Файл: Совершенствование учета оплаты труда и заработной платы в условиях применения прикладных программных продуктов.docx
Добавлен: 18.01.2024
Просмотров: 126
Скачиваний: 10
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Бухгалтеры могут вести расчет по исполняемым должностям в разрезе источников и объектов финансирования, с учетом применения коэффициента индексации, как по всем выплатам, так и дискретно.
В Контур.Зарплате есть возможность рассчитать алименты. Для расчета алиментов предназначен вид удержаний 318 Алименты. При добавлении этого вида в лицевой счет сотрудника вводятся дополнительные реквизиты, содержащие данные о получателе алиментов. С помощью этого вида рассчитывается сумма алиментов (в т. ч. частями удерживается задолженность).
В программе Контур.Зарплата при увольнении сотрудника можно выполнить все расчеты и сформировать нужные документы одновременно.
Бухгалтерия все больше пользуется техническими новшествами, специалисты продолжают разрабатывать программы, чтобы упростить ведение бухгалтерского учета13.
Таким образом, руководству предприятия необходимо выбрать оптимальную стратегию автоматизации учета труда и его оплаты, которая будет соответствовать современным требованиям и специфике деятельности и, в следствии, будет иметь минимальные затраты на внедрение и обслуживание необходимого программного обеспечения.
ГЛАВА 3. Совершенствование учета оплаты труда и заработной платы в условиях применения прикладных программных продуктов
Учет расчетов с персоналом по оплате труда является одним из наиболее трудоемких участков учетной работы. На данном участке требуется обрабатывать многочисленную документацию по начислению заработной платы, удержаниям, по расчету налогов и отчислений. В учете заработной платы присутствуют сложные математические расчеты и информационные взаимосвязи. В связи с этим автоматизация бухгалтерского учета – это одно из главных условий обеспечения требуемого качества и оперативности ведения бухучета в современных условиях. Вместе с тем автоматизация требует определенных материальных затрат на приобретение и эксплуатацию необходимого компьютерного оборудования, разработку и сопровождение соответствующего программного обеспечения.
Выбор бухгалтерской программы зачастую основывается на опыте и субъективном мнении коллег по цеху. Но такой подход ограничивает круг рассматриваемых продуктов. Необходимо обратить внимание на критерии, предъявляемые к программам учета оплаты труда и заработной платы.
Основным критерием для многих является набор предоставляемых функциональных возможностей системы. Это один из самых обширных для анализа моментов. Большинство программ имеют транзакционный тип ввода данных – большой объем информации в режиме реального времени вводится в систему в виде первичных документов, при этом автоматически формируются определенные проводки. Также программы позволяют вести классический бухгалтерский учет в соответствии с положениями по бухгалтерскому учету.
Типовые конфигурации существующих бухгалтерских программ направлены на обслуживание стандартных бизнес-процессов. Если в компании требуется вести, например бухгалтерский учет строительной деятельности, необходимы формы КС-2, КС-3 и т.д., то, как правило, необходимо использовать специализированные отраслевые решения, которые позволят без глубокой переработки поставляемой системы вести бухгалтерский учет.
К сожалению, далеко не все предлагаемые на рынке бухгалтерские программные продукты могут предложить соответствующие возможности. Поэтому при выборе оптимального типового программного продукта для ведения бухгалтерского учета в компании следует выделить специфические разделы учета, которые могут потребовать дополнительного согласования и доработки при внедрении системы. К таким разделам можно отнести: сложный учет и распределение затрат, экспортные операции, сложный учет НДС, отраслевую специфику и многие другие.
Выбирая программу для ведения учета оплаты труда и заработной платы, стоит обратить внимание не столько на саму программу, сколько на предлагаемое комплексное обслуживание. В первую очередь для бухгалтера важна оперативность отражения изменений законодательства. Постоянное изменение нормативных актов, форм отчетности, правил расчета заработной платы персонала компании требуют от системы своевременного обновления. Это один из самых существенных критериев оценки программы с точки зрения комфорта работы пользователя в системе.
В настоящее время ведущие поставщики прикладных программных продуктов обеспечивают оперативные обновления посредством сети Интернет. Имея зарегистрированную копию программы, собственный уникальный пароль доступа, пользователь имеет возможность оперативно скачивать обновления системы самостоятельно. Такой сервис дает возможность опытным пользователям самостоятельно устанавливать обновления без дополнительных контактов или затрат на вызов специалиста. При этом стоит иметь ввиду, что доработанные конфигурации с измененной бизнес-логикой самостоятельно обновить крайне сложно. В этом случае потребуются услуги соответствующих специалистов.
Следующим важным фактором является удобство системы. Проще говоря, система должна быть интуитивно понятна пользователю, владеющему предметной областью. В настоящее время ведущие разработчики бухгалтерского программного обеспечения уделяют особое внимание интуитивно понятному интерфейсу системы, возможностям быстрого запуска, самостоятельного освоения системы. Наличие пакета методической литературы способствует успешному запуску системы. Специализированные методические материалы позволяют самостоятельно изучить нюансы работы с новой программой, а также найти ответы на вопросы, возникающие при работе с программой, особенно на этапе запуска.
Одним из самых важных аспектов любой системы является сервис и техническая поддержка программного комплекса. Причем стоит разделять сервис, необходимый при старте системы и работы по поддержке, необходимые пользователям в процессе эксплуатации программы.
