Файл: Совершенствование системы управления информационными потоками на предприятии.pdf

30 определяет, сколько требуется заказать продукции), но также предусматривается корректировка этих данных вручную;
− осуществление электронного оборота внутри предприятия – между распределительным центром, отделами предприятия и магазинами при осуществлении операций заказа и распределения товаров;
− распределение доступов к информации о заказах товара в соответствии с полномочиями каждого сотрудника, выполняющего определенные операции по планированию и закупке товаров;
− возможность контроля операций по планирование и закупкам товаров со стороны назначенных в организации контролеров и руководства предприятия;
− возможность хранения данных о товарах, заказах, остатках и т.п.
На предприятии ООО «ПУД» также используется программа для организации электронного документооборота «Директум».
Программа
«Директум» является отечественной многопользовательской программой, обеспечивающей следующие возможности:
− создание и ведение долговременного архива документов предприятия;
− управление закупками товаров на предприятие;
− оформление кадровой и другой документации;
− подготовка регламентов, инструкций, использующихся для осуществления основных бизнес-процессов;
− программа содержит готовые решения для обеспечения документооборота с контрагентами.
Преимущества программы «Директум» значимые для предприятия
ООО «ПУД»:
− наличие интеграционных механизмов для встраивания в ИТ инфраструктуру предприятия;

31
− возможность работы в территориально распределенной среде, так как распределительный центр, подразделения и магазины ООО «ПУД» территориально удалены друг от друга;
− программные продукты «Директум» полностью поддерживают все стандарты российского делопроизводства, обеспечивают соблюдения требований к безопасности информации и включены в реестр отечественного ПО.
В целях учета алкогольной продукции на предприятии ООО «ПУД» используются программы «ЕГАИС» – это обязательная программа, необходимость которой установлена законодательством.
Система ЕГАИС сегодня является важной и актуальной темой для всех субъектов бизнеса, связанного с производством, хранением, реализацией алкогольной продукции и древесины.
Аббревиатура
ЕГАИС расшифровывается как единая государственная автоматизированная информационная система.
Если в 2012 году в системе ЕГАИС все процессы учета были отлажены и к этой системе были подключены все производители и импортеры алкогольной продукции, а с 1 ноября 2015 года в обязательном порядке к этой системе были подключены все оптовые алкогольные компании, то 1 июля 2016 года государство обязало подключиться к системе всех розничные магазины алкоголя. С 1 июля 2017 года к системе в обязательном порядке подключились все розничные точки в удаленных населенных пунктах страны, где до последнего времени было сложно обеспечить бесперебойную работу системы.
Использование системы ЕГАИС требует от предприятий некоторые специальные знания, которые касаются не только непосредственно работы системы, но и особенностей законодательства о её применении.
Следует отметить, что ранее планировался полный переход на электронный документооборот с поставщиками, которая бы позволила

32 значительно улучшить информационный обмен с ними и всеми необходимыми отделами предприятия.
Однако данное предложение реализовано не было, так как при внедрении документооборота возникли существенные проблемы со стороны поставщиков. В частности, после приемки товара отправляется запрос на подтверждение поставщику – он должен его принять, а следовательно, быть в режиме онлайн, и подтвердить его, но водители не всегда находятся онлайн по разным техническим проблемам – отсутствие доступа в сеть, необходимость подзарядки устройств связи.
Все автотранспортные средства предприятия оборудованы системой
ГЛОНАСС, что позволяет руководству предприятия отследить, сколько времени они были на каждой точке.
Итак, по итогам анализа можно сделать следующие выводы.
Проанализировав информационные потоки между структурными подразделениями предприятия и поставщиками, был сделан вывод, что управление товарными потоками на предприятии должно основываться на оперативном учете, контроле и анализе информации о движении товарных и материальных потоков, финансовых, трудовых потоков и включать ряд управленческих операций по организации доведения товара от поставщика к покупателю для наиболее полного удовлетворения спроса населения в продуктах питания. На исследуемом предприятии эти задачи решаются в ходе выполнения ряда коммерческих и технологических процессов по закупкам товаров, их завоза, получения, складирования, хранения, распределения по магазинам, формирования ассортимента, предпродажной подготовки товаров, расчетов с покупателями и др. Основной целью формирования информационных потоков в логистических системах является предоставление органу управления управляемым объектом данных, необходимых для оптимизации управленческих решений. Средствами достижения этой цели является применение комплекса современных технических средств и использование административных, организационных

33 и экономико-математических методов и создание на этой основе системы информационного обеспечения предприятия.
Таким образом, в ходе анализа осуществления поставок продуктов в магазины предприятия были выявлены некоторые проблемы:
− движение транспорта осуществляется по условному расписанию, в котором не установлено точное время, и одновременно в один магазин могут прийти несколько машин, сотрудникам магазинов известно, какие придут, но не известно во сколько. Данное обстоятельство приводит неоптимальной работе транспорта, его простоям на месте разгрузки, задержкам в поступлении товаров в магазины. Следует отметить, что задержка товара даже на 1 час приводит к тому, что товар выкладывается на полках магазина позже, а следовательно, предприятие несет убытки, связанные с неполученными доходами;
− используемые программные продукты, в частности, М-Кристал, позволяют планировать и прогнозировать закупки товаров с относительно стабильным спросом, однако в случаях реализации товаров по промо-акциям, предприятие не всегда успевает пополнять запасы, нередко возникает ситуация дефицита, что приводит к упущенной выгоде предприятия.
Пути решения выявленных проблем представлены в третьем разделе бакалаврской работы.

