Файл: Разработка конфигурации «Взаиморасчеты с клиентами» в среде 1С:Предприятие 8.3..pdf

Введение

В настоящее время информационные системы автоматизации становится неотъемлемой частью эффективно функционирующего бизнеса, и без нее не обходится ни одно предприятие индустрии сервиса.

В связи со стремительным развитием информационных технологий и жесткой конкуренции для эффективного ведения деятельности на сегодняшние дни невозможно обойтись без систем автоматизации процессов.

Автоматизированная информационная система, включающая в себя программное обеспечение и специализированное компьютерное оборудование, упрощает учет, помогает работать персоналу, дает директору в руки мощный инструмент контроля над заведением. Однако, в условиях динамично развивающегося рынка, к системам автоматизации сервиса выдвигаются все новые и новые требования, и одновременно открываются новые горизонты для ее применения.

Предметом исследования является усовершенствование процесса по взаиморасчету с клиентами на предприятии.

Актуальность выбранной темы работы заключается в том, что автоматизация существующей информационной системы имеет большое значение для компании. Непосредственно автоматизация процессов по учету задолженности с клиентами компании позволит грамотно распределить работу всего предприятия и отдела в частности, уменьшит время приема заявки от клиентов, повысит качество обслуживания клиентов в целом, а также вести статистику по выполнению услуг.

Цель работы – разработать на базе платформы «1С Предприятие 8.3» конфигурацию для учета взаиморасчетов с клиентами сервисного предприятии.

В результате выполнения курсовой работы будет рассмотрен процесс по взаиморасчету с клиентами, сформулированы требования для решения задачи автоматизации и спроектирована АИС для автоматизации данного процесса по взаиморасчету с клиентами предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

– дать характеристику деятельности процесса взаиморасчета с клиентами, а также сформулировать основные требования к системе;

– проанализировать существующий процесс взаиморасчета с клиентами и составить диаграмму документооборота;

– выявить недостатки бизнес-процесса ведения обслуживания клиентов и ведения взаиморасчетов с ними и сформулировать предложения по их устранению;

– выбрать средство для разработки системы учета взаиморасчетов с клиентами и обосновать сделанный выбор;

– постановка требований к разрабатываемому модулю в системе «1С. Предприятие 8.3»;

– спроектировать и разработать модуль автоматизации работы по взаиморасчетам с клиентами;

– дать описание интерфейса и протестировать разработанный модуль.

Работа курсовой состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы и приложения.

1. глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Проектирование автоматизированных информационных систем начинается с моделирования процесса автоматизации и построения контекстной диаграммы и дальнейшей её декомпозиции.

Контекстная диаграмма, являясь вершиной древовидной структуры диаграмм, показывает назначение системы и ее взаимодействие с внешней средой. В каждой модели может быть только одна контекстная диаграмма. После описания основной функции выполняется функциональная декомпозиция, то есть определяются функции, из которых состоит основная.

Далее функции делятся на подфункции и так до достижения требуемого уровня детализации исследуемой системы. Диаграммы, которые описывают каждый такой фрагмент системы, называются диаграммами декомпозиции.

Диаграмма в нотации IDEF0, изображенная на рисунке 1, определяет взаимосвязи процессов в системе взаиморасчета с клиентами с исходными данными, исполнителями, управляющими командами и результатами выполнения.

Рисунок 1.Контекстная диаграмма

Исходными данными в диаграмме является заявка на оказание услуги и денежные средства.

Управляющей информацией являются должностные инструкции сотрудников и нормативно-правовые акта РФ (Трудовой кодекс, Закон по ведению бухгалтерского учета, Письма Министерства финансов и прочие).

Результирующие данные представляют собой исполненная заявка и аналитические отчеты по выполненным услугам.

На основании контекстной диаграммы построим диаграмму декомпозиции, представленную на рисунке 2, которая состоит из следующих блоков:

- прием устной заявки от клиента, расчет предварительной стоимости и оформление заказа менеджером Филиала по установленной форме;

- поиск свободного инженера производственно-сервисной службы Филиала и передача заказа исполнителю;

- выполнение заказа по калибровке, поверке и обслуживании приборов газовой отрасли с оформлением акта на списание необходимых материалов на выполнение заказа;

- передача акта выполненных работ клиенту и оплата клиентом заказа;

- прием денежных средств в кассу Филиала или безналичный расчет с клиентом, выдача чека на оплату.

