Файл: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования ЮжноУральский государственный университет (национальный исследовательский университет).pdf
Добавлен: 09.01.2024
Просмотров: 193
Скачиваний: 2
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
48
При работе с системой электронного документооборота все документы представлены в виде карточек документа с основными характеристиками данного документа. Данные в системе хранятся в виде набора записей в базе данных. Фактически работа пользователя с системой заключается в формировании запросов и получения результативных данных. Но для удобства и прозрачности работы пользователя формирование запросов возлагается непосредственно на систему. Так, при добавлении новой карточки документа пользователь видит лишь набор полей ввода, а запрос на добавление записей в базу формируется системой автоматически.
Аналогичная ситуация возникает и при формировании отчетов – пользователь лишь указывает необходимые параметры для отчета, а соответствующий запрос на выборку формируется системой.
Исходя из рассмотренных требований и сравнительных критериев систем электронного документооборота было принято решение разработать проект внедрения системы электронного документооборота «Дело». Данная система электронного документооборота позволит реализовать автоматизацию электронного документооборота с наибольшим соответствием к требуемым функциям и механизмам по автоматизации.
2.3 Проектирование модели процессов документооборота с
применением системы электронного документооборота
Для рассмотрения необходимых функций системы построим диаграмму процесса работы отдела по делопроизводству «Как должно быть» в автоматизированном варианте решения задачи (рисунок 2.1) и реализовать её декомпозицию (рисунок 2.2).
49
Рисунок 2.1 - IDEF0-диаграмма рабочего процесса «Как должно быть»
Рисунок 2.2 - Декомпозиция первого уровня IDEF0-диаграммы рабочего процесса «Как должно быть»
50
Для анализа используемых потоков информации, затрагиваемых при автоматизации рабочего процесса отдела по делопроизводству, необходимо построить диаграмму потоков данных (Рисунок 2.3).
Рисунок 2.3 – Диаграмма потоков данных «Как должно быть»
51
1 2 3 4 5
Глава 3 Разработка проекта внедрения системы
электронного документооборота
3.1 Техническое задание на внедрение системы электронного
документооборота
Целями внедрения системы электронного документооборота являются:
объединение в рамках документооборота всех структурные подразделения Заказчика;
автоматизация выполнения процедур документооборота ;
повышение эффективности информационного и документационного обеспечения деятельности Заказчика;
сокращение сроков обработки входящих и исходящих документов;
обеспечение эффективного контроля исполнения документов и поручений;
сокращение сроков подготовки и согласования документов;
введение единого стандарта работы с электронными документами, обеспечивающего защищенность, управляемость и доступность документов;
создание единого хранилища электронных документов.
Система должна обеспечивать хранение предопределенных ключевых значений в справочниках. В системе должен быть реализован механизм ограничения прав редактирования справочников пользователями системы.
Должна быть обеспечена возможность установки обязательных для заполнения полей в карточке. Поля карточки должны иметь определенный формат вводимых данных и размерность [2].
Система должна позволять создавать поручения по документам и самостоятельные поручения и контролировать ход их исполнения. При создании карточки поручения должна быть обеспечена возможность выбора шаблона поручения, определяющего набор ролей исполнителей поручения и необходимых для работы вложений файлов.
52
Система должна предусмотреть возможность информирования наблюдателя, назначенного инициатором, о ходе выполнения поручения.
Назначенный наблюдатель не должен иметь возможность внесения изменений в процесс выполнения поручения, кроме создания комментариев, связанных с конкретным поручением. Все участники рабочего процесса (инициатор, исполнители, контролер, наблюдатель) должны получать информационные уведомления о ходе исполнения поручения или комментариях, оставленных в
СЭД.
Каждый документ (запись), информация о котором хранится в системе, должен описываться набором атрибутов этого документа и хранить информацию об управлении документом в течение времени (метаданные). Для каждого вида документа должен использоваться свой набор атрибутов.
Карточка каждого документа или поручения может быть связана с карточками других документов или поручений в СЭД одной или несколькими связями. Система должна позволять указать направление связи (основание или связанный документ/поручение).
Система должна обеспечивать атрибутивный поиск по документам и полнотекстовый поиск по содержанию вложенных файлов. Атрибутивный поиск должен выполняться в поисковой системе с использованием системы настраиваемых фильтров. Механизм создания и ведения фильтров для поиска документов должен быть доступен всем пользователям. Должна поддерживаться возможность создания как общих для всех пользователей систем фильтров, так и для конкретных пользователей.
В системе должна быть предусмотрена возможность формирования журналов регистрации и движения документов и поручений в соответствии с номенклатурой дел за произвольный период времени, выгрузки этих журналов в форматах .pdf, .doc, .xls и печати [6].
Система должна обеспечивать возможность настройки уровня доступа к документам. По умолчанию система должна предоставлять доступ к документу только тем сотрудникам, которые участвуют в обработке
53 документов (исполнителям, согласующим, подписантам, регистраторам, контролерам и т.п.).
Доступ ко всем документам системы должны иметь только уполномоченные пользователи, например администратор системы.
Для работы пользователей в системе должен быть определен состав ролей, позволяющий реализовать механизм гибкого наделения участников бизнес-процессов правами доступа к соответствующей функциональности
Системы, необходимой им для выполнения своих должностных обязанностей.
Функции резервного копирования данных СЭД должна выполнять система резервного копирования. Выбор программного обеспечения и аппаратных средств системы резервного копирования производится по усмотрению Заказчика.
Резервному копированию подлежит содержимое каталога с данными и каталога исполняемых программных файлов. Объем данных, подлежащих резервному копированию, уточняется по результатам эксплуатации СЭД в реальных условиях.
