Файл: Коммуникации в менеджменте (Теоретические исследования коммуникаций в менеджменте).pdf

Тем не менее, концепты «контактоустанавливающая функция» и «функция самопрезентации» очень близки по содержанию, поскольку направлены на построение соответствующего имиджа организации, который формирует основу взаимодействия во внешних коммуникациях и является самопрезентацией фирмы во внешней среде [18, c. 12].

В работе Руденко А. М., помимо уже рассмотренных, вводится координирующая функция (обеспечивающая согласованность и синхронность осуществляемых действий и принимаемых решений), организационно-управленческая функция, обобщающая управление транзакциями, продвиженческая функция (обеспечивающая продвижение продукции предприятия на рынке) [14, с. 61].

Наибольшую дифференциацию функций предложила в своей работе Морозова Н.А., выделившая на организационном уровне следующий спектр функций организационных коммуникаций: информационная, административная, интегративная, регулирующая, координационная, оценочная (обеспечивающая обратную связь и позволяющая определить эффективность выполнения сотрудниками организации своих должностных обязанностей и реализации организационных целей), мотивационно-стимулирующая, образовательная, идентификационная (формирование идентичности у сотрудников и других стейкхолдеров), представительская, социализационная (обеспечение создания условий для вхождения нового человека в организацию), эмоциональная [17, с. 23]. Осуществляемая здесь систематизация продуктивных функций организационных коммуникаций (функций не являющихся синонимичными или близкими по содержанию) имеет целью выделить функции, имеющие общую ресурсную базу. Здесь также предпринята попытка, выделить зоны ответственности служб предприятия за реализацию соответствующих функций (таблица 2).

Таблица 2

Систематизация функций организационных коммуникаций

Продолжение таблицы 2

Таблица составлена на основании литературы: Горфинкель В.Я. [5, c. 57]

Систематизация функций проведена на основании общности ресурсной зависимости функций, что позволяет выявить основу их обеспечения.

Реализация коммуникационной составляющей функций контроля и координации как традиционных функций менеджмента, необходимых для обеспечения выполнения и уточнения планов предприятия, предполагает наличие выстроенных каналов организационных коммуникаций, а также использование предписанных средств коммуникации. Отталкиваясь от формальной природы каналов коммуникации, что особенно, характерно для функции контроля можно говорить о ведущей службе, отвечающей за реализацию данных коммуникационных функций. К таковой относится служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

В теории менеджмента в настоящее время нет общей модели деловой коммуникации. Ровно так же, как и нет единого его определения. Однако большинство исследователей понимают под этим понятием процесс взаимодействия, происходящий с помощью обмена информацией, направленной на конкретный результат. Такой обмен возникает в процессе целенаправленной деятельности [11, c.71].

Некоторые ученые сферы менеджмента и управления делают при определении коммуникации акцент на причинно-следственные цели и функциональное наполнение. Ими выделяются отдельно деловое коммуникативное общение, которое осуществляется при помощи знаковых средств. Оно может быть вызвано потребностями деятельности, а также направлено на совершении изменений в поведении и смысловых и личностных образованиях партнера по деятельности [14, c.96].

Самопрезентационная и идентификационная функции проявляются при формировании имиджа предприятия, а в последнем случае имидж выступает еще и основой формирования идентичности у сотрудников и других заинтересованных лиц. Реализация сбытовой функции также предполагает формирование узнаваемого, сильного имиджа фирмы. Существенным аспектом реализации данной деятельности становятся средства внешней коммуникации, где необходимо учитывать не только их результативность, но и высокую стоимость. Комплекс данных функций в той или иной степени интеграции формируется в службах рекламы, сбыта, паблик рилейшнз, маркетинга.

Интегративная функция может быть описана только целостной характеристикой, охватывающей всех индивидов, таковой является коммуникационная сеть предприятия. Сегодня не существует специального органа внутри компании ответственного за данный вид ресурса, что, несомненно, обусловливает трудности реализации интегративной функции [15, c.37].

Адаптация организации, внедрение инноваций предполагает описание взаимодействия аdторов внешней и внутренней среды, что определяет значимость коммуникационной сети. Полнота и новизна получаемой информации существенным образом будет зависеть от складывающегося коммуникационного климата. Хотя коммуникационный климат признан важным компонентом инновационного поведения компании, он до сих пор не получил подкрепления в практике управления организацией [14, c.111].

Коммуникативная культура является управляемым объектом в разрезе определяемых ценностей и паттернов в отношении организационных коммуникаций. На практике она может быть формально закреплена в корпоративном кодексе или в отдельном документе. Организационная культура в целом и ее отдельные составляющие в частности (коммуникационная составляющая), хотя и являются заботой не только специалистов служб управления персоналом, обычно относятся к зоне ответственности последней [9, c.32].

Информационная функция, как базовая функция организационных коммуникаций, зависит от всех основных элементов организационных коммуникаций. На нее влияют множество служб и подразделений, ответственных за формирование и поддержание соответствующих ресурсов организационных коммуникаций, а также она определяется качеством коммуникаций отдельных аdторов различных подразделений компании.

