Файл: В юридической деятельности.docx

Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц.
Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы

4.3. Определение полей

При создании таблиц необходимо придерживаться ряда правил.

• 
  имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными;
  
• 
  имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы;
  
• 
  желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств MS Access;
  
• 
  имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа;
  
• 
  имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([), (]).
  

После ввода имени поля необходимо задать тип данных, которые будут находиться в этом поле. В MS Access имеются следующие типы данных:

• 
  Текстовый – символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов.
  
• 
  Поле MEMO – поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации, по объему до 65 535 символов.
  
• 
  Числовой – числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Обычно по умолчанию используется подтип Длинное целое, который представляет собой число в пределах от -2 147 483 648 до +2 147 483 647.
  
• 
  Дата/Время – тип для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год.
  
• 
  Денежный – тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков.
  
• 
  Счетчик – поле содержит 4-байтный уникальный номер, определяемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1.
  
• 
  Логический – логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать.
  
• 
  Поле объекта OLE – содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.). В поле объекта OLE могут храниться произвольные данные, в том числе и данные нескольких типов.
  
• 
  Гиперссылка – дает возможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере или в Интернете. Поле типа Гиперссылка не может быть ключевым или индексированным.
  

---

4.4. Определение ключевых полей

Ключевое поле - это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то MS Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В MS Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей.

4.5. Создание и использование индексов

С целью ускорения поиска и сортировки данных в любой СУБД используются индексы. Индексявляется средством, которое обеспечивает быстрый доступ к данным в таблице на основе значений одного или нескольких столбцов. Индекс представляет собой упорядоченный список значений и ссылок на те записи, в которых хранятся эти значения. Чтобы найти нужные записи, СУБД сначала ищет требуемое значение в индексе, а затем по ссылкам быстро отбирает соответствующие записи. Индексы бывают двух типов: простые и составные. Простыеиндексы представляют собой индексы, созданные по одному столбцу. Индекс, построенный по нескольким столбцам, называется составным. Индексы обычно рекомендуется создавать только для тех столбцов таблицы, по которым наиболее часто выполняется поиск записей. Индексировать можно любые поля, кроме МЕМО-полей, полей типа Гиперссылка и объектов OLE.

4.6. Связывание таблиц на схеме данных

Для того чтобы было удобно просматривать, создавать, удалять и модифицировать связи между таблицами, в MS Access используется схема данных (рис. 9).
4.7. Обеспечение целостности данных

В MS Access обеспечивается возможность автоматической проверки целостности данных в связанных полях. Целостность данныхозначает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить проверку целостности данных можно, если выполнены следующие условия:

---

• 
  связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;
  
• 
  связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует два исключения. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если в последнем поле в свойстве Размер поля указано значение Длинное целое, или в обоих полях свойство Размер поля имеет значение Код репликации;
  
• 
  обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access.
  

Чтобы обеспечить целостность, работа с данными должна производиться с учетом ниже перечисленных правил.

• 
  Невозможно ввести в связанное поле подчиненной таблицы значение, отсутствующее в связанном поле главной таблицы. Однако можно ввести пустое значение, показывающее, что для данной записи связь отсутствует.
  
• 
  Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.
  
• 
  Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной таблицей.
  

4.8. Контроль и проверка введенных данных

MS Access может осуществлять проверку данных, вводимых в поле или запись таблицы. В MS Access существует два типа условий назначение:

• 
  условия назначение поля;
  
• 
  условия назначения записи.
  

Очень важно, что оба типа условий вводятся в систему на уровне таблицы. Это означает, что проверка вводимых данных на соответствие этим условиям будет выполняться независимо от способа ввода данных, будь то прямое редактирование записей в режиме Таблицы, или импорт из другой таблицы, или редактирование записи в форме. Это позволяет надежно защищать данные от ошибок ввода.

Условие назначение поля позволяет обеспечить ввод корректных данных в поле записи. Проверка введенного значения осуществляется при переходе к другому полю или другой записи. Если введенное значение не соответствует заданному условию, на экран выводится сообщение, указанное пользователем, или стандартное сообщение, если пользователь не определил свое.

Если условие назначение накладывается на поле, которое уже содержит данные, то при сохранении таблицы MS Access выдаст вопрос, нужно ли применять новое условие к существующим данным.

Условия назначение записи отличаются от условий назначение поля тем, что в условиях назначение записи допускаются ссылки на разные поля. Это позволяет использовать такие условия для сравнения значений, введенных в разные поля таблицы. Условия назначение записи проверяются при сохранении записи.

---

Значение поля может оказаться недопустимым по следующим причинам.

• 
  значение несовместимо с типом данных поля;
  
• 
  данные нарушают условие назначение, заданное в свойстве Условие назначение этого поля;
  
• 
  в поле необходимо ввести данные, а они не были введены.
  

Данные проверяются также при переходе на другую запись. Перед сохранением записи MS Access проверяет все условия, заданные в свойстве Условие назначение записи. Если запись нельзя сохранить, необходимо внести требуемые изменения или нажать кнопку Отменить для отмены всех изменений, внесенных в запись.

Раздел 3. Телекоммуникационные технологии, как основа инфраструктуры единого информационного пространства профессиональной деятельности

---

Тема 9 Основы телекоммуникационных технологий
и локальные сети в профессиональной деятельности

ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. Информационные сети. Основные понятия.

2. Локальные вычислительные сети.

3. Объединение вычислительных сетей.

4. Перспективы создания и развития информационно-вычислительных сетей органов внутренних дел.

1. Информационные сети. Основные понятия

1.1. Базовая модель OSI взаимодействия открытых систем

Развитие вычислительных сетей и мировая практика их создания привели к необходимости разработки стандартов по всему комплексу вопросов организации сетевых систем. Для единого представления данных в линиях связи, по которым передается информация, в 1979 г. Комитетом по вычислительной технике и обработке информации Международной организацией по стандартизации (англ. ISO - International Standarts Organization) была предложена эталонная модель взаимодействия открытых систем OSI (Open System Interconnection), обычно называемая «семиуровневой моделью». В настоящее время эта модель получила широкое распространение и признание, поскольку дает основу как для анализа существующих, так и для определения новых систем и стандартов.

Эти уровни, которые в полном или частичном (совмещенном) составе присутствуют, как правило, в любой вычислительной сети и взаимодействуют на строго иерархической основе, т.е. каждый уровень обслуживает уровень, расположенный выше, и в свою очередь пользуется услугами нижнего уровня. Стандартизация интерфейсов между уровнями не предполагалась; стандартизация должна была распространяться только на протоколы связи соответствующих уровней взаимодействующих устройств. ISO планирует разработать архитектуру открытых сетей, в которой для каждого уровня предусматривается один или несколько протоколов.

Физический уровень 1 обеспечивает интерфейс между ЭВМ и средой передачи дискретных сигналов. На физическом уровне через абонентские каналы передаются последовательности бит.

Уровень 2 (уровень управления линией передачи данных или канальный) формирует из данных, передаваемых уровнем 1, так называемые «кадры» и их последовательность. Здесь также осуществляется управление доступом к передающей среде, обнаруживаются и исправляются ошибки. При возникновении ошибок автоматически выполняется повторная посылка кадра.

---