Файл: ВВЕДЕНСКАЯ. РУССКИЙ ЯЗЫК И КУЛЬТУРА РЕЧИ.pdf

Заключительная формула вежливости помещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как правило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения заключительная формула вежливости безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:

Суважением...

Сглубоким уважением...

Спожеланиями успехов...

Снаилучшими пожеланиями...

Текст письма может состоять из одного или нескольки абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Желательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение:

1.Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские заводы» на 5 л. в 1 экз.

2.Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения производства на 2 л. в 1 экз

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей, например:

При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Вдокументах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности

всоставе комиссии в соответствии с распределением, например:

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 №430-162

Визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель юридического отдела Личная подпись А.С.Орлов Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например:

Васильев 32-45-78

или

Васильев Виктор Иванович

32-45-78

Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печатания, например:

Васильев Виктор Иванович

32-45-78 МЛ 2 01.04.2003

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данный реквизит включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа, краткие сведения об исполнении; пометуВ дело; номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

Отправлен факс от 01.07.99 № 124 В дело №0115 Личная подпись 01.07.2003

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости — часы и минуты.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако довольно часто используется составителями деловых писем. В дословном переводе с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:

1.Если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в основной текст.

2.Если информация в основном тексте претерпела существенные

изменения, искажающие реальное восприятие и оценку ситуации (либо поступила новая информация). Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или P. s. и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной подписью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:

1.Постскриптум

Ксожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встретиться, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследование в Санкт-Петербург.

С уважением ................................................

(сигнатура, факсимиле)

2. P.s. Отчет по 3-му кварталу только что получил.

28 марта 2003 г. 1800 ....................................................

(сигнатура, факсимиле)

Как видно из приведенных выше правил оформления реквизитов документов, каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюдение этих требований не только придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи.

6. 4. Типы документов

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, документ — это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым еюфункциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю ивнешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

Взависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различа-

ют управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа [64, 14-15].

Впоследнее время выделяют еще один классификационный признак — форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, нарядус традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция

ифаксовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных

вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются

обычными почтовыми отправлениями.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

-организационно-правовая документация;

-плановая документация;

-распорядительная документация;

-информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

-отчетная документация;

-документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

-финансовая документация;

-документация по материально-техническому обеспечению;

-договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Далее подробнее будут рассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые виды служебных документов и официальных писем.

Структура и содержание служебных документов

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники.

Особая роль, которую играют распорядительные документы в системе управленческой документации, требует более подробной характеристики требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов — придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок освободить отзанимаемой

должности...; контроль за исполнением возложить на...; создать комиссию в составе...; установить причины нарушения...; назначить... на должность... и т. п. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

Текст распорядительных документов (постановление, приказ, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных

иуточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов, примечаний и ссылок.

Вконстатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: В соответствии..., В целях..., Во исполнение... Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые

действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов и т. п.

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.

Рассмотрим примеры документов, входящих в систему распорядительной документации.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом — «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:

«В целях удовлетворения потребностей населения Российской Федерации в цитрусовых Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:...» Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:

«Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ...»