Файл: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования ЮжноУральский государственный университет (национальный исследовательский университет).pdf
Добавлен: 09.01.2024
Просмотров: 188
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
17
Основной целью данного бизнес-процесса является анализ динамики и структуры технико-экономических показателей развития предприятия для принятия управленческих решений на уровне высших руководителей
Исполнители бизнес-процесса:
Бухгалтерия;
6.
Бухгалтерский учет
Цель – организация учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия, осуществление контроля над сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств и материальных ценностей, соблюдением строжайшего режима экономии и хозяйственного расчета.
Исполнитель бизнес-процесса:
Бухгалтерия
7.
Кадровое обеспечение
Цель – рациональное использование знаний и опыта служащих предприятия
Исполнитель бизнес-процесса:
Отдел по работе с персоналом
8.
Ремонтное обеспечение
Цель – обеспечение бесперебойной работы всех объектов предприятия
Исполнители бизнес-процесса:
Отдел технического обеспечения;
9.
Социальное обеспечение
Цель – оказание социальных услуг сотрудникам компании
Исполнители бизнес-процесса:
Отдел по работе с персоналом;
Аппарат при руководстве
10.
Обеспечение основной деятельности
Цель – обеспечение безопасности жизнедеятельности и контроль над соблюдением законодательных норм
Исполнители бизнес-процесса:
18
Отдел информационного обеспечения;
Отдел по работе с клиентами;
11.
Информационное обеспечение
От грамотно построенной информационной системы зависит успешное функционирование всего предприятия. Поэтому целью данного процесса является разработка информационной системы предприятия.
Исполнитель бизнес-процесса:
Отдел информационного обеспечения
12.
Управление
Целью процесса является эффективное рациональное принятие управленческих решений
Исполнитель бизнес-процесса:
Аппарат при руководстве.
Все информационные потоки, связывающие отделы организации, а также внешние субъекты с организацией проходят через центральный узел – отдел по делопроизводству, который, в свою очередь, напрямую связан с руководством фирмы. В настоящее время для передачи приказов, распоряжений, уведомлений и прочего не применяется централизовано какое- то специализированное программное обеспечение. В некоторых случаях в дополнение к стандартным каналам коммуникации используются (по инициативе работников) электронная почта, внутренняя почта, программы обмена мгновенными сообщениями, устная форма передачи информации [14].
На начальных этапах анализа функционирования объекта необходимо построить модель предметной области. Удобным способом моделирования бизнес-процессов является методология IDEF0. Для реализации моделей бизнес-процессов был использован программный продукт BPwin фирмы
Computer Associates.
Основой для моделирования предметной области является перечень входной и выходной информации.
19
Выполнение основных рабочих процессов сотрудников компании
«Апрель» представлено на рисунках 1.4 и 1.5.
Рабочий процесс включает в себя операции, связанные с регистрацией, обработкой и выдачей документации.
Рисунок 1.4 – IDEF0-диаграмма рабочего процесса «Как есть»
В качестве входов указана входящая корреспонденция, заявления, а также сопроводительная документация, которая может прилагаться к заявлениям. Механизмы исполнения бизнес процессов, в данном случае, это непосредственно персонал предприятия, а также используемые им оргтехника и канцелярские принадлежности.
Управляющим воздействием являются нормативно-правовые акту РФ и правила трудового распорядка, принятого в творческой группе
«Апрель». В качестве выходов бизнес процессов указаны документация для граждан, а также исходящая корреспонденция, отправляемая в другие организации и телерадиокомпании при организации рабочей деятельности творческой группы «Апрель».
20
Рисунок 1.5 – Декомпозиция первого уровня IDEF0-диаграммы рабочего процесса «Как есть»
Помимо внутреннего документооборота компании следует рассмотреть документооборот компании с другими организациями. При съемке нового видеоролика, компанией производится рассылка с предложением покупки данного видеоролика для различных телеканалов регионального и федерального значения. При этом часть переписка осуществляется в бумажном виде, а часть в электронном. Так, большинство контактных данных и реквизитов компаний и физических лиц хранится в бумажной форме, бланки договоров и реквизиты оплаты отправляются в бумажной форме.