При повреждении рабочих носителей информации СЭД должна обеспечивать восстановление информации с резервных копий по состоянию на дату и время последней архивации.
Строгие требования по периодичности резервного копирования данных
СЭД не выставляются. Рекомендуется:
ежедневное резервное копирование файлов данных;
еженедельное полное копирование файлов данных;
ежемесячное резервное копирование программных файлов;
резервное копирование при обновлении версии программного обеспечения СЭД [1].
Для реализации системы электронного документооборота необходимо предусмотреть внедрение новых, либо модернизацию существующих рабочих мест и объединение их локальной вычислительной сетью. Новые рабочие
54 места ЛВС должны быть интегрированы в существующую сеть и максимально использовать имеющиеся, собственные, не арендованные ресурсы
Ход проведения обследования предприятия для реализации проекта системы электронного документооборота представлен в таблице 3.1.
Таблица 3.1 – Этапы проведения обследования
№
Наименование вопроса
Источник
информации
Исполнители
1
Цель функционирования объекта
Руководитель
2
Основные параметры объекта
Руководитель
3
Организационная и функциональная структура
Руководитель, личные наблюдения
4
Должностные инструкции
Руководитель
5
Информация об отделах
Руководитель
6
Определение состава объектов автоматизации
Руководитель
7
Определение состава задач в каждой подсистеме
Руководитель
8
Изучение и описание информационно-материальных потоков объекта
Руководитель
План-график выполнения работ при проведении обследования представлен в таблице 3. 2.
Таблица 3.2 – План график работ проведения обследования
Наименование задач
(мероприятий)
Ответственный
исполнитель
Метод
получения
информации
Источник
информации
Изучение структуры предприятия
Разработчик
Разработчик
Наблюдение
-
Беседа
Начальник отдела
Определение функций предприятия
Беседа
Начальник отдела
Изучение взаимодействия элементов
(отчетов, поручений) в системе
Наблюдение
-
Беседа
Начальник отдела
Беседа
Техники
Беседа
55
Наименование задач
(мероприятий)
Ответственный
исполнитель
Метод
получения
информации
Источник
информации
Сбор материалов, уже использующихся для создания АИС
Беседа
Техники
Анализ
Изучение отчетов и документов, необходимых в разработке
«блока отчетов» АИС
Беседа
Техники
Анализ
Узнать общие параметры
(характеристики) экономической системы
Анкета
Начальник отдела
Анализ
Узнать параметры информационных потоков
Беседа
Начальник отдела
Анализ
Узнать входные и выходные данные при составлении отчетов
Интервью
Начальник отдела
Произвести сканирование форм отчетов
Сбор материалов
-
3.2 Реализация проекта внедрения системы электронного
документооборота
3.2.1 Информационное обеспечение
Любая из систем управления в первую очередь в своей основе содержит информацию. В информационной системе основой информационного обеспечения является структурированная определенным образом база данных, в которой хранится вся информация в рамках данной информационной
56 системы. Под базой данных понимаю набор упорядоченных определенным образом данных, которые используется в процессе функционирования системы, а также все взаимосвязи между составляющими этой базы. Важным условием к данной информации состоит в её соответствии по составу и содержанию задачам, решаемым с использованием этой информации. Таким образом, необходимо отметить важность информационной базы в информационной системе, т.к. её организация и содержание влияет на эффективность функционирования информационной системы.
Информационное обеспечения подразделяют на внемашинное и внутримашинное. Внемашинное информационное обеспечение – это совокупность всех сообщений и документов, которые используются в процессе работы информационной системы в форме, доступной для человеческого восприятия без применения средств вычислительной техники.
Внутримашинное информационное обеспечение – это оставшаяся часть информационного обеспечения, представляющая собой все фиксируемые на машинных носителях документы.
3.2.2 Программное обеспечение
В качестве основного программного инструмента автоматизации документооборота была выбрана СЭД «Дело».
СЭД «ДЕЛО» - система, ориентированная на автоматизацию документооборота (от создания документа до передачи на архивное хранение) с возможностью сквозной автоматизации документооборота территориально- распределенных компаний, поддерживающая интеграцию с существующими информационными системами предприятия. Система ориентирована на автоматизацию смежных документо-ориентированных процессов
(финансовый, договорной документооборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, работа с обращениями граждан, оказание госуслуг и т.д.), с
57 возможностью организации юридически значимого документооборота компании.
Система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), — комплексное промышленное решение, обеспечивающее как сопровождение традиционно принятого в организации документооборота, так и ведение полностью электронного документооборота организации.
Система обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Работа с входящими и исходящими документами:
Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции
Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных электронной подписью
Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации
Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям
Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам
Согласование документов любого типа, включая договоры
Быстрый поиск по всем реквизитам регистрационной карточки документа, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов
Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение
Автоматизация отправки исходящей корреспонденции
Работа с внутренними документами организации
58
Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:
Формирование поручений по документам.
Передача подписанных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
Контроль прохождения и исполнения документов.
Управление доступом к документам.
Работа с шаблонами документов.
Быстрый поиск по всем реквизитам регистрационной карточки, возможность использования и сохранения сложных поисковых запросов.
Система «ДЕЛО» – тиражируемый «коробочный» продукт, без каких- либо заказных доработок решает задачи электронного документооборота, автоматизации процессов делопроизводства, а также бизнес-процессов, связанных с документооборотом, любых организаций.
Установка серверной части СЭД Дело осуществляется в несколько шагов. Первоначально необходимо установить и настроить СУБД, в данном случае Oracle. Далее с помощью мастера необходимо создать базу данных. В окне мастера создания новой базы данных необходимо указать тип используемой СУБД (рисунок 3.1).
Рисунок 3.1 – Выбор типа используемой СУБД