В связи с выше определенной проблемой возникла необходимость в внедрении системы учета взаиморасчетов с контрагентами, которые бы обеспечивали необходимую функциональность работы всех отделом предприятия.

Целью создания ИСУЗ является решение задач по взаиморасчетам с клиентами на предприятии, которые бы обеспечивали необходимую функциональность работы сервисного отдела.

Основными функциональными возможностями системы учета взаиморасчетов с клиентами являются:

- ведение прайс-листа оказываемых услуг;

- ведение норм списания материалов на оказание услуг и выполнение заказов;

- ведение заказов и процесса исполнения заказа в рамках предприятия;

- оформление акта приемки заказа от клиента;

- формирование акта на списание оказываемых услуг;

- оформление акта на выдачу заказа клиенту;

- формирование отчетности:

- в наличии материалов на выполнение заказа;

- прайс-лист с перечнем оказываемых услуг;

- отчёт об принятых заказах менеджером предприятия;

- отчёт о заказах, находящихся у исполнителя в сервисной службе;

- отчёт о выполненных заказах, требующих оплату и выдачи клиенту;

- список оплаченных и не оплаченных заказов.

Рисунок 2.Декомпозиция процесса

Критериями достижения цели создания ИСУЗ являются:

- создание инструмента для решения поставленных задач;

- повышение эффективности работы специалистов сервисной службы;

- снижение влияния человеческого фактора и минимизация ошибок при выполнении процесса учета заявок;

- оперативная выдача информации по заявкам клиентов;

- сокращение затрачиваемого времени на составление аналитических отчетов работы по учету заявок клиентов.

В настоящее время процессы учета заказов имеет значительные недостатки:

– сотрудникам сервисной службы и менеджерам по приему заказа работать приходится в табличном процессоре Microsoft Excell, расположенном на файловом сервере, который разрешает редактировать файл только одному менеджеру, что замедляет процесс обработки информации и приводит к бесполезному дублированию многих данных;

– вся заполняемая информация в печатных документах заносится вручную и не исключен человеческий фактор, поэтому возможны опечатки.

Перечисленные недостатки значительно снижают оперативность учета заказов клиентов, что приводит к излишней трате рабочего времени всех сотрудников предприятия, участвующих в исполнении заказа клиента.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Учет заявок клиентов на оказание услуг относят к управленческому учету, который позволяет предоставить информацию о ведении финансово- хозяйственной деятельности предприятия в разрезе отделов. Основная цель данного процесса - наиболее подробно и оперативно отслеживать приемку, исполнение и выдачу заявки клиентов всех подразделений предприятия.

На рисунке 3 схематично изображена структурная схема бизнес-процессов по учету заявок клиентов на оказание услуг.

Процесс учета заказов клиентов состоит из следующих этапов:

- приёмка заявки клиента на выполнение услуги;

- оформление акта о приемке заказа от клиента;

- выполнение заказа согласно требованиям заказчика;

- списание необходимых материалов для выполнения заказа (оформление акта на списание);

- проверка заказа специалистом и выдача заключения;

- оформление факта передачи заказа клиенту.

Рисунок 3.Структурная схема бизнес-процессов

Схема документооборота заявки представлена на рисунке 4.

Существующий способ приема заявок способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно в короткий срок получить сведения об общем количестве заявок, провести анализ основных причин возникновения проблемных вопросов у клиентов и проанализировать причины обращения.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы службы за определенный период, что очень затруднительно.

Рисунок 4.Схема документооборота заявки

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.

Таблица 1

Характеристики описанных процессов

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

– низкая скорость и точность выполнения расчетов;

– неэффективное использование рабочего времени;

– слабый контроль работы сотрудника;

– увеличивающийся «поток» бумажной работы;

– усталость служащих - усиление негативного воздействия человеческого фактора.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В случае использования вычислительной техники данный процесс сводится к просмотру заявки, оформленной на внутреннем сайте компании и уже занесенной в базу данных по мере их поступления, поиск информации будет производиться при задании необходимых параметров. В таблице 2 рассчитан ожидаемый эффект от внедрения системы.

Таблица 2

Ожидаемый эффект от внедрения информационной системы

Данный расчет говорит о том, что проведение автоматизации данного процесса имеет значительную эффективность и целесообразность применения вычислительных средств.

Кроме того, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса будут:

– централизованное хранение данных;

– исключение потери данных;

– структуризация данных;