Файл: Пример проекта и команды для его реализации.pdf

Таким образом, победителем рейтинга в условиях работы стала система Е1 ЕВФРАТ компании CognitiveTechnologies. Система имеет наиболее полный функционал при минимальной стоимости. Отсутствие дополнительно закупаемых модулей делают систему привлекательной для заказчиков разного статуса и ранга.

Система «ЕФРАТ» является одной из самых известных программных продуктов, разработанных для автоматизации документооборота на предприятии, а также подходит под требования для ОАО "Каро". В первую очередь стоит упомянуть, что система «ЕФРАТ - Документооборот» соответствует всем правилам ГОСТа по делопроизводству и, в то же время, демонстрирует удивительную гибкость функций и настроек.

Также, важно учесть, что для использования системы не требуется установка дополнительного программного обеспечения, что сокращает затраты на внедрение.

Система обладает возможностями расширенного поиска с применением морфологического анализа текста. Она проста и удобна при использовании благодаря интуитивно понятному интерфейсу. «ЕФРАТ - Документооборот» активно использует криптографические средства защиты и электронную цифровую подпись (ЭЦП). В систему встроен развернутый инструментарий, который повышает скорость адаптации сотрудников предприятия - менеджер журналов и отчетов, дизайнер форм и маршрутов.

Безусловно, существует опция по ограничению прав доступа.

Благодаря встроенному генератору отчетов можно формировать детальные аналитические данные по любому типу документации.

Благодаря поддержке web-интерфейса, система позволяет работать с документацией в любой стране мира через браузер.

Четыре основных довода в пользу автоматизации электронного документооборота

С учетом этих тенденций в системе ЕВФРАТ, кроме традиционных функций электронного документооборота, реализованы новые возможности по автоматизации бизнес-процессов организации, таких как: взаимодействие с заказчиками, управление договорами, прием обращений граждан и пр. В их основе лежат принципиально новые технологии, разработанные специалистами CognitiveTechnologies. Таким образом, использование системы ЕВФРАТ позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом ЕВФРАТ интегрирована с популярными офисными программами, что делает переход на нее удобным и безболезненным.

Кроме того, система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов ЕВФРАТ совмещает в себе отлаженность коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает что, с одной стороны, система ЕВФРАТ готова к быстрому вводу в эксплуатацию, обеспечивая быструю отдачу от инвестиций, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.

---

Готовность внедрения системы ЕВФРАТ по клику особенно актуальна в современных экономических условиях, когда даже крупные организации не готовы к долгосрочным проектам с отложенным по времени результатом, дорогостоящим консалтингом и серьезными доработками.

2.3 Состав команды проекта и планирование времени реализации проекта 

Команда проектавнедрение системы автоматизации документооборота в ООО Издательский дом «Сократ» будет включать такой состав:

- Генеральный директор ООО Издательский дом «Сократ».

- Программист ООО Издательский дом «Сократ»,

- Главный бухгалтер ООО Издательский дом «Сократ»,

- Начальник производственного отдела ООО Издательский дом «Сократ».

Ниже представлен сетевой график проектавнедрение системы автоматизации документооборота в ООО Издательский дом «Сократ», который включает такие основные этапы его реализации:

1.1 Определение основных участников

1.2 Распределение обязанностей

2.1 Формирование бизнес-плана проекта

2.2 Закупка программного оборудования

2.3 Выполнение сервисных работ

3.1 Формирование пактов документов

3.2 Согласование пакета документов

4.1 Подбор оборудования

4.2 Покупка оборудования

4.3 Размещения и наладка оборудования

5.1 Запуск системы электронного оборота

Календарный план график проектавнедрение системы автоматизации документооборота в ООО Издательский дом «Сократ» представим в виде диаграммы Ганта. Диаграмма Ганта проекта - показывает как даты начала и окончания, так и продолжительность работы; используется для представления хода реализации проекта – табл. 2.2.