Таким образом, нами обосновано преимущество использования структурного подхода к описанию организационных коммуникаций с точки зрения стратегического управления, где коммуникационная сеть, являющаяся интегральной характеристикой всех информационных связей, обладает необходимой целостностью и стабильностью для выработки стратегических решений в отношении организационных коммуникаций [16, c.44].

Систематизированы и уточнены функции организационных коммуникаций, которые расшифровывают значение организационных коммуникаций для предприятия.

Практически все исследователи данной проблемы сходятся во мнении, что активные коммуникации между сотрудниками могут стать решением всех проблем и бед организации. Будто чем больше такого общения, тем меньше может возникнуть различных проблем, или же они будут решаться значительно быстрее. К подобной стратегии в бизнесе необходимо относиться с осторожностью. Ведь менеджеры или вся организация в целом при таком подходе могут превратиться в перегруженные центры ответов на различные и многочисленные вопросы, а, следовательно, в хранилище абсолютно ненужной информации [9, c.91].

Еще одной крайностью, которая может повлечь за собой лишние проблемы, является минимальное количество разнообразных каналов для коммуникаций в коллективе. Это не может уменьшить объемы информации, а наоборот, переводит их в подпольные центры, что непосредственно отражается на качестве принимаемых руководителями решений.

1.2. Свойства организационной информации

В современной теории информации выделяют следующие свойства информации, определяющие ее качество.

1. Релевантность - соответствие информации запросам потребителя. Нерелевантная информация часто представляет собой «информационный мусор», засоряющий коммуникационные потоки и мешающий принятию правильных управленческих решений.

2. Полнота - свойство информации исчерпывающе характеризовать интересующий объект, процесс, событие. Использование в управлении неполной информации может привести к искажению ее смысла и снижению качества работы.

3. Достоверность - отсутствие скрытых ошибок. Принятие управленческих решений на основе недостоверной информации повышает риск ошибочных действий и убытков для компании. Тем не менее иногда менеджерам приходится принимать экстренные решения на свой страх и риск, не имея возможности повысить достоверность информации за счет увеличения ее количества и точности обработки.

4. Своевременность - соответствие запросам потребителя информации в нужный момент времени. В некоторых случаях информация может оказаться устаревшей либо полученной слишком рано (опережающей решения). Принятие управленческих решений на основе несвоевременной информации также может значительно снизить результативность и эффективность работы организации. При этом умение осознать ценность «опережающей» информации - важное качество эффективного менеджера.

5. Доступность - возможность получения информации данным потребителем. Необходимая информация должна быть своевременно и в полной мере доступна тем менеджерам, которые на ее основе принимают управленческие решения. Часто причиной снижения эффективности работы компании является невозможность вовремя получить необходимые данные.

6. Защищенность - невозможность несанкционированного доступа к информации или ее изменения. Задача защиты информации в организациях, как правило, возлагается на специальные службы.

7. Эргономичность - удобство формы и объема информации с точки зрения данного пользователя. Эргономичность информации обеспечивается применением современных аппаратных и программных средств получения, обработки и хранения информации [11, c. 22].

Свойства защищенности и доступности информации тесно связаны с понятием открытости информации - возможностью предоставления ее различным группам людей. В организациях часто выделяют три уровня открытости информации:

1) публичная (открытая) информация - средства массовой информации, периодические издания, лекции, выставки. Публичная информация не имеет ограничений на использование;

2) конфиденциальная (служебная) - информация, защищающая корпоративные интересы и потребности. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной информации относят, например, сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.), инвестиционных программах и планах инвестиций, имущественное положение организации, партнерах и клиентах, способах производства продукции;

3) секретная (закрытая) - информация, не подлежащая разглашению, которая содержит сведения особой важности, предназначена для узкого круга лиц или представляет государственную тайну. Разглашение такой информации преследуется законом.

Помимо указанных свойств, качество управленческой информации характеризуется также таким важным понятием, как ценность информации - стоимостная (товарная) характеристика информации:

- крайне низкую или даже нулевую ценность имеет информация, ненужная для принятия конкретного управленческого решения;

- средний уровень ценности имеет информация, используемая для принятия ординарных (повседневных) решений (сведения об объемах продаж, ценах на товары конкурентов, данные о производительности труда сотрудников предприятия и т.п.);

- высокую ценность представляют сведения, позволяющие строить так называемые имитационные модели организации и ее внешней среды, используемые для принятия стратегических решений;

- сверхвысокую ценность представляет информация, связанная с инновационными технологиями, новыми маркетинговыми исследованиями, прогнозами конъюнктуры рынка

При оценке качества информации также приходится оперировать понятием насыщенность информации - соотношение полезной и фоновой информации. При этом фоновая не обязательно означает «недостоверная» или «ненужная». Часто при отсутствии фоновой информации «сухие» полезные сведения неэффективно воспринимаются человеком. Однако обилие фоновой (вспомогательной, иллюстративной, дополнительной) информации может привести к потере сущности релевантной информации.