Зачастую при запуске нового программного комплекса необходим первичный перенос данных из предыдущих систем учета. Большинство современных программ позволяют специалистам перенести большую часть остатков, если они имеются в электронном виде. При этом стоит отметить, что далеко не всегда имеет смысл прибегать к сложному процессу автоматического переноса, т.к. в большинстве случаев достаточно потратить относительно немного времени на ручной ввод бухгалтерских остатков. Безусловно, это не относится к остаткам, насчитывающим тысячи записей аналитического учета.
Далее не менее важным является наличие и качество предлагаемого обучения пользователей работе с системой. Большинство поставщиков бухгалтерского программного обеспечения имеют собственные учебные центры, а некоторые из них предлагают бесплатное прохождение курса при установке программного продукта. Практически всегда такое ознакомление с системой происходит в специализированных учебных классах партнера. В связи с увеличивающейся сложностью бухгалтерских программ желательно пройти полноценный курс обучения в учебном центре – это существенно снизит время на дальнейшее освоение системы. При запуске больших проектов по ведению бухгалтерского учета целесообразно провести обучение на территории заказчика, что снизит временные и финансовые издержки.
В последнее время многие руководители компаний и главные бухгалтеры уделяют особое внимание необходимости обучения персонала при запуске и эксплуатации бухгалтерских систем. Это, несомненно, можно считать правильным современным подходом для создания мощной команды профессионалов в компании и для развития бизнеса в целом.
Бухгалтерскую программу необходимо не только установить, но и в дальнейшем обслуживать. Поэтому, выбирая поставщика, необходимо оценить уровень и количество его специалистов. В последнее время довольно распространена ситуация, когда компания устанавливает программный продукт, но количество специалистов не позволяет осуществлять оперативную поддержку клиентов или телефонная линия консультаций не готова обслужить всех заинтересованных пользователей. Компетенция и профессионализм сотрудников партнера по поставке и обслуживанию системы для многих пользователей является важным критерием приверженности конкретному программному продукту и компании поставщика.
Для большинства компаний ключевым моментом при выборе программного продукта может служить возможность построения системы распределенной информационной базы стандартными средствами. Такая возможность позволит обеспечить одновременную работу в нескольких локальных сетях с одной базой в оффлайн режиме с последующей синхронизацией данных. В основном, это применяется для удаленных офисов или домашнего компьютера бухгалтера.
Отдельно остановимся на таком аспекте, как открытость системы. Он наиболее важен для внедрения бухгалтерской программы на крупных предприятиях, когда требуется доработка системы под бизнес-процессы конкретной организации. Причем эта доработка может быть выполнена как специалистами компании – партнера по внедрению, так и собственными силами компании по автоматизации. К тому же многие партнеры позволяют подготовить специалистов в организации для обеспечения квалифицированной поддержки системы собственными силами. Этот критерий часто выходит на первый план при автоматизации бухгалтерского учета больших компаний и холдингов, где без обеспечения дополнительного функционала система окажется не работоспособной.
Затрагивая вопрос открытости системы, необходимо учитывать и гибкость типового программного продукта. Речь идет о возможностях системы обеспечить пользователя необходимыми инструментами учета с помощью существующих настроек и параметров (без доработки). Эта функция наиболее важна при желании пользователя работать именно в типовой конфигурации, не внося никаких изменений. Такой подход наиболее оправдан в небольших компаниях, т.к. существенно упрощает процесс обновления системы. Не секрет, что доработка конфигурации, а тем более существенная ее переработка влечет за собой немалые затраты на внесение необходимых обновлений, иногда доходящие до 30 процентов от разработки.
Отдельно стоит сказать о возможностях экспорта-импорта данных бухгалтерской системы с другими программными комплексами. Во многих современных системах такие операции, как расчет заработной платы и управление персоналом, учет торговых операций ведется в отдельных информационных базах. Разделение информационных баз целесообразно по разным причинам.
В первую очередь, специализированная конфигурация способна в большей мере обеспечить потребности того или иного подразделения. Кроме того, технологии бухгалтерского и оперативного учета существенно отличаются, т.к. бухгалтерия «живет» отчетным периодом, а не текущими движениями, что характерно для оперативных баз данных. Подсистема расчета заработной платы во многих компаниях реализована в отдельной системе. При кажущейся простоте такой организации возникает сложный вопрос обмена данными с последующей синхронизацией. Далеко не все системы готовы обеспечить корректный обмен произведенными операциями. Это необходимо учитывать при выборе системы, т.к. важнейшей задачей автоматизации является однократный ввод данных в систему.
Важным моментом является сам функционал системы. Комплексные системы более приспособлены к развитию бизнеса и внедрением новых подсистем учета. Сейчас подобные системы переживают очередной всплеск интереса в компаниях с массой разрозненных информационных баз. Все больше компаний изъявляет свое желание выстроить стройные информационные процессы. Внедрение единой системы требует качественной поддержки партнеров по внедрению и более высокой квалификации персонала.
Если подразделение бухгалтерии обрабатывает большую часть входящих первичных документов, вероятнее всего, следует остановить выбор на отдельных специализированных конфигурациях для ведения бухгалтерского учета и расчета заработной платы. Если речь идет об автоматизации компании в целом, вовлекая различные подразделения, – стоит присмотреться к внедрению комплексной информационной системы.