Таблица 2.2 - Диаграмма Ганта

СДР	Месяц и год	05.15	06.15	07.15	08.15	09.15	10.15	11.15	12.15	01.16	02.16	03.16	04.16	05.16
1.1 Определение основных участников
1.2 Распределение обязанностей
2.1 Формирование бизнес-плана проекта
2.2 Закупка программного оборудования
2.3 Выполнение сервисных работ
3.1 Формирование пактов документов
3.2 Согласование пакета документов
4.1 Подбор оборудования
4.2 Покупка оборудования
4.3 Размещения и наладка оборудования
5.1 Запуск системы электронного оборота

---

Для данного проекта источником финансирования являются собственные средства в сумме 200 000 руб. Для расчета общей стоимости проекта нужно суммировать расходы, связанные с внедрение системы электронного оборота - табл. 2.3:

Таблица 2.3 - Общая сумма затрат на проект

Статья расходов	Сумма, руб.
Покупка системы «ЕФРАТ - Документооборот»	100 000
Обучение персонала работе с системой «ЕФРАТ - Документооборот»	100 000
Сумма	200 000

Оценим эффект проекта внедрение системы автоматизации документооборота в ООО Издательский дом «Сократ» по времени обслуживания единичного документа в системе работы ООО Издательский дом «Сократ» - рис. 2.3.

Рисунок 2.3 - Эффект по времени обслуживания единичного документа в системе работы ООО Издательский дом «Сократ»

Далее оценим эффект внедрения системы «ЕФРАТ - Документооборот» в ООО Издательский дом «Сократ»по количеству операций единичному документу в системе работы ООО Издательский дом «Сократ» - рис. 2.4.

Рисунок 2.4 - Эффект проекта внедрение системы автоматизации документооборота в ООО Издательский дом «Сократ» по количеству операций единичного документа в системе работы ООО Издательский дом «Сократ»

И в завершении оценим общий экономический эффект внедрения системы «ЕФРАТ - Документооборот» в ООО Издательский дом «Сократ»по величине прибыли ООО Издательский дом «Сократ»- рис. 2.5.

Рисунок 2.5 - Эффект внедрения системы «ЕФРАТ - Документооборот» ООО Издательский дом «Сократ» по величине прибыли

Можно сделать вывод, что эффект от внедрения проекта будет положительный. Необходимо и дальше работать над проектом, усовершенствовать его постоянно и оценивать эффективность на каждой стадии его реализации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Термин «управление проектами» ранее использовался для описания организационного или управленческого подхода к деятельности предприятия по управлению проектами и текущими операциями, которые можно было отождествить с проектами. В настоящем управления проектами охватывает все большее количество операций и новые области и направления применения. Внедрение системы управления проектами становится эффективным решением для снижения негативного влияния факторов внешней среды на развитие предприятия. Опыт работы компаний, которые быстро развиваются, свидетельствует о том, что проектный подход является более гибким и эффективным инструментом управления в случае, если целью проекта является получение уникального продукта, или требования к результатам являются динамическими и переменными во времени.

---

ООО Издательский дом «Сократ» работает на российском рынке с 1994 года. За свою более чем десятилетнюю историю компания выполняет социально-значимые проекты, направленные на возрождение духовных, нравственных и патриотических традиций нашего общества.

Организация предоставляет услуги по:

- выпуску юбилейных изданий;

- выпуску книг «под заказ»;

- предпечатной подготовке, художественному оформлению и выпуску: книг, брошюр, альбомов, буклетов, проспектов, постеров, каталогов, календарей, дипломов, грамот, приглашений, открыток, представительской и рекламной продукции.

Миссия ООО Издательский дом «Сократ» заключается в предоставлении заказчикам различных видов издательских услуг высокого качества, которое соответствует профессиональным стандартам и требованиям клиентов, что позволяет обеспечивать постоянную прибыль фирмы и справедливое отношение к своим сотрудникам.

К сожалению, на сегодняшний день, в ООО Издательский дом «Сократ» отсутствует автоматизированная система документооборота и все документы между сотрудниками и клиентами в различных формах и форматах передаются в рамках файловой системы локальной сети или по электронной почте. В последнее время используются социальные сети Вконтакте, Одноклассники. Все это говорит о существенно низком уровне организации документооборота в ООО Издательский дом «Сократ»» с очень большими рисками потери, несанкционированного доступа и прочих проблем в сфере обращения с документами.

Проект внедрение системы автоматизации документооборота в ООО Издательский дом «Сократ» – это необходимое условие для перехода на более качественный уровень управления бизнес-процессами издательского производства.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андрейчиков А.В. Стратегический менеджмент в инновационных организациях. Системный анализ и принятие решений / А.В. Андрейчиков. - М.: Вузовский учебник, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 396 c.
2. Арчибальд Р.Д. Управление высокотехнологичными программами и проектами / Р.Д. Арчибальд; Книга по Требованию - М., 2010. - 464 c.
3. Афонин А. М., Царегородцев Ю. Н., Петрова С. А. Управление проектами / А.М. Афонин, Ю.Н. Царегородцв, С.А. Петров; Форум - М., 2015. - 184 c.