34

35
Мероприятие №1. Выбор уровня дифференциации при контроле за операциями – внедрение гибкого графика доставок.
Дифференциация требуется для того, чтобы к разным видам товаров использовать соответствующие методы пополнения запасов. Соответственно различия в методах пополнения запасов приводит к различиям в схемах коммуникационного взаимодействия с поставщиками, и в свою очередь – к изменению информационных потоков.
В сфере ритейла можно выделить пять основных категорий товаров:
− новые товары;
− товары с устойчивым спросом;
− товары, по которым проводятся промо-акции;
− товары, которые не входят в постоянный ассортимент магазина, в частности, товары сезонного спроса или ажиотажного спроса;
− крупногабартные товары, которые требуют значительных логистических затрат.
Для торговой сети ООО «ПУД» вызывает сложность планирования новых товаров, товаров с промо-акциями; товаров сезонного или ажиотажного спроса.
Особенностью новых товаров является отсутствие данных о спросе на данный товар. Основная сложность заключается в выборе оптимального размера первых партий закупки новых товаров в магазины. При этом, если предприятие закажет больше объем продукции, чем текущий спрос на товар, то может понести потери, связанные с затовариванием магазина, а в случае со скоропортящимися продуктами – потери, связанные с просрочкой.
Если же предприятие закажет пробную партию нового товара в значительно меньших размерах, чем фактический спрос – тогда образуется дефицит, и соответственно, упущенная выгода для магазина.
Далее рассмотрен возможный выход из данной проблемы: можно сократить время между доставками и создать гибкий график доставок по времени и по размерам каждой доставки. Создание и реализация такого

36 гибкого графика приведет к некоторым изменениями информационных потоков между организацией и поставщиками.
Изобразим схему информационных потоков между предприятием и поставщиком в процессе вывода нового товара на рынок в магазинах «ПУД» на рисунке 6.
Рисунок 6 – Схема вывода нового товара на рынок через магазины «ПУД»
Сначала коммерческий отдел получает информацию о новом товаре и обсуждает с поставщиком возможные условия допоставки мелких партий товара в зависимости от спроса на товар (стрелка 1). У поставщика должна быть соответствующие ресурсы: сотрудники, которые могут выполнять допоставки товара, например, несколько раз в день, а также соответствующий транспорт небольшой грузоподъемности при сохранении всех обязательных требований к условиям перевозки данного товара, например, температуры.
Если у поставщика есть такие ресурсы, то коммерческий отдел делает заказ на первую небольшую партию заказа и отслеживает его реализацию посредством программы М-Кристалл (стрелка 2). Далее по заказу коммерческого отдела поставщик совершает мелкие допоставки товара для определения реального спроса на товар.
Коммерческий отдел
Магазин 1
РЦ
Магазин 2
Магазин 3
Магазин N
Поставщик 1
Поставщик 2
Поставщик N
2 1
3 4
5

37
В случае большого спроса на товар, поставщик осуществляет средний размер доставки на распределительный центр (стрелка 4), и затем он распределяется мелкими партиями по магазинам торговой сети «ПУД».
Таким образом, основной задачей при выводе нового товара на рынок является обеспечение плавности этого процесса, нельзя допускать закупок необоснованно больших партий товара, но при этом следует максимально быстро выходить на объем реализации, удовлетворяющий текущий спрос на данный товар.
В случае реализации товаров по промо-акции спрос на товар известен, но при условии прежней цены. Однако при снижении цены спрос может резко возрасти. В связи с этим, с поставщиком также обсуждается возможность допоставок товара по мере необходимости.
Мероприятие №2. Выбор уровня сложности при контроле за операциями - внедрение программы «Forecast NOW!».
Выбор уровня сложности в системах поддержки принятия решений предусматривает выбор оптимального для данной организации:
− уровня автоматизации;
− качества исходных данных, используемых в принятии решений в сфере логистики;
− использование более сложных систем принятия решений;
− способности прогнозирования и аналитики возможных действий;
− способности персонала в принятия решений и оценки предлагаемых решений.
В ООО «ПУД», несмотря на достаточно высокий уровень компьютеризации и использования информационных технологий, многие решения об объемах и сроках закупки товаров принимаются вручную, без поддержки со стороны информационной системы. Это свидетельствует о недостатках используемых систем прогнозирования спроса и недостаточном учете всех основных факторов, связанных с реализацией товаров.