Текущая технология обработки документации основана на использовании бумажных документов. Набор и редактирование документации осуществляется с использованием персонального компьютера, но для дальнейшего информационного обмена используется распечатанная бумажная версия документа. Все визы и поручения оформляются на бумажном документе. Данная технология документооборота имеет
21 длительное время обработки документа. Основные затраты времени связаны с передачей документа из одного подразделения в другое. Также отсутствует возможность отслеживания всей технологической цепочки обработки документации.
Так, в случае необходимости поиска исходную документацию зачастую приходится поднимать в нескольких томах бумажных документов, с целью отследить всю цепочку взаимосвязей между документами. Причем, несмотря на упорядоченную организацию хранилищ документации, найти необходимый документ в короткие сроки зачастую довольно непросто.
При обработке документации обмен документацией осуществляется по мере накопления документации. В среднем это происходит 2-3 раза в день. Все документы собираются и передаются из одного отдела набором. Таким образом получается, что сотрудники, занимающиеся обработкой данной документации, выполняют рабочий процесс неравномерно. Они ожидают поступление документации, после чего их загружают обработкой большого количества документации. По завершении обработки документации сотрудникам приходится ожидать поступления следующей партии документации. Получается фактически что переход документов от одного кабинета до другого занимает от половины рабочего дня, до целого дня полностью.
В случае возникновения необходимости поиска документа требуется либо вручную осуществлять поиск на стеллаже и в шкафах, в которых хранится документация. Либо сотруднику потребуется походить по кабинетам, отслеживая всю цепочку обработки документа.
Помимо этого чаще всего негативную роль играет человеческий фактор.
Даже аккуратный и исполнительный сотрудник при получении на обработку большого объема документации может допустить ошибки в обработке, либо заложить требуемый документ кипой других документов, вследствие чего документ может быть потерян на неопределенный срок.
22
Исходя из перечисленных фактов необходимо выделить недостатки используемой технологии организации документооборота:
передача документации от одного отдела к другому осуществляется в очень длительные сроки – от половины рабочего дня, до рабочего дня полностью;
поиск документации занимает длительный промежуток времени и может потребовать высокие трудовые затраты;
работа с документацией построена на разовой загрузке сотрудников в неопределенные временные периоды, что приводит к неравномерным трудовым нагрузкам, а также к появлению вероятности возникновения ошибок в работе.
регистрация документации занимает большое количество времени и трудозатрат, отсутствует возможность сопоставления электронного файла бумажному документу, при регистрации документации из электронной почты приходится первоначально выполнять печать письма и прикрепленных файлов. Также при регистрации документации отсутствует возможность контроля отсутствия дублирующих документов;
формирование отчетов и списков рассылки осуществляется вручную, для изменения документа приходится выполнять работу с ним с нуля, ручное выполнение процедур визирования и согласования документов;
трудоёмкость процесса контроля исполнения и этапа текущего исполнения работы по документу, а также процессы реализации рассылки документации.
Исходя из рассмотренной технологии обработки документации и схемы информационных потоков были выделены следующие основополагающие функции сотрудников отделения по делопроизводству:
Возможность быстрой передачи документации между подразделениями;
Ввода и регистрация документации;
23
Наличие механизмов отслеживания процесса обработки документа;
Управление потоками работ;
Поиск информации;
Формирование отчетных документов;
За счет анализа рассмотренных функций и недостатков используемой технологии организации документооборота были выявлены следующие функциональные потребности сотрудников отделения:
1. При регистрации документа обязательно указание даты и времени регистрации, на самом документе должны быть указаны реквизиты адресата документа: ФИО, паспортные данные, адрес, контактный телефон, СНИЛС.
Для удобства работы важен контроль заполнения обязательных реквизитов.
2. Документацию в отделении получают как в виде бумажных документов, так и в виде файлов из электронной почты или иных источников.
Поэтому важно использование различных механизмов регистрации документов – сканирование, получение файлов с электронной почты либо внешних носителей.