Басовский Л.Е. Стратегический менеджмент: Учебник / Л.Е. Басовский. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2018. - 365 c.

Бизнес-планирование: Учебник для вузов/ Под ред. В.М Попова, С.И. Ляпунова, С.Г. Млодика. – М.: Финансы и статистика, 2012. – 816 с.

---

Головань С.И. Бизнес-планирование / С.И. Головань – М.: Феникс, 2019. – 320 с.

1. Гонтарева И. В., Нижегородцев Р. М., Новиков Д. А. Управление проектами / И.В. Гонтарева. Либроком - М., 2016. - 384 c.
2. Жданов И.Ю., Жданов В.Ю. Инвестиционная оценка проектов и бизнеса: учебное пособие / И.Ю. Жданов, В.Ю. Жданов. М: Проспект, 2019, - 340 с.
3. Золотогоров В.Г. Инвестиционное проектирование – учебник/ В.Г. Золоторогов - Минск, Книжный дом, 2019, 368 с;
4. Кангро М.В.Методы оценки инвестиционных проектов: учебное пособие УлГТУ / М.В. Кангро, 2011. – 131 с.
5. Королев А.А. Инвестиционные проекты: Внедрять или нет? /А.А. Короленко / Российское предпринимательство, 2009 №4 вып. 1 с 65-70;

Лапыгин Ю.Н. Стратегический менеджмент: Учебное пособие / Ю.Н. Лапыгин. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 236 c.

Липсиц И.А. Бизнес-план – основа успеха: Практическое пособие / И.А. Липсиц – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Дело, 2012. – 112 с.

Литвак Б.Г. Стратегический менеджмент: Учебник для бакалавров / Б.Г. Литвак. - М.: Юрайт, 2017. - 507 c.

Ляско А.К. Стратегический менеджмент: Современный учебник / А.К. Ляско. - М.: ИД Дело РАНХиГС, 2017. - 488 c.

1. Мазур И. И., Шапиро В. Д., Ольдерогге Н. Г., Полковников А. В. Управление проектами / И.И.Мазур, В.Д.Шапиро, Н.Г.Ольдерогге. Омега-Л - М., 2018. - 960 c.

Маркова В.Д. Бизнес-планирование / В.Д. Маркова, Н.А. Кравченко.- М.: Проспект, 2019. – 216 с.

Морошкин В. А. Бизнес-планирование: учебное пособие / В. А. Морошкин, В. П. Буров. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2009. – 256 с.

1. Ньютон Ричард Управление проектами от А до Я / Ричард Ньютон; Альпина Паблишер - М., 2018. - 192 c.
2. Орлова И.В., Половников В.А. Экономико-математические методы и модели: компьютерное моделирование / И.В.Орлова: Учебное пособие. - 3-e изд., перераб. И доп. - М.: Вузовский учебник, 2017. – 365 с.
3. Орлова Е.Р. Бизнес-план: основные проблемы и ошибки, возникающие при его написании / Е.Р. Орлова. – 2-е изд., испр. и доп. – Омега-Л, 2012. – 152 с.
4. Петухова С.В. Бизнес – планирование / С.В. Петухова.- М.: Омега – Л, 2009. – 236 с.
5. Платонова Н.А. Планирование деятельности предприятия / Н.А Платонова, Т.В. Харитонова. – М.: Дело и сервис, 2005. – 432 с.
6. Попов В.Н. Бизнес – планирование / В.Н. Попов, С.И. Ляпунов.- М.: Финансы и статистика, 2009. – 246 с.
7. Просветов Г. И. Бизнес-планирование: задачи и решения: учебно-практическое пособие / Г. И. Просветов. – 2-е изд., доп. – М. : Альфа-Пресс, 2008. – 255 с.

Сборник бизнес-планов с комментариями и рекомендациями / Под ред. В.М. Попова. – М.: Финансы и статистика, 2012. – 488 с.

1. Солдатов В. П. Управление программными проектами / В.П.Солдатов; Бином-Пресс – М., 2010. - 382 c.

---