Файл: Совершенствование кадрового менеджмента в системе государственной гражданской службы: тенденции и приоритеты (на примере Яковлевской территориальной администрации).pdf

В Яковлевской территориальной администрации кадровую работу осуществляет отдел кадров, который подчиняется непосредственно руководителю Администрации.

По штатному расписанию численность отдела 5 штатных единиц, представлены на рис. 1.

Рисунок 1 – Ответственные в работе с кадрами в Яковлевской территориальной администрации

Отдел кадров совместно с руководителем Администрации осуществляет подбор и расстановку кадров. Организует правовую работу, ведение делопроизводства и архивную работу.

В соответствии с Положением выделяются следующие основные функции:

• разработка проектов документов по вопросам, входящих в компетенцию отдела;
• подбор кандидатов, анализ их профессиональных, моральных и деловых качеств;
• учет сотрудников и предоставление установленной отчетности;
• организация анализа квалификационного уровня сотрудников управления с учетом специфики деятельности подразделений и определения их соответствия занимаемым должностям;
• подготовка предложений руководству Управления о проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников в целях поддержания их профессионального уровня;
• обеспечение проведения аттестации сотрудников;
• организация защиты персональных данных сотрудников организации;
• документальное оформление трудовых отношений с сотрудниками в соответствии с законодательством РФ о труде.

Главный специалист по работе с кадрами подчиняется непосредственно главе Администрации и его заместителям и выполняет следующие функции:

• планирование текущей и перспективной потребности в кадровых ресурсах для структурных подразделений организации;
• разработка проектов документов по вопросам, входящих в компетенцию;
• учет сотрудников и предоставление установленной отчетности.[20].

Кроме того, специалист по работе с кадрами разделяет вместе с другими руководителями ответственность за управление всей организацией, принимает участие в обсуждении важнейших для нее вопросов развития, определения стратегии – выступает, прежде всего, как специалист в области управления людьми, как своего рода внутренний консультант по этому вопросу для остальных руководителей. Функциональное разделение труда по работе с кадрами представлено в Приложении А.

Из данных таблицы видно, что все функции централизованы и это даёт четкий контроль над работой сотрудников. Непосредственный подбор кандидатов, анализ их профессиональных, моральных и деловых качеств осуществляется специалистом по подбору персонала.

Направление функционирования системы управления персоналом задается в соответствии с кадровой политикой, которая прописана в Уставе. Отдел кадров регулярно анализирует данные, характеризующие различные аспекты состояния персонала. Состояние человеческих ресурсов предоставляет информацию о различных сторонах кадрового обеспечения, профессиональном обучении, динамике движения служащих и т.д.

Кадровую работу образует выполнение следующих мероприятий:

• работа с формой Т-2;
• составление списков работников по категориям;
• составление графиков отпусков;
• формирование форм отраслевой статистической отчетности;
• оформление пенсионных документов;
• оформление документов во внебюджетные фонды;
• подготовка сведений о травматизме;
• оформление документов по награждению и поощрению;
• планирование ротации управленческих кадров;
• ежеквартальная сверка списочного состава работников;
• анализ текучести кадров;
• оформление документов на лиц, направленных на повышение квалификации;
• сверка регистрации трудовых книжек.

Предварительный анализ выполняемых функций отдела свидетельствует о том, что данная служба выполняет преимущественно учетные функции. Это негативно характеризует состояние кадровой работы Канцелярии. [21].

Направление функционирования системы управления персоналом задается в соответствии с кадровой политикой, которая прописана в Уставе.

Анализ эффективности кадровой работы в Яковлевской территориальной администрации

Анализ эффективной кадровой работы в Администрации позволит добиться следующих преимуществ в осуществлении государственного управления:

• ясное определение видов деятельности, которые должны будут приниматься для достижения целей органов государственного управления;
• ясность в понимании проблем руководства и кадров;
• побуждение к сотрудничеству через координацию деятельности между различными служащими и отделом;
• добиться единообразия и последовательности в принятии решения;
• децентрализация власти, что улучшит производственные отношения;
• укрепление морали и улучшение общих отношений;
• четкое определение правил, которыми должны руководствоваться работники;
• определить порядок отбора, набора и расстановки кадров;
• создать качественные оценки требуемого персонала;
• спланировать движение персонала и другое. [23].

Целесообразным в данной работе является анализ движения кадров. Рассчитаем коэффициенты движения персонала Администрации на основе данных, изложенных в таблице 1.

Таблица 1 – Динамика движения кадров в Яковлевской территориальной администрации за 2017-2018 гг.

1. Коэффициент интенсивности оборота по приему – отношение числа принятых за период работников к среднему списочному их числу.

Кп = Чп / Чс, (1)

где Кп – отношение числа принятых за период работников к среднему списочному их числу;

Чп – число принятых за период работников;

Чс – средне списочная численность работников.

Производственные расчеты: Кп (2017 г.) =3/31= 0,097;

Кп (2018 г.) = 3/38=0,088.

1. Коэффициент текучести (Кт) – отношение числа уволенных за период работников (Чв) к среднесписочной численности.

Кт = Чв / Чс, (2)

где Чв – число выбывших работников;

Чс − средне списочная численность работников.

Кв (2017 г.) = 2/31=0,065;

Кв (2018 г.) = 2/34=0,59.

На основе проведенных расчетов можно сделать следующее заключение: число поступивших добровольно превышает или равно числу выбывших сотрудников, что свидетельствует об увеличении штата сотрудников и введении новых должностей.

Текучесть кадров можно охарактеризовать как умеренно-высокую. В среднем за год увольняется около 7 % сотрудников.

В ряде отделов Администрации отмечен нездоровый социально- психологический климат. Это проявляется в том, что не все сотрудники воспринимают доброжелательно критику, ряд руководителей среднего звена оказывают давление на подчиненных. В Администрации не принимается никаких мер по оздоровлению климата в коллективе, учитывая, что морально- психологический климат является одним из факторов эффективной работы всего коллектива.

В Администрации существует отработанная система привлечения работников. В ней имеется главный специалист по кадровым вопросам. Каждый работник Администрации имеет свое строго фиксированное рабочее место, оснащенное необходимыми техническими средствами.

В Администрации установлены очень жесткие рамки отбора кандидатов на вакантные должности. Наем работников осуществляется через объявление на замещение должности образовавшегося вакантного места. Высокий конкурс отбора для Администрации – это норма, но вместе с тем, данный подход справедлив, принимаются на работу лучшие и более подготовленные сотрудники. Однако стоит отметить, что Администрация проводит также политику взращивания молодых специалистов.

Намечается тенденция увеличения затрат на повышение квалификационного уровня сотрудников Администрации. В ходе анализа стало очевидным, что одними из главных недостатков по формированию кадров Администрации стали отсутствие программы карьерного роста, текучесть персонала, неудовлетворенность работников условиями работы и т.д.

Анализ выявил проблему неудовлетворенности сотрудниками (специалистами, начальниками отделов и др.) вопросами реализации карьерного роста.

Служащие отдела кадров имеют стаж работы по специальности от 1 года до 10 лет. Из 5 специалистов 4 имеют высшее юридическое образование, 1 – высшее образование, не соответствующее функциям, возложенным на отдел, 1

– среднее юридическое.

Отдел кадров осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением, утвержденным приказом руководителя Администрации.

В соответствии с данным Положением установленной сферой деятельности отдела является правовое обеспечение деятельности Администрации и осуществление кадровой работы.

Каждое направление кадровой работы обеспечено нормативно-правыми актами и в этом отношении в основном принадлежит Федеральному закону «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В своей работе кадровая служба Администрации руководствуется также и ведомственными нормативно-правовыми актами. Но по такому важнейшему направлению кадровой работы, как организация работы с кадровым резервом, нормативно - правового акта в котором был бы четко обозначен порядок работы, нет.

Под кадровым резервом государственной службы понимается специально сформированная на основе индивидуального отбора и комплексной оценки группа работников, прошедшая специальную подготовку, обладающая необходимыми профессиональными, деловыми, личностными и морально- этическими качествами для выдвижения на более высокие государственные должности. В соответствии со ст. 64 Федерального Закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» № 79-ФЗ от 27 июля 2004 г. формируется кадровый резерв на конкурсной основе (по результатам конкурса) и в него имеют право зачисляться не только действующие гражданские служащие, но и граждане, желающие поступить на гражданскую службу.[4].

Рассмотрим основные направления кадровой работы, проводимой специалистами отдела юридического обеспечения, кадров и государственной службы Администрации.

Кадровая политика Канцелярии осуществляется только на уровне руководства. Отдел кадров ведет учетную работу и в формировании кадровой политики не участвует.

Кадровую политику Канцелярии можно охарактеризовать как пассивную, поскольку руководство организации не имеет выраженной программы действий в отношении персонала, а кадровая работа сводится к ликвидации негативных последствий. Для организации характерно отсутствие прогноза кадровых потребностей, средств оценки труда и персонала, диагностики кадровой ситуации в целом. Руководство в ситуации подобной кадровой политики работает в режиме экстренного реагирования на возникающие конфликтные ситуации, которые стремится погасить любыми средствами, зачастую без попыток понять причины и возможные последствия.

Политика Администрации является открытой. Открытая кадровая политика характеризуется тем, что учреждение прозрачно для потенциальных сотрудников на любом уровне, можно прийти и начать работать как с самой низовой должности, так и с должности на уровне высшего руководства. Учреждение готово принять на работу любого специалиста, если он обладает соответствующей квалификацией.

Принимая во внимание, что главный руководитель обременен многими другими жизненно важными для учреждения функциями, можно говорить, что формирование кадровой политики осуществляется не на должном уровне. Кадровая политика документально не регламентируется и официально не озвучивается. Поэтому очень трудно дать оценку кадровой политики с точки зрения ее видов: открытая или закрытая, агрессивная или умеренная.

Проанализируем, какие направления, традиционно присущие кадровой службе, присутствуют в работе отдела кадров Администрации.

Процесс управления персоналом традиционно включает девять основных направлений деятельности:

1. Кадровое планирование, осуществляемое с учетом потребности организации и внешних условий.
2. Поиск и отбор кадров.
3. Адаптация новых работников. Обеспечения мягкого вхождения новых работников в организацию (подразделение, должность) и максимально быстрого достижения ими требуемого режима работы и норм трудовой отдачи.
4. Анализ работы и нормирование труда.
5. Система мотивации и стимулирования труда: широкий набор средств формирования должной мотивации работников, от материальных стимулов до расширения полномочий и обогащения содержания труда с целью улучшения отношения персонала к выполняемой работе и организации и повышения заинтересованности в достижении высоких результатов.
6. Обучение и развитие, которое призвано увеличить потенциал работников, их вклад в достижение целей организации.
7. Оценка исполнения: сравнение результатов работы с имеющимися стандартами или с целями, установленными для конкретных должностных позиций.
8. Внутриорганизационные перемещения работников: горизонтальная и вертикальная ротация кадров по заданной программе; повышения и понижения в должности с учетом ценности работника и его способностей.
9. Формирование и поддержание организационной культуры: стиля руководства, климата взаимоотношений, традиций, порядков, норм, правил, стандартов поведения и ценностей, обеспечивающих эффективное функционирование организации.