3. Для поиска документации используют упорядочивание по номеру, по дате, а также используют поиск по исполнителям и адресатам. Наличие дополнительных атрибутов поиска позволит упростить и ускорить данный процесс.
4. На основании отобранной документации сотрудникам приходится формировать отчеты различного вида, включая и опись документации. Что говорит о потребности наличия механизмов автоматической генерации отчетов.
5. При работе с документами важно наличие проверки согласования документов, чтобы документ был точно проверен всеми должностными лицами.
24 6. С учетом различных уровней доступа к документации среди сотрудников важно обеспечить выполнение данного требования.
Использование персонального компьютера и средств разграничения доступа на уровне учетных записей пользователей системы позволит эффективно разрешить данный вопрос.
7. Упрощение анализа рабочего процесса и поиска исполнителей позволит добиться наличие системы хранения поручений и связок документов. За счет использования данной системы появится возможность отследить текущее состояние исполнения поручения, кто и когда выполнил поручение по документу, результаты выполнения данного поручения, а также куда документ был передан далее.
8. На текущий момент при регистрации документации ведется журнал регистрации, в который по факту дублируется половина реквизитов документа. Наличие механизмов автоматического внесения записей в электронную версию журнала при регистрации документа позволит снизить трудозатраты на выполнение данной операции.
Существующая на текущий момент система документооборота частично автоматизирована. Выполнение функций подразделений выполняется с использованием собственных обособленных программных продуктов.
Поручения и распоряжения подготавливаются вручную и предоставляются исполнителям в бумажной форме с наложением резолюций руководителя.
Данный способ организации документооборота является устаревшим и малоэффективным. Исполнение поручений отслеживается вручную, что может привести к возникновению ошибок и просрочек выполнения.
25
Глава 2 Сравнительный анализ современных систем
электронного документооборота
2.1 Понятие, назначение и типовая структура систем электронного
документооборота
По материалам свободной энциклопедии: Система электронного документооборота
(СЭД)
— организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Основные задачи системы электронного документооборота:
Весь входящий, исходящий и внутренний корпоративный документооборот регистрируется в системе, которая позволяет контролировать движение и исполнение документов.
Корпоративный документооборот становится более прозрачным, так СЭД позволяет работать в одной информационной базе.
Документы регистрируются однократно. Система позволяет хранить разные редакции документов.
Исключается возможность дублирования документов.
СЭД позволяет автоматизировать бизнес-процессы обработки и исполнения документов. При создании какого-либо документа автоматически запускает бизнес-процесс, который формализуется и позволяет организовать и контролировать исполнение документа. Например, можно ограничить время на исполнение документа, обозначить его срочность.
Поддерживается обмен данными и интеграция с другими учетными системами.
Дополнительные возможности СЭД:
Автоматизация документооборота позволяет создать систему отчетов по реквизитам или статусам документов.
26
Внедрение системы электронного документооборота позволяет организовать систему быстрого поиска документов. Обладая минимальной информацией, сотрудники компании, могут в считанные минуты находить нужные документы.
Автоматизация позволяет разграничить права пользователей, тем самым защищая данные от возможных некорректных изменений. Кроме того, автоматизированные системы корпоративного документооборота отслеживают изменения документов.
Поддерживается обмен данными и интегрируется с другими учетными системами.
Интеграция с электронной почтой, каждый документ, полученный по электронной почте, также регистрируется в программе.
Основными задачами системы электронного документооборота являются:
Единая комплексная база документов;
Общая база контактов и электронной корреспонденции;
Наладка автоматизированной системы по контролю за договорами и счетами;
Осуществление контроля за исполнением поручений по документам;
Систематизация управления проектами и задачами по проектам;
Систематизация работы с контрагентами и управление документооборотом с ними;
Приведение документации в порядок;
Безопасный и постоянный доступ к документам;
Легкий и быстрый поиск информации;
Автоматизация и контроль за бизнес-процессом в организации;
Внедрение системы электронного документооборота позволяет выполнить следующее: