Добавлен: 29.03.2023
Просмотров: 84
Скачиваний: 4
- создать отдел качества;
- составить программу развития предприятия на ближайшие 5 лет;
- развитие и усовершенствование существующей политики, и освоение новых направлений деятельности;
- освоение новых регионов;
- постоянное завоевание доверия и уважения наших клиентов и работников;
- расширение фирмы.
Организационная структура предприятия – линейная (рис. 2.1). Во главе стоит генеральный директор, далее коммерческий директор, главный бухгалтер, начальники отделов, специалисты. На сегодняшний день в компании работает 29 сотрудников – табл. 5. При большой загрузке основных рабочих на предприятие привлекаются дополнительные сотрудники, которые работают на контрактной основе.
Редакторский отдел
Генеральный директор
Маркетин
говый отдел
Бухгалтерия
Художественный отдел
Отдел анализа и продаж
Производст
венный отдел
Коммерческий директор
Рисунок 2.1 - Организационная структура предприятия ООО Издательский дом «Сократ»
Таблица 2.1 -Численность руководителей, специалистов и служащих
|
Подразделение |
Должность |
Количество, чел. |
|
Руководство |
Генеральный директор |
1 |
|
Коммерческий директор |
1 |
|
|
Бухгалтерия |
Главный бухгалтер |
1 |
|
Бухгалтер |
2 |
|
|
Маркетинговый отдел |
Главный маркетолог |
1 |
|
Менеджер |
2 |
|
|
Производственный отдел |
Начальник производственного отдела |
1 |
|
Корректор |
2 |
|
|
Верстальщик |
2 |
|
|
Художественный отдел |
Главный художник |
1 |
|
Дизайнер |
3 |
|
|
Фотограф |
1 |
|
|
Редакторский отдел |
Главный редактор |
1 |
|
Редактор |
2 |
|
|
Отдел анализа и продаж |
Начальник отдела |
1 |
|
Менеджер |
2 |
|
|
Программист |
1 |
|
|
Инженер-технолог |
1 |
|
|
Секретарь |
1 |
|
|
Водитель |
1 |
|
|
Уборщица |
1 |
|
|
Итого |
29 |
Основная цель деятельности любого издательства — выпуск книги, которая будет пользоваться спросом и принесет прибыль. Книга – результат коллективного труда.[24] Не требует доказательства тот факт, что хорошая книга является результатом удачно сложившихся отношений между издателем, редактором (литературным и художественным) и автором. В процессе организации работы необходимо, чтобы было обеспечено беспрепятственное и творческое взаимодействие всех сотрудников издательства, участвующих в концепции создания книги, ее оформлении, продаже, организации рекламной кампании.
2.2 Резюме проекта
К сожалению, на сегодняшний день, в ООО Издательский дом «Сократ» отсутствует автоматизированная система документооборота и все документы между сотрудниками и клиентами в различных формах и форматах передаются в рамках файловой системы локальной сети (рис. 7) или по электронной почте. В последнее время используются социальные сети Вконтакте, Одноклассники. Все это говорит о существенно низком уровне организации документооборота в ООО Издательский дом «Сократ»» с очень большими рисками потери, несанкционированного доступа и прочих проблем в сфере обращения с документами.
На предприятии ООО Издательский дом «Сократ» установлена локальная сеть (рисунок 2.2) с пропускной способностью 10 и 100 мега-бит, исполненной как на витой паре, так и на коаксиальном кабеле. Сервер локальной сети ООО Издательский дом «Сократ»: Используются сетевая ОС - Solaris 10. Клиенты сети - MicrosoftWindowsXPSP 3. Сервер SQL: 2* IntelXeon -3 ГГц, L2-K3in - 2Mb, частота системной шины - 800 МГц / RAM 2 ГБ с возможностью расширения до 4 ГБ, DDR2 SDRAMDIMM (PC3200)/HDD 6*300Gb 15000 об/мин, Ultra 320 SCSIHDD; ОС: Solaris10; БД: SunFireE6900 RackedServer.
В сети, построенной по топологии типа "звезда" каждая рабочая станция подсоединяется кабелем (витой парой) к концентратору или хабу (hub). Концентратор обеспечивает параллельное соединение ПК и, таким образом, все компьютеры, подключенные к сети, могут общаться друг с другом. На рисунке 6 представлено логическое представление топологии типа "звезда".
Рисунок 2.2 - Топология локальной сети ООО Издательский дом «Сократ»
Данные от передающей станции сети передаются через хаб по всем линиям связи всем ПК. Информация поступает на все рабочие станции, но принимается только теми станциями, которым она предназначается. Так как передача сигналов в топологии физическая звезда является широковещательной, т.е. сигналы от ПК распространяются одновременно во все направления, то логическая топология данной локальной сети является логической шиной.
Информационные потоки — это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому.[25] Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не рассматривается в качестве информационных потоков.
Система информационных потоков — совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков — это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.
Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации.
Сегодня отлаженное делопроизводство и документооборота на предприятиях любой сферы деятельности стали неотъемлемой частью эффективной работы. А потому слова "конкурентоспособный" и "эффективный" стали синонимами.
Внедрение систем автоматизации документооборота в ООО Издательский дом «Сократ», как и в других предприятиях сферы услуг, позволит сделать работу консультантов более эффективной. Это происходит в первую очередь за счет того, что уменьшается продолжительность времени, затрачиваемого на выполнение некоторых операций. Например, поиска и форматирования резюме, размещения его на сайте кадрового агентства, отправка работодателю и др.
Посредствам системы автоматизации документооборота происходит формализация процессов в агентстве, разработка одинаковых для консультантов стандартов качества, а также информирование руководителя о текущем состоянии любого из проектов. Все это в итоге способствует повышению управляемости ООО Издательский дом «Сократ» и всех бизнес-процессов ООО Издательский дом «Сократ».
Вопросы, которые сегодня актуальны для ООО Издательский дом «Сократ» - это:
- Ведение клиентской базы, истории взаимодействия с клиентами, планирование такого взаимодействия в будущем.
- Введение в должность нового сотрудника либо замена сотрудника.
- Огромное количество работы, связанной с резюме каждого кандидата.
- Планирование объемов работы для каждого консультанта, объективная оценка их деятельности.
- Объективное отношение к работе ООО Издательский дом «Сократ».
- Неудобство работы с бумажными документами.
Благодаря внедрению систем в ООО Издательский дом «Сократ» все эти задачи могут быть с легкостью решены.
Автоматизированная система ООО Издательский дом «Сократ» помогает также в организации работы агентства, у которого имеются филиалы. В течение нескольких минут в центральный офис поступает вся необходимая информация по каждому из филиалов.
Существенным преимуществом описываемой системы является защита данных, которые перемещаются по каналам связи зашифрованными. Также каждый электронный документ удостоверяется электронной подписью, идентифицирующей его автора. Несмотря на то, что база данных одинакова для всех сотрудников, каждый из них может видеть лишь те документы, которые нужны ему для работы.
Помимо перечисленных возможностей внедрение систем автоматизации в ООО Издательский дом «Сократ» позволит:
1) Вести информацию о клиенте и историю взаимодействия с ним в электронном виде.
Все это безусловно поможет в дальнейшем для планирования нового сотрудничества. В системе можно предусмотреть возможность календарного планирования, что позволяет помнить о звонке или запланированной встрече. Существенно упрощает работу с документами встроенная система, позволяющая генерировать документы по шаблонам. С ее помощью договоры, акты, заявки и иные документы создаются автоматически, также в них подставляются и необходимые реквизиты. Предусмотрена возможность отдельного формата документов для каждого клиента.
2) Вводить нового сотрудника в должность без лишних сложностей.
При внедрении системы автоматизации документооборота процесс введения сотрудника в должность существенно упрощается, т. к. все сведения, связанные с деятельностью агентства, фиксируются в системе, в том числе и ситуация, которая складывается на месте работы. Сотрудник получает доступ к необходимым данным, а также возможность совершения действий в системе на основе своих должностных полномочий.[26] Вся информация, касающаяся вакансий, кандидатов, собеседований и др. находится на рабочем месте консультанта. Поэтому, если возникает необходимость передать дела другому сотруднику, то такая передача осуществляется сменой сотрудника на должности.
3) Осуществлять ежедневную работу с вакансиями и резюме.
Системой автоматизации документооборота предлагается несколько средств, позволяющих уменьшить объемы работы, связанной с классификацией резюме. Во-первых, можно переложить на кандидатов часть такой работы. При заполнении резюме ими может быть использована специальная веб-форма, данные которой попадают затем в систему. Во-вторых, упрощенный поиск кандидатов на определенную вакансию. Он может происходить либо по полям в резюме, либо по тем файлам, которые в него вложены. Вы сможете сохранить свой запрос и использовать его при поиске в будущем.
Помимо этого, посредствам системы на специализированных сайтах происходит автоматическая публикация о вакансиях, что существенно экономит время сотрудника.
Таким образом, очевидны преимущества внедрения электронного документооборота в ООО Издательский дом «Сократ» перед бумажным. Автоматизированная система поможет сделать их доступнее, лучше обеспечивает сохранность. Также с ее помощью можно будет следить за статусом выставленных счетов, подписания, получения или отправки бумажных документов.
Одной из дополнительных возможностей данной системы является контроль над своевременным исполнением сотрудниками своих обязанностей. Так, если истек срок, отведенный для работы с документом, автоматизированная система оповещает соответствующего сотрудника об этом. Если сообщение игнорируется, то оно направляется руководителю.
Внедрение системы СЭД в ООО Издательский дом «Сократ» подразумевает проведение определенной процедуры, которая позволит оптимизировать этот процесс:
1. Выбор наиболее оптимальной системы СЭД в условиях внедрения в ООО Издательский дом «Сократ».
2. Адаптация выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО Издательский дом «Сократ».
3. Использование выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО Издательский дом «Сократ».
4. Анализ эффективности использования выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО Издательский дом «Сократ».
Проведем внедрение системы СЭД в условиях внедрения в практику ООО Издательский дом «Сократ» на основе предложенной процедуры.
1. Выбор наиболее оптимальной системы СЭД в условиях внедрения в ООО Издательский дом «Сократ».
Выбор системы электронного документооборота - шаг ответственный, во многом определяющий как дальнейшее развитие электронного документооборота, так и самой организации или предприятия.[27] Очень часто выбор системы руководство компании возлагает на руководителей и специалистов службы ДОУ. Как им разобраться в обилии предложенных рынком СЭД, сильно отличающихся по функционалу и стоимости, и выбрать наиболее подходящее решение для своей компании?
Выбор системы электронного документооборота зависит от уровня зрелости документооборота в компании и, соответственно, ее готовности к организации электронного документооборота. Выбор системы также зависит от того, что заказчик хочет от нее получить (цели внедрения системы мы распишем ниже), какими ресурсами (денежными, временными, человеческими и пр.) он располагает для достижения желаемого.