Таблица 3.8 – Расчет трудовых стоимостных затрат в автоматизированном варианте
№
П/
П
Наименование операций технологическ ого процесса решения комплекса задач
Обору дован ие
Ед.Изм
Объем работы в год
Норма выработ ки/прои зводите льсноть устройс тв
ЭВМ(оп ер/в час.)
Трудо емкос ть
Средня я- часовая зарпала та специа листа(р уб.)
Часовая норма амортиза ции(руб. за час)/ст.1 маш.часа
(руб)
Часовая стоимо сть накладн ых расходо в(руб.)
Стоимо стные затраты для операц ий, вып. На
ЭВМ
1
Прием,контро ль и регистрация первичных документов
КВМ
Докуме нтостро ки
44560 1200 37,1 250 0,1 100 13912,5 2
Ввод в ЭВМ с контролем
ЭВМ
Символ ы
1246800 24000 51,95 250
---------
100 18182,5 3
Обработка на
ЭВМ
ЭВМ
Операц ии
128400 5200 24,7 250 0,1 100 9262,5 4
Анализ и выпуск результатной информации
-----
Докуме н-ты
1860 15 124 250
--------
100 43400
Итого
237,75
84757,5
Таблица 3.9 содержит расчеты основных показателей экономической эффективности проекта.
Таблица 3.9 - Расчет показателей эффективности от внедрения проекта автоматизации:
Вид показател ей
Затраты
Абсолютно е изменение затрат
Коэффициент изменения затрат
Индекс изменения затрат
Базовый Проектн ый
Трудовые
Т
0
(Час)
Т
1
(Час)
∆T=T
0
-
T
1
(Час)
K
T
=∆T/T
0
*100%
Y
T
=T
0
/T
1 597,06 237,75 359,31 0,6 2,5
Стоимост ные
С
0
(Руб.)
С
1
(руб)
∆С=С
0
-С
1
Kc=∆C/C
0
*100%
Yc=C
0
/C
1 189448,5 84757,5 104691 0,5 2,2